Aufbewahrungspflichten des Innenministeriums für britische Visumsponsoren

Einführung

Jeder zugelassene britische Sponsor hat zwei gleichrangige Pflichten: die Führung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen und deren korrekte Aufbewahrung. Das Innenministerium wertet Lücken in der Dokumentation als Hinweis auf einen Verstoß, unabhängig davon, ob die zugrunde liegende Tätigkeit rechtmäßig war. Angesichts von fast 2.000 entzogenen Lizenzen im Zeitraum 2024–25 und einer steigenden Zahl von Kontrollbesuchen behandelt dieser Leitfaden genau, welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen, wie lange Sie diese aufbewahren müssen und welche Fehler bei der Aufbewahrung am häufigsten zu Durchsetzungsmaßnahmen führen.

Warum müssen Arbeitgeber Aufzeichnungen führen?

Die Führung von Aufzeichnungen ist nicht nur eine administrative Aufgabe, sondern eine zentrale gesetzliche Verpflichtung, die mit dem Besitz einer britischen Sponsorenlizenz einhergeht. Das Innenministerium betrachtet die Dokumentation als den wichtigsten Nachweis dafür, dass ein Arbeitgeber die Einwanderungsgesetze einhält.  

• Nachweis der Einhaltung der Vorschriften: Bei unangekündigten oder angekündigten Prüfungen durch das Innenministerium suchen die Sachbearbeiter nach „systemischen Lücken“. Fehlen für einen erheblichen Teil Ihrer Belegschaft (z. B. 40 %) Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Arbeitsberechtigungsnachweise, kann dies zu einem sofortigen Entzug der Lizenz führen.  

• Verhinderung illegaler Beschäftigung: Durch lückenlose Aufzeichnungen können Sie nachweisen, dass Sie die Arbeitsberechtigung jedes einzelnen Mitarbeiters überprüft haben. Werden diese Aufzeichnungen nicht geführt, kann dies zu zivilrechtlichen Strafen von bis zu 60.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer führen (der Betrag wurde in den letzten Jahren erhöht).  

• Das Privileg der Arbeitserlaubnis aufrechterhalten: Der Besitz einer Arbeitserlaubnis gilt als „Privileg“ und nicht als Recht. Das Innenministerium wertet Lücken in den Unterlagen als Hinweis auf einen Verstoß gegen die Vorschriften, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer tatsächlich rechtmäßig handelt.  

• Vorbereitung auf Prüfungen: Da sich die Zahl der Lizenzentzüge Ende 2025 und 2026 verdreifachen wird, stellt ein zentralisiertes, digitales Dokumentenverwaltungssystem (wie Jobbatical) sicher, dass Sie Anfragen der UKVI innerhalb der strengen Fristen – in der Regel 10 Werktage – beantworten können.  

Wie lange bewahrt die britische Einwanderungsbehörde bzw. das Innenministerium Unterlagen auf?

Für Arbeitgeber sind die Aufbewahrungsfristen in Anhang D der Leitlinien für Sponsoren genau festgelegt. Sie müssen sicherstellen, dass die Unterlagen zugänglich sind und nicht so archiviert werden, dass sie bei einer Inspektion nicht sofort abgerufen werden können.  

• Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen für Sponsoring-Unterlagen: Die meisten Dokumente im Zusammenhang mit dem Sponsoring – darunter die Sponsoring-Bescheinigung (CoS), Stellenbeschreibungen und Gehaltsnachweise – müssen für die Dauer des Sponsoring-Verhältnisses sowie für ein weiteres Jahr nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus Ihrem Unternehmen aufbewahrt werden.  

• Unterlagen zum Recht auf Arbeit: Für diese Unterlagen (z. B. die Ergebnisse der Überprüfung des eVisa-Freigabecodes) gilt eine längere Aufbewahrungsfrist. Sie müssen sie für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie für weitere zwei Jahre nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen aufbewahren.  

• Unterlagen zur Personalbeschaffung: Wenn Sie einen Arbeitnehmer im Rahmen eines Verfahrens sponsern, für das Nachweise zur Personalbeschaffung erforderlich sind, sollten diese Unterlagen in der Regel für die Dauer der Sponsoring-Beziehung plus ein Jahr aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass eine „echte Stellenvakanz“ vorlag.  

• Umstellung auf elektronische Visa (nach 2026): Da die physischen biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) bis zum 31. Dezember 2026 auslaufen, müssen Ihre Unterlagen auf digitale Formate umgestellt werden. Die Überprüfungen der digitalen Freigabecodes müssen datiert und sicher gespeichert werden, um diese mehrjährigen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.  

