IKT-Genehmigung in Spanien vs. HQP-Genehmigung: Welcher Weg ist der richtige für Ihr Unternehmen?

Zwei Genehmigungen. Eine Entscheidung. So machen Sie es richtig.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine juristische Person in Spanien verfügt und Sie einen Mitarbeiter aus einem Nicht-EU-Land einstellen möchten, stehen Ihnen zwei wichtige Schnellverfahren zur Verfügung: die Genehmigung für unternehmensinterne Versetzungen (Intra-Company Transfer, ICT) und die Genehmigung für hochqualifizierte Fachkräfte (Highly Qualified Professional, HQP). Bei beiden Verfahren entfällt die Arbeitsmarktprüfung. Beide werden über die spanische Schnellbearbeitungsstelle UGE-CE abgewickelt. Die Bearbeitungszeit beträgt bei beiden Verfahren etwa 20 Werktage.

Sie sind jedoch für völlig unterschiedliche Situationen konzipiert. Wenn Sie das falsche Modell verwenden, wird Ihr Antrag abgelehnt – und Ihr Team muss wochenlange Nachbesserungsarbeiten leisten.

Dieser Leitfaden bietet Ihnen einen klaren Entscheidungsrahmen, damit Ihr Personal- oder Mobilitätsteam auf Anhieb den richtigen Weg wählt.

Ablaufdiagramm zur Entscheidung über die „ICT“- und „HQP“-Genehmigungen in Spanien für Personalabteilungen

Wozu die einzelnen Genehmigungen eigentlich dienen

Die ICT-Genehmigung gilt für Mitarbeiter, die bereits in einem Nicht-EU-Land für Ihr Unternehmen tätig sind und zu Ihrer spanischen Niederlassung versetzt werden. Das Arbeitsverhältnis bleibt innerhalb Ihrer Unternehmensgruppe bestehen – es findet keine Neueinstellung vor Ort statt.

Die HQP-Genehmigung dient dazu, neue Führungskräfte oder Fachkräfte von außerhalb der EU direkt in ein spanisches Arbeitsverhältnis zu übernehmen. Dabei kann es sich um eine Person handeln, die Sie extern rekrutieren, oder auch um eine Person, mit der Sie bereits zusammenarbeiten und die dauerhaft in Ihre spanische Gehaltsliste aufgenommen werden soll.

Zusammenfassend lassen sich die Auswahlkriterien wie folgt zusammenfassen:

Umfassender Leitfaden für Arbeitgeber zum ICT-Verfahren: Voraussetzungen, beide Visumtypen, erforderliche Unterlagen, Kosten und Zeitplan – ICT-Visum für Spanien: Umfassender Leitfaden für Arbeitgeber

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Im direkten Vergleich: Die wichtigsten Unterschiede, die für Ihr HR-Team von Bedeutung sind

ICT- vs. HQP-Genehmigung: Ein kurzer Vergleich für Personalabteilungen

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Vergleichstabelle zwischen der ICT-Genehmigung und der HQP-Genehmigung in Spanien mit den wichtigsten Unterschieden

Der Entscheidungsrahmen: Drei Fragen, die Sie sich vor der Bewerbung stellen sollten

Anstatt jeden einzelnen Absatz der Vorschriften durchzulesen, nutzen Sie diese drei Fragen, um Ihre Auswahl schnell einzugrenzen.

1. Ist dieser Mitarbeiter bereits bei einer Nicht-EU-Gesellschaft bei Ihnen angestellt?

Falls ja und die betreffende Person seit mindestens drei Monaten bei dem entsendenden Unternehmen beschäftigt ist, kommt sie wahrscheinlich für den ICT-Weg in Frage. Handelt es sich um eine Neueinstellung oder um einen Wechsel von einer in der EU ansässigen Niederlassung, findet der ICT-Weg keine Anwendung.

