Bearbeitungsdauer bei einem Arbeitgeberwechsel in Deutschland: Der tatsächliche Zeitplan für die Personalabteilung (2026)

Einführung

Jeder Personalverantwortliche, der in Deutschland einen ausländischen Mitarbeiter einstellt, stellt sich irgendwann dieselbe Frage: „Wie lange wird das eigentlich dauern?“

Die Antwort, die sie normalerweise erhalten – vier bis acht Wochen – ist technisch gesehen nur unter ganz bestimmten, idealen Bedingungen zutreffend. Für die meisten Fälle, in denen ein Arbeitgeber tatsächlich wechselt, ist dies kein brauchbarer Richtwert für die Planung.

Dieser Leitfaden richtet sich speziell an Personalverantwortliche und Global-Mobility-Teams, die Einarbeitungszeitpläne planen, Kündigungsfristen verwalten und mit Bewerbern und Stakeholdern aus dem Unternehmen Erwartungen hinsichtlich des Arbeitsbeginns abstimmen müssen. Er geht über die üblichen Schätzungen hinaus und beleuchtet, welche Faktoren die Bearbeitungszeit tatsächlich beeinflussen, in welchen Städten die Bearbeitung am längsten dauert, welche Fälle zwingend zusätzliche Prüfungsphasen erfordern und wie man einen realistischen Planungskalender erstellt.

Wenn Sie einen allgemeinen Überblick über den Arbeitgeberwechsel an sich suchen – also die einzelnen Schritte, erforderlichen Unterlagen und Zulassungskriterien –, finden Sie diesen im Jobbatical-Service „Arbeitgeberwechsel in Deutschland“. Der vorliegende Artikel konzentriert sich ausschließlich auf den zeitlichen Ablauf und geht dabei so detailliert auf die einzelnen Schritte ein, wie es die Serviceübersicht nicht leisten kann.

Bearbeitungszeit bei einem Arbeitgeberwechsel in Deutschland: Warum 4–8 Wochen nicht ausreichen, um entsprechend zu planen

Die geschätzte Bearbeitungszeit von 4 bis 8 Wochen bezieht sich auf den Zeitraum zwischen der Einreichung eines vollständigen Antrags bei der Ausländerbehörde und dem Erhalt eines Bescheids. Nicht enthalten sind:

• Die Wartezeit für einen Termin, bevor man überhaupt einen Antrag stellen kann – was in Städten wie Berlin allein schon 4 bis 8 Wochen zusätzlich zu allem anderen bedeuten kann.
• Die Bearbeitungszeit für die Unterlagen sowohl auf Arbeitgeber- als auch auf Arbeitnehmerseite, einschließlich beglaubigter Übersetzungen, Apostillen und Arbeitgebererklärungen – in der Regel 1–2 Wochen, wenn alles reibungslos verläuft, 3–4 Wochen, wenn Unterlagen aus dem Ausland beschafft werden müssen.
• Gegebenenfalls Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit – ein völlig eigenständiges Verfahren, das parallel oder nacheinander abläuft und je nach Art der Genehmigung eine Verzögerung von 2 bis 6 Wochen mit sich bringt.
• Bearbeitungszeit für die Ausstellung der Aufenthaltskarte nach Erlass des Genehmigungsbescheids – die Herstellung der physischen Blue Card bzw. der Aufenthaltskarte sowie deren persönliche Abholung dauern weitere 2–3 Wochen.
• Ablehnungs- und Nachreichungsrunden, falls Unterlagen unvollständig sind oder die Behörde zusätzliche Informationen anfordert – jede Runde verlängert den Prozess um 2 bis 6 Wochen und setzt Teile der Frist zurück.

Die Zahl, auf die sich Personalabteilungen bei ihrer Planung tatsächlich stützen sollten

Verwenden Sie den Zeitraum von 4 bis 8 Wochen nur, wenn Sie die Prüfungsphase der Behörde isoliert beschreiben – niemals als Angabe gegenüber einem Personalverantwortlichen, der fragt, wann sein neuer Mitarbeiter anfangen kann.

Wechsel des Arbeitgebers in Deutschland: 4 Schritte und Fristen

Die meisten Personalabteilungen betrachten den Arbeitgeberwechsel als einen einzigen Prozess. In der Praxis umfasst er jedoch vier Phasen, von denen jede ihren eigenen Zeitplan, ihre eigenen Abhängigkeiten und ihre eigenen Schwachstellen hat. Zu wissen, wo man sich in jeder Phase befindet, ist entscheidend, um genaue Schätzungen abgeben zu können.

