Requisitos de manutenção de registos para os patrocinadores de vistos do Reino Unido

Introdução

Para profissionais de gestão de dados e responsáveis pela conformidade, a manutenção meticulosa de registos é fundamental para manter uma Licença de Patrocinador do Reino Unido e garantir a conformidade com os regulamentos do Serviço de Vistos e Imigração do Reino Unido (UKVI). A documentação adequada apoia o emprego de cidadãos não britânicos em vias como os vistos de Trabalhador Qualificado ou Mobilidade Empresarial Global (GBM), ao mesmo tempo que protege contra penalidades durante as auditorias do Ministério do Interior. Com a implementação total dos vistos eletrónicos a partir de janeiro de 2026 e a aplicação cada vez mais rigorosa, de acordo com o Livro Branco sobre Imigração de maio de 2025, Restoring Control over the Immigration System (Restaurando o controlo sobre o sistema de imigração), são essenciais sistemas robustos de manutenção de registos. Este guia detalha os requisitos obrigatórios de manutenção de registos, os períodos de retenção, a preparação para auditorias e as melhores práticas para a conformidade em 2026.

Porque é que a manutenção de registos é importante

A manutenção de registos eficazes garante o cumprimento das obrigações da Licença de Patrocinador, facilita as auditorias do Ministério do Interior e reduz o risco de sanções, incluindo multas até £20.000 por trabalhador ilegal ou a revogação da licença. Os principais benefícios incluem:

• Prontidão para auditorias: Os registos organizados simplificam as respostas a auditorias não anunciadas ou documentais.
• Verificação de conformidade: Os documentos comprovam o cumprimento dos limites salariais, das verificações do direito ao trabalho e das obrigações de comunicação.
• Evitar sanções: Registos adequados evitam sanções como a suspensão ou revogação de licenças (1 948 revogações de julho de 2024 a junho de 2025).
• Implementação do eVisa: Os registos digitais agora suportam totalmente a verificação através de códigos de partilha eVisa.

Ação de gestão de dados: Priorizar sistemas de manutenção de registos seguros e acessíveis para estar em conformidade com as regulamentações digitais de 2026.

Requisitos obrigatórios de manutenção de registos

O UKVI exige que os patrocinadores mantenham registos específicos de todos os trabalhadores patrocinados e detalhes organizacionais, conforme descrito no Apêndice D do Guia do Patrocinador (versão de novembro de 2025).

1. Registos de trabalhadores patrocinados

Os patrocinadores devem conservar os seguintes elementos relativamente a cada trabalhador abrangido por itinerários como o Skilled Worker ou o GBM:

• Certificado de Patrocínio (CoS):
  • Número de referência do CdS, título do posto, salário e duração.
  • Prova de conformidade com o nível 6 do RQF ou com os critérios da Lista de Escassez Temporária.
• Documentos de direito ao trabalho:
  • Códigos de partilha eVisa ou detalhes de verificação da conta UKVI (obrigatório para novos pedidos a partir de 15 de janeiro de 2026; Autorizações de Residência Biométricas (BRPs) antigas ou vinhetas de passaporte válidas até ao prazo de validade).
  • Registos dos controlos prévios à contratação e dos controlos anuais do direito ao trabalho.
• Registos de emprego:
  • Contratos de trabalho que especificam a função, o salário (£41.700 para trabalhador qualificado, £48.500 para GBM sénior/especialista) e o local de trabalho.
  • Folhas de pagamento com pagamentos de salários, alinhados com os dados do CdS.
  • Registos de ausência para licenças superiores a 4 semanas (exceto maternidade/paternidade).
• Provas de recrutamento:
  • Anúncios de emprego, CVs ou notas de entrevista que comprovem a existência de uma vaga efectiva.
  • Para os percursos GBM, comprovativo de emprego anterior de 12 meses (ou 3 meses para os estagiários licenciados) na entidade estrangeira.
• Documentos de qualificação:
  • Certificados ou transcrições para funções que exijam qualificações específicas (por exemplo, nível 6 do RQF).
  • Resultados do teste de língua inglesa (CEFR B2 para Trabalhador Qualificado, em vigor a partir de 8 de janeiro de 2026).

2. Registos organizacionais

Os patrocinadores devem manter registos para provar a legitimidade operacional e a conformidade:

• Documentos de autorização do patrocinador:
  • Registos de pedidos de licença, incluindo folhas de apresentação e documentos comprovativos (por exemplo, registo na Companies House, certificado de IVA).
  • Dados do pessoal-chave (gestor orçamental, contacto-chave, utilizadores de nível 1).
• Registos financeiros:
  • Extractos bancários, contas auditadas ou registos fiscais para demonstrar a solvabilidade.
  • Prova da dimensão da empresa (por exemplo, ≤50 empregados, volume de negócios de £15M para o estatuto de pequeno patrocinador).
• Ligação empresarial (rotas GBM):
  • Acordos de acionistas ou organogramas que comprovem a ligação entre as entidades do Reino Unido e do estrangeiro.
• Sistemas de conformidade:
  • Políticas de RH para monitorizar os trabalhadores, comunicar alterações e efetuar verificações do direito ao trabalho.
  • Registos de relatórios de SMS (por exemplo, mudanças de trabalhadores ou de organização).

3. Períodos de conservação

• Registos do trabalhador patrocinado: Conservar durante o período de patrocínio mais 1 ano, ou até à conclusão de uma auditoria do Ministério do Interior, consoante o que for mais longo.
• Registos do direito ao trabalho: Conservar durante o período de emprego mais 2 anos.
• Registos organizacionais: Conservar enquanto a Licença de Patrocinador estiver em vigor mais 1 ano após a renúncia ou revogação (as licenças já não requerem renovação e permanecem ativas indefinidamente, a menos que sejam revogadas).

