L-1-Visum vs. spanische ICT-Genehmigung: Was US-amerikanische Unternehmen bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Spanien beachten müssen

Ihr Unternehmen unterhält Niederlassungen in den USA und Spanien. Sie möchten einen leitenden Ingenieur oder einen Regionalleiter von Ihrem US-Hauptsitz in die spanische Niederlassung versetzen.
Die Frage, die sich Ihre Personalabteilung stellt: Benötigen diese Mitarbeiter ein L-1-Visum oder eine spanische ICT-Genehmigung?

📌 Die kurze Antwort:
Weder das L-1-Visum noch irgendein anderes US-Visum regelt diesen Umzug. Das L-1-Visum ist ein US-Einwanderungsdokument. Sobald Ihr Mitarbeiter in die andere Richtung reist –
von den USA nach Spanien –, gelten die spanischen Einwanderungsbestimmungen. Die Genehmigung, die Ihr Mitarbeiter benötigt, ist die spanische Genehmigung für unternehmensinterne Versetzungen (ICT).

Der Leitfaden zu unternehmensinternen Versetzungen in Spanien erläutert genau, was eine ICT-Genehmigung bedeutet, welche Schritte Ihr Unternehmen unternehmen muss und was Sie hinsichtlich Zeitplan und Kosten erwarten können.

Was das L-1-Visum eigentlich ist

Das L-1-Visum ist ein US-Nichteinwanderungsvisum, das es einem ausländischen Unternehmen ermöglicht, eine Führungskraft, einen Manager (L-1A) oder einen Mitarbeiter mit Spezialkenntnissen (L-1B) in eine US-Niederlassung, Tochtergesellschaft oder ein verbundenes Unternehmen zu entsenden. Der Antrag wird vom US-Arbeitgeber bei der USCIS gestellt. Der Begünstigte reist in die Vereinigten Staaten.

Verwechslung zwischen dem L-1-Visum und der spanischen ICT-Genehmigung

Ein L-1-Inhaber, der in Ihrer Niederlassung in New York oder Austin tätig ist, verfügt über einen US-amerikanischen Aufenthaltsstatus. Dieser Status hat in Spanien keine rechtliche Gültigkeit und berechtigt nicht zur Arbeit innerhalb der EU. Wenn dieser Mitarbeiter in Ihre Niederlassung in Madrid wechselt, verliert sein L-1-Status aus spanischer Einwanderungsrechtlicher Sicht seine Gültigkeit.

Die Verwirrung ist verständlich. Sowohl die L-1- als auch die spanische ICT-Genehmigung sind für unternehmensinterne Versetzungen innerhalb eines multinationalen Konzerns gedacht, und für beide ist eine entsprechende Unternehmensbeziehung erforderlich. Sie unterliegen jedoch völlig unterschiedlichen Rechtssystemen.

Was ist die spanische IKT-Genehmigung?

Die spanische Genehmigung für unternehmensinterne Versetzungen (ICT) ist eine kombinierte Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung für Nicht-EU-Bürger, die von einer Unternehmensniederlassung außerhalb der EU zu einer spanischen Niederlassung versetzt werden. Sie unterliegt der EU-Richtlinie 2014/66/EU und dem spanischen Unternehmergesetz 14/2013.

Es gibt zwei Untertypen, zwischen denen Personalabteilungen unterscheiden müssen:

EU-IKT-Genehmigung vs. nationale IKT-Genehmigung

Für die meisten Unternehmen mit Hauptsitz in den USA, die über eine spanische Tochtergesellschaft oder Niederlassung verfügen, ist die ICT-EU-Genehmigung der richtige Weg. Die nationale ICT-Genehmigung kommt in Ausnahmefällen zur Anwendung – beispielsweise wenn die Entsendung auf einem Dienstleistungsvertrag und nicht auf einem Arbeitsverhältnis innerhalb der Unternehmensgruppe beruht.

Einen detaillierteren Überblick darüber, wie sich das ICT-Verfahren im Vergleich zu den anderen Schnellverfahren in Spanien darstellt, finden Sie im Leitfaden „Spain ICT vs. HQP Permit Decision Guide“.

Wer hat Anspruch auf die spanische IKT-Genehmigung?

Sowohl der Arbeitnehmer als auch das spanische Gastunternehmen müssen die Zulassungskriterien erfüllen. Erfüllt eines davon nicht die Anforderungen, führt dies zu einer Ablehnung und dazu, dass das Verfahren von vorne beginnen muss.

