Formação em conformidade com a legislação sobre imigração para equipas de RH: Conhecimentos essenciais

Introdução

Para equipas de formação e profissionais de desenvolvimento de RH, equipar o pessoal de RH com conhecimentos de conformidade de imigração é fundamental para gerir as Licenças de Patrocinador do Reino Unido e assegurar o emprego legal de cidadãos não britânicos ao abrigo de rotas como os vistos de Trabalhador Qualificado ou de Mobilidade Empresarial Global (GBM). Com os regulamentos mais rigorosos de 2025 do Livro Branco da Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System, e a transição para o eVisa até 31 de dezembro de 2026, é essencial uma formação abrangente para evitar penalizações como multas até £20.000 por trabalhador ou a revogação da licença. Este guia descreve as áreas de conhecimento essenciais, as estratégias de formação e as melhores práticas para preparar as equipas de RH para a conformidade em 2025.

Porque é que a formação em conformidade com a legislação sobre imigração é importante

A conformidade com a imigração garante o cumprimento dos regulamentos do UKVI, protegendo as organizações contra interrupções operacionais e danos à reputação. As principais razões para a formação incluem:

• Auditorias mais rigorosas: O aumento das inspecções do Ministério do Interior em 2025, com 1 948 revogações de licenças entre julho de 2024 e junho de 2025, exige um cumprimento rigoroso.
• Regulamentos complexos: Novas regras, como os requisitos do RQF Nível 6 e as transições para o eVisa, exigem conhecimentos actualizados.
• Sanções elevadas: O incumprimento arrisca-se a multas (£20.000 por trabalhador ilegal), suspensão ou revogação da licença.
• Apoio aos trabalhadores: Equipas de RH com formação orientam os trabalhadores através dos processos de visto, aumentando a retenção e a moral.

Ação de formação: Dar prioridade à formação em matéria de conformidade com a imigração para reduzir os riscos e apoiar a mobilidade global dos talentos.

Áreas de conhecimento essenciais para as equipas de RH

Os programas de formação devem abranger estes tópicos críticos para garantir a conformidade:

1. Responsabilidades da licença do patrocinador

• Visão geral: Compreender os deveres de um patrocinador licenciado, incluindo manutenção de registos, relatórios e verificações do direito ao trabalho.
• Principais funções: Gestor orçamental (supervisiona a conformidade), contacto principal (ligação UKVI), utilizador de nível 1 (tarefas SMS) e utilizador de nível 2 (apoio).
• Deveres de conformidade:
  
  • Conservar os registos (CdS, folhas de vencimento, contratos) durante o período de patrocínio mais 1 ano.
  • Comunicar alterações de trabalhadores (por exemplo, função, salário) no prazo de 10 dias úteis e alterações organizacionais (por exemplo, endereço) no prazo de 20 dias úteis através de SMS.
• Foco da formação: Formar sobre a navegação no SMS, atribuições de funções e obrigações de conformidade.

2. Gestão do certificado de patrocínio (CdS)

• Objetivo: O CdS é um registo eletrónico para os pedidos de visto, que especifica a função, o salário e a duração do emprego.
• Tipos: Definido (trabalhador qualificado fora do país) e indefinido (no país, GBM).
• Processo:
  
  • Pedido de atribuição de CdS por SMS (£525 por CdS).
  • Atribuir CdS com detalhes conformes (nível 6 do RQF, salário de trabalhador qualificado de £41.700 ou salário de GBM de £48.500).
• Foco da formação: Formação sobre atribuição, atribuição e verificação de CoS para evitar erros.

3. Controlos do direito ao trabalho

• Exigência: Controlos obrigatórios prévios à contratação e anuais para verificar o estatuto de trabalho legal.
• Métodos:
  
  • Controlos manuais (até 2026): Verificar as autorizações de residência biométricas (BRP) ou as vinhetas de passaporte.
  • Controlos em linha: Utilizar os códigos de partilha eVisa através das contas UKVI (obrigatório após 2026).
• Conservação: Conservar os registos durante o período de emprego mais 2 anos.
• Foco da formação: Ensinar os processos de verificação, as transições para o eVisa e as normas de manutenção de registos.

4. Actualizações regulamentares de 2025

• Requisito de nível 6 do RQF: As funções devem corresponder aos padrões de nível de licenciatura ou aos critérios da Lista de Escassez Temporária.
• Limiares salariais: £41.700 (trabalhador qualificado), £48.500 (GBM sénior/especialista), ou £25.410 (estagiário graduado GBM).
• Transição do visto eletrónico: Até 31 de dezembro de 2026, todos os trabalhadores utilizam os vistos electrónicos para verificação do estatuto.
• Aumento das taxas: Aumento de 7% do CoS (£525), das taxas de visto (£625-£1.423) e da sobretaxa de saúde dos imigrantes (£1.035/ano) em abril de 2025.
• Foco da formação: Atualizar as equipas de RH sobre as novas regras, limiares e processos da eVisa.

