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Die wichtigsten Punkte zur 3-Monats-Regelung
- Für die spanische ICT-Genehmigung sind drei Monate ununterbrochene vorherige Beschäftigung innerhalb derselben Unternehmensgruppe erforderlich; dies gilt sowohl für den EU-ICT- als auch für den nationalen ICT-Weg.
- Die Beschäftigungszeit kann über verschiedene Konzerngesellschaften hinweg angesammelt werden, muss jedoch lückenlos sein – jede Unterbrechung setzt die Zählung zurück.
- Auftragnehmer und Freiberufler mit Dienstleistungsverträgen erfüllen diese Regel nicht; nur ein formelles Arbeitsverhältnis oder berufliche Beziehungen innerhalb der Gruppe kommen dafür in Frage.
- Neu eingestellte Mitarbeiter, die zu schnell versetzt werden, sind die häufigste Falle bei der Anspruchsberechtigung. Die Personalabteilung muss in den Zeitplänen für die globale Mobilität eine Pufferzeit von mindestens drei Monaten einplanen.
- Kann ein Arbeitnehmer die Anforderungen nicht erfüllen, könnten die spanische HQP-Genehmigung oder die EU-Blue-Card eine geeignete Alternative sein, wobei für beide unterschiedliche Gehalts- und Qualifikationsanforderungen gelten.
Was die 3-Monats-Regel tatsächlich verlangt
Für die spanische IKT-Genehmigung – sei es die EU-IKT- oder die nationale IKT-Genehmigung – ist der Nachweis einer vorherigen und ununterbrochenen Beschäftigungs- oder Geschäftsbeziehung von mindestens drei Monaten mit einem oder mehreren Unternehmen derselben Unternehmensgruppe erforderlich.
Dies ist im spanischen Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/66/EU geregelt und wird von der UGE-CE (Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos) überprüft, der Stelle, die alle IKT-Anträge in Spanien bearbeitet.
Auf dem Papier klingt eine Frist von drei Monaten unkompliziert. In der Praxis führt sie jedoch zu einem überproportional hohen Anteil an Ablehnungen durch die IT-Abteilung – meist, weil die Personalabteilung den Transfer einleitet, bevor der Mitarbeiter die Schwelle überschritten hat, oder weil die Unterlagen die Kontinuität nicht eindeutig genug belegen.
Was zählt für die 3 Monate
Das Gesetz erlaubt ausdrücklich, dass die Betriebszugehörigkeit über mehrere Unternehmen innerhalb derselben Unternehmensgruppe hinweg angerechnet wird. Ein Arbeitnehmer, der zwei Monate bei einer Muttergesellschaft und einen Monat bei einer Schwestertochtergesellschaft gearbeitet hat, erfüllt diese Voraussetzung, sofern die Unternehmensbeziehung zwischen diesen Unternehmen dokumentiert ist und das Beschäftigungsverhältnis während des Wechsels ununterbrochen bestand.
Auch Probezeiten werden angerechnet. In Spanien führt eine Probezeit nicht zu einer Aussetzung der Arbeitnehmerrechte oder der Sozialversicherungsanmeldung. Die UGE-CE prüft das Vorliegen eines nachgewiesenen Arbeitsverhältnisses ab dem Datum des Vertragsbeginns, nicht ab dem Datum, an dem die Probezeit endete.
Beschäftigungsformen, die in der Regel diese Vorschrift erfüllen
Die häufigsten Fehler bei der Personalplanung
So erstellen Sie einen vorschriftsmäßigen Zeitplan für die Datenübertragung
Die praktische Lösung ist einfach: Bauen Sie die 3-Monats-Regel von Beginn an in Ihren Kalender für internationale Entsendungen ein, sobald eine Versetzung geplant ist. Für neu eingestellte Mitarbeiter bedeutet dies, dass zwischen ihrem ersten Arbeitstag und dem Datum der Einreichung des ICT-Antrags ein Puffer von mindestens drei Monaten liegen muss.
Bei Mitarbeitern, die zwischen Unternehmen der Gruppe wechseln, ist sicherzustellen, dass die Kontinuität gewahrt bleibt und keine Lücke im Beschäftigungsverhältnis entsteht und dass die konzerninterne Beziehung zwischen den beiden Unternehmen vor dem Wechsel eindeutig dokumentiert ist.
