Vorbereitung auf Arbeitsaufsichtsprüfungen in Spanien: Ein Leitfaden für Arbeitgeber

Nach spanischem Arbeitsrecht führt die Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) unangekündigte Kontrollen am Arbeitsplatz durch, um die Unterlagen von Nicht-EU-Mitarbeitern zu überprüfen. Arbeitgeber müssen für alle in ihrem Unternehmen beschäftigten Nicht-EU-Mitarbeiter gültige Arbeitserlaubnisse vorweisen können. Das Fehlen einer gültigen Arbeitserlaubnis, während ein Mitarbeiter weiterhin beschäftigt ist, stellt gemäß dem Ley de Extranjería (Organgesetz 4/2000) einen schwerwiegenden Verstoß dar, der mit Bußgeldern in Höhe von 10.001 € bis 100.000 € pro nicht berechtigten Arbeitnehmer geahndet wird.

Warum die Personalabteilung für die Vorbereitung auf Einwanderungsprüfungen verantwortlich ist

Während die Rechtsabteilung Vorschriften auslegt und erste Genehmigungen einholt, obliegt die tägliche Einhaltung der Vorschriften der Personalabteilung. Die Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) bewertet aktuelle Betriebsunterlagen – Gehaltsabrechnungen, tägliche Zeiterfassung, aktive Arbeitsverträge und die Gültigkeit von Visa – und nicht rechtliche Gutachten.

Bei einer unangekündigten ITSS-Prüfung besteht das Hauptrisiko hinsichtlich der Einhaltung der Vorschriften selten in einer unzulässigen Erstanstellung. Vielmehr ergibt sich das Risiko fast immer aus administrativen Unregelmäßigkeiten nach der Einstellung:

• Abgelaufene Berechtigungen: Eine TIE- Karte, deren Gültigkeit abgelaufen ist, ohne dass ein automatischer Verlängerungsmechanismus eingerichtet wurde.
• Diskrepanzen zwischen Rolle und Aufgaben: Änderungen der Stellenbezeichnung oder des Aufgabenbereichs, die nicht mehr mit den ursprünglichen Genehmigungsbedingungen übereinstimmen.
• Entgeltverlust: Gehaltsanpassungen oder unbezahlte Freistellungen, durch die das Entgelt eines Arbeitnehmers unter die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestgrenzen fällt (z. B. für hochqualifizierte Fachkräfte).
• Überstunden: Inhaber einer Teilzeit-Studentenarbeitserlaubnis, die über die wöchentliche Obergrenze von 30 Stunden hinaus arbeiten.

Risiken und Auswirkungen auf die Organisation

Wird keine kontinuierliche Überwachung gewährleistet, führt dies zu sofortigen Geldstrafen und nachfolgenden Betriebsstörungen:

Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften für Arbeitgeber pro ausländischem Arbeitnehmer

Vor jeder Überprüfung sollte für jeden Nicht-EU-Mitarbeiter eine einzige, vollständige Akte vorliegen, die ein Prüfer innerhalb weniger Minuten einsehen kann. Fehlende Unterlagen führen zu Beanstandungen.

Wichtige Unterlagen für jede Akte eines ausländischen Arbeitnehmers

Bewahren Sie außerdem die Konformitätsbescheinigungen der AEAT und der TGSS für das Unternehmen selbst auf. Die Prüfer stellen sicher, dass der Arbeitgeber keine ausstehenden Steuer- oder Sozialversicherungsschulden hat, was ebenfalls eine Voraussetzung für die Genehmigung von Verlängerungen und Arbeitgeberwechseln ist.

Maßnahmen der Personalabteilung zur Einhaltung der Aktenführung

1. Dynamische Verlängerungsbenachrichtigungen implementieren: Markieren Sie auslaufende TIEs 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf, um die Einreichung der Verlängerungsanträge innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Frist einzuleiten.
2. Vierteljährliche Aktenprüfungen durchführen: Aktuelle Berufsbezeichnungen, Aufgabenbereiche, Arbeitsorte und Gehaltsstufen mit den ursprünglich genehmigten Angaben abgleichen.
3. Standardisierung der Inspektionsprotokolle: Führen Sie zentralisierte, prüfungsfähige digitale Akten, die Verträge, die „Alta en Seguridad Social“, aktuelle Arbeitsausweise und „Resguardos“ (Verlängerungsbescheinigungen) enthalten, damit diese bei routinemäßigen ITSS-Besuchen sofort abgerufen werden können.

