Das britische Sponsor-Management-System (SMS): Der umfassende HR-Leitfaden 2026

Was die SMS tatsächlich steuert

Die meisten Personalabteilungen betrachten das Sponsor Management System lediglich als ein etwas aufgehübschtes Portal zum Ausfüllen von Formularen. Es ist jedoch weit mehr als das. Das SMS ist das wichtigste Instrument des Innenministeriums zur Überwachung der Einhaltung der Sponsorenpflichten; jede darin vorgenommene und jede unterlassene Maßnahme wird mit einem Zeitstempel versehen und ist vollständig nachprüfbar. Wenn ein UKVI-Inspektor Ihre Lizenz überprüft, ist das SMS-Aktivitätsprotokoll einer der ersten Punkte, die er sich ansieht.

Das System erfüllt vier Kernfunktionen:

• Ausstellung von Sponsorship Certificates (CoS): die obligatorische digitale Bescheinigung, über die jeder gesponserte Arbeitnehmer vor Einreichung eines Visumantrags verfügen muss
• Meldung von Änderungen: Erfassung von Änderungen der persönlichen Situation eines Mitarbeiters, der Beschäftigungsbedingungen oder der Struktur Ihres Unternehmens
• Verwaltung von Schlüsselpersonal: Hinzufügen oder Entfernen von autorisierten Benutzern und Aktualisieren der Angaben zum Anweisungsbefugten
• Pflege der Unternehmensdaten: Geschäftsadresse, Kontaktdaten und Lizenzbewertung

Einrichten des SMS-Zugriffs: Rollen und Anmeldedaten

Sobald Ihre Sponsorenlizenz genehmigt wurde, stellt UKVI Ihrem Befugten Mitarbeiter Zugangsdaten zur Verfügung. Anschließend benennt Ihre Organisation Benutzer der Stufen 1 und 2; ein Schritt, den viele Unternehmen jedoch übersehen, ist die Benutzerverwaltung. Unser Verwaltungsservice für britische Sponsorenlizenzen bietet eine umfassende Anleitung zur Verwaltung von Sponsorenlizenzen.

SMS-Benutzerrollen im Überblick

Erste Anmeldung: Was Sie in den ersten 48 Stunden tun sollten

Sobald Ihre Lizenz genehmigt wurde, sendet UKVI die Zugangsdaten an Ihren autorisierenden Beamten. Bei der ersten Anmeldung werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern – tun Sie dies umgehend und speichern Sie es in einem gemeinsamen Passwortmanager, auf den Ihr stellvertretender Level-1-Benutzer Zugriff hat. Ernennen Sie anschließend Ihre Level-1-Benutzer und richten Sie deren individuelle Konten ein, bevor Sie irgendetwas anderes tun. Weisen Sie keine CoS zu und melden Sie keine Änderungen unter Verwendung der Zugangsdaten des autorisierenden Beamten; dies stellt vom ersten Tag an ein Governance-Risiko dar.

Häufige Fehler bei der Einhaltung der SMS-Vorschriften

Mit unserem Rechner zur Überprüfung der Konformität von Sponsorenlizenzen in Großbritannien können Sie feststellen, ob Ihre Sponsorenlizenz tatsächlich den Vorschriften entspricht.

Ausstellung von Sponsorenbescheinigungen: Was Sie vor der Erteilung beachten sollten

Die Ausstellung eines CoS ist die häufigste Aufgabe, die Ihre Level-1-Benutzer ausführen werden. Hier treten auch die meisten Fehler auf. Bevor Sie eine Zuweisung vornehmen, sollten Sie drei Dinge überprüfen:

• CoS-Typ: Definiertes CoS für Arbeitnehmer, die sich von außerhalb des Vereinigten Königreichs bewerben (erfordert eine individuelle Genehmigung durch das Innenministerium). Udefiniertes CoS für Arbeitnehmer, die sich bereits im Vereinigten Königreich befinden und ihren Status ändern oder verlängern möchten. Die Ausstellung des falschen Typs führt zur automatischen Ablehnung des Visums; es gibt kein Korrekturverfahren.
• Anforderungen an die Stelle: Die Stelle muss dem RQF-Niveau 3 oder höher entsprechen und dem aktuellen Marktlohn gemäß SOC 2020. Ab April 2026 sollten Sie die aktualisierten Marktlöhne für Ihren SOC-Code überprüfen, da sich bei mehreren Berufen Änderungen ergeben haben. Der allgemeine Mindestlohn von 41.700 £ ist nicht die einzige Schwelle, die zu überprüfen ist. Unsere CoS-Checkliste für die Personalabteilung enthält alle erforderlichen Arbeitgeberunterlagen und Compliance-Anforderungen.‍
• Zuteilung von CoS-Plätzen: Überprüfen Sie Ihr verbleibendes Kontingent, bevor Sie einen Platz zuweisen. Nicht zugewiesene CoS-Plätze stammen aus Ihrem jährlich vorab genehmigten Kontingent. Wenn Ihr Kontingent zur Neige geht, beantragen Sie eine zusätzliche Zuteilung, bevor es aufgebraucht ist – die Prüfung durch das Innenministerium dauert einige Zeit, und ein aufgebrauchtes Kontingent kann Ihre Einstellungen verzögern.