5. Auditorias do Ministério do Interior

• Tipos: Inspecções anunciadas, não anunciadas, documentais ou no local.
• Áreas de incidência: Exatidão do CdS, verificações do direito ao trabalho, conformidade salarial e sistemas de RH.
• Sanções:
  
  • Rebaixamento: plano de ação de £1.476, suspendendo novas CdS.
  • Suspensão: Interrompe as actividades de patrocínio.
  • Revogação: Proibição de nova candidatura durante 12 meses.
  • Coimas: £20.000 por trabalhador ilegal.
• Foco da formação: Preparar as equipas para os processos de auditoria, acessibilidade dos registos e protocolos de resposta.

Ação de formação: Desenvolver módulos que abranjam estas áreas, dando ênfase à aplicação prática e às actualizações de 2025.

Estratégias de formação para equipas de RH

1. Desenvolver um currículo abrangente:
   
   • Criar módulos sobre os deveres da Licença de Patrocinador, gestão de CdS, verificações do direito ao trabalho, regras de 2025 e preparação de auditorias.
   • Incluir estudos de casos (por exemplo, correção de CdS não conformes) para uma aprendizagem prática.
2. Tirar partido da tecnologia:
   
   • Utilizar plataformas de e-learning (por exemplo, Moodle, Workday Learning) para formação escalável e a pedido.
   • Incorporar simulações de tarefas de SMS e auditorias simuladas.
3. Programar formação regular:
   
   • Realizar formação anual para todo o pessoal de RH, com actualizações trimestrais para o pessoal-chave (utilizadores de nível 1, gestores orçamentais).
   • Orçamento de £1,000-£2,000 para formadores externos ou £2,000-£5,000 para consultores de imigração.
4. Métodos interactivos de envolvimento:
   
   • Utilize workshops, dramatizações (por exemplo, cenários de auditoria) e questionários para reforçar a aprendizagem.
   • Fornecer modelos para verificações de CdS, relatórios e direito ao trabalho.
5. Foco na transição para o eVisa:
   
   • Dar formação sobre os processos de configuração da conta UKVI e de verificação do visto eletrónico.
   • Criar guias para apoiar os trabalhadores até ao primeiro trimestre de 2026.
6. Monitorizar o conhecimento da conformidade:
   
   • Avalie a eficácia da formação com questionários ou auditorias de conformidade.
   • Acompanhar as taxas de conclusão através do sistema HRIS para garantir a plena participação.

Ação de desenvolvimento de RH: Criar um portal de formação com módulos, modelos e ferramentas de controlo para garantir uma aprendizagem consistente.

Melhores práticas para a formação em conformidade

1. Personalizar para funções:
   
   • Adaptar a formação aos generalistas de RH (visão geral), aos utilizadores de nível 1 (tarefas de SMS) e aos gestores orçamentais (supervisão estratégica).
2. Integrar com o HRIS:
   
   • Ligar a formação a plataformas HRIS para acompanhamento de CdS, relatórios e conformidade com o direito ao trabalho.
   • Utilize painéis de controlo para monitorizar a conclusão da formação e as métricas de conformidade.
3. Manter-se atualizado:
   
   • Subscreva as actualizações do Ministério do Interior (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) para obter alterações regulamentares em tempo real.
   • Incorporar na formação as regras de 2025 (por exemplo, relatórios de trabalho híbrido).
4. Realizar auditorias simuladas:
   
   • Simular visitas ao Home Office para testar os conhecimentos dos RH e a preparação do sistema.
   • Colmatar as lacunas nos processos de manutenção de registos ou de apresentação de relatórios.
5. Envolver os peritos:
   
   • Recorrer a consultores de imigração para assuntos complexos (por exemplo, respostas a auditorias), com um orçamento de £2.000 a £5.000.
   • Estabelecer parcerias com equipas jurídicas para validar o conteúdo da formação.

Ação de formação: Criar um calendário de formação em matéria de conformidade, integrando auditorias simuladas e consultas a peritos.

Desafios e estratégias de atenuação

• Lacunas de conhecimento: O novo pessoal de RH pode não ter conhecimentos especializados em matéria de imigração. Atenuar com formação de integração e orientação.
• Complexidade regulamentar: As actualizações frequentes de 2025 (por exemplo, eVisa, RQF Nível 6) podem sobrecarregar as equipas. Forneça módulos de atualização de tamanho reduzido.
• Restrições de recursos: A formação em grande escala pode afetar os orçamentos. Utilizar plataformas de e-learning rentáveis ou formadores internos.
• Transição eVisa: Os problemas técnicos com as contas UKVI podem perturbar a aprendizagem. Incluir o apoio informático nos planos de formação.

Ação de desenvolvimento de RH: Enfrentar os desafios com uma aprendizagem eletrónica escalável e actualizações regulares da conformidade.

Conclusão

A formação em conformidade com a imigração em 2025 é vital para que as equipas de RH possam navegar pelos deveres da Licença de Patrocinador, gestão de CdS, verificações do direito ao trabalho e auditorias. Ao abranger áreas de conhecimento essenciais, alavancar a tecnologia e abordar as actualizações de 2025, como as transições eVisa, as equipas de formação e os profissionais de desenvolvimento de RH podem garantir a conformidade e minimizar os riscos. Os programas de formação estratégica capacitarão o pessoal de RH para apoiar a mobilidade global de talentos, salvaguardando as operações organizacionais.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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