Britische Sponsorenbescheinigung (CoS): Der umfassende Leitfaden für die Personalabteilung für das Jahr 2026

Für Personalverantwortliche ist es sehr lobenswert, wenn sie sich dafür entscheiden, die internationale Personalbeschaffung eigenständig im Rahmen eines „Do-it-yourself“-Ansatzes (DIY) zu verwalten. Allerdings gelingt es selten auf Anhieb, die komplexen Feinheiten der Richtlinien der britischen Visums- und Einwanderungsbehörde (UKVI) zu meistern. Wenn Sie einen COS-Antrag intern ohne entsprechende Fachkenntnisse stellen, führen kleine technische Versehen oft zu kostspieligen Fallstricken, Ablehnungen von Anträgen und langen Verzögerungen bei der Talentbeschaffung. Da der Spielraum für Fehler beim Innenministerium praktisch nicht vorhanden ist, ist es am besten, einen Spezialisten für die Beantragung des COS zu beauftragen, um sicherzustellen, dass Ihre internationale Personalbeschaffung reibungslos und vorschriftsmäßig verläuft.

Was ist eine Sponsorenbescheinigung (CoS)?

Eine Sponsorship-Bescheinigung ist eine eindeutige Referenznummer, die im Sponsor Management System (SMS) des Innenministeriums generiert wird. Es handelt sich dabei nicht um ein physisches Dokument, sondern um einen digitalen Datensatz, der Ihr Unternehmen, die jeweilige Stellenbeschreibung, den SOC-Code und den gesponserten Arbeitnehmer miteinander verknüpft.

Für welche Visumsparten ist eine CoS erforderlich?

Ihr Unternehmen muss eine CoS ausstellen, wenn es Arbeitnehmer im Rahmen der folgenden Programme beschäftigt:

• Visum für Fachkräfte (der häufigste Weg für die Einstellung durch Unternehmen)
•  Visum für Beschäftigte im Gesundheits- und Pflegebereich
•  Visum für Führungskräfte oder Fachkräfte (früher: Visum für unternehmensinterne Versetzungen)
•  Zulassungswege für Zeitarbeitskräfte (Saisonarbeiter, Kreativschaffende und andere)

📌 Die CoS-Referenznummer wird direkt in den Visumantrag des Arbeitnehmers eingetragen. Ohne diese Nummer kann kein Antrag beim Innenministerium eingereicht werden.

Vor der Ausgabe: Checkliste zur Förderungsberechtigung

Ohne eine gültige britische Sponsorenlizenz können Sie kein CoS ausstellen. Das ist die unverzichtbare Grundvoraussetzung. Darüber hinaus muss jedes von Ihnen ausgestellte CoS drei Bedingungen erfüllen:

Checkliste für Personalverantwortliche zur Prüfung der Anspruchsberechtigung für das britische Sponsoring-Zertifikat im Jahr 2026

Definierte vs. undefinierte CoS: Der Unterschied, der die meisten Fehler verursacht

Genau hier passieren die kostspieligsten Fehler, die sich jedoch vollständig vermeiden lassen, sobald man die Regel verstanden hat.

🌍 --> 🇬🇧 Ein festgelegter CoS ist für Arbeitnehmer bestimmt, die sich von außerhalb des Vereinigten Königreichs bewerben.

• Diese Artikel können nicht vorrätig gehalten werden.
• Für jede einzelne Einstellung ist ein separater Genehmigungsantrag beim Innenministerium erforderlich, der über das SMS einzureichen ist.
• Die Bearbeitung dauert in der Regel 1–2 Werktage, kann sich in Spitzenzeiten jedoch auf bis zu fünf Tage verlängern.
• Ab dem 8. April 2026 gelten die Änderungen gemäß HC 1691 für alle CoS, die gemäß den aktualisierten Leitlinien zugewiesen wurden.
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🇬🇧 Ein „Undefined CoS“ ist für Arbeitnehmer bestimmt, die sich bereits im Vereinigten Königreich aufhalten und das Visumverfahren wechseln oder ein bestehendes Visum verlängern möchten.

• Diese werden von Ihrem jährlichen SMS-Kontingent abgezogen, das jeweils von April bis April gilt.
• Wenn Sie einem Antragsteller aus dem Ausland ein „Undefined CoS“ ausstellen oder einer Person, die sich bereits im Vereinigten Königreich aufhält, ein „Defined CoS“, lehnt das Innenministerium den Visumantrag automatisch ab. 
• Es gibt keinen Korrekturpfad. 
• Sie verlieren die Gebühr und müssen den Vorgang von vorne beginnen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfahren der SMS-Zuteilung und -Zuweisung finden Sie in unserem Leitfaden zur Zuteilung und Zuweisung von CoS-Nummern im Vereinigten Königreich.

