Wann können Ihre Mitarbeiter eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) für Großbritannien beantragen? Der HR-Leitfaden zum richtigen Zeitpunkt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr bester Ingenieur ist seit fünf Jahren in Großbritannien. Er ist bereit, einen Antrag auf eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung (ILR) zu stellen. Ihr Team beginnt, die Unterlagen zusammenzustellen. Dann überprüft jemand die Termine – und stellt fest, dass der Antrag erst in drei Wochen eingereicht werden kann, die Termine für die biometrische Erfassung bei UKVCAS jedoch bereits für die nächsten sechs Wochen ausgebucht sind. Sie geraten in Hektik. Vielleicht schaffen Sie es. Vielleicht auch nicht.

Das kommt öfter vor, als es sollte. Und fast immer liegt es an einer Sache: Niemand hat das genaue Datum der Anspruchsberechtigung früh genug berechnet.

Der Zeitplan für die unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) im Vereinigten Königreich ist nicht kompliziert, sobald man die Regeln kennt. Aber die Regeln sind gnadenlos – und das Jahr 2026 verleiht der Sache eine zusätzliche Dringlichkeit, die Ihr Team dazu zwingt, jetzt zu handeln.

Die 28-Tage-Regel: Das gnadenlose Zeitfenster

Ihre Mitarbeiter können den Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) frühestens 28 Tage vor Ablauf ihrer Wartezeit stellen. Das ist der früheste Zeitpunkt. Keinen Tag früher.

Die 28-Tage-Regel ist gnadenlos. Es ist ihr egal, dass Ihr Mitarbeiter erst in drei Wochen zurückkehrt. Sie lässt sich nicht von mildernden Umständen beeindrucken. Ein Tag zu früh bedeutet automatische Ablehnung – und die gesamte Antragsgebühr in Höhe von 2.885 £ verfällt. Das Innenministerium wird seine Entscheidung nicht revidieren. Es gibt keine Möglichkeit, gegen eine Ablehnung wegen geringfügiger Vorzeitigkeit Einspruch einzulegen.

Aus diesem Grund muss für jeden ILR-Fall in Ihrer Belegschaft ein genau berechnetes Anspruchsdatum vorliegen – keine Schätzung und kein grober Zeitrahmen. Das genaue Datum, das sich aus dem Ausstellungsdatum des Visums ergibt, muss bereits Monate im Voraus in Ihrem Personalverwaltungssystem erfasst werden.

Dieses 28-Tage-Fenster ist auch aus strategischer Sicht von Bedeutung. Die Termine für die biometrische Erfassung bei UKVCAS sind bereits Wochen im Voraus ausgebucht. Die Standardbearbeitung dauert bis zu 6 Monate. Sich zum frühestmöglichen rechtlichen Zeitpunkt in die Warteliste einzutragen, ist nicht nur erlaubt, sondern auch die klügste Vorgehensweise. Ihre Mitarbeiter können mithilfe des UK-ILR-Berechtigungsrechners von Jobbatical innerhalb weniger Minuten ihre genauen Qualifikations- und frühesten Antragsdaten überprüfen.

Was passiert, wenn das Visum Ihres Mitarbeiters vor dem Stichtag für die Erteilung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung (ILR) abläuft?

Dies ist eine häufig auftretende Lücke: Das Fachkräftevisum eines Mitarbeiters läuft einige Monate vor dem Zeitpunkt ab, zu dem er einen Antrag auf Daueraufenthaltsgenehmigung stellen kann. Sie müssen diese Lücke mit einer neuen Sponsoring-Bescheinigung überbrücken, wobei die von Ihnen festgelegte Laufzeit eine Kosten- und Risikoentscheidung ist und keine rechtliche. Die Laufzeit der Sponsoring-Bescheinigung hat keinen Einfluss darauf, ob der Mitarbeiter die Voraussetzungen für eine Daueraufenthaltsgenehmigung (ILR) erfüllt. Sie wirkt sich lediglich darauf aus, wie viel Sie im Voraus bezahlen und wie viel Spielraum Sie rund um das Stichtag haben.