Zeitplan für die IKT-Anwendung: Mindestplanungszeitraum
Wenn Ihr Mitarbeiter die Voraussetzungen nicht erfüllt: Alternative Wege zur Erteilung einer Arbeitserlaubnis
Falls die 3-Monats-Frist nicht rechtzeitig eingehalten werden kann, gibt es zwei Möglichkeiten, die über UGE-CE innerhalb desselben 20-Tage-Zeitraums abgewickelt werden, ohne dass eine vorherige Gruppenbeschäftigung erforderlich ist:
Für Unternehmen, die sich nicht sicher sind, welcher Weg der richtige ist, ermittelt der „Spain Work and Residence Permit Eligibility Checker“ von Jobbatical innerhalb weniger Minuten, welche Aufenthaltsgenehmigung für das Profil des Mitarbeiters in Frage kommt, noch bevor Sie einen Antrag stellen.
Was UGE-CE in der Dokumentation erwartet
Die UGE-CE prüft nicht lediglich, ob die dreimonatige Beschäftigungsdauer erfüllt ist. Sie beurteilt vielmehr, ob das Beschäftigungsverhältnis echt und fortlaufend ist und Teil einer rechtmäßigen Unternehmensgruppe ist.
Die folgenden Dokumente müssen einheitlich und aufeinander abgestimmt sein:
- Arbeitsvertrag mit Angabe des Eintrittsdatums und der Funktion des Arbeitnehmers
- Lohnabrechnungen für mindestens drei aufeinanderfolgende Monate
- Nachweis der Sozialversicherungsanmeldung im Heimatland (Versicherungsbescheinigung oder ein gleichwertiges lokales Dokument)
- Bestätigungsschreiben der Personalabteilung über die Beschäftigungsdauer und die Position des Mitarbeiters
- Unternehmensgruppendokumentation, aus der die rechtliche Beziehung zwischen dem entsendenden und dem aufnehmenden Unternehmen hervorgeht
Die UGE-CE prüft diese Unterlagen sorgfältig. Jede Unstimmigkeit kann eine eingehendere Prüfung nach sich ziehen oder zu einer Ablehnung führen, darunter:
- Nicht übereinstimmende Beschäftigungsdaten
- Fehlende Gehaltsabrechnungen für einen beliebigen Monat innerhalb des Dreimonatszeitraums
- Ein Datum der Anmeldung bei der Sozialversicherung, das nach dem Beginn des Arbeitsvertrags liegt
- Widersprüchliche Angaben zur Funktion oder zur Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters
Um Verzögerungen oder Ablehnungen zu vermeiden, sollten Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Belege einen klaren, schlüssigen und lückenlosen Beschäftigungsverlauf widerspiegeln.
Einen umfassenderen Überblick über die häufigsten Gründe für die Ablehnung von IKT-Anträgen finden Sie im Leitfaden von Jobbatical zu den Ablehnungsgründen für IKT-Genehmigungen in Spanien.
Planen Sie die Transferperiode, nicht nur die Bewerbung
Die Dreimonatsregel für die vorherige Beschäftigung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern ein struktureller Test, um festzustellen, ob der ICT-Weg der richtige Mechanismus für Ihre Versetzung ist. Wenn Personalabteilungen genau verstehen, wie die UGE-CE diese Regel anwendet, wird sie zu einer Planungsvariable und nicht zu einem Risiko für eine Ablehnung.
Beziehen Sie die Schwellenwerte von Anfang an in Ihren Kalender für globale Mobilität ein, stellen Sie sicher, dass die Arbeitsunterlagen vom ersten Tag an lückenlos sind, und prüfen Sie die Anspruchsberechtigung vor der Einreichung – nicht erst danach.
Wenn Sie mehrere IKT-Transfers verwalten oder sich nicht sicher sind, ob der berufliche Werdegang Ihres Mitarbeiters die Voraussetzungen erfüllt, vereinbaren Sie eine Demo mit Jobbatical, um die Berechtigung zu prüfen, bevor Sie den Antrag bei der UGE-CE einreichen.
Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.
Häufig gestellte Fragen – Spanische IKT-Genehmigung: 3-Monats-Regel zur vorherigen Beschäftigung
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