Deutschland: Ablauf der Genehmigung gemäß § 16b zur Jahresmitte: Werden die 140 Arbeitstage anteilig berechnet?

Die Herausforderung: Zwei unterschiedliche Obergrenzen, ein Mitarbeiter

Personalabteilungen, die Mitarbeiter mit einer Aufenthaltserlaubnis nach § 16b betreuen, stehen immer wieder vor derselben Frage zur Einhaltung der Vorschriften: Wie viele Tage darf der Mitarbeiter tatsächlich noch arbeiten, wenn die Gültigkeitsdauer der Aufenthaltserlaubnis bald abläuft?

Die Verwirrung entsteht, weil zwei unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen gleichzeitig gelten – das Ablaufdatum der Genehmigung und die jährliche Begrenzung der Arbeitstage. Diese unterliegen unterschiedlichen Vorschriften und wirken nicht so zusammen, wie die meisten Personalverantwortlichen annehmen. Viele Teams gehen fälschlicherweise davon aus, dass bei einer Genehmigung, die beispielsweise in vier Monaten abläuft, nur ein Bruchteil der 140-Tage-Quote zur Verfügung steht, da die Genehmigung kein volles Jahr abdeckt.

Diese Annahme ist falsch. § 16b Abs. 3 des Aufenthaltsgesetzes legt die Arbeitserlaubnis auf 140 volle Arbeitstage pro Kalenderjahr fest – ein festes Jahreskontingent, das vom 1. Januar bis zum 31. Dezember läuft. Weder die Ausländerbehörde noch die Bundesagentur für Arbeit anteilen diese Obergrenze danach, wann die Erlaubnis erteilt wurde oder wann sie abläuft. Hat der Studierende beispielsweise zu Beginn des Jahres bereits 60 Tage in Anspruch genommen, verbleiben 80 volle Tage – und diese 80 Tage können alle vor Ablauf der Erlaubnis gearbeitet werden, selbst wenn der Ablauf nur noch vier Monate entfernt ist.

In der Praxis besteht das Risiko genau umgekehrt: Arbeitgeber lassen die Arbeit manchmal über das Ablaufdatum der Arbeitserlaubnis hinaus weiterlaufen, in der Annahme, dass das verbleibende Tagesguthaben eine fortgesetzte Arbeitserlaubnis darstellt. Das ist jedoch nicht der Fall. Sobald die Arbeitserlaubnis abgelaufen ist, erlischt die Arbeitserlaubnis – unabhängig davon, wie viele Tage aus dem Jahreskontingent noch nicht genutzt wurden.

Der Ansatz von Jobbatical

Jobbatical unterstützt Personalabteilungen dabei, sowohl die Anzahl der gearbeiteten Tage als auch die Gültigkeitsdauer der Aufenthaltsgenehmigung parallel zu überwachen, um sicherzustellen, dass keine der beiden Fristen überschritten wird. Mitarbeitern, deren Aufenthaltsgenehmigung bald abläuft, empfiehlt das Einwanderungsteam von Jobbatical, den Antrag auf eine qualifizierte Arbeitserlaubnis für Deutschland oder eine andere geeignete Nachfolgegenehmigung rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit – in der Regel 8 bis 12 Wochen im Voraus – zu stellen, damit die Kontinuität des Arbeitsverhältnisses nicht unterbrochen wird.

Wie die 140-Tage-Regel in der Praxis funktioniert

Gemäß § 16b Abs. 3 AufenthG dürfen internationale Studierende in Deutschland pro Kalenderjahr bis zu 140 volle Arbeitstage (definiert als Tage mit mehr als vier Arbeitsstunden) oder 280 halbe Arbeitstage (vier Stunden oder weniger) arbeiten. Diese beiden Kategorien können beliebig kombiniert werden.