Bei dieser Frage kommt es auf die vorherige Beschäftigung in der Gruppe an; die Schwelle liegt bei drei aufeinanderfolgenden Monaten, und bestimmte Beschäftigungsarten werden dabei nicht berücksichtigt – die „3-Monats-Regel für die vorherige Beschäftigung“

2. Ist diese Stelle in Spanien als Festanstellung oder als langfristige Beschäftigung gedacht?

Die EU-IKT-Genehmigung ist ausdrücklich als Mechanismus für befristete Entsendungen gedacht. Nach Ablauf der maximalen Laufzeit von drei Jahren kann sie nicht verlängert werden. Wenn Ihr Mitarbeiter voraussichtlich fest in Ihr Team in Spanien integriert werden soll, bietet die HQP-Genehmigung ihm einen direkten Weg zu einer langfristigen Aufenthaltsgenehmigung und vermeidet einen späteren erzwungenen Wechsel der Genehmigung.

Bei dieser Frage kommt es auf die vorherige Beschäftigung in der Gruppe an – drei aufeinanderfolgende Monate bilden die Schwelle, und bestimmte Beschäftigungsarten werden dabei nicht berücksichtigt:Die 3-Monats-Regel für die vorherige Beschäftigung

3. Muss Ihr Mitarbeiter während des Einsatzes in mehreren EU-Ländern tätig sein?

Wenn Ihr Mitarbeiter seine Arbeitszeit zwischen Spanien und anderen EU-Niederlassungen aufteilt – um an regionalen Besprechungen teilzunehmen oder grenzüberschreitende Projekte zu leiten –, stellt die in der ICT-Genehmigung enthaltene EU-Mobilität (bis zu 90 Tage in anderen Mitgliedstaaten) einen echten betrieblichen Vorteil dar. Die HQP-Genehmigung bietet diese Möglichkeit nicht.

Der Fehler, der die meisten Anträge verzögert

Der häufigste Fehler, den wir bei Jobbatical beobachten, ist, dass ein Unternehmen einen HQP-Antrag für einen Fall einreicht, bei dem es sich tatsächlich um eine echte unternehmensinterne Versetzung handelt, oder einen ICT-Antrag für eine Stelle einreicht, bei der es sich im Grunde um eine Neueinstellung in Spanien handelt. Beide Anträge werden abgelehnt und verursachen bei der UGE-CE wochenlangen Nacharbeitsaufwand.

Das liegt oft daran, dass die beiden Genehmigungen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen – gleiche Bearbeitungsstelle, gleiche 20-Tage-Frist, gleiches Schnellverfahren. Der Unterschied ist struktureller Natur, und die UGE-CE prüft das Arbeitsverhältnis sehr genau, bevor sie eine Genehmigung erteilt.

Die sieben häufigsten Gründe für die Ablehnung von UGE-CE-Anträgen in ICT-Akten sowie die entsprechenden Korrekturmaßnahmen:7 Gründe, warum ICT-Visumanträge in Spanien abgelehnt werden

Zeitplan für die Bearbeitung von Arbeitsgenehmigungen durch die spanische UGE-CE für die ICT- und HQP-Programme.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Regelung für Ihre konkrete Einstellung gilt, können Sie sich am schnellsten Klarheit verschaffen, indem Sie den Vorab-Eignungstest für Spanien von Jobbatical nutzen – das dauert nur zwei Minuten und zeigt Ihnen genau, welche Genehmigungskategorie zum Profil Ihres Mitarbeiters passt, bevor Sie sich zu einer Bewerbung entschließen.

Wenn multinationale Unternehmen beide Wege nutzen – und wie man damit umgeht

Große multinationale Unternehmen mit etablierten Niederlassungen in Spanien nutzen häufig beide Arten von Genehmigungen parallel. Ihr Mobilitätsteam könnte beispielsweise einen ICT-Transfer für einen Regionaldirektor bearbeiten, der für 18 Monate nach Madrid entsandt wird, und gleichzeitig eine HQP-Genehmigung für einen neuen Ingenieur in Barcelona beantragen.

