Nutzer der britischen Sponsorenlizenz der Stufe 1: Was die Personalabteilung 2026 wissen muss

Die meisten Personalabteilungen wissen nicht, wer ihr Level-1-Benutzer ist

Das klingt nach einer kleinen administrativen Formalität. In Wirklichkeit ist es jedoch einer der häufigsten Gründe, warum britischen Arbeitgebern ihre Sponsorenlizenz ausgesetzt oder entzogen wird. Wenn Ihr Level-1-Nutzer morgen das Unternehmen verlässt und kein Ersatz bereitsteht, verstößt Ihr Unternehmen gegen die Lizenzbedingungen – ganz gleich, wie gut sonst alles läuft.

In diesem Leitfaden wird erläutert, welche Aufgaben ein Benutzer der Stufe 1 tatsächlich hat, worin der Unterschied zu einem Benutzer der Stufe 2 besteht und welche Fehler die meisten Personalabteilungen bei der Verwaltung des Sponsor Management Systems (SMS) häufig begehen.

Was ist ein Nutzer mit einer britischen Sponsorenlizenz der Stufe 1?

Für eine britische Sponsorenlizenz muss Ihre Organisation Schlüsselpersonen benennen, die für die Erfüllung der Sponsorenverpflichtungen zuständig sind. Der „Level 1 User“ ist die Person (oder sind die Personen), die die tägliche Verwaltung Ihrer Sponsorenlizenz über das Online-Portal des Innenministeriums, das „Sponsor Management System“ (SMS), übernimmt.

Benutzer der Stufe 1 haben uneingeschränkten Zugriff auf das SMS. Zu ihren Aufgaben gehören:

Das Innenministerium verlangt zudem, dass Nutzer der Stufe 1 regelmäßig, mindestens einmal im Monat, auf ihr SMS-Konto zugreifen. Regelmäßige Verzögerungen bei der Aktualisierung oder versäumte Meldungen gehören zu den häufigsten Gründen für eine Herabstufung der Compliance.

Bei der Antragstellung können Sie nur einen Benutzer der Stufe 1 benennen. Diese Person muss ein Mitarbeiter, ein Geschäftsführer oder ein Partner Ihrer Organisation sein. Nachdem Ihre Lizenz erteilt wurde, können Sie über das SMS weitere Benutzer hinzufügen.

Benutzer der Stufe 1 vs. Benutzer der Stufe 2: Was ist eigentlich der Unterschied?

Der wesentliche Unterschied liegt im Umfang der Zugriffsrechte. Ein Benutzer der Stufe 2 verfügt über eine eingeschränkte, delegierte Rolle, was in größeren Teams nützlich ist, in denen mehrere Mitarbeiter Patenschaften zuweisen müssen, ohne jedoch die volle Kontrolle über die Lizenz zu benötigen.

Benutzer der Stufe 1 vs. Benutzer der Stufe 2: Vergleich der Zugriffsrechte

Benutzer der Stufe 2 können erst hinzugefügt werden, nachdem Ihre Lizenz erteilt wurde. Es besteht keine Verpflichtung, solche Benutzer einzurichten, doch für mittlere bis große Unternehmen sind sie eine praktische Möglichkeit, Aufgaben im Zusammenhang mit CoS-Zuweisungen zu verteilen, ohne den vollen Lizenzzugriff zu gewähren.

Ein wichtiger Punkt: Das Innenministerium macht Ihren Anweisungsbefugten für die Handlungen jedes einzelnen SMS-Nutzers verantwortlich. Je mehr Nutzer Sie hinzufügen, desto schwieriger wird es, eine angemessene Kontrolle aufrechtzuerhalten. Halten Sie die Nutzerzahl gering und gewähren Sie den Zugang nur nach sorgfältiger Prüfung.

Die Personalrisiken, die die meisten Unternehmen nicht kommen sehen

In der Praxis konzentrieren sich Probleme bei der Einhaltung der Sponsorenlizenzvorschriften meist auf einige wenige vorhersehbare Schwachstellen. Dabei handelt es sich nicht um obskure Sonderfälle, sondern um dieselben Probleme, die bei den Durchsetzungsmaßnahmen des Innenministeriums immer wieder auftreten.

