Definierte und nicht definierte CoS: Ein Leitfaden für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

Was ist eine Patenschaftsbescheinigung (CoS)?

Ein „Certificate of Sponsorship“ (CoS) ist kein physisches Papierdokument, sondern ein elektronischer Datensatz, der über das „Sponsor Management System“ (SMS) des britischen Innenministeriums erstellt wird. Es dient als formelle Erklärung eines zugelassenen britischen Arbeitgebers, dass er einen Nicht-Briten für eine bestimmte Stelle sponsern möchte. Jedes Zertifikat enthält eine eindeutige Referenznummer, die der potenzielle Arbeitnehmer in seinem Visumantrag angeben muss. Ohne ein gültiges CoS kann ein ausländischer Arbeitnehmer kein britisches Arbeitsvisum beantragen.

Was ist ein „Defined CoS“ (DCoS)?

• Ein „Defined CoS“ (DCoS) ist eine spezielle Art von Bescheinigung, die ausschließlich für Fachkräfte vorgesehen ist, die ihr Visum von außerhalb des Vereinigten Königreichs beantragen.
• Da es sich bei diesen Einstellungen um grenzüberschreitende Stellenbesetzungen handelt, können Arbeitgeber nicht auf eine vorab festgelegte jährliche Quote zurückgreifen.
• Sie müssen für jeden einzelnen Kandidaten einen eigenen Antrag beim Innenministerium einreichen, in dem die konkreten Stellenangaben, Gehaltsstrukturen und die Begründung für die Stelle detailliert aufgeführt sind, bevor dieser genehmigt und zugewiesen werden kann.

Was ist ein Undefined CoS (UCoS)?

• Ein „Undefined CoS“ (UCoS) wird für Personen verwendet, die sich bereits im Vereinigten Königreich aufhalten und ihr Visum ändern oder verlängern möchten, sowie für Personen, die über alternative Wege wie das „Global Business Mobility“ (GBM)-Netzwerk einen Antrag stellen.
• Im Gegensatz zu festgelegten Zertifikaten werden nicht festgelegte Zertifikate den Arbeitgebern als jährliche, im Voraus genehmigte Pauschalmenge zugeteilt.
• Solange Sie noch Zertifikate in Ihrem jährlichen Kontingent übrig haben, können Sie diese sofort an berechtigte Arbeitnehmer ausstellen, ohne auf eine individuelle Genehmigung des Innenministeriums warten zu müssen.

Definierte vs. undefinierte CoS: Die Kernregel

Kurzübersicht: Definierte vs. undefinierte CoS

Wann sollten Sie einen festgelegten oder einen nicht festgelegten CoS beantragen?

Die Wahl zwischen einem festgelegten und einem nicht festgelegten CoS hängt von zwei Faktoren ab: dem physischen Aufenthaltsort des Bewerbers und dem gewählten Visumverfahren. Eine falsche Angabe führt automatisch zur Ablehnung des Visumantrags, weshalb Sie diese Vorgaben strikt einhalten müssen:

Wann sollte man einen Antrag auf ein festgelegtes CoS (DCoS) stellen:

Sie stellen einen neuen ausländischen Arbeitnehmer ein, der sich derzeit außerhalb des Vereinigten Königreichs befindet und seinen Antrag über den regulären „Skilled Worker Visa “-Weg stellt.

Wann sollte man einen Antrag auf einen „Undefined CoS“ (UCoS) stellen:

• Der Arbeitnehmer hält sich bereits mit einem anderen Visum (z. B. einem Studenten- oder Absolventenvisum) im Vereinigten Königreich auf und muss auf ein Fachkräftevisum umsteigen.
• Ein bereits gesponserter Mitarbeiter benötigt aufgrund eines Arbeitsplatzwechsels eine Visumsverlängerung oder eine Aktualisierung.
• Sie sponsern einen Kandidaten im Rahmen eines anderen Programms als dem für Fachkräfte, beispielsweise im Rahmen der Programme „Global Business Mobility (GBM)“ für Führungskräfte oder Fachkräfte, unabhängig davon, ob sich diese Person innerhalb oder außerhalb des Vereinigten Königreichs befindet.

