Die Komplexität der schwedischen Genehmigung für den unternehmensinternen Transfer zur Bindung von Spitzenkräften bewältigen

Das schwedische Genehmigungsverfahren für unternehmensinterne Versetzungen (Intra-Corporate Transfer, ICT) überträgt den Arbeitgebern die klare Verantwortung, sicherzustellen, dass jede globale Versetzung rechtmäßig, konform und gut dokumentiert ist. Angesichts der umfassenden Reformen im Bereich der Arbeitsmigration, die am 1. Juni 2026 in Kraft treten, und früherer Aktualisierungen (einschließlich der Passvorschriften vom Oktober 2025) hilft das Verständnis der Arbeitgeberpflichten, kostspielige Verzögerungen und Ablehnungen zu vermeiden.

1. Pflichten des Arbeitgebers im Rahmen des ICT-Genehmigungsverfahrens

Unternehmensüberprüfung Arbeitgebermüssen nachweisen, dass ihre schwedische Niederlassung in direktem Zusammenhang mit dem ausländischen Unternehmen steht, das den Arbeitnehmer entsendet – durch gemeinsame Eigentümerschaft, Kontrolle oder Konzernstruktur. Fügen Sie Unterlagen wie Organigramme, Aktionärsverzeichnisse oder Zertifikate zur Konzernstruktur bei.

Berechtigte Funktionen Nurbestimmte Funktionen kommen für eine innerbetriebliche Versetzungsgenehmigung in Schweden in Frage:

• Manager: Überwachung von Teams, Strategien oder Einstellungsentscheidungen.
• Spezialisten: Verfügen über fortgeschrittenes, geschäftskritisches Fachwissen.
• Auszubildende: Absolventen, die kürzlich ein strukturiertes Ausbildungsprogramm absolviert haben.

Die Entsendung muss länger als 90 Tage dauern, und die Mitarbeiter müssen vor der Entsendung mindestens drei Monate bei der Heimatfirma beschäftigt gewesen sein.

Gehalt, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen Arbeitgebermüssen faire Beschäftigungsbedingungen garantieren, die den schwedischen Standards für entsandte Arbeitnehmer (Gesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern) entsprechen.

• Gehaltsanforderungen (wichtige Aktualisierung für 2026): Ab dem 1. Juni 2026 gilt der bisherige feste Mindestbetrag von 13.000 SEK nicht mehr. Stattdessen müssen Gehalt und Vergütung mindestens dem Mindestniveau entsprechen, das in schwedischen Tarifverträgen oder in der etablierten Branchen-/Berufspraxis für Vollzeitarbeit festgelegt ist. Dadurch wird die Angleichung an lokale Standards gewährleistet und die alte Unterhaltsschwelle für IKT abgeschafft.
• Krankenversicherung: Obligatorisch für den Arbeitnehmer und seine Angehörigen.
• Arbeitsbedingungen: Müssen den schwedischen Vorschriften für entsandte Arbeitnehmer entsprechen, einschließlich Arbeitszeiten, Sicherheit und Sozialleistungen.

Für Familienangehörige sollten Arbeitgeber den Nachweis ausreichender finanzieller Mittel unterstützen (z. B. aktualisierte Zahlen für 2025: 6.243 SEK pro alleinstehendem Erwachsenen nach Abzug der Miete, 10.314 SEK für zusammenlebende Erwachsene; bitte die aktuellen Zahlen für 2026 bei der Migrationsbehörde bestätigen).

Wichtige aktuelle Information (Stand: 1. Oktober 2025): Schweden akzeptiert keine Passverlängerungen mit physischen Stempeln oder Aufklebern mehr. Arbeitgeber sollten ihren Mitarbeitern raten, ihre Pässe frühzeitig zu verlängern, und Familienangehörigen dabei helfen, Arbeitsrechte zu sichern – Ehepartner können mit einer entsprechenden Genehmigung sofort nach ihrer Ankunft arbeiten.

Fazit: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Versetzung sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil ist. Unzureichende Unterlagen (insbesondere zu Unternehmensverbindungen oder zur Einhaltung der Gehaltsvorschriften) können die Bearbeitungszeit von einem Monat auf drei oder mehr Monate verlängern.

