Conformidade I-9 e verificações do direito ao trabalho para funcionários patrocinados pelo Reino Unido

Introdução

Para equipas jurídicas e profissionais de gestão de risco, garantir a conformidade com a verificação I-9 e as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido é fundamental para manter o emprego legal de funcionários patrocinados. Embora a conformidade com o I-9 seja um requisito específico dos EUA, as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são obrigatórias para empregadores que patrocinam cidadãos não britânicos em vias como os vistos de Trabalhador Qualificado ou Mobilidade Empresarial Global. Com a aplicação total em 2026, após a conclusão da transição para o eVisa até 31 de dezembro de 2026, e medidas cada vez mais rigorosas do Livro Branco sobre Imigração, Restoring Control over the Immigration System(Restaurando o controlo sobre o sistema de imigração), compreender estes processos é essencial para mitigar os riscos de penalizações e interrupções operacionais. Este guia compara os requisitos I-9 e do direito ao trabalho no Reino Unido, descreve as etapas de conformidade e fornece estratégias para gerir funcionários patrocinados no Reino Unido.

Compreender a conformidade com o I-9 (contexto dos EUA)

O formulário I-9, exigido pela Lei de Reforma e Controlo da Imigração dos EUA de 1986, verifica a identidade e a autorização de trabalho de todos os funcionários contratados nos EUA, incluindo os não cidadãos. Embora não seja diretamente aplicável às operações no Reino Unido, compreender a conformidade com o I-9 é relevante para as empresas multinacionais com operações duplas entre o Reino Unido e os EUA que empregam trabalhadores patrocinados.

• Objetivo: Confirma que os funcionários estão autorizados a trabalhar nos EUA.
• Processo:
  • Os trabalhadores preenchem a secção 1 (dados pessoais) até ao primeiro dia de trabalho.
  • Os empregadores verificam a Secção 2 (documentos, por exemplo, passaporte, visto) no prazo de 3 dias úteis.
  • Conservar os formulários I-9 durante 3 anos após a contratação ou 1 ano após a rescisão.
• Documentos: Os documentos aceitáveis incluem passaportes dos EUA, documentos de autorização de emprego ou combinações como cartas de condução e cartões da Segurança Social.
• Penalidades: As multas variam entre US$ 288 e US$ 2.841 por violação por erros burocráticos e entre US$ 2.507 e US$ 25.008 por empregar conscientemente trabalhadores não autorizados (taxas de 2026).

Relevância para o Reino Unido: Para as empresas sediadas no Reino Unido com operações nos EUA, a conformidade com o I-9 garante a consistência na verificação global da força de trabalho, informando os processos de direito ao trabalho no Reino Unido.

Controlos do direito ao trabalho no Reino Unido

As verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são obrigatórias ao abrigo da Lei da Imigração, Asilo e Nacionalidade de 2006 para confirmar o direito legal dos trabalhadores a trabalhar. Para os trabalhadores patrocinados (por exemplo, portadores do Visto de Trabalhador Qualificado), estas verificações são essenciais para a conformidade com a Licença de Patrocinador.

Requisitos essenciais

• Quem: Todos os funcionários, incluindo cidadãos estrangeiros patrocinados, devem passar por verificações antes de começar a trabalhar e periodicamente durante o emprego.
• Quando: Antes do início do emprego e durante a validade do visto, com reavaliações anuais para permissões com prazo limitado.
• Como:
  • Verificações digitais (após 2026): utilize o serviço online do Ministério do Interior para verificar os vistos eletrónicos através dos códigos de partilha fornecidos pelos funcionários.
  • Serviço de verificação do empregador: Para casos complexos (por exemplo, pedidos pendentes), verificar o estado através do correio eletrónico do Ministério do Interior.
• Documentos:
  • Código de partilha eVisa associado a uma conta UKVI (BRPs totalmente obsoletos a partir de 31 de dezembro de 2026).
  • Passaporte com autorização de entrada (sem vinhetas físicas após a transição).
  • Número de referência do Certificado de Patrocínio (CoS) para os trabalhadores patrocinados.
• Conservação: Conservar os registos durante o período de emprego mais 2 anos.

Atualizações de 2026

• Implementação total do eVisa: A partir de 31 de dezembro de 2026, todos os documentos físicos, como BRPs e autocolantes de visto, serão substituídos por eVisas, exigindo o uso exclusivo da verificação online através de contas UKVI.
• Aplicação alargada: As auditorias do Ministério do Interior continuam a intensificar-se em 2026, com verificações do direito ao trabalho alargadas a setores adicionais e aumento das visitas sem aviso prévio aos patrocinadores.
• Requisito de proficiência em inglês B2: A partir de 8 de janeiro de 2026, as categorias Trabalhador Qualificado, Expansão e Indivíduo de Alto Potencial exigirão proficiência em inglês no nível B2, o que afetará a elegibilidade e a verificação do patrocínio.
• ETA obrigatória: A partir de 25 de fevereiro de 2026, os viajantes isentos de visto de 85 países deverão obter uma Autorização Eletrónica de Viagem (ETA) antes da viagem, o que afetará as verificações de trabalhadores temporários.

