Verfahren für die Zuteilung und Zuweisung von Sponsorenzertifikaten (CoS)

Einführung

Für Manager von HR-Informationssystemen und -Prozessen ist die Beherrschung des Zuweisungs- und Zuordnungsprozesses für Sponsorenzertifikate (Certificate of Sponsorship - CoS) von entscheidender Bedeutung für die Verwaltung von Sponsorlizenzen für das Vereinigte Königreich und die Einhaltung der Vorschriften der britischen Einwanderungsbehörde (UKVI). Die CoS ist ein entscheidender Bestandteil für die Einstellung von Nicht-Großbritannien-Bürgern im Rahmen von Programmen wie dem Facharbeitervisum oder dem Global Business Mobility (GBM) - Senior oder Specialist Worker Visum. Angesichts der strengeren Durchsetzung im Jahr 2025, die durch das Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und die Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026 vorangetrieben wird, sind gestraffte Prozesse entscheidend, um Strafen zu vermeiden. In diesem Leitfaden werden der CoS-Zuweisungsprozess, die Compliance-Anforderungen und bewährte Verfahren zur Optimierung der HR-Arbeitsabläufe im Jahr 2025 beschrieben.

Was ist eine Patenschaftsbescheinigung (CoS)?

Ein CoS ist ein elektronischer Datensatz, der von einem lizenzierten Sponsor über das Sponsor Management System (SMS) an einen nicht-britischen Staatsangehörigen ausgestellt wird und dessen Funktion, Gehalt und Visumberechtigung bestätigt. Sie ist für die meisten arbeitsbezogenen Visumanträge erforderlich, wie z. B. für Facharbeiter-, GBM- und Gründervisa für Innovatoren. Es gibt zwei Arten von CoS:

• Definierter CoS: Für Fachkräfte, die sich von außerhalb des Vereinigten Königreichs bewerben und eine Genehmigung des Innenministeriums benötigen.
• Unbestimmte CoS: Für Bewerbungen im Land (z. B. Visumsverlängerungen, GBM-Routen) oder Rollen, die keine Vorabgenehmigung erfordern.

HR-Maßnahme: Verstehen Sie den Unterschied zwischen definierten und nicht definierten CoS, um den richtigen Typ für den Visumantrag eines jeden Arbeitnehmers auszuwählen.

Prozess der CoS-Zuweisung

Die Zuteilung bezieht sich auf den Prozess des Erhalts von CoS-Kontingenten vom UKVI zur Zuweisung an Arbeitnehmer. Die Sponsoren müssen ausreichend CoS beantragen, um den Einstellungsbedarf zu decken.

Schritte zur Zuteilung

1. Einstellungsbedarf ermitteln:
   
   • Prognostizieren Sie die Anzahl der jährlich zu fördernden nicht-britischen Arbeitskräfte auf der Grundlage von Einstellungsplänen und Visa-Routen (z. B. Facharbeiter, GBM).
   • Erwägen Sie die Dauer des Visums (z. B. 3-5 Jahre) und mögliche Verlängerungen.
2. CoS-Zuweisung beantragen:
   
   • Loggen Sie sich in das SMS ein und stellen Sie unter "Request CoS allocation" einen Antrag auf definierte oder undefinierte CoS.
   • Für definierte CoS (Facharbeiter, außerhalb des Vereinigten Königreichs) bewerben Sie sich per SMS mit Stellenbeschreibung, Gehalt und Begründung der Rolle (RQF Level 6 oder Temporary Shortage List).
   • Für unbestimmte CoS beantragen Sie ein jährliches Kontingent auf der Grundlage des voraussichtlichen Bedarfs.
   • Bearbeitungszeit: 1-2 Tage für undefinierte CoS; bis zu 2 Wochen für definierte CoS.
3. Überprüfung durch das Innenministerium:
   
   • Das UKVI prüft, ob der Sponsor die Vorschriften einhält und ob er für eine Stelle in Frage kommt.
   • Der definierte CoS erfordert den Nachweis einer echten freien Stelle und die Einhaltung von Gehaltsschwellen (z. B. £ 41.700 für Facharbeiter, £ 48.500 für GBM Senior/Spezialist).
4. Genehmigung der Zuteilung:
   
   • Genehmigte CoS werden dem SMS-Konto des Sponsors zur Zuweisung hinzugefügt.
   • Abgelehnte Anträge (z. B. wegen nicht konformer Rollen) müssen mit Korrekturen erneut eingereicht werden.

Kosten

• CoS-Gebühr: £525 pro CoS (Erhöhung im April 2025).
• Gebühr für Einwanderungsqualifikationen (ISC): Nur für Facharbeitervisa, £364/Jahr (kleine Sponsoren) oder £1.000/Jahr (große Sponsoren). Gilt nicht für GBM-Routen.

