Kann ein Sponsor eine Sponsorenbescheinigung nach deren Zuweisung noch ausstellen? (HR-Leitfaden 2026)

Ihr Benutzer der Stufe 1 hat soeben eine Sponsorenbescheinigung (CoS) zugewiesen, bemerkt dann aber einen Tippfehler im Nachnamen des Arbeitnehmers. Der erste Gedanke ist meist, zurückzugehen und den Fehler zu korrigieren; das ist jedoch nicht möglich. Sobald eine CoS im Sponsor Management System (SMS) zugewiesen wurde, wird sie gesperrt und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Die kurze Antwort

Ein bereits zugewiesenes Sponsoring-Zertifikat kann nicht mehr geändert werden. Sobald es im SMS vom Status „nicht zugewiesen“ in den Status „zugewiesen“ wechselt, werden die ursprünglichen Felder gesperrt. Ab diesem Zeitpunkt haben Sie genau zwei Möglichkeiten:

• Fügen Sie dem bestehenden CoS bei geringfügigen Fehlern in einem einzelnen Bereich einen Vermerk des Sponsors hinzu.
• Ziehen Sie die CoS zurück und stellen Sie eine neue aus, sobald das Innenministerium eine wesentliche Änderung feststellt.

Es gibt keine Zwischenlösung und keine Möglichkeit, UKVI zu bitten, eine bereits veröffentlichte CoS in Ihrem Namen zu ändern.

Wann kann ein Vermerk des Sponsors auf einer Sponsorenbescheinigung verwendet werden?

Eine Sponsorenanmerkung ist eine kurze schriftliche Notiz, die Ihre Organisation einem bereits zugewiesenen Sponsorenzertifikat (Certificate of Sponsorship, CoS) im Sponsor Management System (SMS) hinzufügt. Sie dient dazu, einen kleinen Fehler zu erklären, eine Klarstellung zu geben oder zusätzliche Informationen hinzuzufügen, die die britische Visums- und Einwanderungsbehörde (UK Visas and Immigration, UKVI) bei der Prüfung des Visumantrags möglicherweise benötigt.

• Ein Vermerk des Sponsors ändert nichts am ursprünglichen CoS.
• Die ursprünglichen Angaben wie Name, Geburtsdatum, Gehalt und Angaben zur Tätigkeit des Mitarbeiters bleiben genau so erhalten, wie sie eingegeben wurden.
• Die Anmerkung wird lediglich neben dem CoS hinzugefügt, um den Fehler zu erklären oder zusätzliche Hintergründe zu liefern.
• Die Sachbearbeiter der UKVI stützen sich bei der Prüfung des Visumantrags auf die Erklärung des Sponsors; daher sollte diese klar, präzise und konkret formuliert sein.

Welche CoS-Fehler können ohne Ausstellung eines neuen Zertifikats korrigiert werden?

Sponsorenvermerke sind für wirklich geringfügige, auf ein einzelnes Feld beschränkte Fehler gedacht, nicht für Änderungen, die betreffen, wer gesponsert wird oder zu welchen Bedingungen. Typische Beispiele:

• Ein falsch geschriebener Name (ein Zeichen, eine abweichende Schreibweise, fehlender zweiter Vorname)
• Eine einzige falsche Ziffer im Geburtsdatum
• Ein falsches Startdatum, das dennoch innerhalb des Gültigkeitszeitraums des CoS liegt
• Fehlende Angaben, die das Innenministerium benötigt, wie beispielsweise die Bestätigung einer Prüfung des inländischen Arbeitsmarktes oder einer Auflage hinsichtlich des Berufscodes

Wenn die Korrektur lediglich die Änderung eines Identitätsfeldes oder das Hinzufügen von erläuternden Informationen erfordert, reicht in der Regel eine Sponsorenanmerkung aus. Betrifft sie jedoch den Kern des Sponsorings, reicht dies nicht aus.

Bei welchen CoS-Fehlern ist eine Rücknahme und Neuausstellung erforderlich?

Manche Fehler sind zu schwerwiegend, um sie nur in einer Notiz zu vermerken. Sie müssen das CoS zurückziehen und ein neues zuweisen, wenn der Fehler einen der folgenden Punkte betrifft:

• Der Berufscode (SOC-Code)
• Der Sponsoring-Weg selbst (zum Beispiel „Skilled Worker“ im Vergleich zu einem anderen Weg)
• Die Unterkategorie „Route“
• Mehr als eine der folgenden Angaben: Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum oder Nachname, die gemeinsam in demselben Datensatz enthalten sind

Das Zurückziehen und die Neuausstellung sind keine unauffällige Lösung. Dadurch wird das dreimonatige Antragsfenster des Arbeitnehmers zurückgesetzt, und möglicherweise muss die CoS-Gebühr erneut entrichtet werden. Falls der Arbeitnehmer bereits auf der fehlerhaften CoS einen Antrag gestellt hat, müssen Sie sich direkt mit ihm abstimmen, da eine neue Referenznummer die bei der UKVI hinterlegten Daten ändert.

