Requisitos de manutenção de registos para os patrocinadores de vistos do Reino Unido

Introdução

Para os profissionais de gestão de dados e responsáveis pela conformidade, a manutenção de registos meticulosos é a pedra angular da manutenção de uma Licença de Patrocinador do Reino Unido e da garantia de conformidade com os regulamentos de Vistos e Imigração do Reino Unido (UKVI). A documentação adequada apoia o emprego de cidadãos não britânicos ao abrigo de vias como os vistos Skilled Worker ou Global Business Mobility (GBM), ao mesmo tempo que protege contra penalizações durante as auditorias do Home Office. Com uma aplicação mais rigorosa em 2025, conforme descrito no Livro Branco sobre Imigração de maio de 2025, Restabelecer o controlo sobre o sistema de imigração, e a transição para o eVisa até 31 de dezembro de 2026, são essenciais sistemas robustos de manutenção de registos. Este guia detalha os requisitos obrigatórios de manutenção de registos, os períodos de retenção, a preparação para auditorias e as melhores práticas para a conformidade com 2025.

Porque é que a manutenção de registos é importante

A manutenção de registos eficazes garante o cumprimento das obrigações da Licença de Patrocinador, facilita as auditorias do Ministério do Interior e reduz o risco de sanções, incluindo multas até £20.000 por trabalhador ilegal ou a revogação da licença. Os principais benefícios incluem:

• Prontidão para auditorias: Os registos organizados simplificam as respostas a auditorias não anunciadas ou documentais.
• Verificação de conformidade: Os documentos comprovam o cumprimento dos limites salariais, das verificações do direito ao trabalho e das obrigações de comunicação.
• Evitar sanções: Registos adequados evitam sanções como a suspensão ou revogação de licenças (1 948 revogações de julho de 2024 a junho de 2025).
• Transição eVisa: Os registos digitais permitem a verificação dos códigos de partilha eVisa até 2026.

Ação de gestão de dados: Dar prioridade a sistemas de manutenção de registos seguros e acessíveis para cumprir os regulamentos de 2025.

Requisitos obrigatórios de manutenção de registos

A UKVI exige que os patrocinadores mantenham registos específicos para todos os trabalhadores patrocinados e detalhes organizacionais, conforme descrito no Apêndice D do Guia do Patrocinador.

1. Registos de trabalhadores patrocinados

Os patrocinadores devem conservar os seguintes elementos relativamente a cada trabalhador abrangido por itinerários como o Skilled Worker ou o GBM:

• Certificado de Patrocínio (CoS):
  
  • Número de referência do CdS, título do posto, salário e duração.
  • Prova de conformidade com o nível 6 do RQF ou com os critérios da Lista de Escassez Temporária.
• Documentos de direito ao trabalho:
  
  • Cópias de autorizações de residência biométricas (BRP) ou vinhetas de passaporte (até 31 de dezembro de 2026).
  • Códigos de partilha eVisa ou dados de verificação da conta UKVI (pós-2026).
  • Registos dos controlos prévios à contratação e dos controlos anuais do direito ao trabalho.
• Registos de emprego:
  
  • Contratos de trabalho que especificam a função, o salário (£41.700 para trabalhador qualificado, £48.500 para GBM sénior/especialista) e o local de trabalho.
  • Folhas de pagamento com pagamentos de salários, alinhados com os dados do CdS.
  • Registos de ausência para licenças superiores a 4 semanas (exceto maternidade/paternidade).
• Provas de recrutamento:
  
  • Anúncios de emprego, CVs ou notas de entrevista que comprovem a existência de uma vaga efectiva.
  • Para os percursos GBM, comprovativo de emprego anterior de 12 meses (ou 3 meses para os estagiários licenciados) na entidade estrangeira.
• Documentos de qualificação:
  
  • Certificados ou transcrições para funções que exijam qualificações específicas (por exemplo, nível 6 do RQF).
  • Resultados do teste de língua inglesa (por exemplo, CEFR B1/B2 para trabalhadores qualificados).

2. Registos organizacionais

Os patrocinadores devem manter registos para provar a legitimidade operacional e a conformidade:

• Documentos de autorização do patrocinador:
  
  • Registos de pedidos de licença, incluindo folhas de apresentação e documentos comprovativos (por exemplo, registo na Companies House, certificado de IVA).
  • Dados do pessoal-chave (gestor orçamental, contacto-chave, utilizadores de nível 1).
• Registos financeiros:
  
  • Extractos bancários, contas auditadas ou registos fiscais para demonstrar a solvabilidade.
  • Prova da dimensão da empresa (por exemplo, ≤50 empregados, volume de negócios de £15M para o estatuto de pequeno patrocinador).
• Ligação empresarial (rotas GBM):
  
  • Acordos de acionistas ou organogramas que comprovem a ligação entre as entidades do Reino Unido e do estrangeiro.
• Sistemas de conformidade:
  
  • Políticas de RH para monitorizar os trabalhadores, comunicar alterações e efetuar verificações do direito ao trabalho.
  • Registos de relatórios de SMS (por exemplo, mudanças de trabalhadores ou de organização).

3. Períodos de conservação

• Registos do trabalhador patrocinado: Conservar durante o período de patrocínio mais 1 ano, ou até à conclusão de uma auditoria do Ministério do Interior, consoante o que for mais longo.
• Registos do direito ao trabalho: Conservar durante o período de emprego mais 2 anos.
• Registos organizacionais: Conservar durante o período de validade da Licença de Patrocinador (4 anos, renovável) ou conforme exigido por outras leis do Reino Unido (por exemplo, registos fiscais durante 6 anos).

