Personio: Gewinnung von Spitzentalenten durch ein erstklassiges Mobilitätserlebnis

Personio ist eine All-in-One-HR-Softwarelösung, die HR-Prozesse rationalisiert, von der zentralen Personalverwaltung über die Verfolgung der Talentakquise bis hin zur nahtlosen Gehaltsabrechnung und mehr, einschließlich Hunderter flexibler Integrationen mit beliebten Arbeitsplatz-Tools. Mit Niederlassungen in sechs verschiedenen Ländern und einem vielfältigen internationalen Team betreut Personio weltweit über 1 Million Menschen an ihrem Arbeitsplatz.

Der Bedarf an lokalem Fachwissen und Unterstützung vor Ort

Obwohl das Unternehmen in fünf Ländern tätig ist, war das Global-Mobility-Team von Personio in Deutschland ansässig. Reece Procter, Global-Mobility-Leiter bei Personio, berichtet, wie diese Konstellation das Team vor sprachliche Herausforderungen und Schwierigkeiten im Zusammenhang mit den komplexen Visums- und Einwanderungsverfahren stellte. Dies zeigte sich besonders deutlich in der Niederlassung in Madrid, wo es immer wieder zu Problemen kam und die Zufriedenheit der umgesiedelten Mitarbeiter gering war.

Die Zusammenarbeit mit einem Generalisten als Partner, der über keine „Mitarbeiter vor Ort verfügte, die das System in- und auswendig kannten“, führte dazu, dass Reeces zweiköpfiges Team einen erheblichen Teil des Prozesses intern bewältigen musste – „So sehr wir uns auch bemühten, mit den spanischen Behörden zu kommunizieren, ist es doch schwierig, wenn keiner von uns Spanisch spricht oder die komplexen Abläufe wirklich versteht, die man durchlaufen muss, um sich in einem Land wie Spanien niederzulassen“. 
Um diese Schwierigkeiten zu bewältigen und den umziehenden Kandidaten fachkundige Unterstützung vor Ort zu bieten, ging Personio eine Partnerschaft mit Jobbatical ein. „Wir wollten in einen Partner investieren, der in Spanien präsent ist, gutes Feedback hat, Erfahrung mit den spanischen Visa- und Einwanderungsverfahren besitzt und über Mitarbeiter vor Ort verfügt, die uns und unseren Mitarbeitern helfen und die Umzugserfahrung für unsere Kandidaten verbessern können.“ 

Skalierung leicht gemacht

Seit Beginn der Zusammenarbeit mit Jobbatical ist Personio als Unternehmen erheblich gewachsen und hat massiv in globale Mobilität und Umzüge investiert – nicht nur in Madrid, sondern auch in eine neue Niederlassung in Barcelona. Angesichts der geplanten enormen Wachstumspläne bedeutete die Verbesserung der Mobilitätserfahrung für die Kandidaten, das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Reece drückt es so aus: „Wir hätten an diesem Standort nicht weiterhin die besten Mitarbeiter einstellen können, wenn die Menschen, die dorthin zogen, keine guten Erfahrungen gemacht hätten und keine positiven Empfehlungen weitergegeben hätten.“ In dieser Zeit des Wachstums und des zunehmenden Zustroms von Mitarbeitern in die spanischen Büros erwies sich Jobbatical als äußerst nützlich, da es dem Personio-Mobilitätsteam einen Überblick und die Kontrolle über den gesamten Mobilitätsprozess ermöglichte.

Reece hebt hervor, dass der Erhalt von Status-Updates in Echtzeit, das Wissen, an welchem Punkt des Prozesses man sich befindet, und die Möglichkeit, Probleme schnell zu markieren, "das Leben so viel einfacher macht". Der Zugriff auf eine vollständige Fallhistorie und die Einsicht in jeden Schritt des Prozesses ermöglicht es verschiedenen Teammitgliedern, einzelne Fälle effektiv weiterzuverfolgen, und versetzt das Team in die Lage, die Mitarbeiter selbst zu verfolgen, wenn Informationen oder Maßnahmen auf ihrer Seite fehlen. - Wir haben die gesamte Dokumentation an einem Ort. Das ist ein wirklich wichtiges Aufzeichnungssystem für uns".

Nicht nur Visum und Einwanderung

„Jeder Fall ist individuell und einzigartig“, sagt Reece, was mehr erfordert als nur optimierte Visa- und Einwanderungsverfahren. Die Automatisierung von „ Jobbatical “ zeichnet sich zwar in dieser Hinsicht aus, ist aber auch ein großer Vorteil, wenn es um die Unterstützung bei der Eingewöhnung geht. Reece erklärt: „Es ist toll, dass die Menschen die notwendigen Unterlagen haben, aber darüber hinaus gibt es noch viel mehr zu beachten. Die Menschen ziehen mit ihren Familien um, müssen sich um eine Wohnung und die schulische Betreuung kümmern … Das ist ein riesiger Schritt für sie.“

Die Möglichkeit, den gesamten Mobilitätsprozess von Anfang bis Ende auf einer einzigen Plattform zu verfolgen, ist ein großer Vorteil für Personio, wenn es darum geht, seine Mitarbeiter bei der Eingewöhnung in ihrem neuen Zuhause zu unterstützen. Darüber hinaus hebt Reece die zunehmenden Integrationen mit Drittanbietern hervor, die den Umzug über Visa und Einwanderung hinaus unterstützen.

