Utilização do Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS): Melhores Práticas de RH

Introdução

Para os oficiais de imigração e equipas de conformidade, o Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS) é a pedra angular da gestão de uma Licença de Patrocinador do Reino Unido, permitindo que os empregadores patrocinem cidadãos não britânicos ao abrigo de rotas como os vistos de Trabalhador Qualificado ou de Mobilidade Empresarial Global. A utilização eficaz do SMS garante a conformidade com os regulamentos do Home Office, particularmente com auditorias mais rigorosas e a transição para o eVisa até 31 de dezembro de 2026, conforme descrito no Livro Branco sobre Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System. Este guia detalha as melhores práticas para a utilização do SMS, abrangendo a configuração, os relatórios, a conformidade e as estratégias para evitar sanções em 2025.

O que é o Sistema de Gestão de Patrocinadores (SMS)?

O SMS é uma plataforma em linha fornecida pelo UK Visas and Immigration (UKVI) para que os patrocinadores autorizados possam gerir as actividades de patrocínio. É utilizada para emitir Certificados de Patrocínio (CoS), comunicar alterações, renovar licenças e manter a conformidade com as regras do Ministério do Interior. A gestão adequada do SMS é fundamental para evitar sanções como a suspensão da licença ou coimas até £20.000 por cada caso de incumprimento.

Configurar e gerir o SMS

A utilização eficaz do SMS começa com a configuração correta e a atribuição de funções:

1. Nomear pessoal-chave:
   
   • Ordenador (AO): Gestor de topo responsável pela conformidade do patrocínio.
   • Contacto principal: Principal ponto de contacto para as comunicações do UKVI.
   • Utilizador de nível 1: gere as tarefas diárias de SMS (por exemplo, emissão de CdS, comunicação de alterações).
   • Utilizador de nível 2 (opcional): Executa tarefas SMS limitadas sob a supervisão do Nível 1.
   • Requisitos: Todo o pessoal deve estar baseado no Reino Unido, sem condenações penais relevantes ou violações de imigração.
2. Aceder ao SMS:
   
   • Após a aprovação da licença de patrocinador, o UKVI fornece as credenciais de início de sessão (normalmente no prazo de 5 dias úteis).
   • Proteja as credenciais com palavras-passe fortes e autenticação de dois factores.
3. Formar o pessoal:
   
   • Realizar acções de formação sobre a funcionalidade do SMS, as obrigações de comunicação e os requisitos de conformidade para 2025 (por exemplo, funções de nível 6 do RQF, verificação do eVisa).
   • Orçamento de £500 a £1.000 para formação externa ou apoio de um consultor de imigração.

Ação de conformidade: Verificar a elegibilidade do pessoal-chave para efeitos de conformidade e prestar formação anual em matéria de SMS para garantir a proficiência.

Funções principais do SMS

O SMS suporta tarefas críticas de patrocínio, cada uma com requisitos específicos:

1. Emissão de certificados de patrocínio (CoS)

• Objetivo: Atribuir CdS a trabalhadores patrocinados, indicando a função, o salário e a duração do visto.
• Custo: £525 por CdS (aumento em abril de 2025).
• Processo:
  
  • Inicie sessão no SMS e selecione "Criar CoS".
  • Introduza os dados do trabalhador, a função (alinhada com o nível 6 do RQF ou com a Lista de Escassez Temporária) e o salário (£41.700 para Trabalhador Qualificado, £48.500 para GBM Sénior/Especialista).
  • Enviar para aprovação (normalmente instantânea para CdS definidos, 1-2 dias para indefinidos).
• Melhores práticas: Verificar os detalhes do posto de trabalho em relação aos critérios do Home Office para evitar a emissão de CdS não conformes.

2. Alterações nos relatórios

• Mudanças de trabalhadores (10 dias úteis):
  
  • Alterações de função, salário ou localização (por exemplo, ajustamentos de trabalho híbrido).
  • Ausências superiores a 4 semanas (exceto licença de maternidade/paternidade).
  • Demissão, rescisão ou não início do trabalho.
• Alterações organizacionais (20 dias úteis):
  
  • Alteração da dimensão da empresa (por exemplo, pequeno patrocinador: 15 milhões de libras de volume de negócios, ≤50 empregados).
  • Alterações de endereço, estrutura ou propriedade da empresa.
  • Actualizações do pessoal-chave (por exemplo, novo gestor orçamental).
• Melhores práticas: Utilizar lembretes automáticos no software de RH para cumprir os prazos de apresentação de relatórios.

3. Renovação da licença de patrocinador

• Requisitos: As licenças são válidas por 4 anos; a renovação deve ser efectuada 90 dias antes do seu termo.
• Custo: £574 (pequenos patrocinadores) ou £1.579 (grandes patrocinadores).
• Processo: Enviar a renovação por SMS, incluindo documentos actualizados (por exemplo, declarações financeiras, políticas de RH).
• Melhores práticas: Definir alertas de calendário 6 meses antes da expiração para preparar documentos e evitar interrupções.

