Spanien: ICT-EU-Genehmigung vs. nationale ICT-Genehmigung – Welche benötigt Ihr Unternehmen?

Die meisten Personalabteilungen, die einen Antrag auf eine unternehmensinterne Versetzung nach Spanien stellen, wissen, dass es zwei Arten von ICT-Genehmigungen gibt. Kaum jemand weiß jedoch genau, wann welche davon gilt, und UGE-CE wird Ihre Wahl nicht für Sie korrigieren. Die Beantragung der falschen Genehmigungsart führt zu einer Ablehnung und dazu, dass das Verfahren von vorne beginnen muss.

Dieser Leitfaden schafft Klarheit. Er erläutert die genauen rechtlichen Voraussetzungen für jede Genehmigungsart, die konkreten Fälle, in denen die nationale IKT-Verordnung zur Anwendung kommt, sowie die Unterschiede zwischen den beiden in Bezug auf Dokumentation, Geltungsbereich und Compliance-Verpflichtungen. Am Ende wird Ihr Team wissen, welche Genehmigung für Ihre Datenübermittlung gilt, noch bevor Sie den Antrag stellen.

Die beiden Arten von IKT-Aufenthaltsgenehmigungen in Spanien: Ein struktureller Überblick

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für unternehmensinterne Versetzungen in Spanien richten sich nach der EU-Richtlinie 2014/66/EU und dem spanischen Unternehmergesetz 14/2013. Beide Arten von Versetzungen fallen unter diesen Rahmen, decken jedoch unterschiedliche Versetzungsstrukturen ab und sind mit unterschiedlichen Rechten für den Arbeitnehmer verbunden.

Die ICT-EU-Genehmigung ist für gruppeninterne Versetzungen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses vorgesehen: Ein Nicht-EU-Bürger, der als Führungskraft, Fachkraft oder Praktikant bei einem Unternehmen außerhalb der EU tätig ist, wird zu einer spanischen Niederlassung innerhalb derselben Unternehmensgruppe versetzt. Die ICT-EU-Genehmigung ist die Standardgenehmigung für multinationale Unternehmen.

Die nationale ICT-Genehmigung ist eine Restkategorie. Sie kommt zur Anwendung, wenn die Entsendung nicht in die ICT-EU-Struktur passt – vor allem, weil die Beziehung zwischen dem entsendenden und dem aufnehmenden Unternehmen auf einem Handelsvertrag beruht und nicht auf einer unternehmensrechtlichen Verbindung oder weil der Arbeitnehmer die ICT-EU-Berechtigung bereits ausgeschöpft hat.

Ein Vergleich der beiden Arten von IKT-Genehmigungen in Spanien

Wann gilt die ICT-EU-Genehmigung?

Die ICT-EU findet Anwendung, wenn alle drei der folgenden Bedingungen erfüllt sind:

1. Der Mitarbeiter ist ein Nicht-EU-Bürger, der derzeit in einer Führungs-, Fach- oder Ausbildungsposition tätig ist.
2. Das entsendende Unternehmen (außerhalb der EU) und die spanische aufnehmende Einrichtung gehören derselben Unternehmensgruppe an, d. h., es besteht eine Mutter-Tochter-, Tochter-Tochter- oder Zweigniederlassungsbeziehung.
 
3. Der Mitarbeiter war vor Beginn der Versetzung mindestens drei Monate lang im Konzern beschäftigt.

Für die überwiegende Mehrheit multinationaler Unternehmen – vom US-Hauptsitz zur spanischen Tochtergesellschaft, von der asiatischen Muttergesellschaft zur europäischen Niederlassung, von der indischen Holdinggesellschaft zur spanischen Gesellschaft – ist die ICT-EU der richtige und einzig mögliche Weg. Wenn Ihre Unternehmensstruktur diese drei Kriterien erfüllt, beantragen Sie bitte keine nationale ICT.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Arbeitsvertrag überhaupt für die ICT in Frage kommt? Nutzen Sie den „Spain Work and Residence Permit Eligibility Checker“ von Jobbatical, um vor Beginn des Antragsverfahrens zu prüfen, welcher Weg für Sie der richtige ist.

Wann gilt die nationale IKT-Genehmigung?

Die nationale IKT-Richtlinie findet in drei konkreten Szenarien Anwendung. Für jedes Szenario gibt es einen anderen dokumentarischen Auslöser, den die UGE-CE prüfen wird.

Szenario 1: Übertragung von Dienstleistungsverträgen (CSS – Contratos de Servicios)

Ein spanisches Unternehmen hat mit einem ausländischen Unternehmen einen Dienstleistungsvertrag abgeschlossen. Das ausländische Unternehmen entsendet einen Mitarbeiter nach Spanien, um diesen Vertrag zu erfüllen. Zwischen den beiden Unternehmen besteht keine beteiligungsrechtliche Verbindung – lediglich eine geschäftliche Vereinbarung.

