Meldung von entsandten Arbeitnehmern in den Niederlanden: Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Ihr Projekt in den Niederlanden kann rechtlich einwandfrei sein und dennoch wegen eines einzigen fehlenden Online-Formulars eingestellt werden. Bei diesem Formular handelt es sich um die Meldung entsandter Arbeitnehmer, die eingereicht werden muss, bevor Ihr Team den Standort betritt. Dieser Leitfaden führt Sie durch die WagwEU-Vorschriften, die Meldloket-Pflicht, den Ablauf, die Kosten, Fristen, Dokumente und die Sanktionen, weshalb es sich lohnt, diese Aufgabe gleich beim ersten Mal richtig zu erledigen.

Was ist die WagwEU, und wer muss eine Meldung über entsandte Arbeitnehmer einreichen?

Das WagwEU ist das niederländische Gesetz, das Arbeitnehmer schützt, die vorübergehend in die Niederlande entsandt werden, und das ihren ausländischen Arbeitgeber verpflichtet, die Behörden vor Arbeitsbeginn zu benachrichtigen. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter über die Grenze entsendet, um eine Dienstleistung zu erbringen, fällt es mit ziemlicher Sicherheit unter dieses Gesetz. Wenn Sie die Grundlagen richtig beachten, schützen Sie Ihr Unternehmen vor Bußgeldern und sorgen dafür, dass Ihr Projekt im Zeitplan bleibt.

• Wofür steht WagwEU: WagwEU ist das Gesetz über entsandte Arbeitnehmer in der Europäischen Union (Arbeitsbedingungen), die niederländische Umsetzung der EU-Entsenderichtlinie. Es legt die Mindestbeschäftigungsbedingungen fest, die für entsandte Arbeitnehmer gelten, sowie die administrativen Pflichten, denen ihr Arbeitgeber nachkommen muss.
• Für wen gilt die Meldepflicht: Die Meldepflicht gilt für Arbeitgeber und Selbstständige mit Sitz in der EU, im EWR oder in der Schweiz, die Arbeitnehmer vorübergehend in die Niederlande entsenden. Sie umfasst Dienstleistungsverträge, konzerninterne Entsendungen und Entsendungen durch Zeitarbeitsfirmen.
• Inkrafttreten: Die Meldepflicht gilt seit dem 1. März 2020. Für Entsendungen, die vor diesem Datum begonnen haben, besteht keine rückwirkende Meldepflicht, jedoch muss jede seit diesem Zeitpunkt erfolgte Entsendung, die die Voraussetzungen erfüllt, gemeldet werden.
• Warum dies für Ihr Unternehmen wichtig ist: Durch die Meldung können die niederländischen Behörden sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter faire, sichere und gesetzeskonforme Arbeitsbedingungen vorfinden. Wenn Sie dies unterlassen, setzen Sie sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihren niederländischen Kunden dem Risiko von Strafen aus. Betrachten Sie dies daher als eine zwingende Voraussetzung für das Projekt und nicht als Nebensache.

Für eine automatisierte Einreichung und Überprüfung kümmert sich der von Jobbatical angebotene Benachrichtigungsdienst für entsandte Arbeitnehmer in den Niederlanden in Ihrem Namen um alle WagwEU-Einreichungen und Fristen.

Was ist das „Meldloket“ und was beinhaltet die Meldepflicht?

Das „Meldloket“ ist das Online-Portal der niederländischen Regierung für die Meldung entsandter Arbeitnehmer. Jede Entsendung, die die Voraussetzungen erfüllt, muss dort vor dem ersten Arbeitstag registriert werden. Das Portal stellt zudem die Verbindung zwischen dem ausländischen Arbeitgeber und dem niederländischen Auftraggeber her, da beide eine rechtliche Rolle in diesem Verfahren spielen.

• Das offizielle Portal: Das Portal „Meldloket WagwEU“ ist der einzige zulässige Kanal für die Einreichung. Benachrichtigungen in Papierform oder per E-Mail sind ungültig, und die Einreichung muss vor Beginn der Tätigkeit vollständig vorliegen.
• Eine gemeinsame Pflicht von Arbeitgeber und Auftraggeber: Die Meldung ist eine zweigeteilte Verpflichtung. Der ausländische Arbeitgeber übermittelt die Angaben, und der niederländische Dienstleistungsempfänger muss überprüfen, ob die Meldung korrekt und fristgerecht erfolgt ist.
• Was Sie angeben müssen: Sie machen Angaben zum Arbeitgeber, zu den entsandten Arbeitnehmern, zum niederländischen Auftraggeber, zum Arbeitsort und zu den Einsatzterminen. Genaue Angaben sind wichtig, da die Inspektoren diese mit den Unterlagen vor Ort abgleichen.
• Umgang mit Änderungen während des Einsatzes: Sollte sich etwas an der Stellenausschreibung ändern, müssen Sie die Benachrichtigung im Portal aktualisieren. Der niederländische Kunde überprüft den geänderten Eintrag anschließend erneut; richten Sie daher einen einfachen internen Prozess ein, um Änderungen frühzeitig zu kennzeichnen.