Aufzeichnungen, die der Arbeitgeber aufbewahren muss – Anforderungen gemäß Anhang D

In Anhang D der Leitlinien des Innenministeriums für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer und Zeitarbeitskräfte sponsern, sind die vorgeschriebenen Aufzeichnungen für jeden gesponserten Arbeitnehmer aufgeführt. Es gibt vier Hauptkategorien:

Dokumente zum Recht auf Arbeit

• Eine gut lesbare Kopie des aktuellen Reisepasses des Arbeitnehmers (Seite mit dem Foto sowie alle relevanten Visa und Einreisestempel).
• Nachweis über die Überprüfung des eVisa-Freigabecodes, einschließlich des Überprüfungsdatums und der Referenznummer des Überprüfungsdienstes. Ab dem 31. Dezember 2026 ersetzt dies die BRP als gültiges Dokument zur Arbeitserlaubnis für Nicht-Briten.
• Für Arbeitnehmer mit befristeter Aufenthaltsgenehmigung: Datum der nächsten Überprüfung (die Freigabecodes verfallen alle 90 Tage).

Aufzeichnungen zu Sponsoringbescheinigungen (CoS)

• Die dem Arbeitnehmer zugewiesene CoS-Referenznummer.
• Die im CoS erfassten Angaben zu Stellenbezeichnung, SOC-Code, Gehalt und Arbeitsbeginn.
• Jede weitere Arbeitsbescheinigung, die ausgestellt wird, wenn der Arbeitnehmer die Stelle wechselt oder den Arbeitgeber wechselt.

Unterlagen zu Beschäftigung und Gehaltsabrechnung

• Unterzeichneter Arbeitsvertrag oder schriftliche Arbeitsbedingungen.
• Lohnabrechnungen oder Lohnunterlagen, aus denen die in jedem Zahlungszeitraum gezahlten Löhne hervorgehen, sind besonders wichtig, da die Löhne ab April 2026 auf Basis der einzelnen Zahlungszeiträume überwacht werden.
• Aufzeichnungen über etwaige Änderungen der Arbeitszeiten, des Gehalts oder des Arbeitsortes – sowie Nachweise dafür, dass diese innerhalb der Frist von 10 Werktagen an die UKVI gemeldet wurden.
• Abwesenheitsdaten für geförderte Arbeitnehmer, einschließlich unbezahlter Freistellungen, die eine Meldepflicht hinsichtlich einer Gehaltsänderung ausgelöst haben.

Kontakt- und persönliche Angaben

• Aktuelle Adresse und Telefonnummer des Arbeitnehmers im Vereinigten Königreich – wird bei jedem Umzug aktualisiert.
• Notfallkontaktdaten des Arbeitnehmers.
• Sozialversicherungsnummer (sobald diese ausgestellt wurde).

Anhang D wird regelmäßig aktualisiert. Siehe gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers für die aktuelle Version; verlassen Sie sich nicht auf eine gedruckte Ausgabe, die älter als 6 Monate ist.

Wie lange muss der Arbeitgeber die Unterlagen zur Arbeitsvermittlung aufbewahren?

Die Umstellung auf das eVisa und was sich dadurch für die Buchführung ändert

Ab dem 31. Dezember 2026 sind physische biometrische Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung nicht mehr gültig. Dadurch ändern sich die Anforderungen an die Art und Weise, wie Sie Daten erfassen müssen:

• Verwenden Sie keine BRP-Kopien mehr als primären Nachweis für Ihre Arbeitsberechtigung. Nach der Umstellung sind die Überprüfungsnachweise des eVisa-Share-Codes das erforderliche Dokument.
• Notieren Sie das Datum jeder eVisa-Prüfung, den verwendeten Freigabecode und das Ergebnis. Dies dient Ihnen als rechtlicher Nachweis, falls der Status eines Mitarbeiters später in Frage gestellt wird.
• Erstellen Sie einen wiederkehrenden 90-Tage-Zeitplan für die erneute Überprüfung – eVisa-Freigabecodes verfallen, und eine abgelaufene Überprüfung stellt keine rechtlich zulässige Entschuldigung dar.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokumentenarchivierungssystem Prüfprotokolle mit Zeitstempeln und Benutzerdaten erfassen kann – ein Eintrag in einer Tabellenkalkulation ohne Datumsangabe reicht bei einem Audit nicht als Nachweis aus.

Mitarbeiter, die noch kein UKVI-Onlinekonto eingerichtet haben, können keinen Freigabecode generieren. Nehmen Sie die Einrichtung des UKVI-Kontos in Ihre Checkliste für die Einarbeitung auf – warten Sie damit nicht bis zur Verlängerung des Visums.

Fehler bei der Buchführung von Sponsoren und wie man sie behebt

Dies sind die Mängel, die das Innenministerium bei Kontrollbesuchen am häufigsten feststellt. Jeder einzelne davon lässt sich mit den richtigen Systemen vermeiden.

Fehler: Aufbewahrung von BRP-Kopien anstelle der eVisa-Verifizierungsunterlagen nach dem Übergang.

✔ Maßnahme: Führen Sie bis zum 31. Dezember 2026 eine vollständige Überprüfung Ihrer „Right-to-Work“-Akten durch. Ersetzen Sie für jeden derzeit geförderten Arbeitnehmer alle BRP-Kopien durch einen Verifizierungsnachweis in Form eines eVisa-Freigabecodes.