Dies ist eine gängige Praxis in den Bereichen Beratung, Ingenieurwesen, IT-Dienstleistungen und Bauwesen. Der Arbeitnehmer wird nicht innerhalb einer Unternehmensgruppe versetzt, sondern nach Spanien entsandt, um eine vertraglich vereinbarte Dienstleistung zu erbringen. Die ICT-EU findet hier keine Anwendung. Der richtige Weg ist die nationale ICT.

Wesentliche Anforderung an die Unterlagen: Der Dienstleistungsvertrag zwischen den beiden Unternehmen muss im Rahmen des Antrags vorgelegt werden, zusammen mit einem Nachweis, dass der Arbeitnehmer speziell zur Ausführung des vertraglich vereinbarten Arbeitsumfangs entsandt wird.

Szenario 2: Übertragung beruflicher Beziehungen (IP – Interlocutores Profesionales)

Die Entsendung beruht auf einer beruflichen Beziehung zwischen dem Arbeitnehmer und dem spanischen Unternehmen, beispielsweise einem langfristigen Beratungsvertrag oder einem Fachauftrag, der keinen formellen Arbeitsvertrag innerhalb einer Unternehmensgruppe darstellt.

Dies gilt für Fälle, in denen das Arbeitsverhältnis professioneller Natur ist und auf Dauer angelegt ist, die strukturellen Kriterien der EU-Richtlinie (gehörigkeit zur selben Unternehmensgruppe, Arbeitsverhältnis) jedoch nicht erfüllt sind. Die nationale Richtlinie regelt diese Versetzungen auf einer anderen Rechtsgrundlage.

Wesentliche Dokumentationsanforderung: Es müssen Nachweise über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, einschließlich Verträge oder Vereinbarungen, vorgelegt werden, um die Rechtmäßigkeit der Versetzung und die Funktion des Mitarbeiters zu belegen.

Szenario 3: Ablauf der Laufzeit nach dem ICT-EU-Abkommen

Ein Mitarbeiter verfügt über eine ICT-EU-Genehmigung und hat die maximale Gültigkeitsdauer von 3 Jahren für Führungskräfte und Fachkräfte bzw. 1 Jahr für Auszubildende erreicht. Der Einsatz läuft noch. Das Unternehmen kann die ICT-EU-Genehmigung nicht verlängern, da die maximale Gültigkeitsdauer erreicht ist.

In diesem Fall wird die nationale ICT-Genehmigung zum verfügbaren Weg für eine unternehmensinterne Versetzung, um den Einsatz in Spanien fortzusetzen. Es handelt sich dabei nicht um eine Verlängerung der ICT-EU-Genehmigung, sondern um eine eigenständige Genehmigung auf einer anderen Rechtsgrundlage. Der Arbeitnehmer verliert für den verbleibenden Zeitraum seine EU-Mobilitätsrechte, und diese Statusänderung muss im Voraus geplant werden.

📌 Wenn der Einsatz von befristet zu unbefristet wird, ist der Wechsel zur EU-Blue-Card oder zur HQP-Genehmigung in der Regel langfristig die bessere Option als die nationale ICT-Genehmigung.

Der entscheidende Unterschied bei der Compliance: Mobilität in der EU

Die Mobilität innerhalb der EU ist der operativ bedeutendste Unterschied zwischen den beiden Genehmigungsarten und derjenige, der in der Personalplanungsphase am häufigsten übersehen wird.

Inhaber einer ICT-EU-Genehmigung können bis zu 90 Tage innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen in anderen EU-Mitgliedstaaten arbeiten, ohne in jedem Land eine neue Arbeitserlaubnis beantragen zu müssen. Für multinationale Unternehmen mit europaweiten Aktivitäten stellt dies einen erheblichen betrieblichen Vorteil dar, insbesondere für Führungskräfte und Fachkräfte, die an Besprechungen teilnehmen, Projekte leiten oder in mehreren EU-Niederlassungen tätig sind.

Inhaber einer nationalen IKT-Genehmigung verfügen nicht über dieses Recht. Ihre Genehmigung gilt geografisch nur für Spanien. Für eine Tätigkeit in einem anderen EU-Land – selbst im Rahmen eines kurzfristigen Projekts – ist eine gesonderte Arbeitserlaubnis in diesem Land erforderlich. Dies stellt ein Compliance-Risiko dar, das Personalabteilungen bei der Verwaltung grenzüberschreitender Entsendungen häufig übersehen.

Wenn die Tätigkeit Ihres Mitarbeiters regelmäßige Einsätze außerhalb Spaniens innerhalb der EU umfasst, ist das ICT-EU-Verfahren nicht optional, sondern der einzige rechtskonforme Weg. Wenden Sie das nationale ICT-Verfahren nur dann an, wenn die Entsendung tatsächlich nicht unter das ICT-EU-Verfahren fällt oder wenn sich der Mitarbeiter in einer Situation nach Ablauf des ICT-EU-Verfahrens befindet.

