Entsendung von Arbeitnehmern nach Spanien: Leitfaden zur Meldung und zur ITSS-Kontrolle

Ein spanischer Arbeitsinspektor kann jederzeit einen Kundenstandort betreten und noch am selben Tag Ihre Entsendungsunterlagen anfordern. Zwei Dokumente entscheiden darüber, wie es weitergeht: die A1-Bescheinigung und die „Comunicación de Desplazamiento“. Sie werden von unterschiedlichen Behörden ausgestellt, und die Inspektoren vergleichen sie miteinander.

Welche EU-Verordnungen regeln die Entsendung eines Arbeitnehmers nach Spanien?

Die Entsenderichtlinie (96/71/EG und die Fassung von 2018)

Spanien hat beides durch das Gesetz 45/1999 umgesetzt.

• Ihr Mitarbeiter erhält die Vergütung und die Arbeitsbedingungen gemäß dem geltenden Tarifvertrag.
• Eine reguläre Entsendung dauert 12 Monate.
• Wird vor dem 12. Monat ein begründeter Antrag gestellt, verlängert sich die Frist auf 18.
• Darüber hinaus gilt fast das gesamte spanische Arbeitsrecht.

Die Durchsetzungsrichtlinie und ihre Kontrollbefugnisse

Die Richtlinie 2014/67/EU, die durch das Königliche Gesetzesdekret 9/2017 umgesetzt wurde, hat den heutigen Prüfungsbedarf geschaffen.

• Der ITSS kann während und nach der Entsendung Ihre Unterlagen in spanischer Sprache anfordern.
• Sie müssen einen Ansprechpartner mit Sitz in Spanien benennen.
• In Spanien verhängte Bußgelder können auch in Ihrem Heimatland vollstreckt werden.

Verordnung (EG) Nr. 883/2004 und die Koordinierung der sozialen Sicherheit

• Dadurch wird entschieden, in welchem Sozialversicherungssystem Ihr Mitarbeiter verbleibt.
• Bei einer Entsendung können die Beiträge des Heimatlandes bis zu 24 Monate lang aufgeschoben werden.
• Die A1 ist der Nachweis. Ohne sie kann Spanien vom ersten Tag an Beiträge geltend machen.

Welche Sozialversicherungsunterlagen benötigt ein entsandter Arbeitnehmer in Spanien?

A1 für Absender aus der EU/dem EWR im Vergleich zur Versicherungsbescheinigung für Vertragsstaaten

• EU, EWR oder Schweiz: Beantragen Sie die A1-Bescheinigung von zu Hause aus.
• Vertragsstaaten wie die USA, Japan, Brasilien oder Marokko: stattdessen eine Versicherungsbescheinigung.
• Kein Abkommen: Melden Sie den Arbeitnehmer ab dem ersten Tag bei der spanischen Sozialversicherung an.

Wie sich die A1 in eine Entsendung einfügt (keine IKT-Versetzung)

• Durch eine Entsendung bleibt Ihr Mitarbeiter im Heimatvertrag und auf der Heimatlohnliste.
• Eine ICT-Genehmigung ist ein Einwanderungsweg für Nicht-EU-Bürger, die innerhalb Ihres Konzerns versetzt werden, und regelt die Sozialversicherung anders.
• Legen Sie zuerst die Route fest. Der Papierkram ergibt sich dann von selbst.

Wo Sie die für die Ausstellung von A1-Bescheinigungen zuständigen Behörden finden und welche Fristen gelten

• Die A1-Bescheinigung stammt aus dem Entsendeland, nicht aus Spanien.
• Vor der Abreise beantragen. Rückwirkende A1-Bescheinigungen sind zwar möglich, machen bei einer Kontrolle jedoch keinen guten Eindruck.
• Die Ausstellung von Versicherungsbescheinigungen kann Monate dauern, daher sollten Sie frühzeitig damit beginnen.

Eine vollständige Aufschlüsselung der A1-Bescheinigungen, Versicherungsbescheinigungen und ausstellenden Behörden nach Ländern finden Sie in unserem Leitfaden zur Sozialversicherung im IKT-Bereich in Spanien.

Inwiefern steht der A1-Abschnitt im Zusammenhang mit der spanischen Meldeerklärung?