Nach der Zuteilung muss ein CoS innerhalb von drei Monaten genutzt werden. Es darf nicht früher als drei Monate vor dem im SMS angegebenen Arbeitsbeginn verwendet werden. Berücksichtigen Sie diese Fristen in Ihrem Rekrutierungsplan – die meisten Unternehmen warten mit dem Start des Verfahrens bis zur Annahme des Angebots, was bereits sehr knapp bemessen ist. Weitere Informationen zum CoS finden Sie in unseremumfassenden Leitfaden zum britischen Certificate of Sponsorship.

Eine vollständige Aufschlüsselung der CoS-Kosten und der Zuweisungsstrategie finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zur Zuweisung und Zuordnung von CoS im Vereinigten Königreich.

Meldefristen: Die 10-Tage- und 20-Tage-Regel

Das Versäumen einer Meldefrist ist der häufigste Grund für Compliance-Maßnahmen. Die Vorschriften sind klar und eindeutig; das Problem liegt auf der operativen Ebene – Personalabteilungen verfügen oft nicht über einen zuverlässigen Mechanismus, um den SMS-Bericht unmittelbar nach Eintreten des Ereignisses auszulösen.

Die Lösung:

• Wenn sich der Vertrag einer Person ändert, sollte der SMS-Bericht auf derselben Checkliste stehen wie die Aktualisierung der Gehaltsabrechnung.
• Wenn ein Mitarbeiter kündigt, sollte die Aktualisierung seines SMS-Profils Teil des Austrittsworkflows sein. Unternehmen, die ihre gesponserten Mitarbeiter in einer Tabellenkalkulation verwalten, verpassen fast immer die Fristen. Die Plattform von Jobbatical zur Verwaltung von Einwanderungsangelegenheiten automatisiert diese Auslöser, sodass Ihr HR-Team rechtzeitig vor Ablauf einer Frist benachrichtigt wird – und nicht erst danach.
• Abwesenheiten melden: Eine unentschuldigte Abwesenheit von mehr als 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen muss unabhängig vom Grund gemeldet werden. Viele Sponsoren erfahren erst bei einem Compliance-Besuch von dieser Anforderung.

Was ist wann zu melden?

Vorbereitung auf eine Compliance-Prüfung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde

Seit dem Ende des vierjährigen Lizenzverlängerungszyklus sind Kontrollbesuche nun das wichtigste Instrument, mit dem das Innenministerium die Sponsoren überwacht. Sie können jederzeit stattfinden, mit oder ohne Vorankündigung. Es wird erwartet, dass Ihre Personalprozesse und SMS-Aufzeichnungen jederzeit für eine Prüfung bereit sind, nicht nur, wenn eine Verlängerung bevorsteht.

In der Praxis gleichen die Prüfer drei Quellen miteinander ab: Ihr SMS-Aktivitätsprotokoll, Ihre internen Personalunterlagen (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsberechtigungsprüfungen) sowie die Angaben Ihrer von Ihnen vermittelten Arbeitnehmer zu ihrem Beschäftigungsverhältnis. Abweichungen zwischen diesen Quellen gelten als Hinweis auf ein systemisches Versagen bei der Einhaltung der Vorschriften.

Führen Sie vor einem Audit folgende interne Überprüfung durch:

• Stimmen Ihre SMS-Aufzeichnungen bei jedem geförderten Arbeitnehmer mit den aktuellen Verträgen und der Gehaltsabrechnung überein?
• Sind die Überprüfungen zur Einhaltung des Arbeitsrechts auf dem neuesten Stand und in der Personalakte abgelegt?
• Ist jede CoS korrekt mit einer aktiven, berechtigten Rolle verknüpft?
• Sind alle Benutzer der Stufen 1 und 2 derzeit aktive Mitarbeiter? Deaktivieren Sie alle, die das Unternehmen verlassen haben.
• Sind die Unterlagen gemäß Anhang D – Reisepässe, Visa, Kontaktdaten – vollständig und zugänglich? Die vollständigen Anforderungen an die Dokumentation finden Sie im Leitfaden zur Dokumentation von Jobbatical.