Unterschiede in der Dokumentation, die Ihr HR-Team kennen muss

Beide Genehmigungsarten erfordern denselben Kernsatz an Unterlagen: Nachweis der Geschäftstätigkeit, Qualifikationen der Mitarbeiter, private Krankenversicherung, Führungszeugnis und ein Auftragsschreiben. Der Unterschied liegt in den Unterlagen zum Nachweis der Geschäftsbeziehung:

Erforderliche Unterlagen nach Art der IKT-Genehmigung

Die Anforderung zur Einhaltung des Entsendegesetzes bei Übernahmen durch National ICT ist ein Detail, das vielen Personalabteilungen entgeht. Bei Übernahmen im Rahmen von Dienstleistungsverträgen ist das entsendende Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sicherzustellen, dass die Arbeitsbedingungen des Mitarbeiters den spanischen Mindeststandards entsprechen – und nicht nur den Bedingungen des Einsatzvertrags.

Eine vollständige Übersicht darüber, welche Unterlagen die UGE-CE verlangt und wie häufige Fehler zu Ablehnungen führen, finden Sie im Leitfaden zu Ablehnungen von IKT-Genehmigungen in Spanien.

Welcher Weg ist der richtige? Ein Entscheidungsrahmen für die Personalabteilung

Nutzen Sie dieses Rahmenwerk, um vor der Einreichung die richtige Genehmigung zu ermitteln

1. Befindet sich das entsendende Unternehmen außerhalb der EU und gehört es derselben Unternehmensgruppe an wie die spanische aufnehmende Einrichtung? Falls ja – und es handelt sich um eine Führungskraft, einen Fachspezialisten oder einen Praktikanten – reichen Sie das Formular ICT-EU ein.
2. Beruht die Übertragung auf einem Vertrag über kommerzielle Dienstleistungen zwischen zwei rechtlich getrennten Unternehmen (die nicht derselben Unternehmensgruppe angehören)? Falls ja – reichen Sie die nationale IKT-Meldung (CSS-Basis) ein.
3. Beruht die Überweisung auf einer geschäftlichen Beziehung, die keine konzerninterne Beschäftigungsstruktur darstellt? Falls ja – reichen Sie die nationale ICT-Erklärung (auf IP-Basis) ein.
4. Hat der Mitarbeiter bereits eine ICT-EU-Genehmigung für die maximal zulässige Dauer inne? Falls ja und der Einsatz in Spanien fortgesetzt wird, prüfen Sie, ob eine nationale ICT-Genehmigung oder ein Übergang zur HQP/EU-Blue-Card langfristig sinnvoller ist.
5. Muss der Mitarbeiter während seines Einsatzes in anderen EU-Ländern arbeiten? Falls ja, ist die ICT-EU obligatorisch. Verwenden Sie nicht die nationale ICT, wenn eine Mobilität innerhalb der EU betrieblich erforderlich ist.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Regelung für die Versetzung Ihres Mitarbeiters gilt, vereinbaren Sie vor der Einreichung einen Beratungstermin mit den Einwanderungsexperten von Jobbatical. Die Entscheidung über die Einreichung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden, sobald UGE-CE den Antrag bearbeitet hat.

Planung des Übergangs bei Genehmigungen

Wenn die ICT-EU-Genehmigung Ihres Mitarbeiters bald abläuft und der Einsatz in eine Festanstellung übergeht, ist die nationale ICT-Genehmigung selten die beste langfristige Lösung. Die beiden gängigsten Übergangswege sind:

 
• Die HQP-Genehmigung: wird über die UGE-CE abgewickelt, keine Konzernzugehörigkeit erforderlich, geeignet für eine Festanstellung bei einem spanischen Unternehmen. Ausführliche Informationen finden Sie im Leitfaden „Spanien: ICT vs. HQP“.
 
• Die EU-Blue-Card: auf einer Gehaltsschwelle basierend, ermöglicht EU-weite Mobilität und bietet einen soliden Weg zu einem langfristigen Aufenthaltsrecht. Weitere Informationen finden Sie auf der Serviceseite zur EU-Blue-Card in Spanien.

Beide Anträge können von Spanien aus über UGE-CE gestellt werden. Beginnen Sie mit dem Antragsverfahren mindestens 6 Monate vor Ablauf der ICT-EU-Genehmigung – nicht erst zum Ablauftermin. Eine Lücke in der rechtlichen Genehmigung zwischen den einzelnen Genehmigungen unterbricht die Aufenthaltskontinuität Ihres Mitarbeiters und birgt für Ihr spanisches Unternehmen ein Risiko hinsichtlich der Arbeitserlaubnis.

Ohne ein spezielles System scheitert die Einhaltung der Vorschriften, wenn es darum geht, den Ablauf von Aufenthaltsgenehmigungen, die EU-Aufenthaltsfristen und die Übergangsfristen für eine umziehende Belegschaft zu verwalten. Die Einwanderungsplattform von Jobbatical erfasst all dies – mit Fristenbenachrichtigungen, Dokumentenmanagement und fachkundiger Unterstützung vom ersten Antrag bis zum Übergang der Aufenthaltsgenehmigung.

Vereinbaren Sie eine Vorführung, um zu erfahren, wie das für Ihr Mobilitätsprogramm in Spanien funktioniert.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.