Phase 1 – Vorbereitungen vor der Bewerbung (1–4 Wochen, vom Arbeitgeber zu organisieren)

Dies ist die Phase, die Personalabteilungen am meisten unterschätzen. Noch bevor die Bewerbung überhaupt eingereicht werden kann, muss der Arbeitgeber die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ (das Formular ist auf der Website des BAMF zum Herunterladen verfügbar) ausfüllen. Der Arbeitnehmer muss seine Aufenthaltsdokumente, den neuen Arbeitsvertrag, Qualifikationsnachweise und die Krankenversicherungsbescheinigung zusammenstellen. Bei Dokumenten, die außerhalb Deutschlands ausgestellt wurden, sind beglaubigte Übersetzungen und in manchen Fällen Apostillen erforderlich.

Die Dauer dieses Schritts liegt fast vollständig in Ihrer Hand. Unternehmen, die über eine Standardvorlage für die Arbeitgebererklärung und eine klare Checkliste für die Unterlagen verfügen, schaffen diese Phase in 3–5 Tagen. Bei Unternehmen, die dies zum ersten Mal tun, dauert es in der Regel 2–3 Wochen.

Schritt 2 – Terminvereinbarung bei der Ausländerbehörde (1 Tag bis 8 Wochen – je nach Stadt)

Dies ist die Phase, die Personalabteilungen am häufigsten überrascht, da sie bereits vor Beginn des formellen Verfahrens stattfindet und die Wartezeiten je nach Stadt sehr unterschiedlich sind. In Stuttgart oder Kiel ist unter Umständen schon innerhalb weniger Tage ein Termin verfügbar. In Berlin beträgt die Wartezeit in der Regel 4 bis 8 Wochen – und diese Wartezeit beginnt bereits mit dem Versuch, einen Termin zu vereinbaren, nicht erst, wenn die Unterlagen vorliegen.

Der entscheidende Tipp: Vereinbaren Sie den Termin, sobald das Angebotsschreiben unterzeichnet ist, und nicht erst, wenn die Unterlagen fertig sind. In Städten mit hoher Nachfrage können die Vorbereitung der Unterlagen und das Warten auf einen Termin parallel erfolgen. Wenn Sie zuerst den Termin vereinbaren und die Unterlagen während der Wartezeit zusammenstellen, verkürzt sich der Gesamtzeitrahmen allein in Berlin um 3–5 Wochen.

Phase 3 – Prüfung und Entscheidung durch die Behörde (2–12 Wochen, von der Behörde abhängig)

Sobald der Termin stattgefunden hat und der Antrag eingereicht wurde, beginnt die Frist für die behördliche Prüfung. Diese Phase variiert je nach Art der Genehmigung:

• Blaue Karte nach 12 Monaten: Keine behördliche Genehmigung erforderlich. Es muss lediglich das Zusatzblatt aktualisiert werden – Verwaltungsaufwand: 1–2 Wochen.
• Blaue Karte, erste 12 Monate: Die Behörden haben ab dem Zeitpunkt der Benachrichtigung 30 Tage Zeit, um zu entscheiden. Wenn sie den Antrag nicht innerhalb von 30 Tagen ablehnen, gilt die Änderung automatisch als genehmigt. In der Praxis liegen die meisten Entscheidungen bei vollständigen Anträgen innerhalb von 2 bis 4 Wochen vor.
• Visum für Fachkräfte (ohne Arbeitsmarktprüfung): 4–6 Wochen nach vollständiger Einreichung.
• Fachkräftevisum (mit Arbeitsmarktprüfung): 8–12 Wochen, da zunächst die Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit abgeschlossen werden muss – siehe Abschnitt 5.
• Allgemeine Arbeitserlaubnis § 18: 8–14 Wochen. Wird in den meisten Gemeinden wie ein im Wesentlichen neuer Antrag behandelt.

Herstellung und Abholung der Genehmigungsausweise (2–3 Wochen, feststehend)

Nach Erlass des Genehmigungsbescheids wird die physische Aufenthaltskarte ausgestellt. Dies dauert 2–3 Wochen und kann nicht beschleunigt werden. Wichtiger Hinweis für die Planung: Der Arbeitnehmer kann in der Regel bereits nach Erhalt der schriftlichen Genehmigung seine Arbeit aufnehmen, nicht erst, wenn die physische Karte eintrifft. Lassen Sie sich dies in jedem Einzelfall schriftlich bestätigen – für die Arbeitserlaubnis ist der schriftliche Bescheid maßgeblich.

Änderung des Zeitplans für den Arbeitgeberwechsel nach Städten

Jede Ausländerbehörde arbeitet eigenständig. Sie unterliegen zwar denselben rechtlichen Rahmenbedingungen, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich Personalausstattung, Terminvergabesystemen und Bearbeitungskapazitäten. Die Gesamtdauer für dieselbe Art von Aufenthaltsgenehmigung kann je nach der Stadt, in der der Antragsteller gemeldet ist, erheblich variieren.

