Die Komplexität der schwedischen Genehmigung für den unternehmensinternen Transfer zur Bindung von Spitzenkräften bewältigen

Das schwedische Visumverfahren für konzerninterne Versetzungen (ICT) legt den Arbeitgebern eine klare Verantwortung auf, um sicherzustellen, dass jede globale Versetzung rechtmäßig, konform und gut dokumentiert ist. Mit den 2025 in Kraft getretenen Aktualisierungen kann das Verständnis Ihrer Arbeitgeberpflichten Sie vor kostspieligen Verzögerungen und Ablehnungen bewahren.

1. Pflichten des Arbeitgebers im ICT-Visumsprozess

Überprüfung des Unternehmens

Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass sein schwedisches Unternehmen direkt mit dem ausländischen Unternehmen, das den Arbeitnehmer entsendet, verbunden ist - entweder durch gemeinsames Eigentum oder durch Kontrolle. Legen Sie zum Nachweis dieser Verbindung Unterlagen wie Organigramme, Aktionärsunterlagen oder Bescheinigungen über die Konzernstruktur vor.

In Frage kommende Rollen

Für das schwedische Visum für den unternehmensinternen Transfer kommen nur bestimmte Funktionen in Frage:

• Leitende Angestellte: Beaufsichtigung von Teams, Strategie oder Einstellungsentscheidungen.
  
• Fachleute: Sie verfügen über fortgeschrittene, geschäftskritische Fachkenntnisse.
  
• Auszubildende: Hochschulabsolventen, die an strukturierten Ausbildungsprogrammen teilnehmen.
  

Versetzungen müssen länger als 90 Tage dauern, und die Beschäftigten sollten vor der Versetzung mindestens drei Monate bei der Heimatfirma beschäftigt gewesen sein.

Gehalt, Sozialleistungen und Arbeitsbedingungen

Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die finanzielle Eigenständigkeit und faire Beschäftigungsbedingungen zu gewährleisten.

• Monatliches Mindestgehalt: 13.000 SEK (ca. 1.150 €).
  
• Krankenkasse: Obligatorisch für den Arbeitnehmer und seine Angehörigen.
  
• Arbeitsbedingungen: Müssen den von Schweden bekannt gegebenen Standards für Arbeitnehmer entsprechen, einschließlich Arbeitszeiten, Sicherheit und Wohlbefinden.
  

Für unterhaltsberechtigte Familienangehörige muss der Arbeitgeber nachweisen, dass er über ausreichende finanzielle Mittel verfügt : 6.186 SEK pro Erwachsenem nach Abzug der Miete, zuzüglich weiterer Beträge für jedes Kind.

Wichtige Aktualisierung: Ab dem 1. Oktober 2025

Schweden verwendet keine Passverlängerungen mit physischen Stempeln oder Aufklebern mehr. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter daran erinnern, ihre Pässe frühzeitig zu verlängern und begleitende Familienangehörige bei der Erlangung von Arbeitsrechtenzu unterstützen - Ehepartnerkönnen jetzt sofort nach ihrer Ankunft arbeiten.

Unterm Strich: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Versetzung sowohl für das Unternehmen als auch für den Arbeitnehmer von Vorteil ist. Fehlende oder unzureichende Unterlagen können die Bearbeitungszeit von einem auf drei Monate verlängern.

2. Vorbereitung der Dokumente: Ihre Compliance-Checkliste

Die meisten Ablehnungen von ICT-Visa für Schweden sind auf fehlende oder unvollständige Dokumente zurückzuführen. Die von der schwedischen Migrationsbehörde (Migrationsverket) bevorzugte digitale Vorbereitung aller Unterlagen trägt zu einer effizienteren Bearbeitung bei.

Erforderlich für alle Antragsteller

• Gültiger Reisepass (neuer Reisepass bei Verlängerung nach dem 1. Oktober 2025).
  
