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Seit März 2026 hat Deutschland den Übergang von einer fragmentierten regionalen Bearbeitung zu einer einheitlichen digitalen Infrastruktur vollzogen. Die Work and Stay Agency (WSA) ist nun die zentrale Anlaufstelle für Fachkräftezuwanderung. Für Personalabteilungen bedeutet dies das Ende des „Hin- und Herpendelns“ von Papierakten zwischen derBundesagentur für Arbeit und den lokalen Ausländerbehörden. Durch die Nutzung der neuen WSA-API können Unternehmen nun Visumanträge direkt über ihre internen Dashboards auslösen, was den Verwaltungsaufwand und die Zeit bis zur Einstellung erheblich reduziert.
Die Entwicklung der WSA: Von digitalen Formularen hin zu integrierten Ökosystemen
Jahrelang wurde die Einwanderung in Deutschland durch „die drei Tore“ geprägt: das Konsulat, die Bundesagentur für Arbeit und die örtliche Ausländerbehörde. Die Agentur für Arbeit und Aufenthalt (WSA), deren Einführung bis 2026 geplant ist, fasst diese drei Bereiche zu einer einzigen digitalen Anlaufstelle zusammen.
1. Die „Once-Only“-Dokumentenarchitektur
Unter dem bisherigen System legten Arbeitgeber oft denselben Arbeitsvertrag und denselben Unternehmensauszug mehrfach bei verschiedenen Behörden vor. Die WSA-Plattform setzt das „Once-Only“-Prinzip um. Sobald ein Dokument über das sichere Arbeitgeberportal hochgeladen wurde, wird es kryptografisch gesichert an alle Behörden weitergeleitet.
- Offizielle Referenz: Die technischen Konformitätsstandards finden Sie in der Übersicht über die digitalen Dienste der Bundesagentur für Arbeit.
2. Automatisierte „Vorabprüfungen“ über API
Die wichtigste Neuerung für das Jahr 2026 ist die Erweiterung der WSA-API für Arbeitgeber. Damit können Mobilitätsteams in Unternehmen:
- Stellenbeschreibungen abgleichen: Ordnen Sie interne Stellen direkt dem Klassifizierungssystem der Bundesagentur für Arbeit zu.
- Echtzeit-Verfolgung: Erhalten Sie automatische Statusbenachrichtigungen, sobald eine Arbeitsmarktprüfung abgeschlossen ist oder ein Visum ausgestellt wurde.
- Standardisierte Verträge: Verwenden Sie maschinenlesbare Vertragsvorlagen, die das WSA-System mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) sofort überprüfen kann.
3. Meldepflichten für neue Arbeitgeber (§ 45c)
Der digitale Wandel bringt eine größere Verantwortung mit sich. Seit dem 1. Januar 2026 müssen alle Arbeitgeber, die Drittstaatsangehörige einstellen, ihre Mitarbeiter spätestens am ersten Arbeitstag über ihr Recht auf kostenlose arbeitsrechtliche Beratung informieren (z. B. über „Fair Integration“-Zentren).
- HR-Maßnahme: Laden Sie die offizielle mehrsprachige Broschüre vom Portal „Make it in Germany“ herunter und integrieren Sie sie in Ihren automatisierten Onboarding-Workflow.
Häufig gestellte Fragen zur Arbeits- und Aufenthaltsagentur (WSA) für Personalwesen
Nein. Die WSA dient als zentrale digitale Schnittstelle und Koordinationsinstanz, doch die endgültige rechtliche Entscheidung liegt weiterhin bei der zuständigen Behörde (z. B. der Ausländerbehörde oder der Bundesagentur für Arbeit). Die wesentliche Änderung besteht darin, dass Arbeitgeber und Bewerber nicht mehr separat mit mehreren Behörden interagieren müssen – die WSA übernimmt die gesamte Koordination im Hintergrund.
Ja. Das Fast-Track-Verfahren steht weiterhin zur Verfügung, ist nun jedoch in das WSA-System integriert. Die Gebühr in Höhe von 411 € wird über das Portal abgewickelt, und die erforderlichen Unterlagen – wie beispielsweise dieErklärung zum Beschäftigungsverhältnis – werden in digitaler Form eingereicht.
Das WSA unterstützt sowohl Statusänderungen im Land selbst als auch Visumanträge für die Einreise. Unabhängig davon, ob der Antragsteller eine neue Genehmigung, eine Verlängerung oder eine Erneuerung beantragt, folgt das System dem „Once-Only“-Prinzip – das heißt, bereits eingereichte Daten müssen nicht erneut eingegeben werden, was den Verwaltungsaufwand verringert.
Nein. Das WSA-Portal ist sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch verfügbar und somit für internationale Arbeitgeber und Bewerber zugänglich. Dies steht im Einklang mit den allgemeinen Bemühungen Deutschlands, administrative Hürden für internationale Fachkräfte abzubauen.
Die WSA-API nutzt eine durchgängige Verschlüsselung und wird auf einer sicheren Infrastruktur der Bundesbehörden gehostet. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass ihre HR-Systeme so konfiguriert sind, dass sie die erforderlichen Einwilligungen zur Datenweitergabe im Einklang mit der DSGVO und dem deutschen Aufenthaltsgesetz verarbeiten können, insbesondere bei der Übermittlung von Mitarbeiterdaten über integrierte Systeme.
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