Conformidade I-9 e verificações do direito ao trabalho para funcionários patrocinados pelo Reino Unido

Introdução

Para as equipas jurídicas e os profissionais de gestão de riscos, garantir a conformidade com a verificação I-9 e as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido é fundamental para manter o emprego legal dos funcionários patrocinados. Enquanto a conformidade com o I-9 é um requisito específico dos EUA, as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são obrigatórias para os empregadores que patrocinam cidadãos não britânicos ao abrigo de rotas como os vistos Skilled Worker ou Global Business Mobility. Com uma aplicação mais rigorosa em 2025, impulsionada pelo Livro Branco da Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System, e a transição para o eVisas até 31 de dezembro de 2026, a compreensão destes processos é essencial para mitigar os riscos de sanções e interrupções operacionais. Este guia compara os requisitos do I-9 e do direito ao trabalho no Reino Unido, descreve as etapas de conformidade e fornece estratégias para gerir os trabalhadores patrocinados no Reino Unido.

Compreender a conformidade com o I-9 (contexto dos EUA)

O formulário I-9, exigido pela Lei de Reforma e Controlo da Imigração dos EUA de 1986, verifica a identidade e a autorização de trabalho de todos os funcionários contratados nos EUA, incluindo os não cidadãos. Embora não seja diretamente aplicável às operações no Reino Unido, compreender a conformidade com o I-9 é relevante para as empresas multinacionais com operações duplas entre o Reino Unido e os EUA que empregam trabalhadores patrocinados.

• Objetivo: Confirma que os funcionários estão autorizados a trabalhar nos EUA.
• Processo:
  
  • Os trabalhadores preenchem a secção 1 (dados pessoais) até ao primeiro dia de trabalho.
  • Os empregadores verificam a Secção 2 (documentos, por exemplo, passaporte, visto) no prazo de 3 dias úteis.
  • Conservar os formulários I-9 durante 3 anos após a contratação ou 1 ano após a rescisão.
• Documentos: Os documentos aceitáveis incluem passaportes dos EUA, documentos de autorização de emprego ou combinações como cartas de condução e cartões da Segurança Social.
• Sanções: As coimas variam entre $272-$2.717 por infração por erros de documentação e $2.360-$23.607 por empregar conscientemente trabalhadores não autorizados (taxas de 2025).

Relevância para o Reino Unido: Para as empresas sediadas no Reino Unido com operações nos EUA, a conformidade com o I-9 garante a consistência na verificação global da força de trabalho, informando os processos de direito ao trabalho no Reino Unido.

Controlos do direito ao trabalho no Reino Unido

As verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são obrigatórias ao abrigo da Lei da Imigração, Asilo e Nacionalidade de 2006 para confirmar o direito legal dos trabalhadores a trabalhar. Para os trabalhadores patrocinados (por exemplo, portadores do Visto de Trabalhador Qualificado), estas verificações são essenciais para a conformidade com a Licença de Patrocinador.

Requisitos essenciais

• Quem: Todos os trabalhadores, incluindo os cidadãos estrangeiros patrocinados, devem ser submetidos a controlos antes de começarem a trabalhar e anualmente.
• Quando: Antes do início do emprego e durante a validade do visto (especialmente para as transições para o visto eletrónico até 2026).
• Como:
  
  • Controlos manuais (anteriores a 2026): Verificar os documentos físicos (por exemplo, BRP, passaporte com vinheta de visto) e conservar cópias.
  • Verificações em linha: Utilizar o serviço em linha do Ministério do Interior para verificar os vistos electrónicos ou os BRP através de códigos de partilha fornecidos pelos empregados.
  • Serviço de verificação do empregador: Para casos complexos (por exemplo, pedidos pendentes), verificar o estado através do correio eletrónico do Ministério do Interior.
• Documentos:
  
  • BRP válido (até 31 de dezembro de 2026).
  • Código de partilha eVisa associado a uma conta UKVI.
  • Passaporte com vinheta de visto ou autorização de entrada.
  • Número de referência do Certificado de Patrocínio (CoS) para os trabalhadores patrocinados.
• Conservação: Conservar os registos durante o período de emprego mais 2 anos.

2025 Actualizações

• Transição para o visto eletrónico: Até 31 de dezembro de 2026, os BRP serão substituídos por vistos electrónicos, que exigem uma verificação em linha através das contas UKVI.
• Aplicação mais rigorosa: O aumento das auditorias do Ministério do Interior em 2025 visa o cumprimento do direito ao trabalho, com um maior controlo dos trabalhadores patrocinados.
• Regras do nível 6 do RQF: As funções patrocinadas têm de cumprir as normas relativas ao grau académico ou os critérios da Lista de Escassez Temporária, o que afecta a verificação.