Da die „Immigration Skills Charge“ (ISC) bei der Ausstellung des CoS im Voraus gezahlt wird, minimiert eine kürzere Überbrückungsfrist die derzeit anfallenden Kosten. Ein einjähriges CoS deckt eine Lücke von weniger als 12 Monaten für ein einziges Jahr ISC ab (480 £ für kleine oder gemeinnützige Sponsoren, 1.320 £ für mittlere oder große Sponsoren) und beinhaltet zudem eine geringere Visumgebühr. Eine dreijährige CoS zur Überbrückung derselben Lücke bedeutet, dass Jahre im Voraus bezahlt werden, die der Mitarbeiter im Rahmen dieser Bescheinigung niemals nutzen wird. Der Nachteil ist das Risiko bei einer erneuten Beantragung: Wenn sich die Erteilung des ILR verzögert, abgelehnt wird oder die Aufenthaltsfrist zurückgesetzt wird, kann eine einjährige Überbrückung eine zweite kostenpflichtige Verlängerung erforderlich machen.

Wann ein einjähriger CoS die richtige Entscheidung ist

• Keine Fehlzeiten, deutlich innerhalb der gleitenden 180-Tage-Frist
• Stabile Rolle, keine Änderung des SOC-Codes oder Beförderung in der Mitte der Übergangsphase zu erwarten
• Keine früheren Ablehnungen von Visaanträgen oder Anträgen auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR)
• Der Mitarbeiter ist eindeutig auf dem besten Weg, zum frühestmöglichen Zeitpunkt in den Ruhestand zu treten

Wann sich die zusätzlichen Kosten für einen dreijährigen CoS lohnen

• Abwesenheiten kurz vor der 180-Tage-Grenze, die den Stichtag nach hinten verschieben könnten
• Eine wahrscheinliche Rollenänderung, die ohnehin einen neuen CoS erfordern würde
• Eine Übersicht über abgelehnte oder beanstandete Anträge
• Es bestehen ernsthafte Zweifel, dass der Mitarbeiter die Zahlung fristgerecht leisten wird

Unabhängig davon, für welche Aufenthaltsdauer Sie sich entscheiden, sollten Sie vor dem Stichtag für die ILR-Berechtigung einen Puffer von mindestens zwei Monaten einplanen. Fehlkalkulationen bei der Abwesenheitsdauer und die Bearbeitungszeit durch das Innenministerium können dazu führen, dass der Zeitpunkt der Berechtigung später als erwartet eintritt, und ein zu knapper Zeitrahmen lässt keinen Spielraum, um diese Verzögerung aufzufangen. Planen Sie die Verlängerung so, dass der Aufenthalt nie unterbrochen wird, da eine Lücke den ununterbrochenen Aufenthalt unterbricht und die Frist für die Niederlassung vollständig zum Stillstand bringt.

Ein Hinweis zum Anwendungsbereich:

• Dies gilt für Arbeitnehmer, die den vor April 2026 eingeführten fünfjährigen Weg für Fachkräfte beschreiten, sowie für Hochverdiener und Beschäftigte im Gesundheitswesen oder im Bildungswesen, die im Rahmen des „Earned Settlement“-Programms möglicherweise noch innerhalb von drei bis fünf Jahren eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung erhalten können. 
• Die meisten Arbeitnehmer, die nach der Änderung der Vorschriften ihre Tätigkeit aufgenommen haben, müssen nun eine längere Wartezeit einhalten, was die gesamte Berechnung der Überbrückungsfrist neu gestaltet.
  In unserem Leitfaden zu den Änderungen bei der Verdienstabrechnung im Vereinigten Königreich erfahren Sie, wie die Situation Ihres Mitarbeiters aussieht. Um die tatsächlichen Gebühren für eine bestimmte Überbrückungsfrist zu berechnen, nutzen Sie den Kostenrechner für die Verlängerung der Visumsponsoring-Verpflichtung im Vereinigten Königreich und informieren Sie sich in unserem Leitfaden zur „Immigration Skills Charge“ darüber, wie sich die ISC bei einer verkürzten CoS verhält.

