ILR-Unterstützungsschreiben des Arbeitgebers: Was muss enthalten sein und wann ist es einzureichen?

Wichtige Punkte für das ILR-Sponsorenanschreiben

Das ILR-Arbeitgeberunterstützungsschreiben muss innerhalb von 28 Tagen nach dem Antragsdatum ausgestellt werden – nicht früher und nicht später.
Es muss den vollständigen Namen des Mitarbeiters, die Berufsbezeichnung, den SOC-Code, die CoS-Referenznummer, das aktuelle Bruttogehalt sowie eine Erklärung enthalten, dass das Arbeitsverhältnis weiterhin besteht.
Sollte sich die Position oder das Gehalt Ihres Mitarbeiters seit der Ausstellung der ursprünglichen CoS geändert haben, muss diese Änderung in dem Schreiben ausdrücklich erläutert werden, da es sonst zu Verzögerungen kommen kann.
Frühere Arbeitgeber müssen ebenfalls ein Schreiben ausstellen (oder Gehaltsabrechnungen und ein P45-Formular vorlegen), wenn der Arbeitnehmer während des fünfjährigen Anspruchszeitraums bei ihnen beschäftigt war.
Fehlende oder unklare Arbeitgeberbescheinigungen gehören zu den häufigsten Gründen für die Ablehnung eines ILR-Antrags bei berufsbezogenen Einwanderungswegen. Wenn Sie dies richtig handhaben, schützen Sie Ihren Mitarbeiter und Ihre Sponsorenlizenz.

Die meisten ILR-Anträge, bei denen Probleme auftreten, scheitern nicht wegen Fehlzeiten oder des „Life in the UK“-Tests. Sie verzögern sich, weil das Arbeitgeberzeugnis fehlerhaft ist. Ein fehlender SOC-Code, ein Gehaltsangabe, die nicht mit der letzten Gehaltsabrechnung übereinstimmt, oder ein Schreiben, dessen Datum außerhalb des 28-Tage-Zeitraums liegt – all dies kann die Aufenthaltsgenehmigung für einen Arbeitnehmer verzögern, der bereits fünf Jahre gewartet hat.

Als Sponsor liegt die Verantwortung ganz bei Ihnen. Hier erfahren Sie genau, was das Innenministerium von Ihnen erwartet.

Was das ILR-Unterstützungsschreiben für Arbeitgeber tatsächlich bewirkt

Das Arbeitgeberbestätigungsschreiben ist das wichtigste Dokument, das belegt, dass die Visabedingungen Ihres Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Antragstellung weiterhin erfüllt sind. Ein Sachbearbeiter des Innenministeriums überprüft anhand dieses Schreibens drei Punkte: das Fortbestehen eines rechtmäßigen Arbeitsverhältnisses, die Einhaltung der Gehaltsgrenzen und den anhaltenden Bedarf an der Stelle.

Bei den Einwanderungswegen für Fachkräfte sowie für Fachkräfte im Gesundheits- und Pflegebereich enthält das Schreiben einen direkten Verweis auf die bei der UKVI hinterlegte Sponsorenbescheinigung (Certificate of Sponsorship, CoS). Die Sachbearbeiter gleichen Ihre Angaben mit ihren eigenen Unterlagen ab. Vage oder widersprüchliche Angaben führen zu Nachfragen nach weiteren Nachweisen, was den Prozess um Monate verzögert. Weitere Informationen zu Ihren allgemeinen Verpflichtungen als Sponsor finden Sie in unserem Leitfaden zur Unterstützung von Mitarbeitern beim britischen ILR-Verfahren.

Was anzugeben ist: Feld für Feld

Das Innenministerium veröffentlicht zwar keine starre Vorlage, doch in seinen Leitlinien zur Aufenthaltsgenehmigung wird klar dargelegt, worauf die Sachbearbeiter achten. Ihr Schreiben muss alle folgenden Punkte enthalten.

Unternehmensdaten

Feld	Was sollte enthalten sein?
Firmenname	Vollständiger eingetragener Name, wie er beim Handelsregister geführt wird
Eingetragene Anschrift	Die beim Handelsregister eingetragene Anschrift (nicht nur die Anschrift der Geschäftsstelle)
Handelsregisternummer	Die 8-stellige Handelsregisternummer
Nummer der Sponsorenlizenz	Obligatorisch für die Einwanderungswege „Fachkräfte“ und „Fachkräfte im Gesundheits- und Pflegebereich“

Details zum Mitarbeiter

Feld	Was sollte enthalten sein?	Häufiger Fehler
Vollständiger Name	Genau so, wie es im Reisepass steht	Einen bevorzugten Namen oder Spitznamen verwenden
Berufsbezeichnung	Aktuelle Berufsbezeichnung – muss mit der Sponsorenbescheinigung (CoS) übereinstimmen oder etwaige Änderungen erläutern	Verwendung eines internen Titels, der nicht mit dem CoS übereinstimmt
SOC-Code	Code der Standard-Berufsklassifikation (z. B. 2136 für Softwareentwickler)	Es ist sehr üblich, es ganz wegzulassen
CoS-Referenznummer	Fügen Sie alle CoS-Nummern ein, die während des Bezugszeitraums ausgestellt wurden, falls sich die Funktion geändert hat	Nur unter Einbeziehung des aktuellsten CoS
Aktuelles Bruttojahresgehalt	Muss dem marktüblichen Gehalt und dem geltenden Schwellenwert entsprechen (ab 38.700 £ für viele Einwanderungswege für Fachkräfte im Jahr 2026)	Angabe eines Betrags, der von den letzten Gehaltsabrechnungen abweicht
Eintrittsdatum	Datum des Eintritts in das Unternehmen	Verwendung des Enddatums der Probezeit anstelle des tatsächlichen Startdatums
Bestätigung des bestehenden Arbeitsverhältnisses	Eine ausdrückliche Erklärung wie: „Das Arbeitsverhältnis besteht weiterhin, und wir haben nicht vor, es zu beenden.“	Die Verwendung allgemeiner Formulierungen wie „Wir bestätigen das Beschäftigungsverhältnis“ ohne einen zukunftsgerichteten Hinweis

Wann sollte das Schreiben versandt werden?