HR-Maßnahme: Planen Sie CoS-Anträge 3-6 Monate im Voraus, um sie mit den Einstellungszeitplänen in Einklang zu bringen. Budget für CoS-Gebühren und ISC für Facharbeiterrollen.

Prozess der CoS-Zuweisung

Die Zuweisung beinhaltet die Erteilung eines CoS an einen bestimmten Arbeitnehmer für dessen Visumantrag.

Schritte für die Zuweisung

1. Überprüfung der Berechtigung von Arbeitnehmern:
   
   • Bestätigen Sie, dass der Arbeitnehmer die Visumanforderungen erfüllt (z. B. vorherige Beschäftigung für GBM, Englischkenntnisse für Facharbeiter).
   • Vergewissern Sie sich, dass die Stelle der RQF-Stufe 6 oder den Kriterien der Temporary Shortage List und den Gehaltsschwellen entspricht (z. B. £ 41.700 für Facharbeiter, £ 48.500 für GBM).
2. CoS per SMS zuweisen:
   
   • Melden Sie sich bei SMS an und wählen Sie "CoS erstellen".
   • Geben Sie Angaben zum Arbeitnehmer ein: Name, Nationalität, Passnummer, Berufsbezeichnung, Gehalt und Arbeitsort.
   • Geben Sie die Art des Visums (z. B. Facharbeiter, GBM Senior/Spezialist) und die Dauer (bis zu 5 Jahre für Facharbeiter, 5-9 Jahre für GBM) an.
   • Fügen Sie entsprechende Unterlagen bei (z. B. Stellenbeschreibung, Vertrag).
3. CoS-Referenznummer ausgeben:
   
   • Nach der Erstellung generiert der CoS eine eindeutige Referenznummer für den Visumantrag des Arbeitnehmers.
   • Teilen Sie dem Arbeitnehmer die Referenznummer innerhalb von 3 Monaten mit (die CoS erlischt nach dieser Frist).
4. Unterstützung des Visumantrags:
   
   • Leiten Sie den Arbeitnehmer an, die CoS-Referenz in seinem Online-Antrag beim UKVI zu verwenden, zusammen mit Dokumenten wie Reisepässen und Tuberkulosetestergebnissen (falls zutreffend).
   • Überwachung des Antragsfortschritts, da der CoS mit dem SMS-Konto des Sponsors verknüpft ist.

Zeitpläne für die Verarbeitung

• CoS-Erstellung: Sofort für undefinierte CoS; 1-2 Tage für definierte CoS Genehmigung.
• Visumantrag: 3 Wochen (außerhalb des Vereinigten Königreichs) oder 8 Wochen (innerhalb des Vereinigten Königreichs) Standard; 5 Tage (Priority, £500-£800) oder am nächsten Tag (Super Priority, £800-£1.000).

HR-Maßnahme: Weisen Sie CoS unverzüglich nach der Zuweisung zu und überprüfen Sie die Angaben zum Arbeitnehmer, um Fehler zu vermeiden. Nutzen Sie Prioritätsdienste für dringende Einstellungen und planen Sie zusätzliche Kosten ein.

Compliance-Anforderungen im Jahr 2025

Die Einhaltung der CoS-Prozesse ist von entscheidender Bedeutung, um Strafen zu vermeiden, insbesondere im Hinblick auf die strengeren Audits im Jahr 2025 (1.948 Lizenzentzüge von Juli 2024 bis Juni 2025).

• Genaue CoS-Angaben:
  
  • Stellen Sie sicher, dass Jobrollen, Gehälter und Standorte mit den SMS-Einträgen übereinstimmen und den Regeln von 2025 entsprechen (z. B. RQF Level 6, £41.700/£48.500 Gehaltsschwellen).
• Berichtspflichten:
  
  • Meldung von Änderungen am Arbeitnehmer (z. B. Rolle, Gehalt, Standort) innerhalb von 10 Arbeitstagen per SMS.
  • Melden Sie organisatorische Änderungen (z. B. Anschrift, Eigentumsverhältnisse) innerhalb von 20 Arbeitstagen.
• Recht-auf-Arbeit-Kontrollen:
  
  • Durchführung von Kontrollen vor der Einstellung und jährlich unter Verwendung biometrischer Aufenthaltsgenehmigungen (BRP) bis zum 31. Dezember 2026, danach eVisa-Share-Codes.
• Aufzeichnungen:
  
  • Bewahren Sie CoS-Aufzeichnungen, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Dokumente zum Recht auf Arbeit für die Dauer des Sponsorings plus 1 Jahr auf.
• eVisa-Übergang:
  
  • Bis zum 31. Dezember 2026 Überprüfung des Arbeitnehmerstatus über eVisa-Share-Codes in UKVI-Konten.

