Wie man die häufigsten Fallstricke im britischen Sponsor-Management-System vermeidet: Compliance-Tipps für Arbeitgeber

Das britische Sponsor Management System (SMS) verlangt von Arbeitgebern eine strikte Einhaltung, um Strafen wie Geldbußen, Aussetzung oder Entzug der Lizenz zu vermeiden. Zu den wichtigsten Fallstricken gehören das Versäumnis, Änderungen zu melden, unzureichende Aufzeichnungen und die unsachgemäße Verwendung von Sponsorenzertifikaten (CoS), die alle durch eine strukturierte Personalpolitik, Mitarbeiterschulungen und eine digitale Verwaltung von Aufzeichnungen entschärft werden können.

Häufige Fallstricke und Strategien zur Einhaltung der Vorschriften

Einer der häufigsten Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften ist die verspätete oder fehlende Meldung von Änderungen. Arbeitgeber müssen arbeitnehmerbezogene Änderungen - wie Funktion, Gehalt, Standort oder Abwesenheit von mehr als vier Wochen - innerhalb von 10 Arbeitstagen melden. Organisatorische Änderungen, einschließlich Veränderungen der Unternehmensgröße, der Eigentumsverhältnisse oder des Schlüsselpersonals, müssen innerhalb von 20 Arbeitstagen gemeldet werden. Die Implementierung automatischer Erinnerungen in der HR-Software kann dazu beitragen, diese Fristen konsequent einzuhalten.

Unzureichende Aufzeichnungen sind nach wie vor einer der Hauptgründe für den Lizenzentzug. Sponsoren sind verpflichtet, für jeden gesponserten Arbeitnehmer umfassende Aufzeichnungen zu führen, einschließlich Stellenbeschreibungen, Lohnabrechnungen, Überprüfungen der Arbeitsberechtigung und Qualifikationsnachweise für die Dauer der Beschäftigung plus ein Jahr. Die Integration der Anforderungen von Anhang D in die Personalinformationssysteme stellt sicher, dass die Dokumentation proaktiv und nicht reaktiv bei Prüfungen erfasst wird.

Die Ausstellung von Sponsorenzertifikaten (Certificate of Sponsorship, CoS) für unechte oder nicht förderungswürdige Stellen stellt ein weiteres erhebliches Risiko dar. Die Stellen müssen das erforderliche Qualifikationsniveau (RQF Level 3 oder höher) und den Gehaltsschwellenwert erfüllen - 41.700 £ für Facharbeiter und 48.500 £ für Global Business Mobility Senior/Specialist Stellen. Die Arbeitgeber sollten die Stellenangaben vor der CoS-Ausstellung mit den Kriterien des Innenministeriums abgleichen, um eine Nichteinhaltung zu vermeiden.

Überprüfungen des Rechts auf Arbeit müssen online unter Verwendung von Aktiencodes für alle Inhaber einer biometrischen Aufenthaltsgenehmigung (BRP) durchgeführt werden, da physische BRP nicht mehr gültig sind. Die Arbeitgeber müssen Belege für diese Überprüfungen aufbewahren, einschließlich des Datums und des Namens der Person, die sie durchgeführt hat. Regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter der Personalabteilung stellen sicher, dass die aktualisierten digitalen Überprüfungsverfahren auch weiterhin eingehalten werden.

Aufbau eines konformen HR-Rahmens

• Die Festlegung klarer HR-Sponsoring-Richtlinien ist entscheidend für die Einhaltung der Vorschriften. Diese sollten die Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Verfahren zur Erteilung von CoS, Überprüfungen des Rechts auf Arbeit und Fristen für die Meldung von Änderungen umfassen. Die Richtlinien müssen für alle zuständigen Mitarbeiter leicht zugänglich sein und regelmäßig aktualisiert werden, um Änderungen im Einwanderungsrecht zu berücksichtigen.
• Die Benennung und Schulung von Schlüsselpersonen, einschließlich des Anweisungsbefugten, des Hauptansprechpartners und der Stufe-1-Benutzer, gewährleistet die Verantwortlichkeit innerhalb des SMS. Hintergrundüberprüfungen des Schlüsselpersonals tragen zur Wahrung der organisatorischen Integrität bei, da Vorstrafen zur Verweigerung oder zum Entzug der Lizenz führen können.
• Die Durchführung regelmäßiger interner Prüfungen oder Scheinprüfungen mit externer juristischer Unterstützung durch die Einwanderungsbehörde hilft, Lücken in der Einhaltung der Vorschriften zu erkennen, bevor offizielle Prüfungen des Innenministeriums stattfinden. Bei diesen Audits sollten die Verwendung von CoS, die Vollständigkeit der Aufzeichnungen und die Einhaltung der Meldefristen überprüft werden, um proaktive Korrekturen zu ermöglichen.

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