Ação legal: Transição completa dos processos de verificação para códigos de compartilhamento eVisa e integração de verificações ETA para funcionários relevantes; treinar a equipe em sistemas digitais para lidar com o aumento das exigências de conformidade.

Comparação dos controlos I-9 e do direito ao trabalho no Reino Unido

Sanções por incumprimento

O não cumprimento das verificações do direito ao trabalho no Reino Unido acarreta consequências graves, ainda mais amplificadas em 2026:

• Penalidades civis: até £ 45.000 por trabalhador ilegal para a primeira infração e £ 60.000 para infrações repetidas (em vigor desde fevereiro de 2024, com aplicação contínua).
• Sanções da licença do patrocinador:
  • Rebaixamento: classificação B com um plano de ação de £1.476, que proíbe a emissão de novas CdS.
  • Suspensão: Interrompe as actividades de patrocínio, correndo o risco de redução de vistos.
  • Revogação: Extingue todos os vistos patrocinados, com uma proibição de reapresentação de 12 meses.
• Sanções penais: até 5 anos de prisão e multas ilimitadas por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.
• Danos à reputação: Inclusão pública no registo de patrocinadores não conformes do Ministério do Interior.

Ação legal: quantifique os riscos de penalidades (por exemplo, mais de £ 300.000 por 5 violações) nas avaliações de risco e priorize a conformidade digital para evitar impactos financeiros e operacionais.

Estratégias de conformidade para 2026

Assegurar uma sólida conformidade com a norma I-9 e com o direito ao trabalho no Reino Unido:

1. Implementar sistemas digitais:
   • Use software de RH para acompanhar o status dos vistos eletrônicos, partilhar códigos e verificar prazos.
   • Automatize lembretes para verificações periódicas do direito ao trabalho e verificações ETA.
2. Realizar auditorias regulares:
   • Realizar auditorias internas trimestrais dos registos de vistos eletrónicos, detalhes do CoS e conformidade profissional (por exemplo, limites salariais atualizados para funções de trabalhadores qualificados).
   • Prepare-se para visitas inesperadas do Ministério do Interior, garantindo que os registos digitais estejam imediatamente acessíveis.
3. Formar o pessoal:
   • Instrua as equipas jurídicas e de RH sobre os processos de verificação I-9 e UK, com ênfase na verificação de eVisa e ETA.
   • Oferecer formação sobre as atualizações de 2026, incluindo os requisitos de inglês B2 e verificações setoriais ampliadas.
4. Gerenciar transições de eVisa e ETA:
   • Garanta que todos os funcionários tenham contas UKVI ativas e códigos de partilha válidos; monitore a conformidade com a ETA para funções de curto prazo.
   • Atualizar os processos para depender totalmente de verificações online, sem recorrer a documentos físicos.
5. Recorrer a especialistas em imigração:
   • Consulte consultores para casos complexos (por exemplo, disputas ETA), reservando entre £ 2.500 e £ 6.000 para obter apoio em meio ao aumento das taxas.
6. Documentar com rigor:
   • Guarde cópias digitais dos códigos de partilha do eVisa, passaportes e registos CoS.
   • Utilize modelos padronizados para simplificar a verificação e a preparação da auditoria.

Ação de gestão de riscos: Desenvolver uma lista de verificação de conformidade e designar uma equipa dedicada para supervisionar os processos de direito ao trabalho e I-9, reduzindo os riscos de penalidades em um ambiente totalmente digital.

Desafios e estratégias de atenuação

• Confiança digital no eVisa: falhas técnicas nas contas UKVI podem interromper a verificação. Mitigue esse risco fornecendo suporte contínuo de TI, serviços de verificação de backup e programas de assistência aos funcionários.
• Verificações e cargas de trabalho ampliadas: a aplicação mais ampla das regras do direito ao trabalho aumenta os encargos de RH. Invista em ferramentas automatizadas para lidar com a conformidade com a ETA e a B2 sem sobrecarga manual.
• Restrições de recursos: as pequenas empresas podem ter dificuldades com a frequência das auditorias. Opte por plataformas de RH SaaS acessíveis para automatizar o rastreamento e a geração de relatórios de vistos eletrônicos.
• Erros dos funcionários: Problemas com códigos de partilha ou ETAs podem causar não conformidade. Forneça aos funcionários listas de verificação digitais detalhadas, guias de configuração e linhas diretas de verificação.

Ação legal: crie um centro de conformidade centralizado com recursos, módulos de formação e perguntas frequentes para lidar com os desafios pós-transição e garantir a preparação para auditorias.

Conclusão

A conformidade com o I-9 e as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são fundamentais para as equipas jurídicas e os profissionais de gestão de risco que supervisionam funcionários patrocinados em 2026. Com a implementação completa do eVisa, a ampliação da fiscalização e multas de até £ 60.000 por trabalhador, sistemas digitais robustos e estratégias proativas são essenciais para garantir a conformidade e evitar multas. Ao alinhar processos, aproveitar a tecnologia e treinar a equipe sobre atualizações como o B2 English e ETAs obrigatórias, as equipes podem proteger as operações e apoiar uma força de trabalho legal.

Isenção de responsabilidade

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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