Wenn Sie sowohl Fachkräfte als auch Gastarbeiter sponsern, richtet unser in den Niederlanden anerkannter Sponsoring-Service die Compliance- und Meldeprozesse ein, die dafür sorgen, dass Sie bei der IND einen guten Ruf genießen.

Wann müssen Sie die Meldung über entsandte Arbeitnehmer einreichen?

Der Zeitpunkt ist der häufigste Grund für Verstöße gegen die Vorschriften. Die Meldung ist immer eine Aufgabe, die Sie vor Beginn erledigen müssen, und nicht eine, die Sie innerhalb weniger Tage abwickeln können. Außerdem gibt es eine Handvoll Situationen, die Einfluss darauf haben, was und wann Sie melden müssen.

• Immer vor Arbeitsbeginn: Sie müssen die Meldung vor Aufnahme der Tätigkeiten in den Niederlanden einreichen. Eine verspätete Einreichung gilt als Verstoß, auch wenn die Arbeit selbst rechtmäßig ist.
• Drittstaatsangehörige zählen immer mit: Für jeden entsandten Arbeitnehmer aus Ländern außerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz muss eine Meldung eingereicht werden – Ausnahmen sind nicht zulässig. Dauert die Entsendung länger als drei Monate, benötigt dieser Arbeitnehmer zudem eine niederländische Aufenthaltsgenehmigung.
• Die einjährige Meldeoption: Einige Arbeitgeber, bei denen häufige, kurze grenzüberschreitende Entsendungen anfallen, können eine einzige einjährige Meldung einreichen, anstatt für jede Entsendung eine separate Meldung abzugeben. Dies eignet sich für kleine Unternehmen und Selbstständige, die regelmäßig in Grenznähe arbeiten.
• Melden Sie Änderungen unverzüglich: Neue Mitarbeiter, neue Termine oder ein neuer Standort erfordern jeweils eine Aktualisierung, bevor diese Änderungen in Kraft treten. Das Warten bis zu einer Inspektion ist ein kostspieliger Fehler.

Wenn für die Einstellung eines Nicht-EU-Bürgers eine lokale Genehmigung anstelle einer Entsendung erforderlich ist, informieren Sie sich über unseren Service zur kurzfristigen Arbeitserlaubnis (TWV) in den Niederlanden, der die Einreichung des Antrags beim UWV für Einsätze mit einer Dauer von weniger als 90 Tagen umfasst.

Wie füllt man die Meldung über entsandte Arbeitnehmer Schritt für Schritt aus?

Der Ablauf ist unkompliziert, sobald man die Reihenfolge kennt und weiß, wer für den jeweiligen Schritt verantwortlich ist. Entscheidend ist die Abstimmung zwischen Ihrem Team im Ausland und Ihrem Kunden in den Niederlanden. Wenn die Übergabe nicht reibungslos verläuft, kann die gesamte Meldung als unvollständig angesehen werden.

• Schritt 1: Der Arbeitgeber reicht die Unterlagen ein: Als ausländischer Arbeitgeber melden Sie sich beim Meldloket-Portal an und geben vor Beginn des Einsatzes alle erforderlichen Angaben ein. Bewahren Sie eine Kopie der Bestätigung für Ihre Unterlagen auf.
• Schritt zwei: Der Auftraggeber überprüft: Ihr niederländischer Auftraggeber überprüft, ob die Mitteilung korrekt und fristgerecht ist. Bei Unterauftragsverhältnissen hat der Auftraggeber bis zu fünf Werktage nach Beginn des Auftrags Zeit, diese Überprüfung durchzuführen.
• Benennung eines niederländischen Ansprechpartners: Sie müssen einen Ansprechpartner benennen, der während der Entsendung in den Niederlanden erreichbar ist. Diese Person ist der Ansprechpartner für die Arbeitsaufsichtsbehörde und kann einer Ihrer entsandten Mitarbeiter sein.
• Halten Sie die Unterlagen vom ersten Tag an bereit: Da Inspektoren jederzeit vorbeikommen können, sollten Sie Verträge, Gehaltsabrechnungen und A1-Formulare vor Ort bereithalten. Eine gute Vorbereitung beugt spätere Bußgelder wegen fehlender Unterlagen vor.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur parallelen Beantragung einer Arbeitserlaubnis in den Niederlanden finden Sie in unserem Leitfaden zur niederländischen TWV-Arbeitserlaubnis, der den gesamten Antragsablauf für Personalabteilungen detailliert beschreibt.