Verfolgung von TIE- und Genehmigungsverlängerungen

Gemäß der seit dem 20. Mai 2025 geltenden Verordnung RD 1155/2024 wird eine Verlängerung der Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis für vier Jahre gewährt; Anträge können 60 Tage vor Ablauf und bis zu 90 Tage danach gestellt werden (eine verspätete Einreichung löst ein Bußgeldverfahren aus). Dieser Zeitrahmen ist großzügig bemessen, aber nur, wenn jemand darauf achtet.

• Führen Sie alle ausländischen Mitarbeiter, die jeweiligen Aufenthaltsgenehmigungen und deren Ablaufdaten an einem Ort auf.
• Richten Sie Benachrichtigungen 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf jeder TIE oder Genehmigung ein.
• Beginnen Sie frühzeitig mit der Verlängerung der TIE; die Karte kann in der Regel erst verlängert werden, wenn die zugrunde liegende Genehmigung verlängert wurde.
• Vergewissern Sie sich vor der Einreichung, dass das Gehalt weiterhin unter dem Schwellenwert liegt, insbesondere nach einer Erhöhung der SMI.

Wenn Sie mehr als nur eine Handvoll Fälle verwalten, versagen Tabellenkalkulationen unbemerkt. Eine Plattform, die Fristen automatisch markiert, beseitigt den menschlichen „Single Point of Failure“. Der Service zur Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen in Spanien von Jobbatical verfolgt jede Frist und führt für jeden Fall ein vollständiges Prüfprotokoll.

Beobachten Sie die Veränderungen: Position, Gehalt, Arbeitgeber, Abwesenheit

Eine Genehmigung ist an eine bestimmte Beschäftigung und manchmal auch an einen bestimmten Ort gebunden. Wenn die tatsächliche Situation von der Genehmigung abweicht, liegt eine Lücke bei der Einhaltung der Vorschriften vor, selbst wenn sich die Person rechtmäßig im Land aufhält.

• Wechsel der Funktion: Aktualisieren Sie die Berechtigung, bevor ein Mitarbeiter eine wesentlich andere Funktion übernimmt.
• Gehaltskürzung: Eine Kürzung unter die zulässige Schwelle kann einen Verstoß gegen die Vertragsbedingungen darstellen; prüfen Sie dies, bevor Sie die Kürzung vornehmen.
• Wechsel des Arbeitgebers: Gemäß der Verordnung RD 1155/2024 muss die Arbeitserlaubnis vor Aufnahme der neuen Beschäftigung aktualisiert werden. Siehe die Checkliste zum Arbeitgeberwechsel in Spanien.
• Längere Abwesenheit oder Kündigung: Legen Sie einen klaren internen Prozess fest, wie diese erfasst und gemeldet werden.

Häufige Prüfungsfeststellungen und wie man sie behebt

Die von den Inspektoren am häufigsten festgestellten Mängel

Für sich genommen ist keiner dieser Punkte dramatisch. Zusammen genommen und erst spät aufgedeckt, bilden sie jedoch die Grundlage für einen sehr schwerwiegenden Verstoß.

HR-Betriebskalender: Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen und Prüfungsplan

Die Vorbereitung auf Audits erfordert strukturierte, wiederkehrende Arbeitsabläufe statt reaktiver Hektik. Die Einführung eines festen Zeitplans gewährleistet die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften und beseitigt operative Risiken bei unangekündigten Besuchen der Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).

• Erfassen Sie alle Verlängerungsdaten, Schwellenwertüberprüfungen und Vertragsende zentral.
• Führen Sie alle 6 bis 12 Monate eine interne Selbstprüfung anhand der oben genannten Checkliste für Unterlagen durch.
• Die Schwellenwerte und gesetzlichen Änderungen sind mindestens einmal jährlich sowie nach jeder Reform zu überprüfen.
• Weisen Sie dem Register und dem Selbstaudit einen namentlich genannten Verantwortlichen zu.

Wenn die Zahl Ihrer ausländischen Mitarbeiter in ganz Spanien wächst, stößt der manuelle Ansatz an seine Grenzen, bevor Sie es überhaupt bemerken. Die Beantragung und Verlängerung von Arbeitsvisa in Spanien erfolgt über eine einzige Plattform mit Ablaufbenachrichtigungen und einem Prüfpfad für jeden einzelnen Fall – genau das, was ein Prüfer sehen möchte.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.