Fehler: Daten, die in privaten E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Laufwerken gespeichert sind, sind nicht mehr zugänglich, wenn die betreffende Person das Unternehmen verlässt.

✔ Maßnahme: Alle Unterlagen zur Einhaltung der Sponsorenvorschriften müssen in einem gemeinsam genutzten, zugriffskontrollierten Cloud-System gespeichert werden. Auch wenn ein Benutzer der Stufe 1 oder ein Personalverantwortlicher das Unternehmen verlässt, müssen die Unterlagen weiterhin abrufbar bleiben.

Fehler: Es liegt kein Nachweis über das Datum vor, an dem die Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchgeführt wurde – lediglich ein Scan des Dokuments.

✔ Korrektur: Jede Überprüfung der Arbeitsberechtigung muss mit dem Datum der Durchführung, den überprüften Dokumenten oder dem überprüften Freigabecode sowie dem Namen der Person, die die Überprüfung durchgeführt hat, protokolliert werden.

Fehler: Die Angaben auf den Gehaltsabrechnungen stimmen nicht mit dem auf der CoS angegebenen Gehalt überein – aufgrund von Prämien oder Abzügen liegt das tatsächliche Gehalt unter dem Schwellenwert.

✔ Lösung: Die Einhaltung der Gehaltsvorgaben wird nun pro Abrechnungszeitraum überprüft. Führen Sie für jeden geförderten Arbeitnehmer einen monatlichen Vergleich zwischen dem tatsächlichen Gehalt und dem Gehaltsschwellenwert des CoS durch. Weisen Sie auf Abweichungen hin und melden Sie diese umgehend.

Fehler: Die Adresse und die Kontaktdaten des Mitarbeiters wurden seit seinem Eintritt nicht aktualisiert, obwohl er vor 18 Monaten umgezogen ist.

✔ Maßnahme: Fügen Sie Ihrem Compliance-Kalender für gesponserte Arbeitnehmer einen jährlichen Schritt zur erneuten Bestätigung der Kontaktdaten hinzu. UKVI erwartet von Ihnen, dass Sie über aktuelle Informationen verfügen.

Fehler: Die Datensätze von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben, werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gelöscht.

✔ Maßnahme: Bewahren Sie alle Unterlagen für den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum auf (Dauer der Förderung + mindestens 1 Jahr). Legen Sie in Ihrem Dokumentenmanagementsystem Löschtermine fest – löschen Sie die Unterlagen nicht bei Ausscheiden.

Fehler: Die Anmeldedaten für das SMS-System wurden von mehreren Mitarbeitern der Personalabteilung gemeinsam genutzt.

✔ Korrektur: Jeder SMS-Nutzer muss über einen eigenen Login verfügen. Die gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten stellt einen Verstoß gegen die Compliance-Vorschriften dar. Entziehen Sie den Zugriff unverzüglich, wenn ein Nutzer das Unternehmen verlässt. Inaktive Konten mit aktiven Berechtigungen werden bei der Prüfung markiert.

Sponsorendaten für die Prüfung vorbereiten

Eine angekündigte oder unangekündigte Überprüfung durch das Innenministerium kann jederzeit stattfinden. Die Sponsoren, die diese ohne Zwischenfälle bewältigen, sind diejenigen, die ihre Unterlagen als lebende Dokumente und nicht als Archivdateien behandeln.

Checkliste für die vierteljährliche Buchführung

• Alle Unterlagen zu gesponserten Arbeitnehmern enthalten: die aktuelle CoS-Referenz, den Nachweis der Arbeitserlaubnis (eVisa, datiert), den unterzeichneten Vertrag, die Gehaltsabrechnungen der letzten 12 Monate sowie die aktuellen Kontaktdaten.
• Die Datensätze zu den eVisa-Freigabecodes sind datiert und liegen innerhalb des 90-tägigen Gültigkeitszeitraums.
• Die Gehaltsabrechnungen für jeden geförderten Arbeitnehmer bestätigen, dass das Gehalt in jedem Abrechnungszeitraum mindestens dem CoS-Schwellenwert entspricht.
• Die Abwesenheitsdaten sind auf dem neuesten Stand, und alle durch Abwesenheiten ausgelösten Meldungen wurden innerhalb von 10 Arbeitstagen im SMS-System erfasst.
• Die Unterlagen ehemaliger geförderter Arbeitnehmer werden aufbewahrt und sind zugänglich – sie werden weder auf privaten Laufwerken archiviert noch gelöscht.
• Der Zugriff auf den Dokumentenspeicher ist auf derzeitige, namentlich genannte Mitarbeiter beschränkt – keine gemeinsamen Zugänge, kein Zugriff für ehemalige Mitarbeiter.

Sollten Sie bei einem internen Audit eine Lücke feststellen, melden Sie diese proaktiv über das SMS und dokumentieren Sie dies. Eine freiwillige Offenlegung wird positiver bewertet als Mängel, die vom Innenministerium festgestellt werden.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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