Prozessmanager-Aktion: Integrieren Sie die CoS-Verfolgung in die HR-Systeme, um die Berichterstattung zu automatisieren und revisionssichere Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Die Nichteinhaltung der CoS-Verfahren kann schwerwiegende Folgen haben:

• Herabstufung der Lizenz: B-Rating mit einem Aktionsplan in Höhe von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS stoppt.
• Aussetzung des Führerscheins: Vorübergehende Einstellung des Sponsorings mit dem Risiko von Visumskürzungen.
• Lizenzentzug: Dauerhafter Verlust, mit einem 12-monatigen Wiederbewerbungsverbot und £525/CoS-Verlusten.
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 Pfund pro illegalem Arbeitnehmer bei fehlgeschlagenen Right-to-Work-Kontrollen.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.

HR-Maßnahme: Quantifizierung der Bußgeldrisiken (£20.000-£100.000 bei mehrfachen Verstößen) bei Prozessaudits, um Investitionen in die Einhaltung der Vorschriften zu rechtfertigen.

Bewährte Praktiken für HR-Informationssysteme

1. CoS-Verwaltung automatisieren:
   
   • Verwenden Sie HR-Software (z. B. Workday, BambooHR), um CoS-Zuweisungen, Zuweisungen und Berichtsfristen zu verfolgen.
   • Legen Sie automatische Warnmeldungen für 10- und 20-tägige SMS-Meldepflichten fest.
2. Interne Audits durchführen:
   
   • Durchführung vierteljährlicher Überprüfungen der CoS-Aufzeichnungen, der Einhaltung der Arbeitsplatzanforderungen (RQR-Stufe 6) und der Überprüfung des Rechts auf Arbeit.
   • Simulation von Prüfungen durch das Innenministerium, um Lücken zu ermitteln und zu schließen.
3. Zugpersonal:
   
   • Schulung von Stufe-1-Benutzern und HR-Teams über SMS-Prozesse, 2025-Regeln und eVisa-Verifizierung.
   • Budget 500 bis 1.000 £ für Schulungen oder 2.000 bis 5.000 £ für Einwanderungsberater.
4. Zuteilungsanträge rationalisieren:
   
   • Jährliche Prognose des CoS-Bedarfs in Abstimmung mit den Plänen für die Einstellung von Personal und die Verlängerung der Visumspflicht.
   • Beantragen Sie frühzeitig definierte CoS für Einstellungen außerhalb des Landes, um Verzögerungen zu vermeiden.
5. Unterstützung der eVisa-Umstellung:
   
   • Unterstützung der Arbeitnehmer bei der Einrichtung eines UKVI-Kontos bis Q1 2026 für die eVisa-Überprüfung.
   • Aktualisierung der Prozesse für das Recht auf Arbeit zur Verwendung von Aktiencodes nach 2026.
6. Dokument-Prozesse:
   
   • Erstellung eines CoS-Verwaltungshandbuchs mit Vorlagen für SMS-Einträge und die Vorbereitung von Audits.

Prozessmanager-Aktion: Entwicklung eines zentralen CoS-Workflows in den HR-Systemen, der Prognosen, Zuweisungen und die Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften integriert.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Nicht konforme Rollen: Bei Rollen unterhalb der RQR-Stufe 6 oder der Gehaltsschwellen besteht die Gefahr, dass CoS abgelehnt wird. Prüfen Sie vor der Zuweisung anhand des Anhangs "Qualifizierte Berufe".
• Versäumte Meldefristen: Verspätete SMS-Aktualisierungen lösen Prüfungen aus. Verwenden Sie automatische Erinnerungen, um die 10- und 20-Tage-Frist einzuhalten.
• Komplexität von eVisa: Technische Probleme mit UKVI-Konten können die Überprüfung verzögern. Bieten Sie IT-Unterstützung und eine frühzeitige Anleitung zur Einrichtung an.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleinen Sponsoren fehlt es möglicherweise an SMS-Fachwissen. Investieren Sie in kostengünstige Software oder beauftragen Sie Berater (£2.000-£5.000).

HR-Maßnahmen: Integrieren Sie diese Herausforderungen in Ihre Arbeitsabläufe, indem Sie der Automatisierung und Schulung Vorrang einräumen, um Risiken zu verringern.

Schlussfolgerung

Die Zuteilung und Zuweisung von CoS ist eine wichtige Funktion für HR-Informationssysteme und Prozessmanager im Jahr 2025. Durch Bedarfsprognosen, die Einhaltung von Stellen- und Gehaltsregeln und den Einsatz von Technologien können HR-Teams ihre Arbeitsabläufe optimieren und Strafen vermeiden. Die Vorbereitung auf strengere Prüfungen und die Umstellung auf eVisa gewährleistet eine nahtlose Förderung und unterstützt die internationalen Einstellungsziele.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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