Was kostet Ihr Unternehmen die Meldung eines entsandten Arbeitnehmers?

Für die Meldung selbst fällt keine staatliche Gebühr an, was viele Personalabteilungen überrascht. Die tatsächlichen Kosten liegen in dem damit verbundenen Verwaltungsaufwand, der Koordination und den Compliance-Risiken. Wenn für diese Arbeit zu wenig Ressourcen bereitgestellt werden, wirkt sich das tatsächlich negativ auf die Budgets aus.

• Keine Anmeldegebühr: Die Einreichung über das Meldloket-Portal ist kostenlos. Für die Registrierung einer Stellenanzeige fallen keine Gebühren an, die an die niederländische Regierung zu entrichten sind.
• Verwaltungs- und Koordinationsaufwand: Die Kosten entstehen durch die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die für die Datenerhebung, die Ablage, die Einweisung Ihres niederländischen Kunden und die mehrjährige Aufbewahrung der Unterlagen aufgewendet wird. Bei häufigen Entsendungen summiert sich dies schnell.
• Compliance- und Strafrisiko: Fehler kommen teuer zu stehen. Die Bußgelder für versäumte Meldungen oder fehlende Unterlagen übersteigen bei weitem den Aufwand, den es kostet, die Arbeit gleich beim ersten Mal korrekt zu erledigen.
• Zusätzliche Mobilitätskosten: Wenn aus einer Entsendung ein längerer Einsatz oder eine Anstellung vor Ort wird, fallen im Rahmen der Beantragung einer Arbeits- oder Aufenthaltsgenehmigung eigene Gebühren an. Planen Sie diesen Schritt ein, bevor er eintritt.

Wenn aus einer Entsendung eine Festanstellung wird, erläutert unser Service für die Genehmigung als hochqualifizierter Migrant in den Niederlanden den gehaltsabhängigen Weg und dessen Kostenstruktur.

Welche Lohn- und Arbeitsbedingungen müssen Sie entsandten Arbeitnehmern garantieren?

Es gibt keine besondere Gehaltsschwelle für entsandte Arbeitnehmer, wie sie bei einer Arbeitserlaubnis vorgesehen ist. Stattdessen haben entsandte Arbeitnehmer für die Dauer ihres Einsatzes Anspruch auf die grundlegenden niederländischen Arbeitsbedingungen. Die Vergütung wird auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden berechnet und nicht als fester Monatsbetrag.

Wie hoch muss der Lohn für entsandte Arbeitnehmer im Jahr 2026 sein?

• Mindestens der gesetzliche Mindestlohn: Sie müssen mindestens den niederländischen gesetzlichen Mindestlohn pro Stunde zahlen, der ab Juli 2026 für Arbeitnehmer ab 21 Jahren auf 14,99 € brutto angehoben wurde. Für Arbeitnehmer unter 21 Jahren gelten gestaffelte Jugendtarife.
• Der geltende Tarifvertrag (Cao): Wenn für die Branche ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag gilt, gelten dessen wesentliche Bestimmungen zu Vergütung und Arbeitsbedingungen auch für Ihre entsandten Arbeitnehmer. Prüfen Sie den entsprechenden Cao, bevor Sie die Vergütung festlegen.
• Wesentliche Arbeitsbedingungen: Entsandte Arbeitnehmer haben Anspruch auf die Einhaltung der niederländischen Vorschriften zu Arbeitszeiten, Ruhepausen, sicheren Arbeitsplätzen, bezahltem Urlaub und Gleichbehandlung. Diese gelten ab dem ersten Tag der Entsendung.
• Grenzen Sie die Spesenpauschalen klar voneinander ab: Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen gelten nicht als Lohn. Weisen Sie den Lohn- und den Spesenanteil auf der Lohnabrechnung getrennt aus, da sonst der gesamte Betrag als Pauschale behandelt werden könnte.

