Leitfaden für Sponsoren im Vereinigten Königreich 2026: Anhang D

Neue Verpflichtung: Sponsoren müssen nun proaktiv sicherstellen, dass alle von ihnen gesponserten Arbeitnehmer ihre Arbeitsrechte im Vereinigten Königreich (Mindestlohn, Renten usw.) kennen.

Anhang D – Aktualisierung: Sie müssen konkrete Nachweise – wie beispielsweise unterzeichnete Checklisten für die Einarbeitung oder Schulungsprotokolle – aufbewahren, aus denen hervorgeht, dass diese Informationen bereitgestellt wurden.

Niedrigere Schwelle für Durchsetzungsmaßnahmen: Das Innenministerium kann Lizenzen nun bereits bei „begründetem Verdacht“ auf Nichteinhaltung aussetzen oder widerrufen, anstatt einen eindeutigen Nachweis für einen Verstoß zu verlangen.

Prüfung der Eignung der Stelle: Die Prüfung der „echten Stellenvakanz“ wird durch eine umfassendere Anforderung hinsichtlich der „Eignung der Stelle“ ersetzt, bei der der Schwerpunkt auf der Notwendigkeit der Stelle und der Genauigkeit der Stellenbeschreibung liegt.

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Seit dem 6. März 2026 hat das Innenministerium seinen Schwerpunkt von der passiven Überwachung der Einhaltung von Vorschriften auf die aktive Durchsetzung des Arbeitsschutzes verlagert. Es reicht nicht mehr aus, lediglich das korrekte Gehalt zu zahlen; Inhaber einer britischen Sponsorenlizenz sind nun gesetzlich verpflichtet, die von ihnen gesponserten Arbeitnehmer über ihre spezifischen Arbeitnehmerrechte zu informieren und nachprüfbare Nachweise darüber aufzubewahren. Die Nichtberücksichtigung dieser Benachrichtigungen in Ihrem HR-Onboarding-Prozess stellt nun gemäß den aktualisierten Aufzeichnungspflichten in Anhang D einen direkten Grund für den Entzug der Lizenz dar.

Der Wandel in der Compliance-Landschaft 2026: Jenseits der „echten Stellenangebote“

Die Aktualisierung vom März 2026 des Leitfadens „Arbeitnehmer und Zeitarbeitskräfte: Leitlinien für Sponsoren“ markiert einen bedeutenden Wendepunkt in der Sichtweise der britischen Regierung auf das Sponsoring-Verhältnis. Das Innenministerium definiert Sponsoring nun ausdrücklich als freiwillige Vergünstigung, über deren Gewährung es nach eigenem Ermessen entscheidet.

Mit der Einführung der neuen Definition der „berechtigten Stelle“ – die das bisherige Konzept der „echten Stellenvakanz“ ersetzt – wird verstärkt darauf geachtet, ob die Stelle die im Sponsorship Certificate (CoS) aufgeführten täglichen Aufgaben genau widerspiegelt.

Obligatorische Mitteilungen zu Arbeitnehmerrechten

Gemäß den neuen Leitlinien in Teil 1 und Teil 3 müssen die Sponsoren sicherstellen, dass die Arbeitnehmer umfassend über Folgendes informiert sind:

Nationaler Mindestlohn (NMW): Ansprüche und Schutz vor unrechtmäßigen Abzügen.
Arbeitszeitvorschriften: Maximale Wochenarbeitszeit und vorgeschriebene Ruhepausen.
Automatische Anmeldung zur betrieblichen Altersvorsorge: Rechte auf Beitritt und Austritt aus der betrieblichen Altersvorsorge.
Gesetzlicher Urlaub: Anspruch auf Krankengeld, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub und Jahresurlaub.
Gesundheit und Sicherheit: Das Recht auf ein sicheres Arbeitsumfeld.
Beschwerdeverfahren: Wie man Bedenken am Arbeitsplatz formell vorbringt, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.

Anhang D: Die Beweispflicht

Die goldene Regel für 2026 lautet: Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden. Um Abschnitt 5(l) von Anhang D zu erfüllen, müssen Ihre HR-Systeme bestimmte Nachweise aufbewahren. Zu den zulässigen Formaten gehören:

Schriftliche Bestätigung: Kopien von Briefen oder E-Mails, die an den Arbeitnehmer gesendet wurden und in denen seine Rechte ausführlich dargelegt sind.
Unterzeichnete Checklisten für die Einarbeitung: Ein vom Arbeitnehmer unterzeichnetes Dokument, in dem dieser bestätigt, dass er das Mitarbeiterhandbuch erhalten und verstanden hat.
Schulungsnachweise: Protokolle, aus denen hervorgeht, dass der Mitarbeiter an einer Schulung zum Thema „Einführung in das britische Arbeitsrecht“ teilgenommen oder ein internes E-Learning-Modul absolviert hat.