Ação de conformidade: Criar um calendário de retenção de registos nos sistemas de gestão de dados para cumprir os requisitos do UKVI.

Considerações sobre conformidade para 2026

O panorama regulatório de 2026 baseia-se nas mudanças de 2025, com foco na transformação digital:

• Auditorias mais rigorosas: O aumento das inspeções enfatiza a conformidade salarial (£ 41.700/£ 48.500), relatórios de trabalho híbrido e verificação de eVisa por meio de códigos compartilhados.
• Implementação total do eVisa: a partir de 15 de janeiro de 2026, todos os novos vistos serão digitais; os registos devem priorizar os códigos de partilha do eVisa e os detalhes da conta UKVI para verificações do direito ao trabalho.
• Regras do nível 6 do RQF: Documentar as funções para comprovar os padrões de nível de licenciatura ou a elegibilidade para a Lista de Escassez Temporária.
• Documentação de taxas: Guarde os registos do CoS (525 £), da Taxa de Competências de Imigração (1320 £/ano para grandes patrocinadores, Trabalhadores Qualificados; aumento a partir de 16 de dezembro de 2025) e da Sobretaxa de Saúde de Imigração (1035 £/ano).

Ação de gestão de dados: Atualizar os sistemas de registo para integrar totalmente os dados do eVisa, as provas em inglês B2 e os detalhes elevados do ISC.

Sanções por incumprimento

A não manutenção ou apresentação de registos pode ter consequências graves:

• Licence Downgrade: classificação B com um plano de ação de £1.476, suspendendo a emissão de novas CdS.
• Suspensão da licença: Suspensão temporária das actividades de patrocínio, com risco de redução de vistos.
• Revogação da licença: Perda permanente, com uma proibição de nova candidatura de 12 meses e perdas de £525/CoS.
• Sanções civis: Até 20 000 libras esterlinas por trabalhador ilegal que não tenha passado nos controlos do direito ao trabalho.
• Sanções penais: Até 7 anos de prisão por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.

Ação de conformidade: Quantificar os riscos de penalização (£20.000-£100.000 para violações múltiplas) em auditorias de gestão de dados para justificar sistemas robustos.

Melhores práticas para a manutenção de registos

1. Implementar sistemas digitais:
   • Utilizar plataformas HRIS (por exemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para armazenar registos de CdS, direito ao trabalho e emprego de forma segura.
   • Assegurar cópias de segurança baseadas na nuvem com encriptação e pistas de auditoria.
2. Automatizar o controlo da conformidade:
   • Integre o HRIS com o SMS para obter actualizações de CdS e relatórios em tempo real.
   • Defina alertas automáticos para verificações do direito ao trabalho e prazos de retenção.
3. Realizar auditorias regulares:
   • Realizar auditorias internas trimestrais para verificar a integridade dos registos e a conformidade com o Nível 6 do RQF, as regras salariais e os padrões de inglês B2.
   • Simular visitas do Ministério do Interior para testar a acessibilidade dos registos.
4. Centralizar a gestão de registos:
   • Criar um centro de conformidade para as CdS, o direito ao trabalho e os registos organizacionais, acessível ao pessoal-chave (utilizadores de nível 1, gestor orçamental).
   • Use convenções de nomenclatura padronizadas (por exemplo, “WorkerName_CoS_2026.pdf”).
5. Aproveite a integração total do eVisa:
   • Armazene regularmente os códigos de partilha eVisa e os detalhes da conta UKVI no HRIS.
   • Treine a equipa sobre os processos de verificação online do direito ao trabalho para verificações digitais sem complicações.
6. Envolver os peritos:
   • Consultar consultores de imigração para casos complexos (por exemplo, respostas a auditorias), com um orçamento de £2.000 a £5.000.
   • Colaborar com as equipas jurídicas para validar as políticas de manutenção de registos.

Ação de gestão de dados: Criar um módulo HRIS centralizado para armazenamento de registos, integrando ferramentas de automatização e auditoria.

Desafios e estratégias de atenuação

• Sobrecarga de volume: A gestão dos registos de vários trabalhadores é complexa. Atenue a situação com a automatização do HRIS e as funcionalidades de carregamento em massa.
• Registos incompletos: A falta de documentos pode provocar falhas na auditoria. Utilize listas de verificação e controlos regulares para garantir que os registos estão completos.
• Integração do eVisa: as transições do BRP antigo podem causar problemas de verificação. Forneça suporte e orientação de TI para a adoção digital completa.
• Relatórios de trabalho híbrido: documentar os locais de trabalho remoto continua a ser fundamental. Inclua os padrões de trabalho nos contratos e relatórios SMS.

Ação de conformidade: Incorporar desafios nos fluxos de trabalho de gestão de dados, priorizando a automação e a formação para as exigências digitais de 2026.

Conclusão

A manutenção de registos é uma função crítica para os patrocinadores de vistos do Reino Unido em 2026, exigindo que os responsáveis pela gestão de dados e conformidade mantenham registos digitais abrangentes e acessíveis para trabalhadores e organizações. Ao aproveitar o HRIS, automatizar a conformidade e preparar-se para auditorias e operações completas de eVisa, as equipas podem garantir a adesão às regras do UKVI e evitar penalidades. A gestão estratégica de registos apoia o patrocínio contínuo e a mobilidade global de talentos.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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