Die aktuellen Gehaltsschwellenwerte für den Hauptzugangsweg finden Sie in unserem Leitfaden für Sponsoren im Rahmen des Programms für hochqualifizierte Migranten in den Niederlanden, in dem die Gehaltsniveaus für das Jahr 2026, die Arbeitgeber einhalten müssen, im Einzelnen aufgeführt sind.

Welche Unterlagen müssen Sie bereithalten, und wie lange?

Die Meldung ist nur die halbe Miete, wenn es um die Einhaltung der Vorschriften geht. Sie müssen außerdem bestimmte Unterlagen zur Einsichtnahme bereithalten und diese noch lange nach Abschluss der Arbeiten aufbewahren. Die Vorschriften hinsichtlich Sprache und Verfügbarkeit sind streng, planen Sie daher Ihre Unterlagen frühzeitig.

• Die wichtigsten Unterlagen: Sie müssen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, eine Übersicht über die Arbeitszeiten, A1-Formulare und Nachweise über die Lohnzahlung aufbewahren. Diese müssen am Arbeitsplatz in Papierform oder elektronisch vorliegen.
• Zulässige Sprachen: Die Unterlagen müssen auf Niederländisch, Englisch, Deutsch oder Französisch vorliegen. Im Voraus angefertigte Übersetzungen sparen bei einer Prüfung Zeit.
• Fünfjährige Aufbewahrungspflicht: Sie müssen diese Unterlagen nach Beendigung der Arbeiten fünf Jahre lang aufbewahren. Auf Anfrage der Arbeitsaufsichtsbehörde müssen Sie diese innerhalb von vier Wochen vorlegen.
• Das A1-Formular ist von entscheidender Bedeutung: Die A1-Bescheinigung belegt, dass Ihr Arbeitnehmer weiterhin in seinem heimischen Sozialversicherungssystem versichert bleibt. Fehlende oder nicht vorliegende A1-Formulare sind ein häufiger Grund für Bußgelder bei Kontrollen.

Um die Unterlagen schneller vorzubereiten, nutzen Sie unsere Checkliste für Kennismigrant-Unterlagen in den Niederlanden – ein kostenloses Tool, das alle Dokumente auflistet, die Personalabteilungen für eine vorschriftsmäßige Akte benötigen.

Wie sehen die Zeitpläne für die Veröffentlichung und die Meilensteine hinsichtlich der Rechte aus?

Je länger eine Entsendung dauert, desto stärker gilt dafür das niederländische Arbeitsrecht. Zwei Meilensteine – nach 12 und 18 Monaten – haben Auswirkungen auf Ihre Verpflichtungen. Behalten Sie diese von Beginn an im Blick, damit Sie von einer Verlängerung des Einsatzes nicht überrascht werden.

• Die ersten 12 Monate: Im ersten Jahr gelten für entsandte Arbeitnehmer die grundlegenden niederländischen Arbeitsbedingungen, einschließlich Mindestlohn, Arbeitszeit und bezahlter Urlaub. Dies ist die Grundlage für jede Entsendung.
• Nach 12 Monaten: Sobald eine Entsendung länger als 12 Monate dauert, haben die Arbeitnehmer Anspruch auf fast alle Bestimmungen des niederländischen Arbeitsrechts und der geltenden Tarifverträge. Die wichtigsten Ausnahmen bilden die betriebliche Altersversorgung sowie die Vorschriften zum Abschluss oder zur Beendigung von Arbeitsverträgen.
• Die optionale Verlängerung um sechs Monate: Sie können einen Auslandseinsatz einmalig um sechs Monate verlängern, wodurch sich der Anspruch auf die vollen Leistungen auf 18 Monate verschiebt. Diese Verlängerung müssen Sie über das Benachrichtigungsportal beantragen.
• Planung für den Übergang: Wenn sich ein Einsatz voraussichtlich in die Länge zieht, sollten Sie frühzeitig entscheiden, ob eine Entsendung weiterhin sinnvoll ist oder ob eine Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis die bessere Lösung darstellt.

Für längere konzerninterne Entsendungen, die über den Rahmen einer Entsendung hinausgehen, erläutert unser Service zur Genehmigung von konzerninternen Versetzungen (ICT) in den Niederlanden die Dauergrenzen und Voraussetzungen.

Wer ist davon ausgenommen, und in welchen Fällen entfällt die Meldepflicht?

