Arbeitsberechtigungsdokumente: Zulässige Dokumente der Liste A und Liste B für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

Dokumente zum Nachweis der Arbeitsberechtigung sind die spezifischen Unterlagen, auf die Sie sich laut Innenministerium berufen können. Dieser Leitfaden behandelt die zulässigen Dokumente aus Liste A und Liste B, welche Unterlagen Sie nicht akzeptieren dürfen und wie Sie eine manuelle Überprüfung durchführen, die tatsächlich Bestand hat.

Was gilt als „Right to Work“-Dokument?

Ein Arbeitsberechtigungsnachweis ist jeder Eintrag in Liste A oder Liste B des Innenministeriums, der belegt, dass eine Person rechtmäßig für Sie im Vereinigten Königreich arbeiten darf. Wenn Sie den richtigen Eintrag korrekt ankreuzen, gilt dies als gesetzlich anerkannte Entschuldigung. Diese Entschuldigung schützt Sie vor einer zivilrechtlichen Strafe, falls sich später herausstellt, dass der Arbeitnehmer illegal gearbeitet hat.

Wenn Sie dennoch eine Überprüfung des Originaldokuments benötigen

Die meisten nicht-britischen und nicht-irischen Arbeitnehmer weisen ihren Status mittlerweile online mittels eines Freigabecodes nach und nicht mehr auf Papier. Die Überprüfung von Originaldokumenten ist weiterhin in einer immer kleiner werdenden Zahl von Fällen erforderlich:

• Britische Staatsbürger, die einen Reisepass vorzeigen
• irische Staatsbürger
• Personen mit einer älteren ILR oder einem Vermerk ohne zeitliche Begrenzung im Reisepass
• Britische und irische Staatsbürger, deren Identität mittels Identitätsdokument-Validierungstechnologie (IDVT) überprüft wurde

Wenn ein Arbeitnehmer über einen digitalen Aufenthaltsstatus verfügt, überprüfen Sie diesen online, anstatt überhaupt Unterlagen bearbeiten zu müssen.

Liste A vs. Liste B auf einen Blick

Liste A: Dokumente, die ein dauerhaftes Arbeitsrecht nachweisen

Die Dokumente der Liste A belegen die fortbestehende Arbeitserlaubnis. Wenn Sie eines davon korrekt geprüft haben, müssen Sie diese Prüfung für diesen Mitarbeiter nie wieder durchführen.

Dokumente, die für sich allein akzeptiert werden

• Ein Reisepass eines britischen Staatsbürgers, gültig oder abgelaufen
• Ein irischer Reisepass oder eine irische Reisepasskarte, gültig oder abgelaufen
• Ein gültiger Reisepass, in dem eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung, das Aufenthaltsrecht oder eine unbefristete Aufenthaltsdauer vermerkt ist

Unterlagen, die Sie zusammen mit dem Nachweis Ihrer NI-Nummer vorlegen müssen

Einige Dokumente der Liste A sind nur in Verbindung mit einem amtlichen Nachweis der Sozialversicherungsnummer gültig:

• Eine Geburts- oder Adoptionsurkunde aus Großbritannien oder Irland
• Eine Bescheinigung über die Einbürgerung oder die Eintragung als britischer Staatsbürger

Für sich genommen reicht keines dieser Kriterien aus, um die Arbeitsberechtigung nachzuweisen. Erst die Vorlage der Sozialversicherungsnummer vervollständigt die Überprüfung.

Was gilt als Nachweis für eine Sozialversicherungsnummer?

Als zulässiger Nachweis gilt ein Dokument, aus dem der Name und die Nummer des Arbeitnehmers hervorgehen und das von einer staatlichen Behörde oder einem früheren Arbeitgeber ausgestellt wurde. Dazu gehören ein P45- oder P60-Formular, ein PAYE-Coding-Bescheid oder ein Schreiben der HMRC sowie ein Schreiben einer staatlichen Behörde wie dem DWP oder Jobcentre Plus. Eine Plastikkarte mit der Sozialversicherungsnummer gilt nicht als Nachweis.

Liste B: Unterlagen für eine befristete Arbeitserlaubnis

Liste B umfasst Arbeitnehmer, deren Aufenthaltsgenehmigung ein Ablaufdatum hat. Sie erhalten eine befristete gesetzliche Befreiung und müssen vor Ablauf der Aufenthaltsgenehmigung einen Folgetermin vereinbaren. Liste B unterteilt sich in zwei Gruppen.

Gruppe 1: Gültig bis zum Ablauf der Berechtigung

Gruppe 1 umfasst Personen, deren Urlaub bestätigt und mit einem Datum versehen ist:

• Ein gültiger Reisepass, der mit einem Vermerk versehen ist, aus dem hervorgeht, dass der Inhaber sich im Land aufhalten und die betreffende Tätigkeit ausüben darf
• Ein aktuelles Dokument zum Aufenthaltsstatus mit Foto, das auf dieselbe Weise beglaubigt ist, sowie ein offizieller Nachweis der Sozialversicherungsnummer

Ihre gesetzliche Ausnahmeregelung gilt bis zum Ablaufdatum der Genehmigung.