Übersicht über die Kosten für CoS und Sponsoring im Vereinigten Königreich (2026)

Für die Förderung internationaler Fachkräfte fallen bestimmte gesetzliche Gebühren an, die vom Innenministerium festgelegt werden. Als Arbeitgeber müssen Sie für jede einzelne Bescheinigung die Standardgebühr entrichten sowie gegebenenfalls die Einwanderungsabgabe für Fachkräfte (Immigration Skills Charge, ISC), sofern diese für den jeweiligen Visumtyp gilt:

• Bearbeitungsgebühr für das CoS: 525 £ pro Zertifikat für Visa für Fachkräfte.
• Einwanderungsabgabe für Fachkräfte (ISC):
  • Kleine/gemeinnützige Sponsoren: 364 £ für die ersten 12 Monate, zuzüglich 182 £ für jeweils weitere 6 Monate.
  • Mittlere/große Sponsoren: 1.000 £ für die ersten 12 Monate, zuzüglich 500 £ für jeweils weitere 6 Monate.

Hinweis: Für Visa für Fachkräfte im Gesundheits- und Pflegebereich gilt eine ermäßigte Gebühr für die CoS-Beauftragung (239 £), und sie sind vollständig von der Einwanderungsabgabe (Immigration Skills Charge) befreit.

Für einen großen Arbeitgeber, der einen einzelnen Facharbeiter drei Jahre lang sponsert, beläuft sich allein die Einwanderungsgebühr für Fachkräfte auf 3.000 £. Die Gesamtkosten für den Arbeitgeber pro Einstellung liegen in der Regel zwischen 1.500 £ und über 3.000 £, noch bevor zusätzliche Servicegebühren hinzukommen.

Eine vollständige Analyse finden Sie in unserer detaillierten Aufschlüsselung der Kosten und versteckten Gebühren für das britische Sponsoring-Zertifikat.

Ablauf der Übertragung einer Sponsorenbescheinigung und realistischer Zeitplan

So sieht der gesamte Prozess bei der Einstellung eines Facharbeiters aus dem Ausland aus:

1. Berechtigung für die Stelle und das Gehalt bestätigen, SOC-Code überprüfen, marktüblichen Tarif prüfen (1 Tag einplanen)
2. CoS-Zuweisung prüfen oder beantragen, Verfügbarkeit per SMS bestätigen oder Antrag auf festgelegten CoS beim Innenministerium einreichen (1–2 Tage für die Genehmigung des festgelegten CoS)
3.  In SMS die CoS zuweisen, Angaben zum Arbeitnehmer, zum Auftrag, zum Gehalt und zum Startdatum eingeben (dauert 1–2 Stunden, aber Fehler hier sind der Hauptgrund für die Ablehnung von Visumanträgen)
4.  Der Arbeitnehmer reicht unter Angabe der CoS-Referenznummer einen Visumantrag ein (Standardbearbeitungszeit: 3–8 Wochen)‍
5. Der Arbeitnehmer darf erst nach Erteilung des Visums seine Tätigkeit aufnehmen; das auf der Arbeitsbescheinigung angegebene Datum muss mit dem tatsächlichen Arbeitsbeginn übereinstimmen

Eine detaillierte, schrittweise Beschreibung dieses Arbeitsablaufs finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum Zuweisungs- und Zuordnungsprozess des britischen CoS.

Zeitleiste, die den Prozess der Beantragung eines Visums für Fachkräfte im Vereinigten Königreich von der Erteilung der CoS-Bescheinigung bis zum Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers veranschaulicht

Planen Sie in der Praxis für die Einstellung von Fachkräften aus dem Ausland mindestens 10 bis 12 Wochen in Ihren Zeitplan ein. Das Warten auf die Unterzeichnung eines Angebots, bevor die CoS-Zuteilung überprüft wird, ist der häufigste Planungsfehler, den Personalabteilungen begehen.