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Wie fügen Sponsoren eine Sponsorenanmerkung in die SMS ein?

1. Melden Sie sich bei SMS an und öffnen Sie „Live-Zertifikate verwalten“.
2. Wählen Sie den zugewiesenen CoS aus, der korrigiert werden muss.
3. Klicken Sie unten im Datensatz auf „Sponsorenhinweis “.
4. Geben Sie die Korrektur oder Klarstellung in das Freitextfeld ein und geben Sie dabei deutlich an, was falsch war und wie die korrekte Angabe lautet.
5. Speichern. Der aktualisierte Datensatz enthält nun die Notiz, die dem ursprünglichen CoS beigefügt wurde.

Der Zugriff hängt von Ihrer SMS-Benutzerstufe ab. Benutzer der Stufe 1 verfügen über uneingeschränkten SMS-Zugriff und können zu jedem CoS, den die Organisation zugewiesen hat, eine Notiz hinzufügen. Benutzer der Stufe 2 sind auf CoS beschränkt, die sie persönlich zugewiesen haben oder die an sie übertragen wurden, und können außerhalb dieses Bereichs keine Änderungen vornehmen. Befindet sich die Korrektur auf einem CoS, der von jemand anderem zugewiesen wurde, benötigt ein Benutzer der Stufe 2 die Unterstützung eines Kollegen der Stufe 1.

Kann man eine Sponsoringbescheinigung bearbeiten, bevor sie zugewiesen wird?

Dieses gesamte Problem lässt sich vermeiden, wenn man es frühzeitig erkennt. Vor der Zuweisung zeigt die SMS bei einem noch nicht zugewiesenen CoS weiterhin die Option „Ändern“ an, sodass Sie jedes Feld direkt korrigieren können – ohne Vermerk, ohne Neuausstellung, ohne Zurücksetzen. Sobald Sie auf „Zuweisen“ klicken, verschwindet diese Option endgültig. Die Einführung einer zweiten Freigabeprüfung vor der Zuweisung – und nicht danach – ist die kostengünstigste Lösung.

Die Entscheidung auf einen Blick

Verwenden Sie dies als schnellen ersten Schritt zur Einstufung, jedoch nicht als Ersatz für die Überprüfung des Feldes anhand Ihrer eigenen Fallbesonderheiten.

Welche Unterlagen müssen Lizenzinhaber nach der Korrektur eines CoS aufbewahren?

Egal, welchen Weg Sie wählen – halten Sie ihn schriftlich fest. UKVI erwartet von den Sponsoren, dass sie über alle Korrekturen an der CoS zusammen mit den übrigen Unterlagen in Anhang D nachprüfbare Aufzeichnungen führen. In der Praxis bedeutet das:

• Eine datierte interne Aufzeichnung darüber, worin der ursprüngliche Fehler bestand und wer ihn entdeckt hat
• Eine Kopie des Textes der Sponsorenmitteilung oder der Bestätigung über die Rücknahme und Neuausstellung
• Bestätigung, welcher SMS-Benutzer die Änderung vorgenommen hat, sowie dessen Zugriffsebene
• Jegliche diesbezügliche Kommunikation mit dem geförderten Arbeitnehmer bezüglich der Korrektur

Prüfer, die bei einem Konformitätsbesuch Ihre Dokumentencheckliste gemäß Anhang D überprüfen, werden genau diesen Nachweis verlangen. Fehlt dieser, sieht es nach einem Versäumnis bei der Dokumentation aus, selbst wenn die zugrunde liegende Korrektur korrekt durchgeführt wurde.

Wo Jobbatical ins Bild passt

Die meisten CoS-Fehler lassen sich durch eine zweite Überprüfung vor der Zuweisung vermeiden. Der SMS-Verwaltungsdienst von Jobbatical überprüft jedes CoS vor der Zuweisung, hält die Zugriffsrechte für Benutzer der Stufen 1 und 2 auf dem neuesten Stand und erstellt die in Anhang D geforderten Nachweise im Zuge der Korrekturen – und nicht erst, nachdem eine Prüfungsaufforderung eingegangen ist. Wenn Sie sich einen umfassenderen Überblick über den Stand Ihrer Sponsorenpflichten verschaffen möchten, nutzen Sie unseren Compliance-Rechner oder lesen Sie den vollständigen Leitfaden zur Einhaltung der Sponsorenlizenzvorschriften. Informationen zum gesamten CoS-Prozess von der Beantragung bis zur Zuweisung finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zum Certificate of Sponsorship.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.