Verwendung des Sponsor Management Systems (SMS): HR Best Practices

Das britische Sponsor-Management-System – kurz SMS – ist das Online-Portal des Innenministeriums, das jeder lizenzierte Arbeitgeber nutzen muss, um sein Sponsoring-Programm zu verwalten. Hier stellen Sie Sponsoring-Bescheinigungen (Certificates of Sponsorship, CoS) aus, melden Änderungen der Arbeitnehmerdaten und führen die Compliance-Unterlagen, die UKVI jederzeit einsehen kann. Angesichts von fast 2.000 entzogenen Lizenzen im Zeitraum 2024–25 steht mehr denn je auf dem Spiel, dass alles korrekt abgewickelt wird.

SMS-Benutzerrollen: Wer macht was?

Jeder SMS-Nutzer benötigt einen eigenen Login – die gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten stellt einen Verstoß gegen die Vorschriften dar, auf den das Innenministerium aktiv achtet.

Entziehen Sie den SMS-Zugriff unverzüglich, sobald ein Benutzer das Unternehmen verlässt oder seine Rolle wechselt. Inaktive Konten mit aktiven Berechtigungen werden bei Compliance-Prüfungen als problematisch gekennzeichnet.

Meldefristen für SMS

Die Nichteinhaltung von Fristen ist der häufigste Grund für eine Herabstufung der Lizenz. Es gibt keine Nachfrist.

Richten Sie HRIS-Benachrichtigungen ein, die automatisch ausgelöst werden, wenn sich die Daten eines gesponserten Mitarbeiters ändern – verlassen Sie sich nicht auf manuelle Nachverfolgung.

Ausstellung einer Verpflichtungserklärung

Ein CoS verbindet einen Arbeitnehmer offiziell mit seinem Visumantrag. Fehler in diesem Zusammenhang sind eine der Hauptursachen für die Ablehnung von Visumanträgen

Bevor Sie eine CoS-Nummer zuweisen, vergewissern Sie sich, dass die Stelle einem zulässigen SOC-Code zugeordnet ist, das Gehalt den Schwellenwert für 2026 erfüllt (41.700 £ für die meisten Fachkräftepositionen oder den marktüblichen Satz, falls dieser höher ist) und die Stelle die Anforderungen der RQF-Stufe 6 erfüllt.

Die Frist für das E-Visum: Was muss bis zum 31. Dezember 2026 geändert werden?

Die physischen biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) werden vollständig abgeschafft. Ab dem 31. Dezember 2026 müssen alle Überprüfungen der Arbeitsberechtigung über eVisa-Freigabecodes mittels UKVI-Onlinekonten durchgeführt werden.

• Helfen Sie jedem gesponserten Arbeitnehmer dabei, sein UKVI-Onlinekonto bereits bei der Einstellung einzurichten – und nicht erst bei der Verlängerung des Visums.
• eVisa-Freigabecodes verfallen nach 90 Tagen. Richten Sie einen Zeitplan für die regelmäßige erneute Überprüfung ein.
• Schulen Sie alle Benutzer der Stufe 1 noch vor Ablauf der Frist zum Jahresende im Online-Dienst zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung.
• Für neue Visumanträge ab Januar 2026 werden ausschließlich E-Visa ausgestellt – keine BRP-Karten.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber gegen die Vorschriften für Sponsorenlizenzen verstößt?

Schlussfolgerung

Durch die Umsetzung bewährter Verfahren – den Einsatz von Technologie, die Durchführung von Audits, die Schulung von Mitarbeitern und die Vorbereitung auf die Umstellung auf das eVisa – können Teams die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, Strafen vermeiden und eine reibungslose internationale Personalbeschaffung unterstützen. Ein proaktives SMS-Management steht im Einklang mit den strengeren Vorschriften für 2025, sichert den Betriebsablauf und ermöglicht die Mobilität der Belegschaft.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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