Gründe für Verzögerungen bei der Zuteilung einer Sponsorenbescheinigung

Die Sicherung Ihrer CoS-Quote oder die Genehmigung eines festgelegten CoS kann sich manchmal verzögern und Ihren Einstellungszeitplan durcheinanderbringen. Zu den häufigsten Gründen für eine Verzögerung bei der Zuteilung gehören:

1. Falsche Auswahl des SOC-Codes: Die Wahl eines Berufscodes, der nicht genau den tatsächlichen täglichen Aufgaben des Bewerbers entspricht, führt zu einer manuellen Überprüfung durch den Sachbearbeiter.
2. Nicht erfüllte Gehaltsgrenzen: Die aktualisierten Mindestgehaltsgrenzen oder marktüblichen Gehälter für die jeweilige Position werden nicht erreicht.
3. Unzureichende Nachweise: Die angeforderten Kontoauszüge des Unternehmens, Organigramme oder Nachweise über Arbeitsverträge wurden nicht innerhalb der strengen Einreichungsfristen über das SMS-System hochgeladen.
4. Rückstände bei UKVI und fehlende Prioritätstermine: In Zeiten mit hohem Visumantragsaufkommen können sich die Bearbeitungszeiten von 24 Stunden auf mehrere Wochen verlängern, wenn Sie keinen der begrenzten täglichen Prioritätstermine erhalten.

Weitere Informationen zur Verwaltung der Kostenverrechnung bei mehreren Neueinstellungen finden Sie in unserem Leitfaden zu bewährten Verfahren für die Kostenverrechnung für Personalabteilungen.

Laufende Compliance: Wofür Ihr Unternehmen nach der Emission verantwortlich ist

Mit der Ausstellung des CoS beginnen Ihre Verpflichtungen erst – sie enden damit nicht. Sobald ein gesponserter Arbeitnehmer seine Tätigkeit aufnimmt, muss Ihr Unternehmen:

• Führen Sie Aufzeichnungen über den Reisepass, die Arbeitserlaubnis, die Kontaktdaten und die Beschäftigungsbedingungen jedes gesponserten Arbeitnehmers
•  Teilen Sie dem Innenministerium Änderungen in Bezug auf Beschäftigung, Funktion, Gehalt und Arbeitsort innerhalb von 10 Werktagen per SMS mit
•  Unternehmensweite Änderungen (Fusionen, Adressänderungen, Wechsel in der Führungsspitze) sind innerhalb von 20 Arbeitstagen zu melden
•  Arbeiten Sie bei Compliance-Kontrollen des Innenministeriums mit, die unangekündigt stattfinden können
•  Alle Überprüfungen der Arbeitsberechtigung sind bis zum 31. Dezember 2026 auf eVisa-Share-Codes umzustellen, da die physischen BRPs vollständig auslaufen

Im Zeitraum 2024–25 wurden fast 2.000 Sponsorenlizenzen entzogen. Die meisten Verstöße sind auf mangelhafte Dokumentation zurückzuführen und nicht auf vorsätzliches Fehlverhalten. Es handelt sich um ein operatives Risiko, das mit den richtigen Prozessen beherrschbar ist.

Eine praktische Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften finden Sie in unserem Leitfaden zur Überwachung der Compliance von Sponsoren im Vereinigten Königreich und zu häufigen Fallstricken.

Die wichtigsten Änderungen im Jahr 2026, auf die Personalabteilungen reagieren müssen

Drei Änderungen gegenüber HC 1691 (in Kraft seit dem 8. April 2026) wirken sich unmittelbar darauf aus, wie Sie CoS ausstellen und verwalten:

Warum sollte man für die Beantragung eines CoS eine B2B-Einwanderungsagentur beauftragen?

Das regulatorische Umfeld im Bereich der Einwanderung im Vereinigten Königreich unterliegt ständigen Veränderungen, verbunden mit strengen Compliance-Prüfungen pro Zahlungszeitraum und der gemäß Anhang D vorgeschriebenen Pflicht zur Unterrichtung über Arbeitnehmerrechte. Der Versuch, das Sponsor Management System (SMS) intern zu verwalten, bedeutet eine enorme administrative Belastung für Ihre Personalabteilung und setzt Ihr Unternehmen im Falle von Fehlern dem Risiko einer Lizenzsperre aus.

Durch die Beauftragung eines B2B-Einwanderungsspezialisten wie Jobbatical entlasten Sie sich von dem komplexen Papierkram, vermeiden Verwechslungen zwischen „Defined“- und „Undefined“-Zertifikaten und sparen durchschnittlich 20 bis 25 Stunden Personalaufwand pro Fall. Eine spezialisierte Agentur stellt sicher, dass Ihre Stellenbeschreibungen, Gehälter und Systemeinträge perfekt mit den offiziellen GOV.UK-Vorschriften zur Visumsponsorenschaft übereinstimmen, was schnelle Bearbeitungszeiten gewährleistet und Ihre Sponsorenlizenz schützt.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.