1. Personalfluktuation ohne Nachfolgeplan: Wenn Ihr einziger Level-1-Benutzer kündigt und Sie das Innenministerium nicht unverzüglich benachrichtigen und einen Nachfolger benennen, verstoßen Sie gegen die Vorschriften. Das Innenministerium kann Lizenzen widerrufen, wenn kein aktiver Level-1-Benutzer vorhanden ist. Lesen Sie: Was passiert, wenn Ihre Sponsorenlizenz widerrufen wird?
2.  Falsche Berufscodes auf dem CoS: Ein falscher SOC-Code oder eine ungenaue Stellenbeschreibung auf einem Certificate of Sponsorship kann zur Ablehnung des Visumantrags führen und Compliance-Maßnahmen nach sich ziehen. Eine häufige Ursache für diesen Fehler sind Level-2-Benutzer, die CoS ohne ausreichende Anleitung ausstellen.
3.  Versäumte 10-Arbeitstage-Meldefristen: Stellenwechsel, Gehaltsanpassungen, Abwesenheiten von mehr als vier Wochen und das Ausscheiden von Mitarbeitern müssen alle innerhalb von 10 Arbeitstagen gemeldet werden. Es gibt keine Nachfrist. Versäumte Fristen sind der häufigste Grund für Lizenzherabstufungen.
4.  Veraltete Benutzerdaten: Stufe 1 Benutzer, die Ihr Unternehmen verlassen haben, aber im SMS weiterhin aktiv sind, stellen sowohl ein Sicherheitsrisiko als auch eine Lücke bei der Einhaltung von Vorschriften dar. UKVI erwartet, dass die Benutzerdaten jederzeit auf dem neuesten Stand sind.‍
5. Unklarheit darüber, wer für welche Aufgabe zuständig ist: In Teams, in denen sowohl Benutzer der Stufe 1 als auch der Stufe 2 vertreten sind, kommt es häufig vor, dass wichtige Berichtspflichten unter den Tisch fallen, wenn die Rollen nicht klar definiert sind.

Ehrlich gesagtwarten die meisten Unternehmen zu lange, bevor sie diese Lücken schließen – oft erst, bis ein Schreiben des Innenministeriums eintrifft. Zu diesem Zeitpunkt sind die Kosten für die Behebung der Mängel bereits deutlich höher, als sie es bei einem proaktiven Management gewesen wären.

Hier erfahren Sie, wie das Ausscheiden eines Mitarbeiters dem Innenministerium gemeldet werden muss, um die Lizenzbedingungen einzuhalten.

So sorgt Jobbatical für die Einhaltung der Vorschriften für Sponsorenlizenzen

Wenn Ihre Personalabteilung neben all ihren anderen Aufgaben auch noch gesponserte Arbeitskräfte verwaltet, mangelt es fast immer an Ressourcen für die Einhaltung der SMS-Vorschriften. Der britische Dienst „Jobbatical“ für das Sponsorenmanagement nimmt Ihnen diese Last ab, ohne dass Sie intern spezielles Fachwissen im Bereich Einwanderungsrecht aufbauen müssen.

So sieht die Zusammenarbeit mit Jobbatical für Ihr Team konkret aus:

Weitere Bereiche, in denen Jobbatical Ihr Team unterstützen kann: 

1. Neben der SMS unterstützt Jobbatical auch die  : 
   
   1. den gesamten Sponsoring-Lebenszyklus, von Ihrem ersten Antrag auf eine Sponsorenlizenz an, 
   2. durch die Ausstellung einer Sponsorenbescheinigung, 
   3. Anträge auf ein Visum für Fachkräfte, 
   4. sowie die Verlängerung von Visa für Ihre Mitarbeiter.
   5. Zudem dient die Unterstützung bei der Beantragung von Familienvisa als Erweiterung des Lebenszyklus eines gesponserten Arbeitnehmers.
2. Wenn Sie vor der Beauftragung eines Dienstleisters Ihre aktuelle Compliance-Situation überprüfen möchten, nutzen Sie die kostenlose Bewertung der Einhaltung der Sponsorenlizenzvorschriften von Jobbatical. Das dauert nur wenige Minuten und deckt die wichtigsten Lücken auf, noch bevor das Innenministerium bei Ihnen vorbeikommt.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.