Vergleich zwischen dem festgelegten CoS für Arbeitnehmer aus dem Ausland und dem nicht festgelegten CoS für Visumswechsel innerhalb des Vereinigten Königreichs

Alle Einreisemöglichkeiten für Zeitarbeitskräfte basieren auf einem nicht näher definierten CoS. Wie diese funktionieren, erfahren Sie in unserem Leitfaden zu den Einreisemöglichkeiten für Zeitarbeitskräfte in Großbritannien.

Wie beantragt man ein festgelegtes CoS (DCoS)?

Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, wenn Sie einen Facharbeiter sponsern möchten, der sich derzeit außerhalb des Vereinigten Königreichs befindet.  

Phase A: Beantragung des Zertifikats

Bevor Sie einem Mitarbeiter ein definiertes CoS zuweisen können, müssen Sie die Berechtigung beantragen, dieses Zertifikat Ihrem Konto hinzuzufügen.

Phase B: Zuweisung des genehmigten DCoS

Sobald das Innenministerium die Genehmigung erteilt hat, wird das Zertifikat in Ihrem SMS-Repository den Status „Bewilligt“ aufweisen.

1. Suchen Sie den genehmigten Antrag in Ihrem SMS-Konto und wählen Sie „Erstellen und zuweisen“.  
2. Geben Sie die Passdaten des Arbeitnehmers genau so ein, wie sie in den Originalunterlagen angegeben sind.  
3. Zahlen Sie die Vermittlungsgebühr (standardmäßig 525 £) sowie gegebenenfalls die obligatorische Einwanderungsgebühr (Immigration Skills Charge, ISC), deren Höhe sich nach der Unternehmensgröße und der Visumsdauer richtet.  
4. Das System generiert eine eindeutige alphanumerische Referenznummer. Geben Sie diese Nummer dem Arbeitnehmer unverzüglich für seinen Visumantrag.  

Weiterführende Literatur: 

→Wenn Sie jemanden einstellen möchten, der die Voraussetzungen für diesen Weg erfüllt (z. B. Absolventen aus dem Vereinigten Königreich oder Fachkräfte unter 26 Jahren), informieren Sie sich in unserem umfassenden Leitfaden zum „CoS für Berufseinsteiger aus dem Vereinigten Königreich“ über die spezifischen Gehaltsgrenzen und Zulassungskriterien .

→ Genauere Informationen zu festgelegten und nicht festgelegten Bearbeitungszeiten sowie dazu, was einen Antrag erfolgreich macht, finden Sie in unserem Leitfaden zu den Bearbeitungszeiten für britische Sponsorenbescheinigungen.

‍

Wie beantragt man einen Antrag auf „Undefined CoS“ (UCoS)?

Wenden Sie dieses Verfahren an, wenn Sie jemanden innerhalb des Vereinigten Königreichs sponsern (Visumsverlängerungen, Umstellung von einem Studentenvisum) oder wenn Sie andere Wege als den für Fachkräfte nutzen, wie beispielsweise „Global Business Mobility“.

Phase A: Sicherstellung Ihrer Jahresquote

Im Gegensatz zum DCoS können Sie einen individuellen Undefined CoS nicht nachträglich beantragen. Sie müssen über ein vorab genehmigtes Guthaben in Ihrem jährlichen Zuteilungspool verfügen.

• Erstzuteilung: Wenn Sie Ihre britische Sponsorenlizenz zum ersten Mal beantragen, schätzen Sie, wie viele „Undefined“-Zertifikate Sie in den ersten 12 Monaten benötigen werden, und begründen dies.  
• Jährliche Verlängerung: Jedes Jahr, drei Monate vor Ablauf Ihres Zuteilungsjahres (Ihr „CoS-Jahr“), müssen Sie Ihre Zuteilung für das nächste Jahr über das SMS-Portal beantragen (Lizenzübersicht -> Jährliche Zuteilung verlängern) und dabei anstehende Verlängerungen oder geplante Einstellungen im Land angeben.  
• Erhöhungen während des Jahres: Sollten Ihnen die Zertifikate im Laufe des Jahres ausgehen, müssen Sie über das SMS-System das Formular „Antrag auf Erhöhung der Zuteilung“ einreichen.  