2. Vorbereitung der Dokumente: Ihre Compliance-Checkliste

Die meisten Ablehnungen von IKT-Genehmigungen sind auf unvollständige Unterlagen zurückzuführen. Reichen Sie Ihre Unterlagen digital über Migrationsverket ein, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten.

Erforderlich für alle Antragsteller

• Gültiger Reisepass (bei Verlängerung nach dem 1. Oktober 2025 ist ein neuer Reisepass erforderlich – keine Stempel/Aufkleber).
• Nachweis über eine mindestens dreimonatige Beschäftigung im Ausland (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Organigramm der Gruppe).
• Stellenangebot mit Angaben zu Aufgabenbereich, Gehalt (gemäß Tarifvertrag/Branchenmindestlohn) und Vertragsdauer (bis zu 3 Jahre für Führungskräfte/Fachkräfte, 1 Jahr für Auszubildende).
• Krankenversicherung für den Aufenthalt in Schweden.

Manager & Fachleute

• Nachweis von Führungsqualitäten oder Fachkenntnissen (Lebenslauf, Referenzen, interne Begründungsmemos).

Auszubildende

• Hochschulabschlusszeugnis, das den jüngsten Abschluss bestätigt.

Familienmitglieder

• Nachweis der familiären Beziehung (Heirats-/Geburtsurkunden).
• Nachweis ausreichender Unterhaltsmittel (aktualisierte Beträge, z. B. Mietkosten pro Erwachsenem/Kind).

Anmeldegebühren

• 2.000 SEK für den Hauptantragsteller.
• 1.500 SEK pro begleitender Erwachsener.
• 750 SEK pro Kind (für japanische Staatsangehörige entfällt die Gebühr).

Profi-Tipp: Reichen Sie Familienanträge gemeinsam ein und verwenden Sie die Vorlagen von Migrationsverket, um Einheitlichkeit zu gewährleisten.

3. Konformitätsprüfungen: Wie Arbeitgeber Verzögerungen und Ablehnungen vermeiden können

Führen Sie vor der Einreichung interne Überprüfungen durch. Das Migrationsverket strebt an, 75 % der vollständigen Anträge innerhalb eines Monats zu bearbeiten, aber unvollständige Anträge können drei Monate oder länger dauern.

Bewährte Praktiken der Arbeitgeber

• Interne Audits durchführen: Überprüfen Sie die Berechtigung, die Angemessenheit der Gehälter gemäß Tarifverträgen/Branchenpraxis und die Vollständigkeit der Unterlagen anhand der Checklisten von Migrationsverket.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden: ICT-Genehmigungen bleiben insgesamt bis zu drei Jahre gültig (EU-weit maximal). Verlängerungen im Land sind möglich – ein Besuch bei der Botschaft ist nicht erforderlich.
• Fortschritt verfolgen: Anträge überwachen und biometrische Daten umgehend einreichen (dauert nach der Genehmigung etwa vier Wochen).
• Vermeiden Sie häufige Ablehnungen: Fehlende Nachweise über die Verbindung zum Unternehmen oder unzureichende Gehaltsnachweise (die nun an Tarifverträge gebunden sind) sind die häufigsten Probleme. Einsprüche mit Korrekturen sind oft erfolgreich.

Die Einhaltung der Vorschriften verhindert Nacharbeiten und beschleunigt die Einarbeitung, wodurch ein schnellerer Zugang zur schwedischen Personennummer (personnummer) und eine schnellere Integration ermöglicht werden.

Schlussfolgerung

Für Führungskräfte im Bereich globale Mobilität und Personalwesen bietet das schwedische ICT-Genehmigungssystem strukturierte Mobilität für wichtige Talente, verlangt jedoch strenge Rechenschaftspflicht – insbesondere angesichts der Umstellung auf tarifvertragliche Gehaltsregelungen im Jahr 2026. Durch proaktive Vorbereitung und Einhaltung der Vorschriften wird der Umzug von einer bürokratischen Herausforderung zu einem Wettbewerbsvorteil bei der Gewinnung qualifizierter Fachkräfte. Informieren Sie sich immer auf der offiziellen Website der schwedischen Migrationsbehörde (Migrationsverket) über die aktuellen Zahlen und Formulare, da sich Beträge wie Familienunterhalt regelmäßig ändern.

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Haftungsausschluss:

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen zu liefern, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um die neuesten Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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