Gerir vários trabalhadores patrocinados: Dicas de SMS para grandes empresas

Introdução

Para as equipas de Sistemas de Informação de RH (HRIS) e especialistas em melhoria de processos de grandes empresas, a gestão de vários trabalhadores patrocinados ao abrigo de uma Licença de Patrocinador do Reino Unido é uma tarefa complexa que exige uma utilização eficiente do Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS). O SMS é a plataforma da UK Visas and Immigration (UKVI) para gerir os Certificados de Patrocínio (CoS), as obrigações de comunicação e a conformidade com vistos como o Skilled Worker ou o Global Business Mobility (GBM). Com os regulamentos mais rigorosos de 2025 do Livro Branco da Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System, e a transição para o eVisa até 31 de dezembro de 2026, os processos simplificados são essenciais para evitar penalizações. Este guia fornece dicas de SMS, estratégias de conformidade e melhores práticas adaptadas para grandes empresas que gerem grandes volumes de trabalhadores patrocinados.

Desafios da gestão de vários trabalhadores patrocinados

As grandes empresas que patrocinam dezenas ou centenas de trabalhadores enfrentam desafios únicos:

• Sobrecarga de volume: Acompanhamento de CdS, estatutos de vistos e prazos de apresentação de relatórios para vários trabalhadores.
• Complexidade da conformidade: Assegurar o cumprimento das regras de 2025 (por exemplo, nível 6 do RQF, limiares salariais) em diversas funções.
• Riscos de auditoria: O aumento das inspecções do Ministério do Interior (1 948 revogações de licenças de julho de 2024 a junho de 2025) exige sistemas robustos.
• Transição do eVisa: A verificação dos estatutos através das contas UKVI até 2026 aumenta os encargos administrativos.
• Sanções: Em caso de incumprimento, podem ser aplicadas coimas (£20.000 por trabalhador ilegal), suspensão ou revogação da licença.

Ação HRIS: Desenvolver fluxos de trabalho SMS expansíveis para gerir o volume e atenuar os riscos.

Dicas SMS para uma gestão eficaz

O SMS permite a emissão de CdS, a elaboração de relatórios e a manutenção de licenças. Estas dicas optimizam a sua utilização para as grandes empresas:

1. Centralizar a administração do SMS

• Atribuir equipas dedicadas: Designar vários utilizadores de nível 1 (baseados no Reino Unido, sem problemas criminais/imigração) para tratar das tarefas de SMS, com utilizadores de nível 2 para apoio.
• Definir funções: Assegure-se de que o gestor orçamental supervisiona a conformidade, o contacto principal gere as comunicações com o UKVI e os utilizadores de nível 1 tratam das operações diárias do SMS (por exemplo, emissão de CdS, relatórios).
• Utilizar controlos de acesso: Limitar o acesso ao SMS a pessoal qualificado, protegendo as credenciais com autenticação de dois factores.

Ação de melhoria do processo: Criar uma estrutura de equipa SMS centralizada, documentada num manual de fluxo de trabalho HRIS.

2. Automatizar a alocação e atribuição de CoS

• Prever as necessidades de CdS: Utilizar os dados do HRIS para prever as necessidades anuais de CdS com base nos planos de contratação (por exemplo, 50 trabalhadores qualificados, 20 vistos GBM).
• Pedidos de atribuição em massa: Pedidos de CdS definidos (fora do país) e indefinidos (no país) via SMS, com um orçamento de £525 por CdS.
• Automatizar a atribuição: Integrar o SMS com ferramentas HRIS (por exemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para preencher automaticamente os detalhes do trabalhador (nome, passaporte, função, salário) para a criação de CdS.
• Verificar a conformidade: Assegurar que as funções correspondem ao nível 6 do RQF ou à Lista de Escassez Temporária e que os salários estão alinhados (£41.700 Trabalhadores qualificados, £48.500 GBM Sénior/Especialista).

Ação HRIS: Implementar integrações de API ou scripts para automatizar a introdução de dados de CdS, reduzindo os erros e poupando tempo.

3. Racionalizar as tarefas de apresentação de relatórios

• Alterações de trabalhadores (10 dias úteis): Comunicar alterações de função, salário, localização (por exemplo, trabalho híbrido), ausências superiores a 4 semanas ou rescisões por SMS.
• Alterações organizacionais (20 dias úteis): Atualizar a dimensão da empresa, o endereço ou as alterações do pessoal-chave.
• Ferramentas de automatização: Utilize os alertas do HRIS para controlar os prazos, sincronizando-os com o SMS para obter relatórios em tempo real.
• Relatórios em lote: Para grandes grupos de trabalhadores, utilize as funcionalidades de carregamento em massa de SMS para comunicar várias alterações de forma eficiente.

Ação de melhoria do processo: Definir lembretes automáticos por SMS e utilizar relatórios em lote para gerir actualizações de grande volume.

4. Melhorar a manutenção de registos

• Registos obrigatórios: Conservar os CdS, os recibos de vencimento, os contratos e os documentos de direito ao trabalho (BRP até 2026, depois códigos de partilha eVisa) durante o período de patrocínio mais 1 ano.
• Armazenamento digital: Armazenar registos num módulo HRIS seguro, garantindo a acessibilidade para auditorias.
• Registos de auditoria: Registe todas as acções do SMS (por exemplo, emissão de CdS, relatórios) para acompanhar o histórico de conformidade.

Ação HRIS: Configurar o HRIS para armazenamento seguro, baseado na nuvem, com controlos de acesso prontos para auditoria.