‍

Um zu erfahren, wie lange eine Aufstockung der Zuteilung dauert und wie sich diese Zeit durch den 350-Pfund-Prioritätsweg auf etwa 5 Werktage verkürzt, lesen Sie unseren Leitfaden zum CoS-Prioritätsdienst für Zuteilungen.

‍

Phase B: Erstellung und Zuweisung des UCoS

Wenn in Ihrem jährlichen Undefined-CoS-Zuteilungspool noch ein Restguthaben vorhanden ist, erfolgen die Erstellung und die Zuweisung gleichzeitig.

Für Unternehmen, die regelmäßig Inhaber eines Absolventenvisums in Festanstellungen einstellen, kann sich Ihr „Undefined“-Kontingent schneller als erwartet erschöpfen. Richten Sie in Ihrem HR-Kalender für den März jedes Jahres eine Warnmeldung bei niedrigem Kontostand ein, noch bevor das Kontingent im April zurückgesetzt wird.

So überprüfen Sie den Standortstatus Ihrer Mitarbeiter

Bevor Sie die SMS überhaupt öffnen, klären Sie bitte, wo sich Ihr Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Einreichung des Visumantrags aufhalten wird. Dies ist nicht derselbe Ort, an dem er sich heute befindet.

📌 Das Timing ist entscheidend. Die meisten Unklarheiten treten bei Antragstellern auf, die das Vereinigte Königreich kürzlich verlassen haben oder vor der Antragstellung eine Reise planen.
Wenn Ihr Mitarbeiter das Vereinigte Königreich verlässt und den Antrag aus dem Ausland stellt, führt das von Ihnen bereits zugewiesene „Undefined CoS“ zur Ablehnung des Antrags.

Zusammenfassung der wesentlichen Unterschiede bei der Prozessausführung definierter und undefinierter CoS

Eingeschränkte vs. uneingeschränkte CoS und ihr Zusammenhang mit „definiert“/„undefiniert“

„Restricted“ und „Unrestricted“ CoS sind kein eigenständiges System. Es handelt sich dabei um die alten Bezeichnungen für „defined“ und „undefined“.

• Eingeschränktes CoS → Definiertes CoS: Das bisherige eingeschränkte Zertifikat ist nun das definierte CoS, das für einen Wanderarbeitnehmer, der noch im Ausland lebt, bei der Beantragung eines Fachkräftevisums erforderlich ist und fallweise über das SMS beantragt wird.
• Uneingeschränkter CoS → Undefinierter CoS: Das bisherige uneingeschränkte Zertifikat ist nun der undefinierte CoS, der für Antragsteller im Rahmen der Kategorie „Skilled Worker“ gilt, die sich bereits im Vereinigten Königreich aufhalten, und für alle anderen Kategorien von gesponserten Visa erforderlich ist.
• Gründe für die Änderung: Durch die Aufhebung der Obergrenze für Visa für Fachkräfte wurde die „Restricted Certificate“ praktisch überflüssig, sodass die durch die Obergrenze bedingte Unterscheidung zwischen „Restricted“ und „Unrestricted“ durch das derzeitige System ersetzt wurde.
• Warum dies für Arbeitgeber nach wie vor von Bedeutung ist: Die Zuweisung eines „undefinierten“ CoS an einen Arbeitnehmer, der einen „definierten“ CoS benötigt, wird in den Leitlinien für Sponsoren als Grund für den Entzug der Lizenz aufgeführt. Vergewissern Sie sich daher stets, dass Sie die aktuellen Regeln für „definierte“ und „undefinierte“ CoS anwenden, unabhängig davon, welche Begriffe in älteren Vorlagen verwendet werden.

Was ist, wenn Sie bereits den falschen CoS-Typ zugewiesen haben?

Es gibt keine Möglichkeit, den CoS-Typ nachträglich zu ändern. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Ziehen Sie die CoS per SMS zurück, unmittelbar bevor Ihr Mitarbeiter seinen Visumantrag einreicht. Sobald er den Antrag gestellt hat, ist es zu spät.
2. Fordern Sie den richtigen CoS-Typ an: „Ddefined“ (mit Genehmigung des Innenministeriums) oder „Undefined“ (aus der Zuteilung).
3. Weisen Sie den neuen CoS zu und teilen Sie Ihrem Mitarbeiter die neue Referenznummer mit.‍
4. Überprüfen Sie erneut das dreimonatige Gültigkeitsfenster; die Frist beginnt ab dem neuen Zuweisungsdatum neu.