Ação de conformidade: Criar um calendário de retenção de registos nos sistemas de gestão de dados para cumprir os requisitos do UKVI.

2025 Considerações sobre a conformidade

O panorama regulamentar de 2025 introduz desafios específicos em matéria de manutenção de registos:

• Auditorias mais rigorosas: O aumento das inspecções centra-se na conformidade salarial (£41.700/£48.500), na declaração de trabalho híbrido e na verificação do visto eletrónico.
• Transição para o eVisa: Até 31 de dezembro de 2026, os registos devem incluir os códigos de partilha eVisa e os dados da conta UKVI para efeitos de verificação do direito ao trabalho.
• Regras do nível 6 do RQF: Documentar as funções para comprovar os padrões de nível de licenciatura ou a elegibilidade para a Lista de Escassez Temporária.
• Documentação relativa às taxas: Conservar os registos de CoS (£525), Immigration Skills Charge (£1.000/ano para grandes patrocinadores, Skilled Worker) e Immigration Health Surcharge (£1.035/ano).

Ação de gestão de dados: Atualizar os sistemas de registo para captar os dados do eVisa e os dados relativos ao cumprimento do salário/cargo em 2025.

Sanções por incumprimento

A não manutenção ou apresentação de registos pode ter consequências graves:

• Licence Downgrade: classificação B com um plano de ação de £1.476, suspendendo a emissão de novas CdS.
• Suspensão da licença: Suspensão temporária das actividades de patrocínio, com risco de redução de vistos.
• Revogação da licença: Perda permanente, com uma proibição de nova candidatura de 12 meses e perdas de £525/CoS.
• Sanções civis: Até 20 000 libras esterlinas por trabalhador ilegal que não tenha passado nos controlos do direito ao trabalho.
• Sanções penais: Até 7 anos de prisão por empregar conscientemente trabalhadores ilegais.

Ação de conformidade: Quantificar os riscos de penalização (£20.000-£100.000 para violações múltiplas) em auditorias de gestão de dados para justificar sistemas robustos.

Melhores práticas para a manutenção de registos

1. Implementar sistemas digitais:
   
   • Utilizar plataformas HRIS (por exemplo, Workday, SAP SuccessFactors) para armazenar registos de CdS, direito ao trabalho e emprego de forma segura.
   • Assegurar cópias de segurança baseadas na nuvem com encriptação e pistas de auditoria.
2. Automatizar o controlo da conformidade:
   
   • Integre o HRIS com o SMS para obter actualizações de CdS e relatórios em tempo real.
   • Defina alertas automáticos para verificações do direito ao trabalho e prazos de retenção.
3. Realizar auditorias regulares:
   
   • Realizar auditorias internas trimestrais para verificar a exaustividade dos registos e o cumprimento do nível 6 do RQF e das regras salariais.
   • Simular visitas do Ministério do Interior para testar a acessibilidade dos registos.
4. Centralizar a gestão de registos:
   
   • Criar um centro de conformidade para as CdS, o direito ao trabalho e os registos organizacionais, acessível ao pessoal-chave (utilizadores de nível 1, gestor orçamental).
   • Utilizar convenções de nomeação normalizadas (por exemplo, "WorkerName_CoS_2025.pdf").
5. Preparar a transição para o eVisa:
   
   • Armazenar os códigos de partilha eVisa e os dados da conta UKVI no HRIS até ao primeiro trimestre de 2026.
   • Formar o pessoal nos processos de verificação em linha do direito ao trabalho.
6. Envolver os peritos:
   
   • Consultar consultores de imigração para casos complexos (por exemplo, respostas a auditorias), com um orçamento de £2.000 a £5.000.
   • Colaborar com as equipas jurídicas para validar as políticas de manutenção de registos.

Ação de gestão de dados: Criar um módulo HRIS centralizado para armazenamento de registos, integrando ferramentas de automatização e auditoria.

Desafios e estratégias de atenuação

• Sobrecarga de volume: A gestão dos registos de vários trabalhadores é complexa. Atenue a situação com a automatização do HRIS e as funcionalidades de carregamento em massa.
• Registos incompletos: A falta de documentos pode provocar falhas na auditoria. Utilize listas de verificação e controlos regulares para garantir que os registos estão completos.
• Complexidade do visto eletrónico: Os problemas técnicos com as contas UKVI podem perturbar a verificação. Fornecer apoio informático e orientação sobre a configuração inicial.
• Relatórios de trabalho híbrido: A documentação dos locais de trabalho remoto é fundamental em 2025. Incluir padrões de trabalho em contratos e relatórios SMS.

Ação de conformidade: Incorporar desafios nos fluxos de trabalho de gestão de dados, dando prioridade à automatização e à formação.

Conclusão

A manutenção de registos é uma função crítica para os patrocinadores de vistos do Reino Unido em 2025, exigindo que os responsáveis pela gestão de dados e pela conformidade mantenham registos abrangentes e acessíveis para trabalhadores e organizações. Ao tirar partido do HRIS, automatizando a conformidade e preparando-se para auditorias e para a transição para o eVisa, as equipas podem garantir o cumprimento das regras do UKVI e evitar penalizações. A gestão estratégica de registos apoia o patrocínio contínuo e a mobilidade global de talentos.

Declaração de exoneração de responsabilidade‍

As leis e políticas de imigração mudam frequentemente e podem variar consoante o país ou a nacionalidade. Embora nos esforcemos por fornecer informações exactas e actualizadas, recomendamos que faça a sua própria diligência ou consulte fontes oficiais. Também pode contactar-nos diretamente para obter as orientações mais recentes. O Jobbatical não é responsável por decisões tomadas com base nas informações fornecidas.

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