Auditorias de conformidade dos RH em matéria de imigração: Preparação para visitas domiciliárias

Introdução

Para os responsáveis pela auditoria interna e pela conformidade, a preparação para as auditorias de conformidade do Home Office é essencial para manter uma licença de patrocinador no Reino Unido e garantir o emprego legal dos trabalhadores patrocinados. Estas auditorias, conduzidas pelo UK Visas and Immigration (UKVI), verificam o cumprimento dos deveres do patrocinador ao abrigo de vias como os vistos Skilled Worker ou Global Business Mobility. Com a intensificação da aplicação da lei em 2025 - incluindo um recorde de 1.948 revogações de licenças de julho de 2024 a junho de 2025 e medidas mais rigorosas anunciadas no Livro Branco da Imigração de maio de 2025, Restabelecer o controlo sobre o sistema de imigração, é fundamental uma preparação sólida. Este guia descreve os factores que desencadeiam as auditorias, o que esperar, as principais áreas de enfoque, as estratégias de preparação e as melhores práticas para navegar com êxito nas auditorias durante a transição para o visto eletrónico até 31 de dezembro de 2026.

O que são auditorias de conformidade do serviço doméstico?

As auditorias de conformidade do Home Office, também conhecidas como visitas de conformidade UKVI, são inspecções para garantir que os patrocinadores cumprem os seus deveres ao abrigo das Regras de Imigração. Estas obrigações incluem a manutenção de registos exactos, a apresentação atempada de relatórios através do Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS) e a prevenção do trabalho ilegal. As auditorias podem ser pré-licença (antes de conceder uma licença de patrocinador) ou pós-licença (para monitorizar o cumprimento contínuo). O incumprimento pode resultar na desvalorização, suspensão, revogação da licença ou em sanções civis até £20.000 por trabalhador ilegal

Motivos para visitas

As visitas de conformidade podem ser desencadeadas por vários factores, incluindo

• Preocupações Pré-Licença: Dúvidas sobre a capacidade da organização para cumprir ou verificar os detalhes da aplicação.‍
• Questões pós-licença: Relatórios SMS tardios, informações de agências governamentais, denúncias anónimas ou suspeitas de infracções (por exemplo, trabalho ilegal)‍
• Monitorização de rotina: Selecções aleatórias ou seleção baseada no risco, especialmente para sectores de alto risco ou patrocinadores com problemas anteriores.‍
• Sinais de alerta específicos: Alterações na estrutura da empresa, elevada rotação de trabalhadores ou funções não conformes (por exemplo, abaixo do nível 6 do RQF)
  

Ação de conformidade: Monitorizar os relatórios de SMS e as auditorias internas para abordar proactivamente os potenciais factores de desencadeamento.

Tipos de visitas

As visitas do Ministério do Interior variam em termos de formato e de aviso:

• Visitas anunciadas: Programadas com antecedência, permitindo tempo de preparação.
• Visitas sem aviso prévio: Inspecções surpresa para avaliar a conformidade em tempo real.‍
• Auditorias documentais: Revisões remotas que requerem o carregamento de documentos no prazo de 5-10 dias úteis, seguidas de chamadas ou pedidos adicionais‍
• Inspecções no local: Os funcionários examinam os ficheiros, entrevistam o pessoal e os trabalhadores e verificam os sistemas de RH

Em 2025, foram introduzidas inspecções de conformidade digital, centradas em regimes de trabalho remoto e híbrido.

Principais domínios de incidência em 2025

As auditorias em 2025 dão ênfase a uma aplicação mais rigorosa, com controlos-chave que incluem:

