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WICHTIGSTE ERKENNTNISSE
• Die Beantragung mit der falschen Genehmigungsart (ICT vs. HQP) ist der häufigste Grund für die Ablehnung eines UGE-CE-Antrags. Überprüfen Sie das Beschäftigungsverhältnis, bevor Sie den Antrag einreichen.
• Unzureichende Nachweise über die Beschäftigungsdauer sind ein Hauptgrund für eine Ablehnung – Führungskräfte und Fachkräfte müssen seit mindestens 12 Monaten bei dem entsendenden Unternehmen beschäftigt sein; Praktikanten benötigen eine Beschäftigungsdauer von mindestens 3 Monaten
• Die Einreichung einer Verpflichtungserklärung anstelle einer Deckungsbescheinigung wird nicht mehr akzeptiert
• Kann nicht nachgewiesen werden, dass zwischen dem spanischen Unternehmen und dem entsendenden Unternehmen eine echte Konzernbeziehung besteht, führt dies zu einer sofortigen Ablehnung
• Ein Gehalt unterhalb der Schwelle (~40.077 € pro Jahr für Fachkräfte im Jahr 2026) und das Fehlen beglaubigter Übersetzungen ausländischer Dokumente gehören zu den am ehesten vermeidbaren Ablehnungsgründen auf der Ebene der Unterlagen
Die spanische IKT-Genehmigung ist einer der schnellsten Wege, um Fachkräfte aus Nicht-EU-Ländern in ein spanisches Unternehmen zu holen – 20 Werktage bei UGE-CE, keine Arbeitsmarktprüfung und integrierte EU-Mobilität. Sie ist jedoch auch eine der am häufigsten abgelehnten Genehmigungen im spanischen Schnellverfahren.
Die meisten Ablehnungen sind keine knappen Entscheidungen. Sie sind das Ergebnis vorhersehbarer, behebbarer Fehler – falsche Art der Genehmigung, fehlende Bescheinigungen, unzureichende Unternehmensunterlagen. Hier erfahren Sie, was die Ursachen dafür sind und wie Sie diese Fehler vor der Einreichung vermeiden können.
Was ist die spanische IKT-Genehmigung?
Die spanische Genehmigung für unternehmensinterne Entsendungen (ICT) ermöglicht es multinationalen Unternehmen, Führungskräfte, Fachkräfte oder Praktikanten aus Nicht-EU-Ländern von einem entsendenden Unternehmen außerhalb der EU zu einer rechtlich verbundenen spanischen Gastgesellschaft zu entsenden. Sie unterliegt der EU-Richtlinie 2014/66/EU und wird von der spanischen „Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos“ (UGE-CE) bearbeitet.
Die Aufenthaltsgenehmigung gilt für Führungskräfte und Fachkräfte bis zu drei Jahre und für Auszubildende ein Jahr. Nach Ablauf dieser maximalen Gültigkeitsdauer kann sie nicht verlängert werden.
Häufige Gründe für die Ablehnung von Anträgen auf eine IKT-Genehmigung in Spanien
1. Beantragung der falschen Genehmigungsart
Der häufigste Fehler besteht darin, die ICT-Genehmigung mit der Genehmigung für hochqualifizierte Fachkräfte (HQP) zu verwechseln. Zwar dauern beide Verfahren 20 Tage und werden von derselben Behörde bearbeitet, doch dienen sie unterschiedlichen Zwecken:
- ICT-Genehmigung: Für bestehende Mitarbeiter eines Unternehmens mit Sitz außerhalb der EU, die in eine spanische Niederlassung versetzt werden.
- HQP-Genehmigung: Für neue Mitarbeiter, die direkt bei der spanischen Niederlassung eingestellt werden.