Die Regel zur Meldeadresse – und ihre Auswirkungen auf die Planung

Der Mitarbeiter muss den Antrag bei der Ausländerbehörde stellen, bei der er gemeldet ist (Anmeldung), und nicht dort, wo er arbeiten wird. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter in Berlin gemeldet ist, aber in Ihrer Münchner Niederlassung arbeiten wird, muss er sich an die Wartezeiten für Termine in Berlin halten, unabhängig davon, wo der Arbeitsplatz liegt.

Wenn der Arbeitnehmer im Rahmen eines Arbeitsplatzwechsels umzieht, kann die Ummeldung an seiner neuen Adresse vor Einleitung des Verfahrens zur Arbeitgeberwechsel zu einer Gemeinde mit geringeren Rückständen führen – was möglicherweise 4 bis 6 Wochen Zeitersparnis bedeutet. Dies ist eine legitime und rechtmäßige Vorgehensweise, sofern sie der tatsächlichen neuen Adresse des Arbeitnehmers entspricht.

Vorhersehbare Auftragsrückstände – Planung für einen Arbeitgeberwechsel

Die Bearbeitungszeiten sind nicht das ganze Jahr über gleich. Es gibt drei Zeiträume, in denen es Jahr für Jahr zu Verzögerungen kommt.

Juli–August: Der Sommerrückstand

Der Jahresurlaub der Mitarbeiter führt zu einer Verringerung der Terminkontingente und der Bearbeitungskapazitäten in den Ausländerbehörden. Entscheidend ist, dass das Fallaufkommen nicht abnimmt – der Sommer ist eine beliebte Umzugszeit –, die Kapazitäten jedoch schon. Dies führt zu einem Engpass, der die Wartezeit auf einen Termin um 2 bis 4 Wochen und die Bearbeitungsdauer um 1 bis 2 Wochen verlängert.

Auswirkungen auf die Personalabteilung: Bei Eintrittsterminen im September oder Oktober sollte der Prozess zum Arbeitgeberwechsel spätestens im Juni eingeleitet werden. Für Berlin sollte dies bereits im Mai geschehen.

November–Dezember: Der Auftragsbestand zum Jahresende

Der Personalbedarf zum Jahresende, die Feiertage im Dezember und ein Anstieg der Anträge von Unternehmen, die ihre Personalzahlen vor Jahresende festlegen, führen zu einem erheblichen Rückstau. Insbesondere in Berlin können die Bearbeitungszeiten im Dezember 3 bis 5 Wochen länger sein als im Sommerdurchschnitt.

Auswirkungen auf die Personalabteilung: Für einen Arbeitsbeginn im Januar sollte der Wechsel des Arbeitgebers bereits im Oktober in die Wege geleitet werden. Anträge, die im November für einen Arbeitsbeginn im Januar eingereicht werden, sind in allen größeren deutschen Städten mit einem hohen Risiko verbunden.

Die ersten drei Januarwochen: Der Neustart nach den Feiertagen

Nach der Weihnachtspause kehren die Ämter zu einer Reihe von Fällen zurück, die noch aus dem Dezember offen sind, und bearbeiten gleichzeitig die neuen Anträge vom Januar. Dies führt insbesondere in den ersten drei Januarwochen zu einem sprunghaften Anstieg der Bearbeitungszeiten.

Auswirkungen auf die Personalabteilung: Starttermine im Februar sind zuverlässiger zu erreichen als solche im Januar, wenn der Prozess im November eingeleitet wird. Wenn ein Starttermin im Januar erforderlich ist, muss der Prozess bereits im September beginnen.

Kalender für die Personalplanung: Zeitpunkt des Beginns je nach gewünschtem Startdatum

Diese Fristen gelten für einen vollständigen Antrag und eine durchschnittliche Gemeinde. Für Berlin sind zu jedem Bearbeitungsbeginn 4 Wochen hinzuzurechnen. Bei Fällen mit Arbeitsmarktprüfung sind weitere 4–6 Wochen hinzuzurechnen.

Die Phase der Bundesagentur für Arbeit: Die Ebene, die die meisten Personalabteilungen außer Acht lassen

Wenn Personalabteilungen über die Bearbeitungsdauer bei einem Arbeitgeberwechsel nachdenken, denken sie an die Ausländerbehörde. Der Schritt bei der Bundesagentur für Arbeit ist ein separater, paralleler oder aufeinanderfolgender Prozess – und er verlängert die Bearbeitungszeit erheblich, was in den meisten Zeitplänen einfach außer Acht gelassen wird.

Wann es gilt und was es bietet

Zusammenfassung: Referenz zur Durchlaufzeitplanung

Haftungsausschluss

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen zu liefern, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um die neuesten Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

‍