Wann können Ihre Mitarbeiter eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) für Großbritannien beantragen? Der HR-Leitfaden zum richtigen Zeitpunkt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr bester Ingenieur ist seit fünf Jahren in Großbritannien. Er ist bereit, einen Antrag auf eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung (ILR) zu stellen. Ihr Team beginnt, die Unterlagen zusammenzustellen. Dann überprüft jemand die Termine – und stellt fest, dass der Antrag erst in drei Wochen eingereicht werden kann, die Termine für die biometrische Erfassung bei UKVCAS jedoch bereits für die nächsten sechs Wochen ausgebucht sind. Sie geraten in Hektik. Vielleicht schaffen Sie es. Vielleicht auch nicht.

Das kommt öfter vor, als es sollte. Und fast immer liegt es an einer Sache: Niemand hat das genaue Datum der Anspruchsberechtigung früh genug berechnet.

Der Zeitplan für die unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) im Vereinigten Königreich ist nicht kompliziert, sobald man die Regeln kennt. Aber die Regeln sind gnadenlos – und das Jahr 2026 verleiht der Sache eine zusätzliche Dringlichkeit, die Ihr Team dazu zwingt, jetzt zu handeln.

Die 28-Tage-Regel: Das gnadenlose Zeitfenster

Ihre Mitarbeiter können den Antrag auf eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) frühestens 28 Tage vor Ablauf ihrer Wartezeit stellen. Das ist der früheste Zeitpunkt. Keinen Tag früher.

Die 28-Tage-Regel ist gnadenlos. Es ist ihr egal, dass Ihr Mitarbeiter erst in drei Wochen zurückkehrt. Sie lässt sich nicht von mildernden Umständen beeindrucken. Ein Tag zu früh bedeutet automatische Ablehnung – und die gesamte Antragsgebühr in Höhe von 2.885 £ verfällt. Das Innenministerium wird seine Entscheidung nicht revidieren. Es gibt keine Möglichkeit, gegen eine Ablehnung wegen geringfügiger Vorzeitigkeit Einspruch einzulegen.

Aus diesem Grund muss für jeden ILR-Fall in Ihrem Personalbestand ein genau berechnetes Datum für die Anspruchsberechtigung vorliegen – keine Schätzung und kein grober Zeitrahmen. Das genaue Datum, das sich aus dem Ausstellungsdatum des Visums ergibt, muss bereits Monate im Voraus in Ihrem HR-System erfasst werden.

Dieses 28-tägige Zeitfenster ist auch strategisch von Bedeutung. Die Termine für die biometrische Erfassung bei UKVCAS sind bereits Wochen im Voraus ausgebucht. Die reguläre Bearbeitungszeit beträgt bis zu 6 Monate. Sich zum frühestmöglichen rechtlichen Zeitpunkt in die Warteliste einzutragen, ist nicht nur erlaubt – es ist der klügste Schachzug. Ihre Mitarbeiter können mithilfe des UK-ILR-Berechtigungsrechners von Jobbatical innerhalb weniger Minuten ihre genauen Qualifikations- und frühesten Antragsdaten ermitteln.

Die „Absence-Falle“: Das Risiko, das sich hinter Ihren Reisegenehmigungen verbirgt

Hier ist ein Szenario, das häufiger vorkommt, als den meisten Personalabteilungen bewusst ist.

Ein Mitarbeiter verbrachte im zweiten Jahr seines Fachkräftevisums vier Monate im Ausland, um eine Produkteinführung zu unterstützen. Damals hat niemand darauf hingewiesen – es handelte sich um eine Geschäftsreise, nicht um eine Einwanderungsangelegenheit. Drei Jahre später, bei der Beantragung des ILR, zeigt die Überprüfung des rollierenden Zeitfensters, dass in diesem bestimmten 12-Monats-Zeitraum 190 Tage außerhalb des Vereinigten Königreichs verbracht wurden. Der Antrag kann nicht weiterbearbeitet werden. Es gibt keine Möglichkeit, gegen eine schlechte Planung Einspruch einzulegen.

Die 180-Tage-Regel funktioniert nicht so, wie die meisten Menschen annehmen. Es handelt sich nicht um eine Begrenzung auf das Kalenderjahr. Vielmehr wird ein rollierender 12-Monats-Zeitraum geprüft – jeder aufeinanderfolgende 12-Monats-Zeitraum innerhalb der Anspruchszeiträume wird separat bewertet. Eine Phase mit vielen Dienstreisen, die mitten in einem fünfjährigen Anspruchszeitraum liegt, kann die ununterbrochene Aufenthaltsdauer unterbrechen, selbst wenn die Gesamtzahl der Abwesenheitstage des Mitarbeiters auf den ersten Blick in Ordnung erscheint.

Geschäftsreisen sind das versteckte ILR-Risiko, dessen sich die meisten Personalabteilungen gar nicht bewusst sind. Jeder Auslandseinsatz, jeder längere Kundenbesuch, jede Projektentsendung – all das zählt. Private Urlaubsreisen und Geschäftsreisen werden vom Innenministerium gleich behandelt.

Wenn Ihr Unternehmen in Großbritannien ansässige Fachkräfte regelmäßig ins Ausland entsendet, müssen Sie deren kumulierte Fehlzeiten während des gesamten Qualifizierungszeitraums anhand der ILR-Schwellenwerte überwachen – und nicht erst, wenn sie kurz vor der Qualifizierung stehen.