Den Kandidaten "die Aufmerksamkeit schenken, die sie verdienen"

Für Personio war die Zeitersparnis ein wesentlicher Vorteil der Zusammenarbeit mit Jobbatical. Von der Fallanlage bis zur Verwaltung eliminiert die Automatisierung der Plattform repetitive Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen, liefert Echtzeit-Updates und sendet Benachrichtigungen über erforderliche Maßnahmen. Die engagierten Mitarbeiter von Jobbatical bieten zudem während des gesamten Prozesses kompetente Unterstützung und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf. „Wir können uns weitgehend zurücklehnen, da wir darauf vertrauen, dass die Fallmanager sich um alles kümmern.“

Dank dieser Zeitersparnis konnten sich Reece und sein Team „auf die umziehenden Personen konzentrieren und ihnen die Fürsorge und Aufmerksamkeit zukommen lassen, die sie verdienen“. Diese Umstellung veränderte das Umzugserlebnis grundlegend: Aus einer eher mäßigen Erfahrung wurde fast unmittelbar nach Beginn der Zusammenarbeit mit Jobbatical eine Verbesserung der Zufriedenheitswerte um 30 %. Diese hohen Werte blieben konstant, wobei in einigen Quartalen sogar 100 % positives Feedback erzielt wurden. 

Für Reece ist ein großer Teil dieses Erfolgs den Mitarbeitern von Jobbaticalzu verdanken – „Neben dem technischen Angebot, das großartig ist, sind auch die Fallmanager selbst hervorragend. Sie kümmern sich wirklich um die Mitarbeiter von Personio. Sie geben sich alle Mühe, ihnen eine tolle Erfahrung zu bieten, helfen ihnen bei allen Fragen und nehmen ihnen ihre Sorgen. Wenn wir schriftliches Feedback erhalten, nennen die Mitarbeiter die Mitarbeiter immer beim Namen.“ 

Die Ergebnisse in Zahlen

Jobbatical erwies sich als 10 bis 15 % kosteneffizienter, was zu durchschnittlichen Einsparungen von 300 bis 400 € pro Fall führte. Zusätzlich zu diesen finanziellen Vorteilen konnte das Global-Mobility-Team von Personio den Zeitaufwand pro Fall deutlich reduzieren – „Wir mussten viele Stunden mit manueller Arbeit verbringen, um die Prozesse zu erarbeiten. Da wir nun darauf vertrauen können, dass diese Prozesse automatisch abgewickelt werden, sparen wir wahrscheinlich mindestens fünf bis zehn Stunden pro Fall. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung konnten wir eine Zeitersparnis von Hunderten von Stunden berechnen.“

Reece berichtet, wie sein Team dank der Zeitersparnis durch „ Jobbatical “ wieder den Fokus auf interne Prozessverbesserungen legen und Ressourcen für andere Herausforderungen, wie beispielsweise die Wohnungssuche, einsetzen konnte. Durch die Nutzung der Plattform von „ Jobbatical “ und deren Partnern verfügt Personio nun über ein solides Angebot zur Unterstützung bei der Wohnungssuche und geht damit auf einen der schwierigsten Bereiche für umziehende Mitarbeiter ein – „wir verzeichnen einen massiven Anstieg an Rückmeldungen zu den Erfahrungen der Mitarbeiter mit der Wohnungssuche“. 

Die Partnerschaft zwischen Personio und „Jobbatical “ hat das Wachstum nicht nur durch Kosten- und Zeiteinsparungen vorangetrieben, sondern auch durch den Zugang zu Spitzenkräften. „Wir erhalten viele Weiterempfehlungen per Mundpropaganda für die Niederlassungen in Spanien, weil Menschen, die zuvor dorthin gezogen sind, sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Das erweitert unser Netzwerk, sodass wir bessere Mitarbeiter einstellen und Stellenangebote abschließen können, die wir früher vielleicht nicht so schnell hätten abschließen können“, erklärt Reece. „Die Investition, die wir getätigt haben, hat sich ausgezahlt – nicht nur für mich, sondern auch für alle anderen Bereiche des Unternehmens, die dank dieser Weiterempfehlungen neue Mitarbeiter einstellen konnten.“

Eine wachsende Partnerschaft

Aufgrund der bisherigen erfolgreichen Zusammenarbeit baut Personio seine Partnerschaft mit Jobbatical aus, um auch Umzüge nach Großbritannien abzudecken. Reece fügte hinzu: „Wir freuen uns, unsere Zusammenarbeit mit Jobbatical in einer Region auszubauen, die für uns ein starkes Wachstum verspricht. Angesichts unserer bisherigen Erfolge sind wir dankbar, dass wir auf unsere Partnerschaft mit Jobbatical vertrauen können, während wir weiterhin wichtige Talente einstellen, und können uns auf die Qualität des Service und des Supports verlassen, wenn wir diese für Personio gewinnen.“

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