Bewährte Verfahren für das Sponsor-Management-System (SMS) – Neue Änderungen für Arbeitgeber und Führungskräfte im Jahr 2026

Was ist das britische Sponsor-Management-System (SMS)?

Das britische Sponsor Management System (SMS) ist das obligatorische Online-Portal, über das lizenzierte Arbeitgeber ihre Pflichten im Zusammenhang mit der Visumsponsorenschaft erfüllen. Es dient als zentrale Anlaufstelle, über die Personalabteilungen:

• Förderbescheinigungen (CoS) ausstellen
• Veränderungen in der Situation der Arbeitnehmer dokumentieren
• die strengen Compliance-Standards einzuhalten, die von der britischen Visums- und Einwanderungsbehörde (UKVI) vorgeschrieben sind.
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Was die SMS tatsächlich steuert

Die meisten Personalabteilungen betrachten das Sponsor Management System lediglich als ein etwas aufgehübschtes Portal zum Ausfüllen von Formularen. Es ist jedoch weit mehr als das. Das SMS ist das wichtigste Instrument des Innenministeriums zur Überwachung der Einhaltung der Sponsorenpflichten; jede darin vorgenommene und jede unterlassene Maßnahme wird mit einem Zeitstempel versehen und ist vollständig nachprüfbar. Wenn ein UKVI-Inspektor Ihre Lizenz überprüft, ist das SMS-Aktivitätsprotokoll einer der ersten Punkte, die er sich ansieht.

Das System erfüllt vier Kernfunktionen:

• Ausstellung von Sponsorship Certificates (CoS): die obligatorische digitale Bescheinigung, über die jeder gesponserte Arbeitnehmer vor Einreichung eines Visumantrags verfügen muss
• Meldung von Änderungen: Erfassung von Änderungen der persönlichen Situation eines Mitarbeiters, der Beschäftigungsbedingungen oder der Struktur Ihres Unternehmens
• Verwaltung von Schlüsselpersonal: Hinzufügen oder Entfernen von autorisierten Benutzern und Aktualisieren der Angaben zum Anweisungsbefugten
• Pflege der Unternehmensdaten: Geschäftsadresse, Kontaktdaten und Lizenzbewertung

Einrichtung des SMS-Zugangs: Rollen und Zuständigkeiten

When your sponsor licence is approved, UKVI issues login credentials to your Authorising Officer. From there, your organisation appoints Level 1 and Level 2 users but the setup step many companies rush past is user governance. Our UK Sponsor Licence management service gives a complete guide on sponsor license management.

SMS-Benutzerrollen im Überblick

Erste Anmeldung: Was Sie in den ersten 48 Stunden tun sollten

Sobald Ihre Lizenz genehmigt wurde, sendet UKVI die Zugangsdaten an Ihren autorisierenden Beamten. Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern – tun Sie dies umgehend und speichern Sie es in einem gemeinsamen Passwortmanager, auf den Ihr stellvertretender Level-1-Benutzer Zugriff hat. Ernennen Sie anschließend Ihre Level-1-Benutzer und richten Sie deren individuelle Konten ein, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Weisen Sie keine CoS zu und melden Sie keine Änderungen unter Verwendung der Zugangsdaten des autorisierenden Beamten; dies stellt vom ersten Tag an ein Governance-Risiko dar.

Häufige Fehler bei der Einhaltung der SMS-Vorschriften

Mit unserem Rechner zur Überprüfung der Konformität britischer Sponsorenlizenzen können Sie feststellen, ob Ihre Sponsorenlizenz tatsächlich den Anforderungen entspricht.
Lesen Sie unseren Leitfaden zur Einrichtung, zum Zugriff und zu häufigen Fehlern beim britischen Portal für Sponsorenmanagementsysteme 2026.

Ausstellung von Sponsorenbescheinigungen: Was Sie vor der Erteilung beachten sollten

Die Ausstellung eines CoS ist die häufigste Aufgabe, die Ihre Level-1-Benutzer ausführen werden. Hier treten auch die meisten Fehler auf. Bevor Sie eine Zuweisung vornehmen, sollten Sie drei Dinge überprüfen:

• CoS type: Defined CoS for workers applying from outside the UK (requires individual Home Office approval). Undefined CoS for workers already in the UK switching or extending. Issuing the wrong type results in automatic visa refusal there is no correction process.
• Role eligibility: The job must meet RQF Level 3 or above and the relevant SOC 2020 going rate. From April 2026, check the updated going rates for your SOC code several occupations changed. The general £41,700 floor is not the only threshold to verify. Our CoS document checklist for HR gives complete Employer documents & compliance requirements.‍
• CoS allocation: Check your remaining balance before assigning. Undefined CoS come from your annual pre-approved quota. If you are running low, request an additional allocation before you run out the Home Office review takes time and a depleted quota can stall your hiring.