Das Timing ist der Punkt, an dem die meisten Personalabteilungen einen Fehler machen. Das Schreiben muss innerhalb von 28 Tagen nach dem Datum der Online-Bewerbung des Mitarbeiters datiert sein – nicht 28 Tage vor dem geplanten Bewerbungstermin und auch nicht an dem Tag, an dem Sie die Sache intern besprechen. Achtundzwanzig Tage ab dem Datum der Einreichung.

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie sich vor der Erstellung des Schreibens mit Ihrem Mitarbeiter über das genaue Einreichungsdatum abstimmen sollten. Wenn die Genehmigung von Schreiben aufgrund Ihrer Personalprozesse mehrere Tage in Anspruch nimmt, sollten Sie dies berücksichtigen. Schon eine eintägige Vorverlegung kann zur Ablehnung führen. Um den gesamten Antragszeitraum und den Zeitplan für die Vorbereitung zu verstehen, führt Sie unser Leitfaden zum Zeitplan für ILR-Anträge für Fachkräfte Monat für Monat durch die einzelnen Phasen.

Wer sollte unterschreiben?

Für die Sachbearbeiter ist der Unterzeichner von Bedeutung. Akzeptable Optionen sind

Personalleiter oder Personalmanager
Leiter Personalwesen oder Personaloperationen (gleichwertige Position)
Geschäftsführer oder Prokurist (bei kleineren Unternehmen)
Der in Ihrer Sponsorenlizenz genannte Anweisungsbefugte – dessen Meinung hat das größte Gewicht

Der Arbeitnehmer darf das Schreiben nicht selbst unterzeichnen, auch wenn er gleichzeitig Geschäftsführer des Unternehmens ist. Auch eine externe Personalvermittlungsagentur darf es nicht unterzeichnen. Das Schreiben muss von dem tatsächlichen Arbeitgeber stammen und von einer Person unterzeichnet sein, die für dieses Arbeitsverhältnis zuständig ist.

Szenarien, die besondere Sorgfalt erfordern

In drei Fällen reicht ein Standardbrief nicht aus.

Änderung der Position oder des Gehalts. Wenn Ihr Mitarbeiter befördert wurde oder eine Gehaltserhöhung erhalten hat, die eine neue CoS-Nummer erforderlich machte, muss das Schreiben die Änderung erläutern, einschließlich der ursprünglichen Position und des ursprünglichen Gehalts, des Zeitpunkts der Änderung sowie der aktualisierten CoS-Nummer. Jede Unstimmigkeit zwischen Ihrem Schreiben und den Unterlagen des Innenministeriums kann zu der Aufforderung führen, weitere Nachweise vorzulegen.

Der Arbeitnehmer hat den Arbeitgeber gewechselt. Wenn der Arbeitnehmer erst im Laufe seines fünfjährigen Qualifikationszeitraums in Ihr Unternehmen eingetreten ist, sollte sein früherer Arbeitgeber Nachweise für diesen früheren Zeitraum vorlegen, beispielsweise ein Arbeitgeberschreiben, Gehaltsabrechnungen und das Formular P45. Ihre Verantwortung erstreckt sich nur auf den Zeitraum, in dem der Arbeitnehmer von Ihrer Organisation gesponsert wurde; die Arbeitnehmer sollten sich jedoch frühzeitig an ihre früheren Arbeitgeber wenden, da die Beschaffung der Unterlagen länger dauern kann als erwartet. Weitere Informationen zu den Fristen für die Anspruchsberechtigung finden Sie in unserem Leitfaden zum Thema „Wann sollte man im Vereinigten Königreich einen Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) stellen?“.

Häufige Fehler im Personalwesen und wie man sie vermeidet

Der Gehaltsbetrag weicht von der letzten Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters ab, wenn auch nur geringfügig
SOC-Code vollständig weggelassen
Keine zukunftsgerichtete Aussage, lediglich eine Bestätigung der früheren Beschäftigung, keine Andeutung einer künftigen Absicht
Standardvorlage für Personalangelegenheiten, die ohne Hinzufügen der einwanderungsspezifischen Felder verwendet wird
Wenn das Schreiben zu früh versandt wurde und der Mitarbeiter dann zögert, müssen Sie das Datum ändern

Wenn Sie ILR-Anträge für ein Team internationaler Mitarbeiter bearbeiten, steigt das Risiko, dass einer dieser Fehler übersehen wird, rapide an. Jobbatical koordiniert das Arbeitgeberschreiben zusammen mit dem gesamten Dokumentenpaket, erstellt Entwürfe, prüft diese auf Konformität und stimmt den Zeitplan auf den Einreichungstermin ab. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie wir dies in großem Umfang handhaben.

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