• Nachweis einer mindestens 3-monatigen Beschäftigung im Ausland (Verträge, Gehaltsabrechnungen oder Organigramm des Konzerns).
  
• Stellenangebotsschreiben mit Angaben zur Funktion, zum Gehalt (ab 13.000 SEK) und zur Dauer (bis zu 3 Jahre für Führungskräfte/Spezialisten, 1 Jahr für Praktikanten).
  
• Krankenversicherung für die Dauer des Aufenthalts in Schweden.
  

Manager & Fachleute

• Nachweis von Führungsqualitäten oder Fachwissen (Lebenslauf, Referenzen oder interne Begründungen).
  

Auszubildende

• Hochschulabschlusszeugnis, das den jüngsten Abschluss bestätigt.
  

Familienmitglieder

• Nachweis der familiären Beziehung (z. B. Heirats- oder Geburtsurkunde).
  
• Kontoauszüge zum Nachweis ausreichender Unterhaltsmittel (6.186 SEK+ pro Erwachsenem nach Miete).
  

Anmeldegebühren

• 2.000 SEK für den Hauptantragsteller.
  
• 1.500 SEK pro begleitender Erwachsener.
  
• 750 SEK pro Kind (für japanische Staatsangehörige entfällt die Gebühr).
  

Profi-Tipp: Reichen Sie alle Familienanträge gemeinsam ein und verwenden Sie Vorlagen der Migrationsbehörde, um eine reibungslose und einheitliche Prüfung zu gewährleisten.

3. Konformitätsprüfungen: Wie Arbeitgeber Verzögerungen und Ablehnungen vermeiden können

Um Schnelligkeit und Genauigkeit zu gewährleisten, sollten Sie interne Prüfungen durchführen, bevor Sie Ihren IKT-Visumantrag einreichen. Schweden strebt an, 75 % der vollständigen Anträge innerhalb eines Monats zu bearbeiten, aber unvollständige Anträge können drei Monate oder länger dauern.

Bewährte Praktiken der Arbeitgeber

• Interne Audits durchführen: Überprüfen Sie die Förderfähigkeit, den finanziellen Nachweis und die Vollständigkeit vor der Einreichung. Verwenden Sie die Simulatoren oder Checklisten von Migrationsverket, um häufige Fehler zu erkennen.
  
• Bleiben Sie auf dem Laufenden: Die ICT-Genehmigung ist insgesamt bis zu drei Jahre gültig (EU-weit). Verlängerungen im Land sind jetzt erlaubt - keine Botschaftsbesuche mehr nötig.
  
• Verfolgen Sie den Fortschritt: Überwachen Sie den Antrag und stellen Sie sicher, dass die biometrischen Daten rechtzeitig eingereicht werden. Dies dauert in der Regel nur vier Wochen nach der Genehmigung.
  
• Vermeiden Sie häufige Ablehnungsgründe: Fehlende Nachweise zur Unternehmensverbindung oder unzureichende Gehaltsunterlagen sind die häufigsten Probleme. Schnelle Einsprüche mit korrigierten Nachweisen können Ablehnungen oft rückgängig machen.
  

Durch die Einhaltung der Vorschriften wird nicht nur Nacharbeit vermieden, sondern auch die Einarbeitung beschleunigt, da die Mitarbeiter ihre schwedische Personennummer erhalten und sich schneller in ihre neue Rolle einfinden können.

Schlussfolgerung

Für globale Mobilitäts- und Personalverantwortliche bietet der schwedische IKT-Visarahmen eine klare Struktur - aber auch eine strenge Verantwortlichkeit. Ein gut vorbereiteter, ordnungsgemäßer Antrag kann den Unterschied zwischen einer 30-tägigen Genehmigung und einer dreimonatigen Verzögerung bedeuten.

Mit der richtigen Dokumentation und proaktiver Einhaltung der Vorschriften können Arbeitgeber den Umzug von einer bürokratischen Hürde in einen nahtlosen Vorteil für die Talentmobilität verwandeln.

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