Die operative Herausforderung besteht darin, den Überblick zu behalten. IKT-Genehmigungen laufen ohne Verlängerungsmöglichkeit aus – wenn Ihr Team den Zeitpunkt verpasst, den Auftrag zu verlängern oder den Mitarbeiter in eine HQP-Position zu versetzen, verliert Ihr Mitarbeiter seinen rechtmäßigen Status. Wenn Sie bereits in der Angebotsphase – und nicht erst bei der Bewerbung – eine Vorabprüfung durchführen, können Sie den richtigen Zeitplan für die Genehmigungen von Anfang an in Ihren Onboarding-Plan einbauen.

Erwähnenswert ist außerdem, dass die ICT-Zeit in Spanien auf eine langfristige Aufenthaltsgenehmigung angerechnet werden kann, wenn der Arbeitnehmer später innerhalb des Landes in eine andere Aufenthaltskategorie wechselt. Die beiden Wege sind also nicht völlig voneinander getrennt – sie können Teil einer gezielten Strategie zur langfristigen Bindung von internationalen Schlüsselkräften sein.

Weiterführende Artikel: 

So ordnen Sie eine gemischte Kohorte an, sodass gemeinsame Unternehmensdokumente nur einmal erstellt und bei jeder Einreichung wiederverwendet werden können: Spanien – ICT-Massenanmeldung

Lesen Sie hier mehr über den preisgekrönten Service von Jobbatical zur Beantragung einer IKT-Aufenthaltsgenehmigung in Spanien.

Wie sieht es mit der EU-Blue-Card aus?

Die EU-Blue-Card ist eine dritte Option, die neben der HQP-Genehmigung für hochqualifizierte neue Arbeitskräfte steht. Der wesentliche Unterschied liegt im Anwendungsbereich: Die EU-Blue-Card richtet sich an Fachkräfte, die sich künftig in mehreren EU-Ländern bewegen möchten, während die HQP-Genehmigung speziell für Spanien gilt und oft schneller zu erlangen ist, wenn der Arbeitnehmer plant, langfristig in Spanien zu bleiben.

Für multinationale Unternehmen, die ihre Mitarbeiter europaweit verwalten, ist die EU-Blue-Card eine Überlegung wert, falls Ihr Mitarbeiter später nach Deutschland, Frankreich oder in einen anderen EU-Staat wechseln sollte. Wenn die Stelle ausschließlich in Spanien angesiedelt ist, ist die HQP in der Regel die einfachere und schnellere Wahl.

Eine umfassende Übersicht über die Unterschiede zwischen der HQP- und der Blue-Card-Genehmigung finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zur HQP-Genehmigung in Spanien.

Wie Jobbatical multinationalen Unternehmen hilft, beide Wege zu bewältigen

Bei Jobbatical arbeiten wir mit multinationalen Personal- und Mobilitätsteams in ganz Europa zusammen, die mehrere Anträge auf Arbeitserlaubnis für Spanien gleichzeitig bearbeiten. Wir übernehmen den gesamten Prozess für ICT- und HQP-Anträge – von der Prüfung der Anspruchsberechtigung und der Vorbereitung der Unterlagen bis hin zur Einreichung beim UGE-CE, der Visumskoordination, der Vereinbarung von TIE-Terminen und der Beantragung von Aufenthaltsgenehmigungen für Familienangehörige.

Unsere Plattform bietet Ihrem Team einen Echtzeit-Überblick über alle laufenden Fälle und verfügt über integrierte Verlängerungsbenachrichtigungen, sodass kein Ablauf einer ICT-Genehmigung unbemerkt bleibt. Wenn Sie einen Mitarbeiter von ICT auf HQP umstellen müssen, kümmern wir uns auch um diese Übergabe.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.