Ação legal: Atualizar os processos de verificação para dar prioridade aos controlos eVisa e formar o pessoal em sistemas de códigos de partilha digitais.

Comparação dos controlos I-9 e do direito ao trabalho no Reino Unido

Sanções por incumprimento

O incumprimento dos controlos do direito ao trabalho no Reino Unido acarreta consequências graves, ampliadas em 2025:

• Sanções civis: Até £20.000 por trabalhador ilegal por não realização de controlos ou controlos documentais (aumento de 10% em abril de 2025).
• Sanções da licença do patrocinador:
  
  • Rebaixamento: classificação B com um plano de ação de £1.476, que proíbe a emissão de novas CdS.
  • Suspensão: Interrompe as actividades de patrocínio, correndo o risco de redução de vistos.
  • Revogação: Extingue todos os vistos patrocinados, com uma proibição de reapresentação de 12 meses.
• Sanções penais: Até 7 anos de prisão por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.
• Danos à reputação: Inclusão pública no registo de patrocinadores não conformes do Ministério do Interior.

Ação legal: Quantificar os riscos de penalização (por exemplo, £100.000+ por 5 violações) nas avaliações de risco e dar prioridade à conformidade para evitar impactos financeiros e operacionais.

Estratégias de conformidade para 2025

Assegurar uma sólida conformidade com a norma I-9 e com o direito ao trabalho no Reino Unido:

1. Implementar sistemas digitais:
   
   • Utilize o software de RH para acompanhar a situação dos vistos, os pormenores do BRP/eVisa e verificar os prazos.
   • Automatizar os lembretes das verificações anuais do direito ao trabalho e das transições para o eVisa até 2026.
2. Realizar auditorias regulares:
   
   • Efetuar auditorias internas trimestrais dos registos do direito ao trabalho, dos detalhes da CdS e da conformidade do posto de trabalho (por exemplo, salário de £41.700 para funções de trabalhador qualificado).
   • Preparar-se para visitas não anunciadas do Ministério do Interior, assegurando que os registos estão acessíveis.
3. Formar o pessoal:
   
   • Dar formação às equipas jurídicas e de RH sobre os processos de verificação I-9 e UK, dando ênfase à verificação eVisa.
   • Fornecer formação sobre as actualizações de 2025, incluindo o nível 6 do RQF e os requisitos de auditoria.
4. Verificar as transições eVisa:
   
   • Ajudar os trabalhadores a criar contas UKVI para códigos de partilha eVisa até ao primeiro trimestre de 2026.
   • Atualizar os processos de direito ao trabalho de modo a basearem-se em verificações em linha, eliminando gradualmente a dependência do BRP.
5. Recorrer a especialistas em imigração:
   
   • Consultar conselheiros para casos complexos (por exemplo, vistos pendentes), orçamentando entre 2.000 e 5.000 libras para apoio.
6. Documentar com rigor:
   
   • Conservar cópias digitais dos BRP, dos códigos de partilha eVisa, dos passaportes e dos registos CoS.
   • Utilize modelos padronizados para simplificar a verificação e a preparação da auditoria.

Ação de gestão do risco: Desenvolver uma lista de verificação de conformidade e designar uma equipa específica para supervisionar os processos de direito ao trabalho e I-9, reduzindo os riscos de penalização.

Desafios e estratégias de atenuação

• Complexidade da transição para o eVisa: Os problemas técnicos com as contas UKVI podem perturbar a verificação. Atenuar a situação fornecendo apoio informático e orientações para a criação de contas numa fase precoce.
• Conformidade com o trabalho híbrido: Os locais de trabalho remoto devem estar alinhados com os registos CdS. Documentar os padrões de trabalho nos contratos e comunicar as alterações no prazo de 10 dias.
• Restrições de recursos: As pequenas empresas podem não dispor de recursos de auditoria. Investir num software de RH rentável para automatizar a conformidade.
• Erros dos empregados: Uma documentação incompleta pode levar a recusas. Forneça aos empregados listas de controlo claras e apoio à verificação.

Ação legal: Criar um hub de conformidade centralizado com recursos, formação e FAQs para enfrentar desafios e garantir a preparação para auditorias.

Conclusão

A conformidade com o I-9 e as verificações do direito ao trabalho no Reino Unido são fundamentais para as equipas jurídicas e os profissionais de gestão de riscos que supervisionam os trabalhadores patrocinados em 2025. Com a transição para o eVisa, auditorias mais rigorosas e penalizações crescentes, são essenciais sistemas robustos e estratégias pró-activas para garantir a conformidade e evitar multas até £20.000 por trabalhador. Ao alinhar os processos, tirar partido da tecnologia e formar o pessoal, as equipas podem salvaguardar as operações e apoiar uma força de trabalho legal.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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