Es gibt eine Frist, über die Ihr HR-Team Bescheid wissen muss

Die britische Regierung hat bestätigt, dass die Wartezeit für den dauerhaften Aufenthaltsstatus (ILR) für die meisten Einwanderungswege von 5 auf 10 Jahre verlängert wird. Die Umsetzung wird für Herbst 2026 erwartet. Derzeit gilt noch die derzeitige 5-Jahres-Regelung. Die Übergangsregelungen – wer davon profitiert und wer nicht – wurden jedoch noch nicht veröffentlicht.

Einwanderungsanwälte sind sich einig: Warten Sie nicht. Wenn Sie Mitarbeiter haben, die ihre 5-Jahres-Frist erreichen, bevor diese Änderungen in Kraft treten, gelten für sie weiterhin die aktuellen Vorschriften – allerdings nur, wenn sie den Antrag rechtzeitig stellen. Mitarbeiter, die sich diesem Meilenstein nähern, sollten das 28-Tage-Fenster nutzen und den Antrag unverzüglich einreichen.

Für Mitarbeiter, die in den letzten zwei bis drei Jahren eingestellt wurden, sollten Sie bereits jetzt mit der Modellierung der Zeitpläne für beide Szenarien beginnen. Die neuesten Änderungen können Sie auf der Seite „Earned Settlement Updates“ von Jobbatical für Großbritannien verfolgen, sobald die Regierung die Regelungen endgültig festgelegt hat.

ILR-Wartezeiten nach Visumskategorie

Was Ihr HR-Team tun muss – und wann

Die gute Nachricht: Der Zeitplan für ILR lässt sich problemlos einhalten, wenn Sie die richtigen Auslöser in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Hier ist der Mindestzeitrahmen, den Sie einhalten sollten:

• 6 Monate vor Erreichen der Anspruchsberechtigung: Erfassen Sie das genaue Datum der ILR-Anspruchsberechtigung für jeden Mitarbeiter. Beginnen Sie damit, die fortlaufenden Abwesenheitsdaten zu überwachen, und kennzeichnen Sie alle Mitarbeiter, die sich innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten der Marke von mehr als 150 Tagen im Ausland nähern.
• 3 Monate vorher: Beginnen Sie mit der Zusammenstellung der Unterlagen – Gehaltsabrechnungen, P60-Formulare, Reiseunterlagen. Decken Sie eventuelle Lücken oder Unstimmigkeiten jetzt auf, nicht erst in der Woche vor der Einreichung.
• 6–8 Wochen vorher: Vereinbaren Sie einen Termin für die biometrische Erfassung bei UKVCAS. Die Termine sind schnell ausgebucht, besonders in London. Wenn Sie damit zu lange warten, gehen Sie ein Risiko ein.‍
• 28 Tage vor dem Stichtag: Reichen Sie den Antrag ein. Das Arbeitgeberzeugnis darf nicht älter als einen Monat sein – verfassen Sie es daher erst kurz vor dem Stichtag und nicht schon Wochen vorher.

Für Teams, die 10, 50 oder mehr als 200 internationale Mitarbeiter betreuen, liegt die größte Herausforderung darin, den Überblick über die unterschiedlichen Visumsbeginntermine zu behalten. Wenn Sie abwägen, ob Sie die ILR-Verwaltung intern durchführen oder Unterstützung hinzuziehen sollen, liefert die Kostenvergleichsrechnung zwischen ILR-Managed-Service und interner Verwaltung die konkreten Zahlen für eine Belegschaft von 500 Mitarbeitern.

Der von Jobbatical angebotene Managed Service für die ILR-Verfahren in Großbritannien übernimmt für Ihr gesamtes Team die Überwachung der Anspruchsvoraussetzungen, die Berechnung von Abwesenheiten, die Koordination der Unterlagen sowie die Kommunikation mit dem Innenministerium – damit die ILR-Verfahren nicht jedes Mal zu einer hektischen Angelegenheit werden.

Der ILR-Tag ist eigentlich ein guter Tag

Sobald Ihr Mitarbeiter eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung (ILR) besitzt, endet Ihre Sponsoring-Verpflichtung für diese Person. Es sind keine Verlängerungen der Sponsoring-Bescheinigung mehr erforderlich. Sie müssen den Ablauf des Visums nicht mehr im Auge behalten. Es bestehen keine Meldepflichten gegenüber dem Innenministerium mehr. Aus rechtlicher Sicht sind sie damit einem Arbeitnehmer mit festem Wohnsitz im Vereinigten Königreich gleichgestellt.

Fünf Jahre sorgfältiger Verwaltung – Abwesenheiten erfassen, Visa verlängern, die Einhaltung der Sponsorenlizenz sicherstellen – zahlen sich in einem einzigen Genehmigungsschreiben aus. Und die damit verbundene Erleichterung ist echt, sowohl für Ihren Mitarbeiter als auch für Ihr Team.

Um das reibungslos zu regeln, muss man einfach früh genug mit den Vorbereitungen beginnen. Wenn Sie den Unterschied zwischen dem ILR und dem EU-Settled-Status für Mitarbeiter verstehen möchten, die auf unterschiedlichen Wegen nach Großbritannien gekommen sind, finden Sie die wichtigsten Unterschiede im Leitfaden „ILR vs. Settled Status “.

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