4. Gestão dos registos de conformidade

• Requisitos: Conservar registos de CdS, controlos do direito ao trabalho, folhas de vencimento e contratos para o período de patrocínio mais 1 ano.
• Melhores práticas: Armazenar os registos digitalmente no SMS ou nos sistemas integrados de RH para facilitar o acesso a auditorias.

Ação de conformidade: Atribuir a um utilizador de nível 1 dedicado a gestão da emissão e comunicação de CdS, garantindo a exatidão e a pontualidade.

Melhores práticas de RH para a gestão de SMS

Para otimizar a utilização de SMS e garantir a conformidade em 2025:

1. Tirar partido da tecnologia:
   
   • Integrar o SMS com o software de RH (por exemplo, Workday, BambooHR) para automatizar o acompanhamento das CdS, os prazos de comunicação e as verificações do direito ao trabalho.
   • Utilize o armazenamento baseado na nuvem para uma manutenção de registos segura e pronta para auditoria.
2. Realizar auditorias regulares:
   
   • Realizar auditorias internas trimestrais para verificar a exatidão dos CdS, a conformidade salarial (£41.700 ou £48.500) e o cumprimento dos relatórios.
   • Simular visitas de conformidade do Home Office para identificar lacunas.
3. Formar e atualizar o pessoal:
   
   • Fornecer formação anual sobre actualizações do SGS, regras de 2025 (por exemplo, nível 6 do RQF, transições do eVisa) e preparação para auditorias.
   • Orçamento de £500 a £1.000 para formação externa ou de £2.000 a £5.000 para apoio de conselheiro de imigração.
4. Preparar a transição para o eVisa:
   
   • Até 31 de dezembro de 2026, verificar os estatutos dos trabalhadores através dos códigos de partilha eVisa nas contas UKVI.
   • Formar os utilizadores de nível 1 em controlos em linha do direito ao trabalho, eliminando progressivamente a dependência da autorização de residência biométrica (BRP).
5. Processos de documentos:
   
   • Crie um manual de conformidade que descreva em pormenor os fluxos de trabalho do SMS, os prazos de comunicação e os protocolos de auditoria.
   • Utilizar modelos normalizados para a apresentação de CdS e relatórios.
6. Monitorizar as alterações regulamentares:
   
   • Mantenha-se atualizado sobre as orientações do Ministério do Interior (por exemplo, gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) para as alterações de 2025, como o aumento das taxas (7% em abril de 2025) ou os protocolos de auditoria.

Ação dos funcionários dos serviços de imigração: Desenvolver um núcleo centralizado de gestão de SMS com recursos de formação, modelos e rastreadores de conformidade para simplificar as operações.

Desafios e estratégias de atenuação

• Prazos de comunicação não cumpridos: A não apresentação de relatórios no prazo de 10 a 20 dias úteis arrisca-se a ser objeto de sanções no âmbito da licença. Mitigar com alertas automáticos e pessoal dedicado ao SMS.
• Falhas de auditoria: Registos imprecisos ou funções não conformes (por exemplo, abaixo do nível 6 do RQF) podem levar à suspensão. Realizar auditorias simuladas trimestralmente.
• Complexidade da transição para o eVisa: Os problemas técnicos com as contas UKVI podem perturbar a verificação. Fornecer apoio informático e orientações para a criação de contas numa fase inicial.
• Restrições de recursos: Os pequenos patrocinadores podem não ter experiência em SMS. Investir em software económico ou recorrer a consultores externos (£2.000-£5.000).

Ação de conformidade: Dar prioridade à automatização e à formação para fazer face às limitações de recursos e garantir a preparação para as auditorias.

Sanções por incumprimento

A não utilização eficaz do SMS pode ter consequências graves em 2025:

• Licence Downgrade: classificação B com um plano de ação de £1.476, suspendendo a emissão de novas CdS.
• Suspensão da licença: Suspensão temporária das actividades de patrocínio, com risco de redução de vistos.
• Revogação da licença: Perda permanente, exigindo uma proibição de nova candidatura por 12 meses e custando £525 por CdS em perdas.
• Sanções civis: Até £20.000 por trabalhador ilegal que não cumpra as verificações do direito ao trabalho.
• Sanções penais: Até 7 anos de prisão por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.

Ação do funcionário dos serviços de imigração: Quantificar os riscos de penalização (por exemplo, mais de £50.000 por várias infracções) nos quadros de conformidade para justificar o investimento em sistemas e formação.

Conclusão

O Sistema de Gestão de Patrocinadores é uma ferramenta essencial para os funcionários dos serviços de imigração e para as equipas de conformidade que gerem as Licenças de Patrocinador do Reino Unido em 2025. Ao implementar as melhores práticas - aproveitando a tecnologia, realizando auditorias, formando o pessoal e preparando-se para a transição para a eVisa - as equipas podem garantir a conformidade, evitar penalizações e apoiar a contratação internacional sem problemas. A gestão proactiva de SMS alinha-se com os regulamentos mais rigorosos de 2025, salvaguardando as operações e permitindo a mobilidade da força de trabalho.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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