Nicht jede grenzüberschreitende Tätigkeit löst eine Meldepflicht aus. Es gibt zwar einige eindeutige Ausnahmen, diese sind jedoch eng gefasst, und eine falsche Auslegung birgt Risiken. Im Zweifelsfall sollten Sie die Meldung einreichen.

• Inländische und interne Entsendungen: Sie müssen keine Meldung erstatten, wenn Ihr Unternehmen seinen Sitz in den Niederlanden hat und niederländische Arbeitsverträge abschließt oder wenn Sie Arbeitnehmer innerhalb der Niederlande versetzen. Die Meldepflicht gilt für grenzüberschreitende Entsendungen, nicht für lokale Versetzungen.
• Bestimmte Branchen und gelegentliche Tätigkeiten: Einige Branchen sind von der Meldepflicht ausgenommen, und kurze, gelegentliche Tätigkeiten wie Geschäftstreffen, Konferenzen und Notfallreparaturen müssen nicht gemeldet werden. Bitte überprüfen Sie die offizielle Ausnahmeliste, bevor Sie sich darauf verlassen.
• Im Verkehrssektor sieht es anders aus: Für die Entsendung von Straßenverkehrspersonal gelten gesonderte Vorschriften, und es wird das europäische Portal für Straßenverkehrserklärungen anstelle des üblichen „Meldloket“-Verfahrens genutzt.
• Keine Ausnahmeregelung für Drittstaatsangehörige: Ausnahmeregelungen für bestimmte Branchen und Gelegenheitsarbeiten gelten niemals für Arbeitnehmer aus Ländern außerhalb der EU, des EWR oder der Schweiz. Für diese Personengruppe ist stets eine Meldung erforderlich.

Wenn ein Einsatz länger als 90 Tage dauert und eine Aufenthaltsberechtigung erforderlich ist, deckt unser GVVA-Service für kombinierte Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen in den Niederlanden den gesamten Prozess der Beantragung einer einzigen Genehmigung ab.

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Welche Compliance-Risiken und Sanktionen drohen Arbeitgebern?

Die Durchsetzung der WagwEU-Vorschriften erfolgt aktiv, und Sanktionen können gegen beide Seiten der Entsendung verhängt werden. Die niederländische Arbeitsaufsichtsbehörde führt Kontrollen durch, verhängt Bußgelder und kann grenzüberschreitend tätig werden. Die Meldepflicht als optional zu betrachten, stellt ein echtes finanzielles Risiko dar.

Welche Sanktionen gelten bei Verstößen gegen die WagwEU?

• Geldbußen bei unterlassener Meldung: Eine unterlassene, verspätete oder fehlerhafte Meldung kann mit einer Geldbuße von bis zu 4.500 € pro entsandtem Arbeitnehmer geahndet werden. Die Kosten steigen bei einem ganzen Team schnell an.
• Auch der Auftraggeber haftet: Ihr niederländischer Auftraggeber muss mit derselben Strafe rechnen, wenn er die Meldung nicht überprüft. Aufgrund dieses gemeinsamen Risikos achten Auftraggeber streng auf die Einhaltung der Vorschriften, bevor sie mit den Arbeiten beginnen lassen.
• Verstöße gegen Dokumentations- und Informationspflichten: Das Fehlen von Dokumenten vor Ort oder die Nichtvorlage angeforderter Informationen werden mit separaten Bußgeldern geahndet. A1-Formulare sind dabei eine besonders häufige Lücke.
• Grenzüberschreitende Durchsetzung: Sanktionen können über Landesgrenzen hinweg verhängt werden, sodass ein ausländischer Arbeitgeber direkt von der niederländischen Behörde mit einer Geldbuße belegt werden kann. Die Einhaltung der Vorschriften im eigenen Land schützt Sie nicht vor einer Durchsetzung durch die niederländischen Behörden.

Die Compliance-Verpflichtungen bestehen auch nach der ersten Meldung noch lange fort; erfahren Sie, wie unser Service für den Arbeitgeberwechsel in den Niederlanden dafür sorgt, dass die Sponsoren- und Meldepflichten bei Personalveränderungen stets eingehalten werden.

Die Entsendung von Mitarbeitern in die Niederlande muss nicht die ganze Woche Ihres Personalteams in Anspruch nehmen. Vereinbaren Sie eine Demo, um zu erfahren, wie Jobbatical die WagwEU-Meldungen einreicht, überprüft und nachverfolgt, damit Ihre Projekte pünktlich starten und stets den Vorschriften entsprechen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.