Anforderungen an die Mitarbeiter

Unternehmensanforderungen

Ihre spanische Gesellschaft muss eine echte, aktive Geschäftstätigkeit in Spanien sowie eine dokumentierte konzerninterne Rechtsbeziehung zur US-amerikanischen Gesellschaft nachweisen und ihren Verpflichtungen gegenüber der spanischen Sozialversicherung und dem Finanzamt nachkommen. Die Übertragung muss einem tatsächlichen Geschäftszweck dienen und darf keine reine Formalität sein.

So läuft das Bewerbungsverfahren ab

Ein wichtiger praktischer Hinweis: Der Antrag wird vom spanischen Arbeitgeber gestellt, nicht vom Arbeitnehmer. Dies steht im Gegensatz zu dem, was viele Personalabteilungen in den USA erwarten.

Der Prozess läuft in drei Schritten ab:

Gesamtdauer von der Beantragung bis zur Erteilung: 8–14 Wochen. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Umzugsplanung – und warten Sie nicht bis drei Wochen vor Beginn des Einsatzes.

Der Leitfaden für Arbeitgeber zur spanischen IKT-Genehmigung enthält die vollständige Checkliste für die erforderlichen Unterlagen sowie die nach der Genehmigung zu befolgenden Schritte zur Einhaltung der Vorschriften.

Was die Entsendung eines Mitarbeiters nach Spanien im Rahmen des ICT-Programms kostet

Im Gegensatz zu den üblichen spanischen Arbeitsgenehmigungen entfällt hier die Arbeitsmarktprüfung, was eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis bedeutet.

Ein finanzieller Vorteil, den Sie Ihrem wechselnden Mitarbeiter unbedingt mitteilen sollten:

Wesentliche Unterschiede: L-1-Visum vs. spanische ICT-Genehmigung

Direkter Vergleich für Personalabteilungen in den USA

Häufige Fehler, die US-Unternehmen machen

Der häufigste Fehler, den Jobbatical bei US-amerikanischen Personalabteilungen beobachtet, die ihre erste Entsendung nach Spanien organisieren:

• Angenommen, der L-1-Status bleibt bestehen oder das Verfahren entspricht der Antragslogik der USCIS. Das ist jedoch nicht der Fall. Das spanische System ist auf spanischer Seite arbeitgeberorientiert, nicht auf US-amerikanischer Seite.
• Einreichung der falschen Art von Genehmigung (unterschiedliche Kriterien für ICT und HQP, gleiche Bearbeitungsstelle),
• Die Einreichung nicht beglaubigter Übersetzungen von US-amerikanischen Dokumenten sowie das Versäumnis, die konzerninterne Unternehmensbeziehung zwischen der US-amerikanischen Muttergesellschaft und der spanischen Gesellschaft durch ausreichende Unterlagen nachzuweisen.

Eine vollständige Übersicht darüber, aus welchen Gründen Anträge abgelehnt werden und wie man dies vermeiden kann, finden Sie im Leitfaden zu abgelehnten IKT-Genehmigungen in Spanien.

Was Ihr HR-Team als Nächstes tun muss

• Wenn Ihr Unternehmen eine spanische Rechtsform hat und Sie einen in den USA ansässigen Mitarbeiter versetzen möchten:
• Überprüfen Sie, ob die Rolle des Mitarbeiters den Anforderungen entspricht (Führungskraft, Fachkraft oder Auszubildender).
• Bitte beachten Sie die Mindestlaufzeit von drei Monaten.
• Vergewissern Sie sich, dass Ihr spanisches Unternehmen bei der spanischen Sozialversicherung gemeldet ist und keine ausstehenden Verpflichtungen erfüllt hat.
• Reichen Sie den von Ihrer Niederlassung in Spanien eingereichten UGE-CE-Antrag mindestens 12 Wochen vor dem geplanten Starttermin ein.

Falls Ihr spanisches Unternehmen noch nicht gegründet ist oder Sie sich nicht sicher sind, ob die Entsendung als ICT gilt, sind dies die ersten Fragen, die geklärt werden müssen. Der ICT-Genehmigungsservice von Jobbatical Spain umfasst eine umfassende Betreuung von der Prüfung der Voraussetzungen bis hin zur Einhaltung der Vorschriften nach der Ankunft.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig – bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.