Einhaltung der Sponsorlizenz: Berichtspflichten und Sanktionen

Einführung

Für Audit-Teams und Risikomanagement-Experten ist die Einhaltung der Verpflichtungen der UK Sponsor Licence entscheidend für die Aufrechterhaltung legaler Abläufe und die Vermeidung schwerer Strafen. Die UK Sponsor Licence, die für die Beschäftigung von Nicht-Briten im Rahmen von Visa wie dem Skilled Worker- oder dem Global Business Mobility-Visum erforderlich ist, erlegt Arbeitgebern strenge Berichtspflichten auf. Angesichts der verschärften Durchsetzung im Jahr 2025, die durch das Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und den Übergang zu eVisas bis zum 31. Dezember 2026 vorangetrieben wird, ist das Verständnis dieser Pflichten und potenzieller Strafen unerlässlich. Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über die Meldepflichten, Strategien zur Einhaltung der Vorschriften und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung, um ein solides Risikomanagement zu unterstützen.

Überblick über die Einhaltung der Sponsorlizenzen

Eine britische Sponsorlizenz ermöglicht es Unternehmen, ausländische Arbeitskräfte zu sponsern, ist jedoch mit laufenden Verpflichtungen verbunden, die von der britischen Einwanderungsbehörde (UKVI) durchgesetzt werden. Dazu gehören die Führung genauer Aufzeichnungen, die unverzügliche Meldung von Änderungen und die Einhaltung der Einwanderungsvorschriften. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zur Aussetzung oder zum Entzug der Lizenz oder zu Geldstrafen führen, die den Betrieb stören und den Ruf schädigen. Audit-Teams und Risikomanager spielen eine zentrale Rolle bei der Minderung dieser Risiken durch proaktive Überwachung und robuste Systeme.

Berichtspflichten

Die Sponsoren müssen bestimmte Änderungen und Ereignisse über das Sponsor Management System (SMS) innerhalb festgelegter Fristen melden. Zu den wichtigsten Aufgaben im Jahr 2025 gehören:

1. Änderungen bei gesponserten Arbeitnehmern

• Meldepflichtige Ereignisse:
  
  • Änderung der Funktion, des Gehalts oder des Arbeitsortes (z. B. gemischte/entfernte Arbeitsverhältnisse).
  • Abwesenheit des Arbeitnehmers von mehr als 4 Wochen (außer Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub).
  • Rücktritt des Arbeitnehmers, Kündigung oder Nichtantritt des Arbeitsverhältnisses.
  • Kürzung des Visums oder Entzug der Förderung.
• Zeitrahmen: Innerhalb von 10 Arbeitstagen.
• Beispiel: Wenn das Gehalt eines Facharbeiters unter den Schwellenwert von 41.700 £ (bzw. 33.400 £ für Berufsanfänger) fällt, melden Sie die Änderung, um die Einhaltung der Vorschriften von 2025 sicherzustellen.

2. Änderungen in der Organisation

• Meldepflichtige Ereignisse:
  
  • Änderung der Unternehmensgröße (z. B. von groß zu klein, was sich auf die Gebühren auswirkt: 1.579 £ gegenüber 574 £).
  • Änderung der Geschäftsadresse, der Struktur oder der Eigentumsverhältnisse (z. B. Fusionen, Übernahmen).
  • Ernennung oder Ersetzung von Schlüsselpersonal (Anweisungsbefugter, Hauptansprechpartner, Stufe-1-Benutzer).
  • Zahlungsunfähigkeit, Liquidation oder Verwaltung.
• Zeitrahmen: Innerhalb von 20 Arbeitstagen.
• Beispiel: Wenn ein Unternehmen nach den Kriterien von 2025 als kleiner Sponsor eingestuft wird (15 Mio. £ Umsatz, ≤50 Beschäftigte), melden Sie sich, um von der niedrigeren Gebühr für Einwanderungsqualifikationen zu profitieren (364 £ gegenüber 1.000 £).

3. Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen

• Zuständigkeiten:
  
  • Führen Sie vor der Einstellung und jährlich Überprüfungen des Rechts auf Arbeit durch.
  • Führen Sie Aufzeichnungen über die Kontaktdaten, Aufgaben, Gehälter und Einwanderungsdokumente der gesponserten Arbeitnehmer.
  • Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsaufgaben den Anforderungen von 2025 entsprechen (z. B. RQF Level 6 oder Temporary Shortage List).
• Zeitrahmen: Fortlaufend, wobei die Unterlagen für die Dauer der Förderung plus ein Jahr aufbewahrt werden.
• Beispiel: Überprüfung der eVisa-Berechtigungsnachweise für Arbeitnehmer, die bis zum 31. Dezember 2026 von biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRP) umsteigen.