Als Bezugszeitraum gilt das Kalenderjahr. Dies wurde durch offizielle Hinweise der Einwanderungsbehörden, darunter das Berliner Landesamt für Einwanderung (LEA), bestätigt. Ein Student, der beispielsweise im September sein Studium aufnimmt, verfügt von September bis Dezember über das volle Kontingent von 140 Tagen – und nicht über einen anteilig gekürzten Betrag.

Was zählt und was nicht. Tage, an denen keine Arbeit geleistet wird (Krankheit, Urlaub), werden nicht gezählt. Bezahlte Abwesenheiten sind ebenfalls ausgeschlossen. Pflichtpraktika, die Teil des Studiengangs sind, werden nicht auf die 140-Tage-Frist angerechnet. Auch Stellen als studentische Hilfskraft (Hiwi) bei universitären Einrichtungen sind in der Regel ausgenommen, sofern ein eindeutiger akademischer Bezug besteht.

Die Erfassungspflicht des Arbeitgebers. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren, einschließlich etwaiger Nebentätigkeiten bei anderen Arbeitgebern. Wenn ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse unterhält, werden alle Arbeitstage bei allen Arbeitgebern auf das einheitliche jährliche Kontingent von 140 Tagen angerechnet.

Das Ablaufen der Genehmigung ist ein absoluter Stopp. Die 140-Tage-Frist und das Ablaufdatum der Genehmigung sind voneinander unabhängige Größen, doch das Ablaufdatum der Genehmigung fungiert als Obergrenze: Sobald die Genehmigung abgelaufen ist, ist keine Arbeit mehr zulässig, selbst wenn noch ungenutzte Tage verbleiben. Personalabteilungen sollten das Ablaufdatum und die Tagesanzahl als separate Compliance-Auslöser behandeln, die eine getrennte Überwachung erfordern.

Für Arbeitgeber / Personalabteilungen

1. Überprüfen Sie die bisher in diesem Jahr in Anspruch genommenen Tage. Bevor Sie weitere Arbeitsschichten einplanen, sollten Sie sich vergewissern, wie viele der 140 Tage seit dem 1. Januar bereits in Anspruch genommen wurden. Dabei sollten auch etwaige Tätigkeiten bei anderen Arbeitgebern berücksichtigt werden.
2. Berechnen Sie die verbleibenden genehmigten Tage. Ziehen Sie die bereits genutzten Tage von 140 (ganze Tage) oder 280 (halbe Tage) ab. Dies ist das maximale Arbeitsvolumen, das bis zum Ende des Kalenderjahres oder bis zum Ablauf der Genehmigung zur Verfügung steht – je nachdem, was zuerst eintritt.
3. Ermitteln Sie die verbindliche Frist. Überprüfen Sie das genaue Ablaufdatum der Genehmigung. Alle genehmigten Arbeiten müssen spätestens zu diesem Zeitpunkt eingestellt werden, unabhängig davon, wie viele Tage noch verbleiben.
4. Leiten Sie das Verfahren zur Verlängerung oder zum Erhalt einer neuen Arbeitserlaubnis frühzeitig ein. Wenn der Mitarbeiter sein Studium fortsetzt, beantragen Sie eine Verlängerung der Arbeitserlaubnis nach § 16b mindestens 8 bis 12 Wochen vor Ablauf. Wenn der Studienabschluss bevorsteht, prüfen Sie die Möglichkeiten einer Arbeitserlaubnis für in Deutschland qualifizierte Arbeitskräfte oder einer EU-Blue-Card.
5. Führen Sie parallel dazu Aufzeichnungen. Führen Sie ein fortlaufendes Protokoll über die pro Arbeitgeber geleisteten Arbeitstage im Kalenderjahr. Diese Aufzeichnung wird von der Bundesagentur für Arbeit verlangt und schützt den Arbeitgeber im Falle einer Compliance-Prüfung.