Once assigned, a CoS must be used within three months. It cannot be used more than three months before the job start date entered in the SMS. Build these windows into your recruitment timeline most companies wait until offer acceptance to start the process, which is already cutting it fine. Read more details on CoS in our UK Certificate of Sponsorship complete guide.

Eine vollständige Aufschlüsselung der CoS-Kosten und der Zuweisungsstrategie finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zur Zuweisung und Zuordnung von CoS im Vereinigten Königreich.

Berichtspflichten und Fristen für das Sponsor-Management-System

Die 10-Tage- und 20-Tage-Regel

Das Versäumen einer Meldefrist ist der häufigste Grund für Compliance-Maßnahmen. Die Vorschriften sind klar und eindeutig; das Problem liegt auf der operativen Ebene – Personalabteilungen verfügen oft nicht über einen zuverlässigen Mechanismus, um den SMS-Bericht unmittelbar nach Eintreten des Ereignisses auszulösen.

Die Lösung:

• Wenn sich der Vertrag einer Person ändert, sollte der SMS-Bericht auf derselben Checkliste stehen wie die Aktualisierung der Gehaltsabrechnung.
• Wenn ein Mitarbeiter kündigt, sollte die Aktualisierung seines SMS-Profils Teil des Austrittsworkflows sein. Unternehmen, die ihre gesponserten Mitarbeiter in einer Tabellenkalkulation verwalten, verpassen fast immer die Fristen. Die Plattform von Jobbatical zur Verwaltung von Einwanderungsangelegenheiten automatisiert diese Auslöser, sodass Ihr HR-Team rechtzeitig vor Ablauf einer Frist benachrichtigt wird – und nicht erst danach.
• Abwesenheiten melden: Eine unentschuldigte Abwesenheit von mehr als 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen muss unabhängig vom Grund gemeldet werden. Viele Sponsoren erfahren erst bei einem Compliance-Besuch von dieser Anforderung.

Was ist wann zu melden?

Folgen der Nichteinhaltung der Vorschriften des Sponsor-Lizenzsystems

Das Innenministerium betrachtet die unsachgemäße Verwaltung von SMS als systemisches Versagen bei der Einhaltung von Vorschriften und nicht als geringfügigen Verwaltungsfehler. Die Verletzung Ihrer Verpflichtungen als Sponsor hat umgehende und strenge operative Sanktionen zur Folge:

• Herabstufung der Lizenz (B-Rating): Ihre Befugnis zur Ausstellung neuer CoS wird ausgesetzt, und Sie müssen einen kostspieligen, obligatorischen UKVI-Aktionsplan umsetzen, um Ihr Rating wiederzuerlangen.
• Aussetzung der Lizenz: Alle internationalen Einstellungen werden ausgesetzt, solange das Innenministerium eine aktive Untersuchung Ihrer Personalprozesse durchführt.
• Entzug der Lizenz: Vollständiger Verlust der Sponsoring-Rechte, was für alle derzeit von Ihnen gesponserten Mitarbeiter zu einer automatischen Verkürzung der Visumsdauer (60 Tage zur Ausreise aus dem Vereinigten Königreich) führt.

Die Nichteinhaltung von Vorschriften beeinträchtigt nicht nur den Personalbeschaffungsprozess, sondern kann auch dazu führen, dass Ihre bestehenden internationalen Mitarbeiter rechtlich gezwungen sind, das Unternehmen zu verlassen.

Vorbereitung auf eine Compliance-Prüfung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde

Seit dem Ende des vierjährigen Lizenzverlängerungszyklus sind Kontrollbesuche nun das wichtigste Instrument, mit dem das Innenministerium die Sponsoren überwacht. Sie können jederzeit stattfinden, mit oder ohne Vorankündigung. Es wird erwartet, dass Ihre Personalprozesse und SMS-Aufzeichnungen jederzeit für eine Prüfung bereit sind, nicht nur, wenn eine Verlängerung bevorsteht.

In der Praxis gleichen die Prüfer drei Quellen miteinander ab: Ihr SMS-Aktivitätsprotokoll, Ihre internen Personalunterlagen (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsberechtigungsprüfungen) sowie die Angaben Ihrer von Ihnen vermittelten Arbeitnehmer zu ihrem Beschäftigungsverhältnis. Abweichungen zwischen diesen Quellen gelten als Hinweis auf ein systemisches Versagen bei der Einhaltung der Vorschriften.