Die „Absence-Falle“: Das Risiko, das sich hinter Ihren Reisegenehmigungen verbirgt

Hier ist ein Szenario, das häufiger vorkommt, als den meisten Personalabteilungen bewusst ist.

Ein Mitarbeiter verbrachte im zweiten Jahr seines Fachkräftevisums vier Monate im Ausland, um eine Produkteinführung zu unterstützen. Damals hat niemand darauf hingewiesen – es handelte sich um eine Geschäftsreise, nicht um eine Einwanderungsangelegenheit. Drei Jahre später, bei der Beantragung des ILR, zeigt die Überprüfung des rollierenden Zeitfensters, dass in diesem bestimmten 12-Monats-Zeitraum 190 Tage außerhalb des Vereinigten Königreichs verbracht wurden. Der Antrag kann nicht weiterbearbeitet werden. Es gibt keine Möglichkeit, gegen eine schlechte Planung Einspruch einzulegen.

Die 180-Tage-Regel funktioniert nicht so, wie die meisten Menschen annehmen. Es handelt sich nicht um eine Begrenzung auf das Kalenderjahr. Vielmehr wird ein rollierender 12-Monats-Zeitraum geprüft – jeder aufeinanderfolgende 12-Monats-Zeitraum innerhalb der Anspruchszeiträume wird separat bewertet. Eine Phase mit vielen Dienstreisen, die mitten in einem fünfjährigen Anspruchszeitraum liegt, kann die ununterbrochene Aufenthaltsdauer unterbrechen, selbst wenn die Gesamtzahl der Abwesenheitstage des Mitarbeiters auf den ersten Blick in Ordnung erscheint.

Geschäftsreisen sind das versteckte ILR-Risiko, dessen sich die meisten Personalabteilungen gar nicht bewusst sind. Jeder Auslandseinsatz, jeder längere Kundenbesuch, jede Projektentsendung – all das zählt. Private Urlaubsreisen und Geschäftsreisen werden vom Innenministerium gleich behandelt.

Wenn Ihr Unternehmen in Großbritannien ansässige Fachkräfte regelmäßig ins Ausland entsendet, müssen Sie deren kumulierte Fehlzeiten während des gesamten Qualifizierungszeitraums anhand der ILR-Schwellenwerte überwachen – und nicht erst, wenn sie kurz vor der Qualifizierung stehen.

Es gibt eine Frist, über die Ihr HR-Team Bescheid wissen muss

Die britische Regierung hat bestätigt, dass die Wartezeit für den Erwerb einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung (ILR) für die meisten Einwanderungswege von 5 auf 10 Jahre verlängert wird. Die Umsetzung wird für Herbst 2026 erwartet. Derzeit gilt noch die bisherige 5-Jahres-Regelung. Die Übergangsregelungen – wer davon profitiert und wer nicht – wurden jedoch noch nicht veröffentlicht.

Falls Sie Mitarbeiter haben, die ihre 5-Jahres-Marke erreichen, bevor diese Änderungen in Kraft treten, gelten für sie weiterhin die derzeitigen Regelungen – allerdings nur, wenn sie diese rechtzeitig beantragen. Mitarbeiter, die sich diesem Meilenstein nähern, sollten das 28-tägige Zeitfenster nutzen und ihren Antrag unverzüglich einreichen.

Für Mitarbeiter, die in den letzten zwei bis drei Jahren eingestellt wurden, sollten Sie bereits jetzt mit der Modellierung der Zeitpläne für beide Szenarien beginnen. Die neuesten Änderungen können Sie auf der Seite „Earned Settlement Updates“ von Jobbatical für Großbritannien verfolgen, sobald die Regierung die Regelungen endgültig festlegt. Wenn Ihr Mitarbeiter einen engen Reiseplan hat oder nach Erhalt der Aufenthaltsgenehmigung dringend mit der Arbeit beginnen muss, kann Ihnen das Verständnis der „Priority“- und „Super Priority“-Dienste dabei helfen, die schnellste Bearbeitungsoption für den Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) auszuwählen.