• Manutenção de registos: Atribuições de CdS, recibos de vencimento, contratos e documentos de direito ao trabalho conservados durante o período de patrocínio mais 1 ano
• Deveres de comunicação: Actualizações atempadas por SMS para mudanças de trabalhadores (10 dias úteis) e mudanças organizacionais (20 dias úteis), incluindo trabalho híbrido/remoto.‍
• Verificações do direito ao trabalho: Verificações pré-contratação e anuais, transição para códigos de partilha eVisa até 2026‍
• Conformidade com o emprego: As funções cumprem os critérios do RQF Nível 6 ou da Lista de Escassez Temporária, com salários de £41.700 (Trabalhador Qualificado) ou £48.500 (GBM Sénior/Especialista)‍
• Sistemas de RH: Processos robustos para monitorizar os trabalhadores, prevenir o trabalho ilegal e formar o pessoal-chave‍
• Novas medidas para 2025: Proibição de passar taxas de CdS para os trabalhadores, deveres dos trabalhadores offshore e planos de ação alargados (até 24 meses) para violações.‍
• Ação de auditoria interna: Concentrar as auditorias nestas áreas, incorporando actualizações de 2025, como períodos de reflexão mais longos (24 meses para revogações).

Etapas de preparação: Lista de verificação de preparação para auditoria

Preparar as visitas:

1. Rever políticas e procedimentos: Assegurar que as políticas de RH abrangem a gestão dos trabalhadores patrocinados, as verificações do direito ao trabalho e os relatórios de SMS. Atualizar para as alterações de 2025 (por exemplo, comunicação de trabalho híbrido)

2. Formar o pessoal: Dar formação ao pessoal-chave (gestor orçamental, utilizadores de nível 1) sobre os deveres e os processos de auditoria. Incluir formação em verificação eVisa

3. Realizar auditorias simuladas: Simular visitas com análises internas de registos, entrevistas e sistemas de RH. Resolver prontamente as lacunas

4. Organizar registos: Manter ficheiros digitais para CdS, recibos de vencimento, contratos e provas do direito ao trabalho. Assegurar a acessibilidade para auditorias documentais

5. Verificar a conformidade das funções: Verificar as funções em relação ao nível 6 do RQF e aos limiares salariais. Documentar as práticas de recrutamento

6. Preparar o visto eletrónico: Ajudar os trabalhadores com contas UKVI para verificação do código de partilha até 2026

7. Utilizar software de RH: Automatizar o acompanhamento de prazos, registos e relatórios para garantir a conformidade.

Ação de conformidade: Desenvolver uma lista de controlo e programar auditorias simuladas trimestrais para se manter preparado.

Durante a visita

• Cooperar plenamente: Permitir o acesso às instalações, registos e pessoal. Ser honesto e reactivo‍
• Ter o pessoal-chave disponível: Assegurar que os utilizadores AO e de nível 1 estão presentes ou contactáveis‍
• Documentar a visita: Anotar as perguntas feitas e as informações fornecidas para o acompanhamento pós-visita.‍
• Ação de auditoria interna: Designar um contacto principal para as visitas, a fim de coordenar as respostas.

Acções pós-visita

• Rever o feedback: Abordar quaisquer questões levantadas, tais como planos de ação para infracções menores (agora até 24 meses)‍
• Implementar melhorias: Atualizar os processos com base nas constatações para evitar problemasfuturos‍.
• Recorrer se necessário: Contestar penalidades ou sanções no prazo de 28 dias, se aplicável
  .‍

Ação de conformidade: Registar as acções pós-visita nos sistemas de RH para pistas de auditoria.

Armadilhas comuns e como evitá-las

• Registos incompletos: Evitar através da utilização de armazenamento digital e de controlos regulares por amostragem‍
• Relatórios atrasados: Mitigar com alertas automáticos por SMS‍
• Funções não conformes: Verificar em relação às regras de 2025 durante a integração‍
• Pessoal sem formação: Fornecer formação contínua para colmatar as lacunas de conhecimento
  

Ação de auditoria interna: Incluir as armadilhas nos quadros de auditoria para identificar os riscos de forma pró-ativa.

Conclusão

As auditorias de conformidade de imigração dos RH em 2025 exigem uma preparação proactiva por parte dos responsáveis pela auditoria interna e pela conformidade. Ao compreender os factores que desencadeiam as auditorias, concentrando-se em áreas-chave como a manutenção de registos e as transições eVisa, e implementando listas de verificação e auditorias simuladas, as equipas podem navegar com êxito nas visitas do Home Office. Sistemas e formação robustos reduzirão os riscos, garantirão a retenção de licenças e apoiarão a gestão da força de trabalho em conformidade.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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