Conformidade da licença do patrocinador: Deveres de comunicação e sanções

Introdução

Para as equipas de auditoria e os profissionais de gestão de riscos, garantir o cumprimento das obrigações da licença de patrocínio do Reino Unido é fundamental para manter as operações legais e evitar sanções graves. A Licença de Patrocinador do Reino Unido, necessária para empregar cidadãos não britânicos em rotas como os vistos de Trabalhador Qualificado ou de Mobilidade Empresarial Global, impõe obrigações rigorosas de comunicação aos empregadores. Com o reforço da aplicação da lei em 2025, impulsionado pelo Livro Branco sobre Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System, e a transição para o eVisas até 31 de dezembro de 2026, é essencial compreender estes deveres e potenciais sanções. Este guia descreve os requisitos de comunicação, as estratégias de conformidade e as consequências da não conformidade para apoiar uma gestão de risco sólida.

Visão geral da conformidade da licença do patrocinador

Uma Licença de Patrocinador do Reino Unido permite que as empresas patrocinem trabalhadores estrangeiros, mas tem responsabilidades contínuas impostas pelo UK Visas and Immigration (UKVI). Estas responsabilidades incluem a manutenção de registos exactos, a comunicação imediata de alterações e o cumprimento das regras de imigração. O incumprimento pode levar à suspensão, revogação ou sanções financeiras da licença, perturbando as operações e prejudicando a reputação. As equipas de auditoria e os gestores de risco desempenham um papel fundamental na redução destes riscos através de uma supervisão proactiva e de sistemas sólidos.

Deveres de informação

Os patrocinadores devem comunicar alterações e eventos específicos através do Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS) dentro de prazos definidos. As principais funções em 2025 incluem

1. Alterações aos trabalhadores patrocinados

• Eventos relatáveis:
  
  • Alteração da função, do salário ou do local de trabalho (por exemplo, acordos de trabalho híbrido/remoto).
  • Ausências do trabalhador superiores a 4 semanas (exceto licença de maternidade/paternidade).
  • Demissão, rescisão ou não início de atividade do trabalhador.
  • Redução de vistos ou retirada de patrocínio.
• Prazo de entrega: No prazo de 10 dias úteis.
• Exemplo: Se o salário de um trabalhador qualificado descer abaixo do limiar de £41.700 (ou £33.400 para os novos trabalhadores), comunique a alteração para garantir o cumprimento das regras de 2025.

2. Alterações na organização

• Eventos relatáveis:
  
  • Mudança na dimensão da empresa (por exemplo, de grande para pequena, afectando as taxas: £1.579 vs. £574).
  • Alteração do endereço, estrutura ou propriedade da empresa (por exemplo, fusões, aquisições).
  • Nomeação ou substituição de pessoal-chave (gestor orçamental, contacto-chave, utilizador de nível 1).
  • Insolvência, liquidação ou administração.
• Prazo de entrega: No prazo de 20 dias úteis.
• Exemplo: Se uma empresa se reclassificar como um pequeno patrocinador ao abrigo dos critérios de 2025 (volume de negócios de 15 milhões de libras, ≤50 empregados), deve comunicar que beneficia de uma taxa de competências de imigração mais baixa (364 libras contra 1 000 libras).

3. Cumprimento das regras de imigração

• Deveres:
  
  • Efetuar controlos do direito ao trabalho antes da contratação e anualmente.
  • Manter registos dos dados de contacto dos trabalhadores patrocinados, funções, salários e documentos de imigração.
  • Assegurar que os postos de trabalho cumprem os requisitos de 2025 (por exemplo, nível 6 do RQF ou lista de escassez temporária).
• Prazo: Contínuo, com os registos conservados durante o período do patrocínio mais um ano.
• Exemplo: Verificar as credenciais eVisa para os trabalhadores que transitam das autorizações de residência biométricas (BRP) até 31 de dezembro de 2026.

Ação de auditoria: Implementar um acompanhamento automatizado no SMS para garantir uma comunicação atempada. Efetuar revisões trimestrais das mudanças organizacionais e de trabalhadores para cumprir os requisitos do Ministério do Interior.

Sanções por incumprimento

O incumprimento das obrigações de declaração ou das regras de imigração pode ter consequências graves, agravadas em 2025 devido a uma aplicação mais rigorosa:

1. Redução da licença

• Ação: O UKVI desclassifica a licença de patrocinador para uma classificação B, impondo um plano de ação com medidas corretivas.
• Custo: £1.476 para o plano de ação, mais custos adicionais de conformidade (por exemplo, honorários legais, £2.000-£5.000).
• Impacto: Proibição de emissão de novos Certificados de Patrocínio (CoS) até que a conformidade seja restabelecida, atrasando a contratação.
• Exemplo: A não comunicação da mudança de função de um trabalhador (por exemplo, do nível 6 do RQF para uma função não elegível) dá origem a uma despromoção.

2. Suspensão da licença

• Ação: Suspensão temporária da licença de patrocinador, com suspensão de todas as actividades de patrocínio.
• Impacto: Impede a emissão de CdS, a prorrogação de vistos ou a contratação de novos trabalhadores patrocinados. Os trabalhadores existentes podem ver os seus vistos reduzidos.
• Duração: Até que o UKVI resolva o problema, frequentemente 1-3 meses, dependendo da gravidade.
• Exemplo: As ausências não comunicadas que excedam 180 dias num período de 12 meses para um trabalhador qualificado podem levar à suspensão.