Gruppe 2: Dokumente, die vom Innenministerium überprüft werden müssen

Gruppe 2 ist für Arbeitnehmer vorgesehen, bei denen ein Antrag anhängig ist, ein Widerspruch vorliegt oder die über eine Antragsregistrierungskarte verfügen. Dies lässt sich nicht allein anhand des Dokuments feststellen. Die Überprüfung erfolgt über den Arbeitgeber-Prüfungsdienst, der eine positive Bestätigungsmitteilung ausstellt. Diese Mitteilung gewährt Ihnen eine sechsmonatige gesetzliche Entschuldigung; der gesamte Ablauf ist in diesem Leitfaden beschrieben.

Vergleich der Dokumente zum Recht auf Arbeit zwischen Liste A und Liste B.

Dokumente, die Sie nicht annehmen dürfen

Viele Dokumente, die offiziell aussehen, haben für das Recht auf Arbeit keinerlei Bedeutung. Lehnen Sie diese stets ab:

• Führerscheine. Ein britischer oder ausländischer Führerschein ist auf keiner der beiden Listen aufgeführt.
• Sozialversicherungskarten oder -nummern allein. Ein Sozialversicherungsnachweis gilt nur in Verbindung mit bestimmten Dokumenten der Liste A; er ist niemals für sich allein gültig.
• BRPs, BRCs und andere physische Karten. Diese sind Ende 2024 abgelaufen. Inhaber weisen ihren Status nun mit einem eVisa und einem Share-Code nach, sodass die alten Karten kein gültiger Nachweis mehr sind.
• Fotokopien, Scans und per E-Mail übermittelte Bilder. Sie müssen das Original einsehen oder eine Online-Prüfung durchführen. Ein Screenshot des Status einer Person gilt nicht als Prüfung.

Dokumentenszenarien nach Mitarbeiterkategorie

In der Praxis entsprechen Fälle selten den Lehrbuchbeispielen. Hier erfahren Sie, wie Sie mit den häufigsten Fällen umgehen.

Wie jeder Arbeitnehmer sein Recht auf Arbeit nachweist

Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz

Seit Juli 2021 begründet ein EU-Pass allein nicht mehr das Recht auf Arbeit. Diese Arbeitnehmer verfügen über den Status „settled“ oder „pre-settled“ und weisen dies mit einem Online-Share-Code nach. Grenzgänger folgen einem ähnlichen digitalen Verfahren; Einzelheiten finden Sie in unserem Leitfaden zur Grenzgängergenehmigung.

Namensänderungen und nicht übereinstimmende Dokumente

Sollte der Name auf einem Dokument von dem Namen abweichen, den der Mitarbeiter verwendet, bitten Sie um einen Nachweis für die Namensänderung, beispielsweise eine Heiratsurkunde oder eine Urkunde zur Namensänderung. Bewahren Sie eine Kopie davon zusammen mit dem Hauptdokument auf, da Ihr Prüfpfad sonst später inkonsistent erscheint.

So führen Sie eine manuelle Dokumentenprüfung durch

Das Innenministerium legt drei Schritte fest: Einholen, Prüfen, Kopieren. Wird auch nur einer davon versäumt, kann Ihre rechtmäßige Rechtfertigung ins Leere laufen – selbst wenn der Arbeitnehmer tatsächlich das Recht hat, zu arbeiten. In der Praxis beginnen hier die meisten Probleme bei der Überprüfung.

Besorgen Sie sich die Originaldokumente

Besorgen Sie sich Originaldokumente, keine Kopien, und prüfen Sie diese in Anwesenheit des Mitarbeiters. Fotos und Scans sind in dieser Phase nicht zulässig. Sie benötigen das Originaldokument vor sich.

Auf Manipulationen und den Zustand prüfen

Wenn der Mitarbeiter vor Ihnen steht:

• Vergewissern Sie sich, dass das Foto und das Geburtsdatum mit der Person und allen anderen Dokumenten übereinstimmen.
• Die Gültigkeitsdauer darf nicht abgelaufen sein, es sei denn, Liste A lässt einen abgelaufenen britischen oder irischen Reisepass zu.
• Achten Sie auf Anzeichen von Manipulation oder eine abgeschnittene Ecke (ein Reisepass mit abgeschnittener Ecke gilt nicht als gültiger Nachweis)
• Vergewissern Sie sich, dass die Visabestimmungen die von Ihnen angebotene Tätigkeit zulassen

Kopieren Sie Ihre Unterlagen und versehen Sie sie mit dem Datum

Erstellen Sie eine lesbare Kopie, die nicht verändert werden kann, bewahren Sie diese sicher auf und vermerken Sie das Datum, an dem Sie die Überprüfung vorgenommen haben. Eine Kopie ohne Datum bietet Ihnen keine rechtliche Rechtfertigung. Bewahren Sie die Unterlagen für die gesamte Beschäftigungsdauer sowie zwei Jahre nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers auf. Genau bei Lücken in der Aufbewahrung werden bei der Überprüfung der Sponsorenlizenz Probleme festgestellt.

In einem wachsenden Team wird das schnell zu einer großen Belastung. Wenn Sie Arbeitnehmer sponsern, wirken sich Unregelmäßigkeiten bei den Arbeitsbescheinigungen direkt auf das Risiko Ihrer Sponsorenlizenz aus, und das Innenministerium kann eine Lizenz genau wegen solcher Lücken aussetzen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.

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