5. Preparar a transição para o eVisa

• Prazo: Até 31 de dezembro de 2026, todos os trabalhadores devem utilizar o eVisas através das contas UKVI para verificação do estatuto.
• Trabalhadores de apoio: Ajudam os empregados a configurar a conta UKVI, prestando apoio informático para questões técnicas.
• Atualizar os processos: Transferir as verificações do direito ao trabalho para códigos de partilha eVisa, eliminando gradualmente a dependência do BRP até ao primeiro trimestre de 2026.

Ação de melhoria do processo: Integrar a verificação do visto eletrónico nos fluxos de trabalho do sistema de informação HRIS, criando portais de autosserviço para os funcionários para a gestão da conta UKVI.

Requisitos de conformidade em 2025

• Controlos do direito ao trabalho: Efetuar controlos pré-contratação e anuais, verificando os BRP ou os códigos de partilha eVisa.
• Conformidade do emprego: Assegurar que as funções correspondem ao nível 6 do RQF ou à Lista de Escassez Temporária, com salários de £41.700 (Trabalhador qualificado) ou £48.500 (GBM).
• Auditorias: Preparar-se para visitas não anunciadas do Home Office, com 2025 inspecções centradas na comunicação de trabalho híbrido e na preparação para o eVisa.
• Sanções:
  
  • Rebaixamento da licença: plano de ação de £1.476, suspensão de novas CdS.
  • Suspensão: Interrompe as actividades de patrocínio.
  • Revogação: Proibição de recandidatura por 12 meses, perdas de £525/CoS.
  • Coimas civis: £20.000 por trabalhador ilegal.

Ação do HRIS: Criar painéis de controlo de conformidade no HRIS para monitorizar funções, salários e preparação para auditorias.

Custos a considerar

• Licença de patrocinador: £1.579 (grandes patrocinadores).
• Taxa CoS: £525 por trabalhador.
• Immigration Skills Charge (ISC): £1.000/ano (trabalhadores qualificados, grandes patrocinadores), não aplicável à GBM.
• Taxas de visto: £625-£1,423 por trabalhador.
• Immigration Health Surcharge (IHS): £1,035/ano.
• Exemplo (10 trabalhadores qualificados, 3 anos): £1.579 (licença) + £5.250 (10 CoS) + £30.000 (ISC) + £14.230 (taxas de visto) + £31.050 (IHS) = £82.109.
• Processamento prioritário: £500 (carta, 10 dias) ou £500-£1,000 (visto, 5-1 dias).

Ação de melhoria do processo: Prever os custos nos orçamentos do HRIS, dando prioridade ao ISC para funções de trabalhadores qualificados e explorando o estatuto de pequeno patrocinador, se elegível.

Melhores práticas para grandes empresas

1. Integrar o HRIS com o SMS:
   
   • Utilize APIs ou scripts personalizados para sincronizar os dados dos trabalhadores, reduzindo os erros de introdução manual.
   • Exemplo: Automatizar a criação de CdS com campos pré-preenchidos do HRIS.
2. Realizar auditorias regulares:
   
   • Realizar auditorias internas trimestrais para verificar o cumprimento das CdS, dos salários e do direito ao trabalho.
   • Simular visitas do Ministério do Interior para testar o grau de preparação.
3. Formar as equipas de RH:
   
   • Fornecer formação anual sobre SMS, regras 2025 e processos eVisa (£1,000-£2,000 para formação externa).
   • Contratar consultores de imigração para casos complexos (£2.000-£5.000).
4. Escala dos processos de comunicação de informações:
   
   • Utilize carregamentos de SMS em massa para relatórios de grande volume.
   • Atribuir utilizadores de nível 1 dedicados por departamento ou região.
5. Tirar partido da análise:
   
   • Utilize painéis de controlo do HRIS para controlar a utilização de CdS, a expiração de vistos e as métricas de conformidade.
   • Prever as necessidades de CdS para evitar a escassez.
6. Preparar-se para auditorias:
   
   • Manter um hub de conformidade centralizado com modelos, registos e protocolos de auditoria.
   • Documentar acordos de trabalho híbrido para cumprir as regras de comunicação de 2025.

Ação HRIS: Criar um módulo SMS escalável no HRIS, integrando ferramentas de análise, automatização e conformidade.

Desafios e estratégias de atenuação

• Gestão de grandes volumes: A introdução manual de SMS para centenas de trabalhadores é propensa a erros. Reduza o problema com a automatização do HRIS e os carregamentos em massa.
• Prazos não cumpridos: Os atrasos na apresentação de relatórios podem dar origem a penalizações. Utilize alertas automáticos para prazos de 10 e 20 dias.
• Complexidade do visto eletrónico: Os problemas com a conta UKVI podem perturbar a verificação. Fornecer apoio informático e orientação sobre a configuração inicial.
• Falhas de auditoria: As funções ou registos não conformes correm o risco de ser revogados. Realizar auditorias simuladas e verificar a conformidade com o nível 6 do RQF.

Ação de melhoria do processo: Resolver os problemas dos fluxos de trabalho do sistema de gestão de recursos humanos, dando prioridade à automatização e à formação.

Conclusão

A gestão de vários trabalhadores patrocinados em 2025 exige que as equipas de HRIS e os especialistas em melhoria de processos optimizem a utilização de SMS através da automatização, formação e sistemas de conformidade robustos. Ao centralizar a administração, simplificar os relatórios e preparar-se para auditorias e para a transição para a eVisa, as grandes empresas podem minimizar os riscos e apoiar a mobilidade global de talentos. A integração estratégica do HRIS garante uma gestão económica e em conformidade de patrocínios de elevado volume.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

‍