Warum die A1 allein die Arbeitsbehörde nicht zufriedenstellt

Zwei Behörden, zwei Unterlagen. Das A1-Formular betrifft die Sozialversicherung, die Meldung für entsandte Arbeitnehmer das Arbeitsrecht. Selbst ein einwandfreies A1-Formular schützt nicht vor einem Bußgeld wegen einer fehlenden Meldung.

Reihenfolge: A1 liegt vor Einreichung der Erklärung vor

• Beginnen Sie mit der A1, sobald der Auftrag genehmigt ist.
• Reichen Sie die Erklärung vor dem ersten Arbeitstag ein.
• Falls das A1-Formular noch aussteht, reichen Sie den Antrag trotzdem ein und bewahren Sie die Empfangsbestätigung auf. Eine verspätete Meldung stellt einen schwerwiegenden Verstoß dar; ein noch ausstehendes A1-Formular hingegen nicht.

Beide Dokumente für die Abgabe vorbereiten

• Eine digitale Datei pro entsandtem Arbeitnehmer, die innerhalb weniger Minuten abgerufen werden kann.
• Empfangsbestätigung, A1, Vertrag, Gehaltsabrechnungen, Zahlungsnachweis, Arbeitszeitnachweise.
• Spanische Übersetzungen, die im Voraus bereitstehen, oder die zweite Amtssprache der Region.

Was muss eine spanische Entsendungserklärung enthalten?

Angaben zu Arbeitnehmer, Arbeitgeber und aufnehmendem Unternehmen

• Ihre Unternehmensdaten und Steuerangaben.
• Persönliche und berufliche Angaben zu jedem entsandten Mitarbeiter.
• Das spanische Unternehmen bzw. die spanischen Unternehmen, für die die Dienstleistung erbracht wird.

Auftragsdauer und Leistungsbeschreibung

• Startdatum und voraussichtliche Dauer.
• Arbeitsadresse in Spanien.
• Was die Dienstleistung eigentlich ist. Eine vage Formulierung führt zu weiteren Fragen.

Die benannte Kontakt- und Dienstleistungsadresse in Spanien

• Eine Person oder Einrichtung in Spanien, die amtliche Dokumente und Bescheide entgegennimmt.
• Ein Ansprechpartner, der Sie gegenüber den Arbeitnehmervertretern vertreten kann.
• Eine gültige spanische Postanschrift. Ein Kollege, der schon vor Monaten das Unternehmen verlassen hat, ist ein Fund, der nur darauf wartet, entdeckt zu werden.

Wo und wann wird die Bekanntmachung eingereicht?

Die regionale Arbeitsbehörde als Annahmestelle

• Reichen Sie den Antrag bei der Autonomen Gemeinschaft ein, in der die Arbeiten stattfinden, und zwar über das Portal „Ley 45“ des Ministeriums.
• Ceuta und Melilla fallen stattdessen in den Zuständigkeitsbereich der Regierungsdelegationen.
• Da die Tätigkeit drei Regionen umfasst, sind drei separate Anträge erforderlich.

Die Frist „vor Beginn der Aktivität“

• Reichen Sie den Antrag vor Arbeitsbeginn ein, unabhängig von der Dauer des Auftrags.
• Bestimmte Entsendungen von bis zu acht Tagen sind ausgenommen. Dies gilt jedoch nicht für Zeitarbeitsfirmen.
• Die Befreiung gilt ausschließlich für die Einreichung. Die Gleichbehandlung und die A1-Pflichten gelten weiterhin vom ersten Tag an.

Unterschiede bei der Einreichung von Unterlagen in den verschiedenen autonomen Gemeinschaften

• In einigen Gemeinden werden die Anträge an die Arbeitsämter der Provinzen oder Territorien weitergeleitet.
• Manche betrachten Ihre erste Einreichung als Registrierungsantrag.
• Katalonien, das Baskenland, Galicien und Valencia wünschen sich möglicherweise Übersetzungen in die jeweiligen Amtssprachen.
• Die Konstruktion fügt eine Registrierung in der REA hinzu.

Wie wirken die A1-Meldung und die Entsendungserklärung bei einer ITSS-Prüfung zusammen?

Was die Prüfer anhand der beiden Dokumente miteinander abgleichen

• Namen, Daten und Angaben zum Arbeitgeber auf dem Formular A1 im Vergleich zur Erklärung.
• Die angekündigte Dienstleistung im Vergleich zu dem, was das Team vor Ort tatsächlich tut.
• Ob das versendende Unternehmen tatsächlich im Inland geschäftlich tätig ist. Die gemeinsamen Maßnahmen in Spanien und Portugal zielen genau darauf ab.

