Zeitplan-Risikokarte für das britische „Join Ship“-Visum: Wo es zu Verzögerungen beim Besatzungswechsel kommt und warum

Ihr Besatzungswechsel ist bestätigt. Das Schiff legt in 23 Tagen in Southampton an. Der Seemann befindet sich in Lagos. Die Beantragung des Visums hat noch nicht begonnen.

Das ist kein ungewöhnliches Szenario, sondern Alltag für Personalmanager, die Teams mit Besatzungsmitgliedern verschiedener Nationalitäten leiten. Und genau hier ist das Risiko im Zusammenhang mit den Fristen für das britische „Join Ship“-Visum am größten.

Das größte Risiko liegt in der Regel nicht in der Bearbeitung des Visumantrags selbst, sondern in der Zeitspanne zwischen der Antragstellung und der Übermittlung der biometrischen Daten.

Die Zeitleiste, die alle zitieren, und die, die wirklich zählt

Die Bearbeitung eines britischen „Join Ship“-Visums dauert in der Regel etwa drei Wochen ab Einreichung der biometrischen Daten. Mit dem Express-Service lässt sich diese Frist auf etwa fünf Werktage verkürzen.

Diese Zahlen sind korrekt, aber sie geben nur einen Teil des zeitlichen Ablaufs wieder.

Die Bearbeitungsfrist beginnt nicht mit der Einreichung des Online-Antrags. Sie beginnt erst, wenn der Seemann seinen Termin im Visumantragszentrum (VAC) wahrnimmt und seine biometrischen Daten abgibt.

In Ländern, in denen die Termine bei der VAC begrenzt sind, kann sich allein durch diese Wartezeit eine Verzögerung von 5 bis 10 Werktagen ergeben, in Zeiten mit besonders hoher Nachfrage manchmal sogar noch länger.

Realistischer Zeitplan für das britische „Join Ship“-Visum

• Verfügbarkeit von VAC-Terminen: 3–10 Tage (je nach Land unterschiedlich)
• Standardbearbeitungszeit nach der biometrischen Erfassung: ca. 3 Wochen (15 Werktage)
• Gesamtlieferzeit: mindestens 4–5 Wochen

Für Schiffe, die nach festen Anlaufplänen verkehren, ist diese Unterscheidung von entscheidender Bedeutung.

Wo es tatsächlich zu Engpässen bei der VAC kommt

Das britische Visumantragsnetzwerk wird mittlerweile vor allem von VFS Global und TLScontact an Standorten im Ausland betrieben. Die Abdeckung ist zwar flächendeckend, doch die Verfügbarkeit von Terminen variiert je nach Land und Region erheblich.

Die Standorte für Besatzungswechsel mit dem höchsten Risiko weisen in der Regel folgende Merkmale auf:

• Hohe Nachfrage nach Visumanträgen für das Vereinigte Königreich
• Begrenzte VAC-Kapazität
• Uneinheitliche Verfügbarkeit von Prioritätsdiensten

Verfügbarkeit regionaler VACs und Risiko von Verzögerungen

Wichtig: Die Verfügbarkeit des Priority-Services kann sich ohne Vorankündigung ändern. Ein auf der Priority-Bearbeitung basierender Plan für den Personalwechsel kann sofort auf die Standardfristen zurückgesetzt werden, wenn der Service am ausgewählten VAC ausgesetzt wird.

Die Variable „Schiffsfahrplan“

Die Fristen für die Visumbeantragung werden deutlich kritischer, wenn sie an die Fahrpläne der Schiffe gebunden sind.

Zu den typischen Zeitfenstern für Hafenaufenthalte im Vereinigten Königreich gehören:

• Handelsschiffe: 12–48 Stunden
• Umschlagzeiten von Kreuzfahrtschiffen: Oft weniger als 24 Stunden
• Offshore-Versorgungsschiffe: Manchmal weniger als 12 Stunden

Wird das Visum erst nach dem Auslaufen des Schiffes erteilt, ist der Besatzungswechsel unabhängig von der Gültigkeitsdauer des Visums gescheitert.

Der Seemann verfügt zwar über ein gültiges Visum, hat aber kein Schiff mehr, auf das er an Bord gehen kann.