ILR-Wartezeiten nach Visumskategorie

Was Ihr HR-Team tun muss – und wann

Die gute Nachricht: Der Zeitplan für ILR lässt sich problemlos einhalten, wenn Sie die richtigen Auslöser in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Hier ist der Mindestzeitrahmen, den Sie einhalten sollten:

• 6 Monate vor Erreichen der Anspruchsberechtigung: Erfassen Sie das genaue Datum der ILR-Anspruchsberechtigung für jeden Mitarbeiter. Beginnen Sie damit, die fortlaufenden Abwesenheitsdaten zu überwachen, und kennzeichnen Sie alle Mitarbeiter, die sich innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten der Marke von mehr als 150 Tagen im Ausland nähern.
• 3 Monate vorher: Beginnen Sie mit der Zusammenstellung der Unterlagen – Gehaltsabrechnungen, P60-Formulare, Reiseunterlagen. Decken Sie eventuelle Lücken oder Unstimmigkeiten bereits jetzt auf, nicht erst in der Woche vor der Einreichung.
• 6–8 Wochen vorher: Vereinbaren Sie einen Termin für die biometrische Erfassung bei UKVCAS. Die Termine sind schnell ausgebucht, besonders in London. Wenn Sie damit zu lange warten, gehen Sie ein Risiko ein.‍
• 28 Tage vor dem Stichtag: Reichen Sie den Antrag ein. Das Schreiben des Arbeitgebers muss innerhalb eines Monats vor Einreichung datiert sein; verfassen Sie es daher erst kurz vor diesem Zeitpunkt und nicht schon Wochen vorher.

Für Teams, die 10, 50 oder mehr als 200 internationale Mitarbeiter betreuen, liegt die größte Herausforderung darin, den Überblick über die unterschiedlichen Visumsbeginntermine zu behalten. Wenn Sie abwägen, ob Sie die ILR-Verwaltung intern durchführen oder Unterstützung hinzuziehen sollen, liefert die Kostenvergleichsrechnung zwischen ILR-Managed-Service und interner Verwaltung die konkreten Zahlen für eine Belegschaft von 500 Mitarbeitern.

Der von Jobbatical angebotene Managed Service für die ILR in Großbritannien übernimmt die Überwachung der Anspruchsvoraussetzungen, die Berechnung von Abwesenheiten, die Koordination von Unterlagen sowie die Kommunikation mit dem Innenministerium für Ihr gesamtes Team, damit die ILR nicht jedes Mal zu einer hektischen Angelegenheit wird.

Der ILR-Tag ist eigentlich ein guter Tag 🙂

Sobald Ihr Mitarbeiter eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) besitzt, endet Ihre Sponsoring-Verpflichtung gegenüber dieser Person.

✅ Keine Verlängerung der Sponsorenbescheinigung mehr.
✅ Keine Überwachung des Visumablaufs mehr.
✅ Keine Meldepflichten gegenüber dem Innenministerium mehr.
💪Aus rechtlicher Sicht sind sie praktisch mit einem fest in Großbritannien ansässigen Arbeitnehmer gleichgestellt.

Fünf Jahre sorgfältige Verwaltung – Abwesenheiten erfassen, Visa verlängern, die Einhaltung der Sponsorenlizenz sicherstellen – zahlen sich in einem einzigen Genehmigungsbescheid aus.
Und die damit verbundene Erleichterung ist echt, sowohl für Ihren Mitarbeiter als auch für Ihr Team. 🏆

Um das reibungslos zu regeln, muss man einfach früh genug mit den Vorbereitungen beginnen. Wenn Sie den Unterschied zwischen dem ILR und dem EU-Settled-Status für Mitarbeiter verstehen möchten, die auf unterschiedlichen Wegen nach Großbritannien gekommen sind, finden Sie die wichtigsten Unterschiede im Leitfaden „ILR vs. Settled Status “.

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