Welche Unterlagen Sie aufbewahren müssen und wie lange

• Während der Aushangdauer: am Arbeitsplatz oder digital, zur sofortigen Einsichtnahme.
• Nach Ablauf: auf Verlangen der Arbeitsaufsicht ausgestellt.
• Gesetzlich ist keine bestimmte Aufbewahrungsfrist festgelegt. Verstöße können drei Jahre lang verfolgt werden; betrachten Sie daher drei Jahre als Mindestdauer.

Häufige Lücken in der Dokumentation, die zu Beanstandungen führen

• Die Erklärung wurde ein oder zwei Tage nach Arbeitsbeginn eingereicht.
• Auf dem Formular ist ein Ansprechpartner angegeben, der jedoch nicht mehr erreichbar ist.
• Übertragung in den letzten 12 Monaten ohne begründete Mitteilung.
• Lohnabrechnungen sind nur in der Muttersprache verfügbar.
• Tagegelder werden auf das Tarifvertragliche Mindestgehalt angerechnet.

Welche Strafen drohen bei fehlenden oder fehlerhaften Unterlagen?

Die LISOS-Sanktionsstufen (geringfügig, schwerwiegend, sehr schwerwiegend)

Gemäß dem LISOS werden pro Verstoß Geldbußen verhängt, und ein einziger Besuch kann mehrere Verstöße nach sich ziehen.

Gesamthaftung zwischen entsendendem und aufnehmendem Unternehmen

• Ihr spanischer Kunde ist kein unbeteiligter Dritter. In Unterauftragsketten wird die Haftung in der Regel geteilt.
• Rechnen Sie damit, dass die Gastgeber vor der Mobilisierung Ihre Steuerbescheinigung und Kopien des A1-Formulars anfordern.

Auswirkungen auf künftige Einreichungen und Prüfungen

• Ein Eintrag über eine Sanktion erhöht die Wahrscheinlichkeit einer erneuten Inspektion.
• Die Erkenntnisse tauchen wieder auf, wenn dieselbe Person später Einwanderungsanträge stellt.
• Große spanische Kunden überprüfen ihre Lieferanten auf bestehende Sanktionen.

Wie kann die Personalabteilung die Einhaltung der Entsendungsvorschriften in mehreren EU-Märkten vereinheitlichen?

Erstellung einer standardisierten Checkliste für vor der Abreise

• Bestätigen Sie die Versandart: Versand per Post, per ICT oder vor Ort abholen.
• Beantragen Sie den A1-Nachweis oder die Deckungsbescheinigung.
• Vergleichen Sie das Gehalt mit dem Tarifvertrag.
• Bestimmen Sie den Ansprechpartner und bestätigen Sie die Adresse in Spanien.
• Ablegen, die Quittung aufbewahren, den Standortleiter informieren.

Zentrale Nachverfolgung von A1-Formularen und Erklärungen

• Ein Datensatz pro Auftrag, der sowohl die Dokumentennummern als auch die beiden Enddaten enthält.
• Eine Benachrichtigung im 10. Monat, damit die Verlängerung um 18 Monate auf keinen Fall übersehen wird.
• Erfassen Sie jeden Markt separat. Das niederländische Meldesystem funktioniert ganz anders als das spanische.

Tabellenkalkulationsprogramme bewältigen etwa 20 laufende Aufgaben. Danach fallen sie unbemerkt aus.

Wann sollte man eine lokale Vertretung hinzuziehen?

• Sie haben weder eine Niederlassung noch einen zuverlässigen Ansprechpartner in der Region.
• Die Beiträge erstrecken sich über mehrere Gemeinden oder gehen über einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten hinaus.
• Eine Untersuchung wurde bereits eingeleitet.

Jobbatical kümmert sich um die Einreichung von Unterlagen, die Kommunikation mit den Behörden und die Dokumentation bei der Entsendung von Mitarbeitern nach Spanien und in die gesamte EU, sodass Ihr Team sich auf die Einsätze konzentrieren kann, anstatt Formulare zu jagen. Buchen Sie eine Demo.

Bevor die nächste Spanisch-Aufgabe abgenommen wird, stellen Sie eine Frage: Könnten Sie die Empfangsbestätigung und das Formular A1 innerhalb einer Stunde vorlegen?

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.