Wie ein internationales Unternehmen 14 Fachkräfte nach Spanien versetzte – ohne eine UGE-Frist zu verpassen

Situation

Über den Kunden und die spanische IKT-Strategie

Ein in den Niederlanden ansässiger Ingenieur- und IT-Beratungskonzern mit 3.800 Mitarbeitern in ganz Europa musste in Madrid ein Kompetenzzentrum einrichten und ein Projektteam in Barcelona schnell aufstocken. Die spanische IKT-Genehmigung, die durch das Gesetz 14/2013 zur Förderung von Unternehmern geregelt ist, war der einzige gangbare Weg.

Das Unternehmen hatte Einzelumzüge bisher intern abgewickelt, doch eine gleichzeitige Versetzung mehrerer Mitarbeiter nach Spanien machte die Komplexität der IKT-Rahmenbedingungen deutlich: vier verschiedene Zulassungskategorien, unterschiedliche Dokumentationsanforderungen je nach Profil und die bekanntermaßen engen Bearbeitungsfristen der UGE-CE in Spanien.

Das „Ley de Emprendedores“ (Unternehmergesetz, 2013, geändert im Jahr 2022 und aktualisiert zur Einhaltung der Vorschriften für 2026) führte Spaniens speziellen IKT-Zugangsweg ein, der ausschließlich von der UGE-CE – der zentralen Einwanderungsstelle für Großunternehmen und strategische Verbände – bearbeitet wird. Im Gegensatz zu den lokalen Einwanderungsbehörden wendet die UGE-CE einen standardisierten, beschleunigten Zielzeitraum von 20 Arbeitstagen an, sofern die Unterlagen bei Einreichung vollständig sind.
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Herausforderungen & Einhaltung der IKT-Vorschriften in Spanien

Die gleichzeitige Versetzung von 14 Mitarbeitern aus drei verschiedenen Berechtigungskategorien in zwei verschiedene spanische Rechtsträger brachte eine Reihe von Compliance- und logistischen Herausforderungen mit sich, die sich mit keiner Tabellenkalkulation zuverlässig nachverfolgen ließen.

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Eine erste Komplikation: Das in Barcelona ansässige aufnehmende Unternehmen war erst seit acht Monaten tätig und verfügte nicht über die Finanzunterlagen, die UGE-CE von einem etablierten Arbeitgeber erwartet. Dies erforderte zusätzliche Nachweise der wirtschaftlichen Solidität – ein Szenario, das das HR-Team nicht vorhergesehen hatte und für das es keine Vorlage gab.

Jobbatical griff ein, um die fragmentierten Einwanderungsprozesse des Kunden zu stabilisieren und zu vereinheitlichen, indem es seine globale Mobilitätsplattform mit praxisorientiertem, länderspezifischem Fachwissen in allen aktiven Märkten kombinierte. Anstatt Fälle isoliert zu bearbeiten, führte Jobbatical ein zentralisiertes System ein, das eine zentrale Informationsquelle für die Fallverfolgung schuf und den HR-Teams in Echtzeit Einblick in Zeitpläne, Meilensteine und nächste Schritte in allen acht Ländern gewährte.

Lösung, Ergebnisse und Auswirkungen — Jobbatical

Jobbatical wurde sechs Wochen vor dem geplanten Starttermin beauftragt. Mithilfe seiner zentralen Einwanderungsplattform und eines spezialisierten Experten für Einwanderungsfragen in Spanien strukturierte das Team den gesamten Fallablauf innerhalb von 72 Stunden nach der Einarbeitung neu.

Der Starttermin für das Kompetenzzentrum in Madrid wurde planmäßig eingehalten. Das Team in Barcelona war innerhalb von vier Arbeitstagen nach Erteilung der letzten Genehmigung einsatzbereit – ein Ergebnis, das die interne Personalabteilung des Unternehmens als „ohne die spanienspezifischen Prozesskenntnisse von Jobbatical nicht realisierbar“ bezeichnete.

Für Personalabteilungen und Global-Mobility-Manager, die für 2026 einen ICT-Transfer nach Spanien planen, ist die wichtigste Erkenntnis aus diesem Fall operativer Natur: Das UGE-CE-Schnellverfahren ist tatsächlich schnell – allerdings nur, wenn alle Unterlagen korrekt sind, jede Einstufung der Anspruchsberechtigung nachvollziehbar ist und die Abfolge der Familienunterlagen proaktiv gesteuert wird. Genau hier liegt der größte Mehrwert des Umzugsservices von Jobbatical für Spanien.

14 Fälle gleichzeitig, über 420 Stunden Zeitersparnis, 100 % Genehmigungsquote – und keinerlei Verzögerungen

In einer entscheidenden Expansionsphase wickelte Jobbatical die gesamte Fallbearbeitung im Bereich unternehmensinterner Versetzungen (ICT) und Familienzusammenführung für die neu gegründete spanische Niederlassung dieses Technologieunternehmens ab – und lieferte dabei zügige, fachkundige Ergebnisse ohne Terminüberschreitungen, ohne Rücksetzungen der UGE-CE-Frist und mit einer makellosen Genehmigungsquote von 14 von 14.

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