Ehrlich gesagt haben die meisten Unternehmen, die bei Compliance-Prüfungen durchfallen, keine Wissenslücken, sondern Prozesslücken. Sie wissen, was sie tun müssen; ihnen fehlt lediglich ein zuverlässiges System, um sicherzustellen, dass dies auch jedes Mal umgesetzt wird.

Die Frist für das E-Visum: Was ändert sich am 31. Dezember 2026?

Ab dem 31. Dezember 2026 gelten physische biometrische Aufenthaltsgenehmigungen nicht mehr als gültiger Nachweis für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung. Alle gesponserten Arbeitnehmer müssen ihren Einwanderungsstatus über einen eVisa-Freigabecode in ihrem UKVI-Onlinekonto nachweisen. Dies ist keine Zukunftsvision, sondern eine bereits in Kraft getretene Änderung, auf die sich Ihre Personalabteilung jetzt vorbereiten muss.

Drei Maßnahmen, die Sie vor Ablauf der Frist ergreifen sollten:

• Überprüfen Sie Ihre Liste der geförderten Arbeitnehmer. Ermitteln Sie alle Personen, die noch immer einen physischen BRP als primären Nachweis für ihre Arbeitsberechtigung vorlegen.
• Bitten Sie diese Arbeitnehmer, ein UKVI-Konto einzurichten und einen Freigabecode zu generieren. Einige Arbeitnehmer, insbesondere diejenigen mit älteren Visa, haben dies noch nicht getan.
• Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeiter aus dem Ausland sollten bereits bei ihrer Ankunft ihren Share-Code bereithalten; integrieren Sie die Überprüfung des Share-Codes in die Formalitäten am ersten Arbeitstag und nicht erst im Nachhinein.

Die Nichtverwendung von Share-Codes ab Januar 2027 stellt an sich bereits einen Verstoß gegen die Arbeitserlaubnisbestimmungen dar, was eine zivilrechtliche Geldstrafe von bis zu 60.000 £ pro Arbeitnehmer nach sich zieht, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer über eine gültige Aufenthaltserlaubnis verfügt.

Weitere Informationen zum Übergang zum eVisa und dessen Auswirkungen auf Ihre Arbeitserlaubnis finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zum britischen Fachkräftevisum für Personalabteilungen.

SMS in Ihren HR-Workflow integrieren

SMS funktioniert am besten, wenn es nicht als eigenständiges System betrachtet wird. Für Unternehmen, die 10 oder mehr gesponserte Mitarbeiter verwalten, führen manuelle Nachverfolgungstabellen, Kalendererinnerungen und E-Mail-Ketten zu vielen potenziellen Fehlerquellen. Die Fristen für die Berichterstattung sind knapp bemessen, die Folgen einer Nichteinhaltung sind gravierend, und der Umfang der Änderungen innerhalb der Belegschaft schwankt ständig.

Die praktische Lösung besteht darin, Ihren Sponsoring-Workflow mit Ihrem HRIS zu verknüpfen. Wenn in Ihrem HR-System eine Vertragsänderung bearbeitet wird, sollte dies automatisch eine Benachrichtigung an Ihren Level-1-Benutzer auslösen, der die entsprechende Frist für die SMS-Meldung beigefügt ist. Wenn sich das Ablaufdatum des Visums eines gesponserten Arbeitnehmers nähert, sollte Ihr System dies kennzeichnen, bevor es zu einem Compliance-Problem wird.

Die Plattform von Jobbatical lässt sich direkt in führende HRIS-Systeme integrieren und übernimmt für Ihr HR-Team die gesamte Abwicklung des SMS-Prozesses – von der Zuweisung der CoS über die Meldung von Änderungen und die Vorbereitung von Audits bis hin zur Nachverfolgung von Verlängerungen.

Wenn Sie eine wachsende Zahl von gesponserten Mitarbeitern betreuen und der Verwaltungsaufwand langsam unüberschaubar wird, vereinbaren Sie eine Demo, um zu sehen, wie das in der Praxis funktioniert.

Eine vollständige Übersicht über die Kosten für Sponsorenlizenzen im Vereinigten Königreich sowie Hinweise zur Budgetplanung finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zu den Gebühren für Sponsorenlizenzen für das Jahr 2026.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.