Die Lösung: Führen Sie vor der Einstellung eine Eignungsprüfung durch. UGE-CE überprüft zunächst den beruflichen Werdegang; stimmt die Art der Arbeitserlaubnis nicht mit dem Werdegang überein, wird der Antrag sofort abgelehnt. Der ICT-Arbeitserlaubnis-Service von Jobbatical für Spanien umfasst eine zweiminütige Prüfung, die bestätigt, welcher Weg für das spezifische Profil Ihres Mitarbeiters zutrifft.
2. Unzureichende Betriebszugehörigkeit beim entsendenden Unternehmen
In Spanien gelten strenge Vorschriften zur Mindestbeschäftigungsdauer, bevor ein Arbeitnehmer für eine Versetzung in Frage kommt. Sie müssen die folgende Beschäftigungsdauer anhand von Gehaltsabrechnungen und Arbeitsverträgen nachweisen:
Häufiger Fehler: Sich ohne entsprechende Unterlagen auf eine Berufsbezeichnung zu verlassen.
Die Lösung: Sammeln Sie vor Beginn des Antragsverfahrens die Gehaltsabrechnungen eines ganzen Jahres sowie ein offizielles Arbeitszeugnis.
3. Fehlende oder verspätete Deckungsbescheinigung
Ab 2024–2026 akzeptieren die spanischen Behörden keine „Verpflichtungserklärungen“ mehr als Ersatz für einen Sozialversicherungsnachweis.
Falls das Heimatland des Arbeitnehmers ein bilaterales Abkommen mit Spanien geschlossen hat, müssen Sie der Erstanmeldung eine amtliche Versicherungsbescheinigung beifügen.
- Das Risiko: Die Ausstellung dieser Bescheinigungen durch die Behörden des Heimatlandes kann 2–3 Monate dauern.
- Die Lösung: Leiten Sie diesen Antrag ein, sobald Sie sich für die Versetzung des Mitarbeiters entschieden haben. Warten Sie nicht, bis die Visumsformalitäten beginnen.
4. Schwache Anhaltspunkte für die Unternehmensstruktur
Für eine IKT-Genehmigung ist eine rechtliche Zugehörigkeit erforderlich (Tochtergesellschaft, Zweigniederlassung oder Muttergesellschaft). Eine geschäftliche Partnerschaft oder ein Vertrag reicht nicht aus.
Erforderliche Unterlagen:
- Spanische Rechtsperson: Eintragung in das Handelsregister.
- Ausländisches Unternehmen: Amtliche Gewerbeanmeldung aus dem Herkunftsland.
- Der Nachweis: Ein Organigramm oder ein Gesellschafterverzeichnis, aus dem die Beziehung hervorgeht.
Hinweis: Alle ausländischen Dokumente müssen mit einer beglaubigten spanischen Übersetzung versehen sein, um gültig zu sein.
Die Lösung: Legen Sie beglaubigte Kopien der oben genannten Dokumente vor. Alle Dokumente in Fremdsprachen müssen mit einer beglaubigten spanischen Übersetzung versehen sein.
5. Gehalt unterhalb der erforderlichen Schwelle
Ihre Bewerbung wird abgelehnt, wenn das im spanischen Entsendungsschreiben angegebene Gehalt unter dem nationalen Mindestlohn liegt, unabhängig davon, wie viel der Arbeitnehmer in seinem Heimatland verdient.
Gehaltsgrenzen für Anträge auf eine IKT-Genehmigung in Spanien (2025)
Lösung: Klären Sie vor der Ausarbeitung des Entsendungsvertrags beim spanischen Ministerium für Inklusion, soziale Sicherheit und Migration den aktuellen Schwellenwert ab. Stellen Sie sicher, dass im Entsendungsvertrag oder im lokalen Arbeitsvertrag eindeutig ein Gehalt in spanischer Währung angegeben ist, das den Schwellenwert erfüllt.
6. Fehlende beglaubigte Übersetzungen ausländischer Dokumente
Jedem Dokument, das in einer anderen Sprache als Spanisch ausgestellt wurde, muss eine beglaubigte Übersetzung (traducción jurada) beigefügt werden. Dazu gehören Abschlusszeugnisse, Arbeitsverträge, Handelsregisterauszüge, Führungszeugnisse und die Versicherungsbescheinigung.
