CoS Compliance, Monitoring, and Record-Keeping Tips for CoS Sponsors: Pitfalls to Avoid

Für Personalabteilungen, die eine Sponsorenbescheinigung (Certificate of Sponsorship, CoS) im Rahmen des „Skilled Worker“-Programms oder anderer Kategorien von gesponserten Visa verwalten, ist die Einhaltung der Compliance-Anforderungen von entscheidender Bedeutung. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann zu Strafen, zur Aussetzung der Lizenz oder zum vollständigen Verlust der Sponsorenlizenz führen, was sich unmittelbar auf die Fähigkeit des Unternehmens auswirkt, Fachkräfte aus dem Ausland einzustellen. Lesen Sie unseren Leitfaden zum Thema „Was passiert, wenn eine Sponsorenlizenz entzogen wird?“.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Compliance-Bereiche für Personalverantwortliche und konzentriert sich dabei auf die Überwachung, die Meldung von Änderungen und die Aufbewahrung von Unterlagen.

Compliance-Verantwortlichkeiten der CoS-Sponsoren

Das britische Innenministerium erwartet von jedem lizenzierten Sponsor, dass er strenge Compliance-Standards erfüllt. Die Personalabteilung muss sicherstellen:

• Sorgfältige und rechtzeitige Ausstellung von Sponsorenzertifikaten
  
• Verhinderung von Missbrauch oder betrügerischer Dokumentation
  
• Aufrechterhaltung der rechtmäßigen Beschäftigungsbedingungen der geförderten Arbeitnehmer
  
• Einhaltung der Einwanderungsvorschriften in Bezug auf Löhne, Aufgabenbereiche und Arbeitszeiten. Lesen Sie den Anhang D der britischen Leitlinien für Sponsoren sowie die Arbeitnehmerrechte.
  

Werden diese Regeln nicht innerhalb der HR-Prozesse durchgesetzt, erhöht sich das Risiko von Durchsetzungsmaßnahmen.

CoS-Überwachung – geförderte Mitarbeiter

Durch kontinuierliche Überwachung wird sichergestellt, dass die geförderten Arbeitnehmer die Bedingungen ihres Visums erfüllen:

• Nachverfolgung der Anwesenheit und des Arbeitsortes (insbesondere bei hybriden oder Fernarbeitsmodellen)
  
• Überprüfung der fortlaufenden Anpassung der Jobrolle an den ursprünglichen CoS
  
• Überprüfung der Einhaltung der Mindestgehaltsanforderungen für die jeweilige Visumkategorie. Unser Leitfaden zu den Anforderungen an Englischkenntnisse und das Gehalt für das britische Fachkräftevisum B2 im Jahr 2026 hilft Ihnen dabei, über die Visumbestimmungen auf dem Laufenden zu bleiben.
  
• Frühzeitige Erkennung von Anzeichen der Nichteinhaltung von Vorschriften, z. B. Arbeitszeitverkürzung oder Änderung der Aufgaben ohne Meldung
  

Eine effektive Überwachung umfasst die Integration von HR-Systemen mit Echtzeit-Berichtstools und regelmäßige Überprüfungen der Visumablaufdaten. Vermeiden Sie Fallstricke bei der Einhaltung der CoS-Vorschriften durch professionelle Überwachung.

Änderungen bei der Meldung an das Innenministerium

Jede wesentliche Änderung in den Verhältnissen der geförderten Arbeitnehmer muss unverzüglich gemeldet werden:

• Änderung der Berufsbezeichnung oder der Zuständigkeiten
  
• Gehaltsanpassungen
  
• Änderung der Arbeitsadresse oder der Geschäftsräume
  
• Überschreitung der zulässigen Abwesenheitsquote
  
• Vorzeitige Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  

Personalabteilungen sollten interne Arbeitsabläufe einrichten, um automatische Berichte im Sponsor-Management-System (SMS) auszulösen. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zum britischen Sponsor-Management-System-Portal.

Aufbewahrungspflichten des CoS

Eine solide Buchführung schützt sowohl den Sponsor als auch den Arbeitnehmer:

• Kopien der Reisepässe, Visa und Arbeitsberechtigungsnachweise der gesponserten Arbeitnehmer. Weitere Informationen zu den Aufrechterhaltungsanforderungen finden Sie in unserem Blogbeitrag „Anforderungen an Arbeitgeber zur Aufrechterhaltung und Bescheinigung von UK-Visa“.
  
• Arbeitsverträge und Stellenbeschreibungen
  
• Aufzeichnungen über Abwesenheiten, Schulungen und Disziplinarmaßnahmen
  
• Gehaltsabrechnungsunterlagen zur Bestätigung der Einhaltung der Gehaltsvorschriften
  
• Nachweis der für die Besetzung der Stelle angewandten Einstellungsverfahren
  

Die Aufzeichnungen müssen für Audits des Innenministeriums leicht zugänglich sein und für die Dauer des Sponsorings plus ein weiteres Jahr aufbewahrt werden.

Strategien zur Vermeidung von CoS und Führerscheinentzug

Um einen Lizenzentzug oder Geldstrafen zu vermeiden, sollte HR:

• Durchführung regelmäßiger interner Audits zur Einhaltung der Vorschriften
  
• Schulung von HR-Mitarbeitern und Managern über visaspezifische Anforderungen
  
• Nutzung zentraler Plattformen für Überwachungs- und Meldepflichten
  
• Bereiten Sie sich auf unangekündigte Kontrollen durch das Innenministerium vor. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Leitfaden HC 1691 „Änderungen bei britischen Visa 2026: Was Arbeitgeber wissen müssen“.
  

Indem sie die Einhaltung der Vorschriften in die Personalarbeit einbeziehen, verringern Unternehmen die Risiken der Einwanderung und schützen gleichzeitig ihre Fähigkeit, internationale Mitarbeiter einzustellen.

Haftungsausschluss:

Die Einreisebestimmungen ändern sich recht häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.