📌 Wenn der Arbeitnehmer sich bereits mit dem falschen Typ beworben hat, können Sie nichts tun, um diese Bewerbung zu retten.

• Sie erhalten eine Ablehnung. Beide Gebühren sind verloren.
• Ihr Mitarbeiter muss einen neuen Antrag unter Verwendung des korrekten CoS stellen, und je nach seinem Visastatus und dem zeitlichen Ablauf kann dies Auswirkungen auf sein Recht haben, während dieser Lücke im Vereinigten Königreich zu arbeiten.

Häufige Risiken im Zusammenhang mit dem Arbeitszeitnachweis für Arbeitgeber

• Falsche Auswahl des CoS-Typs:
  
  • Die versehentliche Zuweisung eines „Undefined CoS“ an einen Antragsteller im Ausland (oder umgekehrt) führt automatisch zur Ablehnung des Visumantrags. Das Innenministerium bietet keine Möglichkeit zur Korrektur dieses Fehlers an, was bedeutet, dass Ihre CoS-Gebühren verfallen und Ihr Zeitplan zurückgesetzt wird.
• Diskrepanz zwischen SOC-Codes und Gehältern:
  
  • Die Angabe eines falschen SOC-Codes (Standard Occupational Classification) oder die Nichteinhaltung der genauen Mindestgehaltsgrenzen (oder spezifischer marktüblicher Sätze) führt zur sofortigen Ablehnung.
• Versäumte wichtige Fristen:
  
  • Ein zugewiesener CoS verfällt, wenn der Arbeitnehmer ihn nicht innerhalb von drei Monaten nach Ausstellung in einem gültigen Visumantrag verwendet. Darüber hinaus darf ein CoS nicht früher als drei Monate vor dem offiziellen Arbeitsbeginn zugewiesen werden. Machen Sie sich mit der Regel bezüglich der dreimonatigen Gültigkeitsdauer des CoS für die Bearbeitung vertraut.
• Unzureichende Buchführung:
  
  • Werden keine Nachweise für eine tatsächliche Stellenbesetzung erbracht oder die vorgeschriebenen Überprüfungen der Arbeitsberechtigung versäumt, sind Unternehmen bei unerwarteten Prüfungen angreifbar.

CoS-Compliance-Tipps für Arbeitgeber

Wenn Ihr Unternehmen in irgendeinem Umfang international Personal einstellt, ist die manuelle Verwaltung von Entscheidungen zum Dienstort mit hohen Risiken verbunden. Eine einzige falsche Zuordnung innerhalb einer Einstellungsrunde kann eine Kettenreaktion auslösen, die zu zahlreichen Ablehnungen und einem erhöhten Prüfungsrisiko führt.

• Weitere Informationen zum gesamten CoS-Verfahren finden Sie in unserem umfassenden HR-Leitfaden zum britischen Certificate of Sponsorship.
• Informationen zur Kostenplanung finden Sie in unserer Aufschlüsselung der CoS- und Sponsorenlizenzgebühren für Großbritannien.
• Einen umfassenden Überblick über das Visum für Fachkräfte bietet unser Leitfaden zum britischen Fachkräftevisum für Personalabteilungen, der sich mit den Voraussetzungen, den Schwellenwerten und den Regeländerungen für 2026 befasst.
• Informationen zu bewährten Verfahren für CoS finden Sie in unserem Leitfaden zur CoS-Zuweisung und -Zuordnung.
  

Die Einwanderungsplattform von Jobbatical bietet Ihrem HR-Team einen strukturierten Arbeitsablauf für jede Neueinstellung, einschließlich automatischer Überprüfungen der CoS-Art je nach Standort des Arbeitnehmers, SMS-Integration und Nachverfolgung der Compliance für jede aktive Sponsoring-Vereinbarung. Unsere Experten für Einwanderungsrecht in Großbritannien kümmern sich um Anträge auf „Defined CoS“, die Überwachung der Zuteilung und Korrekturverfahren, sodass Ihr Team diese Aufgaben nicht alleine bewältigen muss.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.