Die Lösung: Beauftragen Sie für jedes fremdsprachige Dokument in der Akte eine beglaubigte Übersetzung durch einen vereidigten Übersetzer (traductor jurado). Planen Sie die Bearbeitungszeit für die Übersetzung in Ihren Zeitplan für die Einreichung ein – in der Regel 5 bis 10 Werktage pro Dokument.
7. Beantragung einer ICT-Genehmigung, wenn die maximale Aufenthaltsdauer bereits erreicht ist
Die spanische IKT-Aufenthaltsgenehmigung ist zeitlich streng begrenzt: auf drei Jahre für Führungskräfte und Fachkräfte sowie auf ein Jahr für Praktikanten. Nach Ablauf dieser Frist kann die Genehmigung gemäß den EU-IKT-Vorschriften nicht verlängert werden. Anträge, die im Versuch gestellt werden, die maximale Aufenthaltsdauer zu überschreiten, werden abgelehnt.
Dies kommt für Unternehmen überraschend, wenn ein Mitarbeiter bereits in einem anderen EU-Mitgliedstaat eine IKT-Genehmigung besessen hat. Im Rahmen der EU-IKT-Richtlinie wird die gesamte Dauer von Entsendungen innerhalb der EU auf die maximale Aufenthaltsdauer angerechnet – nicht nur die Zeit in Spanien.
Die Lösung: Wenn sich die ICT-Genehmigung Ihres Mitarbeiters dem Ablauf nähert, sollten Sie mindestens 3–4 Monate vor Ablauf mit der Planung des Übergangs zu einer EU-Blue-Card für Spanien oder einer HQP-Genehmigung beginnen. Warten Sie nicht, bis die Genehmigung abgelaufen ist – eine Lücke im Rechtsstatus birgt sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer ein Compliance-Risiko.
Risiko einer Ablehnung des IKT-Arbeitsgenehmigungsantrags: Kurze Checkliste für Arbeitgeber
Was passiert, wenn der Antrag auf eine spanische IKT-Genehmigung abgelehnt wird?
Eine Ablehnung durch die UGE-CE schließt eine erneute Antragstellung nicht aus – allerdings beginnt die Frist von 20 Werktagen in diesem Fall von vorne. Dies verlängert den Zeitplan in der Regel um 4 bis 6 Wochen, verzögert den Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers und erfordert in manchen Fällen, dass der Arbeitnehmer bis zur erneuten Genehmigung der Aufenthaltsgenehmigung außerhalb Spaniens bleibt.
Wird ein Antrag gemäß Gesetz 14/2013 mit der Begründung abgelehnt, dass die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, können Unternehmen einen Verwaltungsrechtsbehelf einlegen. Rechtsbehelfe nehmen jedoch zusätzliche Zeit in Anspruch und sind selten schneller als eine erneute Antragstellung mit korrigierten Unterlagen.
Die kostengünstigste Strategie besteht darin, die Anwendung gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
Holen Sie sich fachkundige Unterstützung, bevor Sie den Antrag stellen
Jobbatical kümmert sich um den gesamten Prozess der Beantragung von IKT-Aufenthaltsgenehmigungen in Spanien – von der Überprüfung der Voraussetzungen vor der Einstellung und der Vorbereitung der Unterlagen bis hin zur Einreichung beim UGE-CE und der Unterstützung bei der Beantragung der TIE-Karte. Dank unserer Erfahrung aus Tausenden von erfolgreichen Umzügen und einer Bewertung von 4,9 Sternen weiß unser Team genau, worauf die Prüfer des UGE-CE achten und wie sich Ablehnungen vermeiden lassen, die Ihr Team verzögern.
Vereinbaren Sie eine Vorführung, um zu erfahren, wie Jobbatical die IT-Anwendungen für Personalabteilungen optimiert, die Umzüge nach Spanien betreuen.
Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.
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