Führen Sie vor einem Audit folgende interne Überprüfung durch:

• Stimmen Ihre SMS-Aufzeichnungen bei jedem geförderten Arbeitnehmer mit den aktuellen Verträgen und der Gehaltsabrechnung überein?
• Sind die Überprüfungen zur Einhaltung des Arbeitsrechts auf dem neuesten Stand und in der Personalakte abgelegt?
• Ist jede CoS korrekt mit einer aktiven, berechtigten Rolle verknüpft?
• Sind alle Benutzer der Stufen 1 und 2 derzeit aktive Mitarbeiter? Deaktivieren Sie alle, die das Unternehmen verlassen haben.
• Are Appendix D records passports, visas, contact details complete and accessible? See Jobbatical's record-keeping guide for the full documentation requirements.

Ehrlich gesagt haben die meisten Unternehmen, die bei Compliance-Prüfungen durchfallen, keine Wissenslücken, sondern Prozesslücken. Sie wissen, was sie tun müssen; ihnen fehlt lediglich ein zuverlässiges System, um sicherzustellen, dass dies auch jedes Mal umgesetzt wird.

Die Frist für das E-Visum: Was ändert sich am 31. Dezember 2026?

From 31 December 2026, physical Biometric Residence Permits will no longer be valid evidence for right-to-work checks. All sponsored workers must demonstrate immigration status through an eVisa share code via their UKVI online account. This is not a future consideration it is a live operational change your HR team needs to prepare for now.

Drei Maßnahmen, die Sie vor Ablauf der Frist ergreifen sollten:

• Überprüfen Sie Ihre Liste der geförderten Arbeitnehmer. Ermitteln Sie alle Personen, die noch immer einen physischen BRP als primären Nachweis für ihre Arbeitsberechtigung vorlegen.
• Prompt those workers to set up their UKVI account and generate a share code. Some workers particularly those with older visas have not done this yet.
• Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeiter aus dem Ausland sollten bereits bei ihrer Ankunft ihren Share-Code bereithalten; integrieren Sie die Überprüfung des Share-Codes in die Formalitäten am ersten Arbeitstag und nicht erst im Nachhinein.

Die Nichtverwendung von Share-Codes ab Januar 2027 stellt an sich bereits einen Verstoß gegen die Arbeitserlaubnisbestimmungen dar, was eine zivilrechtliche Geldstrafe von bis zu 60.000 £ pro Arbeitnehmer nach sich zieht, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer über eine gültige Aufenthaltserlaubnis verfügt.

Weitere Informationen zum Übergang zum eVisa und dessen Auswirkungen auf Ihre Arbeitserlaubnis finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zum britischen Fachkräftevisum für Personalabteilungen.

SMS in Ihren HR-Workflow integrieren

The SMS works best when it is not treated as a separate system. For companies managing 10 or more sponsored workers, manual tracking spreadsheets, calendar reminders, email chains creates too many failure points. The reporting deadlines are tight, the consequences of missing them are serious, and the volume of changes across a workforce fluctuates constantly.

Die praktische Lösung besteht darin, Ihren Sponsoring-Workflow mit Ihrem HRIS zu verknüpfen. Wenn in Ihrem HR-System eine Vertragsänderung bearbeitet wird, sollte dies automatisch eine Benachrichtigung an Ihren Level-1-Benutzer auslösen, der die entsprechende Frist für die SMS-Meldung beigefügt ist. Wenn sich das Ablaufdatum des Visums eines gesponserten Arbeitnehmers nähert, sollte Ihr System dies kennzeichnen, bevor es zu einem Compliance-Problem wird.

Die Plattform von Jobbatical lässt sich direkt in führende HRIS-Systeme integrieren und übernimmt für Ihr HR-Team die gesamte Abwicklung des SMS-Prozesses – von der Zuweisung der CoS über die Meldung von Änderungen und die Vorbereitung von Audits bis hin zur Nachverfolgung von Verlängerungen.

Wenn Sie eine wachsende Zahl von gesponserten Mitarbeitern betreuen und der Verwaltungsaufwand langsam unüberschaubar wird, vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie das in der Praxis funktioniert.

Eine vollständige Übersicht über die Kosten für Sponsorenlizenzen im Vereinigten Königreich sowie Hinweise zur Budgetplanung finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zu den Gebühren für Sponsorenlizenzen für das Jahr 2026.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.