Ein typisches Szenario für Verzögerungen

1. Der VAC-Termin wurde um 5 Tage verschoben
2. Die Standardbearbeitung dauert 17 statt 15 Werktage
3. Das Visum wird eine Woche später als erwartet ausgestellt
4. Das Schiff hat den britischen Hafen bereits verlassen
5. Flüge, Hafenabfertigung und Unterkunft müssen neu gebucht werden

Das Visumverfahren selbst ist in der Regel unkompliziert.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Visaerteilung auf die Fahrpläne der Schiffe abzustimmen.

Drei Situationen, in denen Verzögerungen so gut wie sicher sind

Die folgenden Szenarien führen regelmäßig zu zeitlichen Problemen:

1. Der Antrag wird weniger als drei Wochen vor dem Hafenanlauf gestellt

• Selbst wenn ein Express-Service angeboten wird, muss die biometrische Erfassung dennoch zuerst abgeschlossen werden.
• Beginnt man weniger als drei Wochen vor der Ankunft des Schiffes, birgt dies in fast jedem Land erhebliche Risiken.

2. Der Seemann befindet sich an einem Ort, an dem der Vorzugsdienst nicht verfügbar ist

• Ohne vorrangige Bearbeitung gelten die üblichen Fristen.
• Wenn das Schiff innerhalb von vier Wochen nach Antragstellung einläuft, ist der Zeitplan möglicherweise bereits nicht mehr umsetzbar.

3. Spotmarkt- oder Charter-Schiffe mit noch nicht bestätigten Anlaufhäfen

• Für Anträge auf eine Schiffsvisum ist ein Nachweis über den Abfahrtsplan des Schiffes erforderlich.
• Häufige Fahrplanänderungen können:
  
  1. Erforderliche Unterlagen
  2. Vorbereitung des Antrags verschieben
  3. Verstärkte Überprüfung während der Bewertung

So erstellen Sie einen Plan für den Besatzungswechsel mit geringerem Risiko

Die folgenden Planungsmaßnahmen tragen dazu bei, das Zeitrisiko konsequent zu verringern:

Vor der Planung des Besatzungswechsels

• Bitte überprüfen Sie die Verfügbarkeit von VAC-Terminen im Herkunftsland des Seemanns.
• Bitte überprüfen Sie, ob der Vorzugsdienst in der von Ihnen genutzten VAC-Filiale verfügbar ist.
• Verlassen Sie sich nicht auf allgemeine Hinweise oder die Verfügbarkeit in der Vergangenheit.

Realistische Vorlaufzeiten festlegen

• Gehen Sie standardmäßig von einem Planungszeitraum von 4–5 Wochen aus.
• Gehen Sie nur dann von einem Zeitraum von drei Wochen aus, wenn eine vorrangige Bearbeitung bestätigt wurde.

Bereiten Sie die Unterlagen frühzeitig vor

• Entwerfen Sie Einladungsschreiben im Voraus.
• Bereiten Sie die Unterlagen für den Seemannsarbeitsvertrag (SEA) rechtzeitig vor.
• Reichen Sie den Antrag unverzüglich ein, sobald der Besatzungswechsel bestätigt ist.

Alternative Anmeldemöglichkeiten prüfen

Führen Sie für den Spotmarkt eine Überprüfung der Berechtigung zum Erhalt eines Ausweises für Seeleute (SID) gemäß ILO 108/185 durch.

In einigen Fällen benötigen Seeleute, die im Besitz eines konformen SID sind, das von einem Vertragsstaat ausgestellt wurde, möglicherweise kein Einreisevisum für den Schiffsdienst, wodurch Bearbeitungsverzögerungen vollständig entfallen.

Schlussfolgerung

Die meisten Verzögerungen bei der Erteilung von „Join Ship“-Visa im Vereinigten Königreich sind nicht auf die Bearbeitungszeiten des Innenministeriums zurückzuführen.

Sie werden verursacht durch:

• Warten auf VAC-Termine
• Uneinheitliche Verfügbarkeit von Prioritätsdiensten
• Diskrepanz zwischen der Erteilung von Visa und den Fahrplänen der Schiffe

Für Besatzungsteams ist es am sichersten, eine Vorlaufzeit von etwa vier bis fünf Wochen einzuplanen, die Verfügbarkeit von VAC-Plätzen zu überprüfen, bevor Besatzungswechsel bestätigt werden, und die Bewerbungsunterlagen vorzubereiten, bevor der Fahrplan endgültig feststeht.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.