Prüfungsmaßnahme: Einführung einer automatischen Verfolgung im SMS, um eine rechtzeitige Berichterstattung zu gewährleisten. Durchführung vierteljährlicher Überprüfungen von Änderungen bei den Beschäftigten und der Organisation, um die Anforderungen des Innenministeriums zu erfüllen.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Die Nichteinhaltung von Meldepflichten oder Einwanderungsbestimmungen kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, die im Jahr 2025 aufgrund der strengeren Durchsetzung noch verschärft wurden:

1. Downgrade der Lizenz

• Maßnahme: UKVI stuft die Sponsorlizenz auf ein B-Rating herab und schreibt einen Aktionsplan mit Abhilfemaßnahmen vor.
• Kosten: 1.476 £ für den Aktionsplan, zuzüglich zusätzlicher Kosten für die Einhaltung der Vorschriften (z. B. Rechtskosten, 2.000 bis 5.000 £).
• Auswirkung: Verbot der Ausstellung neuer Sponsorenzertifikate (CoS), bis die Einhaltung der Vorschriften wiederhergestellt ist, was zu Verzögerungen bei der Einstellung von Mitarbeitern führt.
• Beispiel: Das Versäumnis, die Änderung der Rolle eines Arbeitnehmers zu melden (z. B. von RQR-Stufe 6 zu einer nicht förderfähigen Rolle), führt zu einer Herabstufung.

2. Aussetzung des Führerscheins

• Maßnahme: Vorübergehende Aussetzung der Sponsorlizenz und Einstellung aller Sponsoringaktivitäten.
• Auswirkung: Verhindert die Ausstellung von CoS, die Verlängerung von Visa oder die Einstellung neuer gesponserter Arbeitnehmer. Bestehende Arbeitnehmer müssen möglicherweise mit Visumskürzungen rechnen.
• Dauer: Bis das UKVI das Problem gelöst hat, oft 1-3 Monate, je nach Schweregrad.
• Beispiel: Nicht gemeldete Abwesenheiten von mehr als 180 Tagen in einem 12-Monats-Zeitraum für eine Fachkraft können zu einer Aussetzung führen.

3. Lizenzentzug

• Maßnahme: Dauerhafter Entzug der Sponsorlizenz, wobei nach einer Bedenkzeit von 12 Monaten ein neuer Antrag gestellt werden muss.
• Auswirkung: Beendigung des Visums für alle gesponserten Arbeitnehmer, was zu einem erheblichen betrieblichen und rufschädigenden Schaden führt.
• Kosten: Wegfall der CoS-Gebühren (£525 pro Arbeitnehmer), Immigration Skills Charge (£364-£1.000 pro Jahr) und Wiederbewerbungskosten (£574-£1.579).
• Beispiel: Bei betrügerischen Meldungen oder der Beschäftigung von Arbeitnehmern in nicht konformen Positionen (z. B. mit einem Gehalt von weniger als 41.700 £) besteht die Gefahr des Entzugs.

4. Finanzielle und rechtliche Sanktionen

• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 Pfund pro illegalem Arbeitnehmer bei Nichtdurchführung von Überprüfungen des Rechts auf Arbeit.
• Strafrechtliche Sanktionen: Geld- oder Freiheitsstrafen (bis zu 7 Jahren) für die wissentliche Beschäftigung von illegalen Arbeitnehmern.
• Schädigung des Rufs: Öffentliche Auflistung im Verzeichnis der nicht konformen Sponsoren des Innenministeriums, was Talente und Partner abschreckt.

Risikomanagement-Aktion: Quantifizierung potenzieller Strafen in Risikobewertungen (z. B. £ 50.000+ für mehrere Verstöße) und Festlegung von Prioritäten für die Einhaltung der Vorschriften, um finanzielle und betriebliche Verluste zu vermeiden.