Für Mitarbeiter / Talente

1. Überprüfen Sie Ihren Tageskontostand. Zählen Sie alle Arbeitstage seit dem 1. Januar bei allen Arbeitgebern zusammen. Diese Summe gilt für ein gemeinsames Jahresbudget – nicht pro Arbeitgeber.
2. Überprüfen Sie das Ablaufdatum Ihrer Aufenthaltsgenehmigung. Notieren Sie sich das genaue Datum auf Ihrer Aufenthaltsgenehmigung. Eine unbefugte Arbeitstätigkeit nach diesem Datum stellt einen Verstoß dar, unabhängig davon, wie viele Tage Ihrer jährlichen Arbeitserlaubnis noch verbleiben.
3. Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über Ihre weiteren Tätigkeiten. Wenn Sie für mehr als einen Arbeitgeber tätig sind, teilen Sie jedem einzelnen Ihre Gesamtarbeitszeit aus allen Tätigkeiten mit, damit die Einhaltung der Vorschriften genau nachverfolgt werden kann.
4. Beantragen Sie die Verlängerung oder die Umwandlung rechtzeitig. Wenden Sie sich mindestens 8 bis 10 Wochen vor Ablauf Ihrer Aufenthaltserlaubnis nach § 16b an die zuständige Ausländerbehörde, um diese zu verlängern oder in eine Aufenthaltserlaubnis für Arbeitssuchende nach Abschluss des Studiums umzuwandeln.
5. Führen Sie Aufzeichnungen über Ihre Arbeitstage. Bewahren Sie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Arbeitszeitnachweise auf, aus denen die Arbeitstage pro Arbeitgeber für das Kalenderjahr hervorgehen, für den Fall, dass eine Anfrage gestellt wird.

Wichtigste Erkenntnisse / Takeaways

• Die 140-Tage-Frist gilt für das gesamte Jahr und wird nicht anteilig berechnet. Sie bezieht sich auf das Kalenderjahr (Jan–Dez) und nicht auf die Gültigkeitsdauer der Genehmigung. Eine Genehmigung, die zur Jahresmitte abläuft, verringert das verfügbare Tageskontingent nicht.
• Das Ablaufdatum der Genehmigung stellt eine unumstößliche Frist für die Arbeitserlaubnis dar. Nicht genutzte Tage aus dem 140-Tage-Kontingent begründen nach Ablauf der Genehmigung kein Recht auf Arbeit mehr.
• Behalten Sie zwei unabhängige Grenzwerte gleichzeitig im Blick. Sowohl die seit Jahresbeginn genutzten Tage als auch das Ablaufdatum der Genehmigung müssen überwacht werden; keiner dieser Werte allein gibt Aufschluss über die vollständige Einhaltung der Vorschriften.
• Tage, an denen tatsächlich keine Arbeit geleistet wurde, zählen nicht. Krankheitstage, Feiertage und bezahlter Urlaub werden nicht auf das 140-Tage-Kontingent angerechnet – nur Tage, an denen tatsächlich gearbeitet wurde.
• Mehrere Arbeitgeber teilen sich ein Jahresbudget. Die Obergrenze von 140 Tagen gilt pro Person und nicht pro Arbeitgeber. Gleichzeitige Tätigkeiten bei verschiedenen Unternehmen werden alle aus demselben Jahresbudget bestritten.
• Pflichtpraktika im Rahmen des Studiums und die meisten HiWis (Hilfswissenschaftler) sind davon ausgenommen. Pflichtpraktika, die in den Studiengang eingebettet sind, sowie die meisten studentischen Hilfskräfte-Stellen an universitären Einrichtungen werden nicht auf die 140-Tage-Frist angerechnet.
• Beginnen Sie mit der Verlängerung der Arbeitserlaubnis 8 bis 12 Wochen vor Ablauf. Bei verspäteten Verlängerungsanträgen besteht die Gefahr von Lücken in der Arbeitserlaubnis, selbst wenn eine Fiktionsbescheinigung ausgestellt wird – vergewissern Sie sich, dass die Arbeitsberechtigung in jedem Verlängerungsdokument ausdrücklich aufgeführt ist.