Durchsetzung der Zahlungsfristen

Ab dem 8. April 2026 wird die Einhaltung der Lohnvorschriften auf Basis der einzelnen Zahlungsperioden überwacht. Anstatt den Lohn über ein Jahr zu mitteln, prüft das Innenministerium, ob der Mindestlohn in jeder einzelnen Gehaltsabrechnung eingehalten wird. Dies ermöglicht durch den Datenaustausch mit der HMRC eine nahezu sofortige Erkennung von Unterzahlungen.

Empfehlungen für Personalabteilungen

Überprüfen Sie Ihren Einarbeitungsprozess: Aktualisieren Sie Ihre Einführungsunterlagen, indem Sie eine eigene „Erklärung zu den Arbeitnehmerrechten“ hinzufügen, und stellen Sie sicher, dass Sie eine digitale oder handschriftliche Empfangsbestätigung einholen.
Überprüfen Sie die Dateien in Anhang D: Führen Sie eine Probeprüfung Ihrer derzeitigen geförderten Mitarbeiter durch. Sollten Sie keine Aufzeichnungen über deren „Schulung zu Arbeitnehmerrechten“ finden, beheben Sie dies unverzüglich, indem Sie die Informationen nachträglich ausstellen.
Aktualisieren Sie das SMS umgehend: Nutzen Sie das Sponsor Management System (SMS), um Änderungen des Arbeitsortes oder Gehaltskürzungen (z. B. während unbezahlten Urlaubs) innerhalb von 10 Arbeitstagen zu melden, um Auslöser für einen „begründeten Verdacht“ zu vermeiden.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Können wir die Mitarbeiter einfach auf die Website GOV.UK verweisen?

Nein. Sie können zwar offizielle Quellen wie ACAS oder GOV.UK weitergeben, doch erwartet das Innenministerium von Arbeitgebern, dass sie nachweisen, dass die Arbeitnehmer die Informationen tatsächlich erhalten und verstanden haben. Ein bloßer Verweis auf eine Website reicht nicht aus – Sie müssen Nachweise (z. B. unterschriebene Bestätigungen oder Unterlagen zur Einarbeitung) aufbewahren, die belegen, dass der Arbeitnehmer informiert wurde.

Gilt diese Anforderung auch für Arbeitnehmer, die vor März 2026 vermittelt wurden?

Ja. Die Pflichten der Arbeitgeber zur Einhaltung der Vorschriften gelten fortlaufend. Auch bei Arbeitnehmern, die vor März 2026 eingestellt wurden, wird von den Arbeitgebern erwartet, dass sie sicherstellen, dass diese ihre Rechte und Pflichten verstehen. Es ist ratsam, eine Auffrischungsmitteilung zu versenden und Nachweise darüber aufzubewahren, dass diese Informationen weitergegeben wurden.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter sich weigert, die Checkliste für die Einarbeitung zu unterschreiben?

Eine Bürgschaft erfordert die Mitwirkung sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers. Wenn ein Arbeitnehmer sich weigert, die Nachweise zur Einhaltung der Vorschriften anzuerkennen, kann dies die Bürgschaft gefährden. Arbeitgeber sollten alle Versuche dokumentieren, die erforderlichen Informationen vorzulegen, um die Erfüllung ihrer Pflichten nachzuweisen.

Wie wirkt sich die „Visa-Bremse“ auf die Personalbeschaffung im Jahr 2026 aus?

Ab Ende März 2026 kann es für bestimmte Staatsangehörigkeiten zu vorübergehenden Bearbeitungsstopps (allgemein als „Visum-Bremse“ bezeichnet) bei bestimmten Visumkategorien wie dem Visum für Fachkräfte kommen. Arbeitgeber müssen die aktuellen Einwanderungsbestimmungen und die aktuellen Mitteilungen des Innenministeriums prüfen, bevor sie eine Sponsorenbescheinigung ausstellen, um sicherzustellen, dass der Bewerber die Voraussetzungen erfüllt.

Ist eine Überprüfung auf „tatsächliche Vakanzen“ weiterhin erforderlich?

Der traditionelle „Genuine Vacancy“-Test hat sich zur „Eligible Role“-Prüfung weiterentwickelt. Der Schwerpunkt liegt nun darauf, ob die Stelle tatsächlich den betrieblichen Anforderungen entspricht und mit der Stellenbeschreibung sowie den Anforderungen an das Qualifikationsniveau übereinstimmt, wodurch eine umfassendere und detailliertere Bewertung der Position erfolgt.

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