Compliance-Strategien für 2025

Risikominderung und Sicherstellung der Einhaltung der Pflichten im Zusammenhang mit der Sponsorlizenz:

1. Robuste Systeme implementieren:
   
   • Nutzen Sie HR-Software, um Details zu Mitarbeitern, Visastatus und Meldefristen zu verfolgen.
   • Automatisierte SMS-Updates für die Einhaltung der 10- und 20-tägigen Berichtspflichten in Echtzeit.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   
   • Durchführung vierteljährlicher interner Audits von CoS-Aufzeichnungen, Überprüfungen des Rechts auf Arbeit und organisatorischen Änderungen.
   • Vorbereitung auf unangekündigte Besuche des Innenministeriums, um sicherzustellen, dass alle Unterlagen zugänglich sind.
3. Schulung von Schlüsselpersonal:
   
   • Aufklärung der Anweisungsbefugten und der Nutzer der Stufe 1 über die SMS-Melde- und Compliance-Pflichten.
   • Jährliche Schulungen zu den Aktualisierungen des Jahres 2025, einschließlich der Regeln für die RQR-Stufe 6 und der eVisa-Übergänge.
4. eVisa-Übergang überwachen:
   
   • Unterstützung der Arbeitnehmer bei der Einrichtung von UKVI-Konten bis zum 31. Dezember 2026 für die eVisa-Überprüfung.
   • Aktualisierung der Verfahren für das Recht auf Arbeit, um sie mit den digitalen Ausweisen in Einklang zu bringen.
5. Berater für Einwanderung einschalten:
   
   • Konsultation von Rechtsexperten für komplexe Fälle (z.B. Unternehmensumstrukturierung, Audit-Antworten), Budgetierung von £2.000-£5.000 für Unterstützung.
6. Alles dokumentieren:
   
   • Bewahren Sie Aufzeichnungen über CoS, Gehaltsabrechnungen, Verträge und Abwesenheitsprotokolle für den Zeitraum des Sponsorings plus ein Jahr auf.
   • Verwenden Sie standardisierte Vorlagen, um die Berichterstattung und Prüfungsvorbereitung zu rationalisieren.

Audit-Aktion: Entwickeln Sie eine Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften und beauftragen Sie ein spezielles Team mit der Überwachung der SMS-Aktualisierungen und der Prüfungsvorbereitung.

2025 Updates und Herausforderungen

Die Einwanderungsreformen 2025 verstärken die Bedeutung der Einhaltung der Vorschriften:

• Strengere Audits: Verstärkte Inspektionen des Innenministeriums, einschließlich virtueller und Vor-Ort-Besuche, zielen auf ungenaue Berichterstattung und nicht konforme Aufgaben.
• Übergang zum eVisum: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen alle BRP durch eVisas ersetzt werden, wobei die Sponsoren den digitalen Status überprüfen müssen.
• Höhere Bußgelder: Die zivilrechtlichen Bußgelder wurden im April 2025 um 10 % erhöht, was auf eine strengere Durchsetzung der Vorschriften zurückzuführen ist.
• RQR Stufe 6 Anforderung: Die Aufgaben müssen den Anforderungen des Hochschulabschlusses oder den Kriterien der Temporary Shortage List entsprechen, wodurch die Einhaltung der Anforderungen an den Arbeitsplatz strenger kontrolliert wird.

Herausforderungen:

• Hybrid-/Fernarbeit: Die Meldung von Standortwechseln bei hybriden Vereinbarungen ist komplex. Entschärfen Sie die Situation, indem Sie die Arbeitsmuster in Verträgen dokumentieren.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleine Sponsoren haben möglicherweise Probleme mit den Kosten für die Einhaltung der Vorschriften. Budget für Software und Schulungen zur Risikominderung.
• Knappe Fristen: Wer 10- oder 20-tägige Meldefristen verpasst, riskiert Strafen. Automatisieren Sie Warnungen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Risikomanagement-Aktion: Einbeziehung der Aktualisierungen des Jahres 2025 in die Risikomodelle, wobei der eVisa-Bereitschaft und der Prüfungsvorbereitung Priorität eingeräumt wird.

Schlussfolgerung

Die Einhaltung der Sponsorlizenzen ist im Jahr 2025 eine wichtige Aufgabe für Audit-Teams und Risikomanagement-Experten. Rechtzeitige Berichterstattung, solide Aufzeichnungen und eine proaktive Vorbereitung auf Audits sind unerlässlich, um Strafen wie die Aussetzung oder den Entzug der Lizenz oder Geldstrafen von bis zu 20.000 £ pro Arbeitnehmer zu vermeiden. Durch den Einsatz von Technologien, die Schulung von Mitarbeitern und die Anpassung an die Neuerungen des Jahres 2025 (z. B. die Umstellung auf eVisa, strengere Prüfungen) können Teams ihre Abläufe schützen und die Anforderungen des Innenministeriums erfüllen.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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