3. Revogação da licença

• Ação: Revogação permanente da licença de patrocinador, exigindo um novo pedido após um período de reflexão de 12 meses.
• Impacto: Cessação de todos os vistos de trabalhadores patrocinados, causando danos significativos a nível operacional e de reputação.
• Custos: Perda das taxas do CoS (£525 por trabalhador), da taxa de competências de imigração (£364-£1.000 por ano) e dos custos de nova candidatura (£574-£1.579).
• Exemplo: A apresentação de relatórios fraudulentos ou a contratação de trabalhadores em funções não conformes (por exemplo, com um salário inferior a £41.700) corre o risco de ser revogada.

4. Sanções financeiras e jurídicas

• Sanções civis: Até £20.000 por trabalhador ilegal por não efetuar controlos do direito ao trabalho.
• Sanções penais: Coimas ou penas de prisão (até 7 anos) por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.
• Danos à reputação: Inclusão pública no registo de patrocinadores não conformes do Ministério do Interior, dissuadindo talentos e parceiros.

Ação de gestão do risco: Quantificar as potenciais sanções nas avaliações de risco (por exemplo, mais de £50.000 por várias infracções) e dar prioridade ao cumprimento para evitar perdas financeiras e operacionais.

Estratégias de conformidade para 2025

Atenuar os riscos e garantir o cumprimento dos deveres da licença de patrocinador:

1. Implementar sistemas robustos:
   
   • Utilize um software de RH para registar os dados dos trabalhadores, a situação dos vistos e os prazos de apresentação de relatórios.
   • Automatize as actualizações de SMS para conformidade em tempo real com os requisitos de relatórios de 10 e 20 dias.
2. Realizar auditorias regulares:
   
   • Realizar auditorias internas trimestrais dos registos do CdS, controlos do direito ao trabalho e alterações organizacionais.
   • Preparar-se para visitas de conformidade não anunciadas do Home Office, assegurando que todos os registos estão acessíveis.
3. Formar o pessoal-chave:
   
   • Instruir os gestores orçamentais e os utilizadores de nível 1 sobre as obrigações de comunicação e de conformidade dos SMS.
   • Prestar formação anual sobre as actualizações de 2025, incluindo as regras do nível 6 do RQF e as transições para o eVisa.
4. Acompanhar a transição para o eVisa:
   
   • Apoiar os trabalhadores na criação de contas UKVI até 31 de dezembro de 2026 para verificação do visto eletrónico.
   • Atualizar os processos de direito ao trabalho para os alinhar com as credenciais digitais.
5. Contratar consultores de imigração:
   
   • Consultar peritos jurídicos para casos complexos (por exemplo, reestruturação de empresas, respostas a auditorias), orçamentando entre 2.000 e 5.000 libras para apoio.
6. Documentar tudo:
   
   • Conservar os registos de CdS, folhas de vencimento, contratos e registos de ausência durante o período de patrocínio mais um ano.
   • Utilize modelos normalizados para simplificar a preparação de relatórios e auditorias.

Ação de auditoria: Desenvolver uma lista de verificação de conformidade e atribuir uma equipa específica para supervisionar as actualizações do SMS e a preparação para a auditoria.

Actualizações e desafios para 2025

As reformas da imigração de 2025 reforçam a importância do cumprimento:

• Auditorias mais rigorosas: O aumento das inspecções do Ministério do Interior, incluindo visitas virtuais e no local, visa a apresentação de relatórios incorrectos e funções não conformes.
• Transição para o visto eletrónico: Até 31 de dezembro de 2026, todos os BRP devem ser substituídos por vistos electrónicos, exigindo que os patrocinadores verifiquem o estatuto digital.
• Sanções mais elevadas: As sanções civis aumentaram 10% em abril de 2025, reflectindo uma aplicação mais rigorosa.
• Requisito de nível 6 do RQF: As funções têm de cumprir as normas relativas ao grau académico ou os critérios da Lista de Escassez Temporária, aumentando o escrutínio sobre a conformidade das funções.

Desafios:

• Trabalho híbrido/remoto: A comunicação de alterações de local para acordos híbridos é complexa. Atenuação através da documentação dos padrões de trabalho nos contratos.
• Restrições de recursos: Os pequenos patrocinadores podem ter dificuldades com os custos de conformidade. Orçamento para software e formação para reduzir os riscos.
• Prazos apertados: Falhar janelas de comunicação de 10 ou 20 dias arrisca-se a penalizações. Automatize os alertas para garantir a conformidade.

Ação de gestão do risco: Incorporar as actualizações de 2025 nos modelos de risco, dando prioridade à preparação para o eVisa e à preparação para a auditoria.

Conclusão

A conformidade com a Licença de Patrocinador é uma responsabilidade de alto risco para as equipas de auditoria e profissionais de gestão de riscos em 2025. A apresentação atempada de relatórios, a manutenção de registos sólidos e a preparação proactiva de auditorias são essenciais para evitar penalizações como a suspensão ou revogação da licença ou multas até £20.000 por trabalhador. Ao tirar partido da tecnologia, formar o pessoal e alinhar-se com as actualizações de 2025 (por exemplo, transição para o eVisa, auditorias mais rigorosas), as equipas podem salvaguardar as operações e manter a conformidade com os requisitos do Home Office.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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