Vermeiden von Fallstricken: Compliance, Überwachung und Aufzeichnungen für CoS-Sponsoren

Für HR-Teams, die ein Certificate of Sponsorship (CoS) im Rahmen der Facharbeiterroute oder anderer gesponserter Visakategorien verwalten, ist die Einhaltung der Compliance-Anforderungen von entscheidender Bedeutung. Die Nichteinhaltung der Verpflichtungen kann zu Strafen, zur Aussetzung der Lizenz oder zum vollständigen Verlust der Sponsorlizenz führen, was sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirkt, Talente aus dem Ausland einzustellen.

In diesem Artikel werden die wichtigsten Compliance-Bereiche für Personalverantwortliche beschrieben, wobei der Schwerpunkt auf der Überwachung, der Meldung von Änderungen und der Führung von Aufzeichnungen liegt.

Compliance-Verantwortlichkeiten der CoS-Sponsoren

Das britische Innenministerium erwartet von jedem lizenzierten Sponsor, dass er strenge Compliance-Standards erfüllt. Die Personalabteilung muss sicherstellen:

• Sorgfältige und rechtzeitige Ausstellung von Sponsorenzertifikaten
  
• Verhinderung von Missbrauch oder betrügerischer Dokumentation
  
• Aufrechterhaltung der rechtmäßigen Beschäftigungsbedingungen der geförderten Arbeitnehmer
  
• Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen in Bezug auf Löhne, Arbeitsaufgaben und Arbeitszeiten
  

Werden diese Regeln nicht innerhalb der HR-Prozesse durchgesetzt, erhöht sich das Risiko von Durchsetzungsmaßnahmen.

Überwachung geförderter Mitarbeiter

Durch kontinuierliche Überwachung wird sichergestellt, dass die geförderten Arbeitnehmer die Bedingungen ihres Visums erfüllen:

• Nachverfolgung der Anwesenheit und des Arbeitsortes (insbesondere bei hybriden oder Fernarbeitsmodellen)
  
• Überprüfung der fortlaufenden Anpassung der Jobrolle an den ursprünglichen CoS
  
• Überwachung der Einhaltung des Mindestlohns in der jeweiligen Visakategorie
  
• Frühzeitige Erkennung von Anzeichen der Nichteinhaltung von Vorschriften, z. B. Arbeitszeitverkürzung oder Änderung der Aufgaben ohne Meldung
  

Zu einer wirksamen Überwachung gehören die Integration von HR-Systemen mit Echtzeit-Berichtsinstrumenten und die regelmäßige Überprüfung der Ablaufdaten von Visa.

Meldung von Änderungen an das Innenministerium

Jede wesentliche Änderung in den Verhältnissen der geförderten Arbeitnehmer muss unverzüglich gemeldet werden:

• Änderung der Berufsbezeichnung oder der Zuständigkeiten
  
• Gehaltsanpassungen
  
• Änderung der Arbeitsadresse oder der Geschäftsräume
  
• Überschreitung der zulässigen Abwesenheitsquote
  
• Vorzeitige Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  

HR-Teams sollten interne Arbeitsabläufe einrichten, um eine automatische Berichterstattung innerhalb des Sponsor-Management-Systems (SMS) auszulösen.

Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen

Eine solide Buchführung schützt sowohl den Sponsor als auch den Arbeitnehmer:

• Kopien von Pässen, Visa und Arbeitsberechtigungsprüfungen für gesponserte Arbeitnehmer
  
• Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen
  
• Aufzeichnungen über Abwesenheiten, Schulungen und Disziplinarmaßnahmen
  
• Gehaltsabrechnungsunterlagen zur Bestätigung der Einhaltung der Gehaltsvorschriften
  
• Nachweis der für die Besetzung der Stelle angewandten Einstellungsverfahren
  

Die Aufzeichnungen müssen für Audits des Innenministeriums leicht zugänglich sein und für die Dauer des Sponsorings plus ein weiteres Jahr aufbewahrt werden.

Strategien zur Risikominderung

Um einen Lizenzentzug oder Geldstrafen zu vermeiden, sollte HR:

• Durchführung regelmäßiger interner Audits zur Einhaltung der Vorschriften
  
• Schulung von HR-Mitarbeitern und Managern über visaspezifische Anforderungen
  
• Nutzung zentraler Plattformen für Überwachungs- und Meldepflichten
  
• Vorbereitung auf unangekündigte Inspektionen des Innenministeriums
  

Indem sie die Einhaltung der Vorschriften in die Personalarbeit einbeziehen, verringern Unternehmen die Risiken der Einwanderung und schützen gleichzeitig ihre Fähigkeit, internationale Mitarbeiter einzustellen.