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Zusammenfassung
- Mexikanische Staatsangehörige können die spanische ICT-Genehmigung von Spanien aus beantragen, ohne Visum einreisen und den konsularischen Schritt nach der Genehmigung überspringen, der für die meisten Staatsangehörigkeiten gilt.
- Die UGE genehmigt derzeit Kurzaufträge mit einer Laufzeit von weniger als drei Monaten; nach Einreichung des Antrags beträgt die Entscheidungsfrist 20 Arbeitstage.
- Das bilaterale Sozialversicherungsabkommen zwischen Spanien und Mexiko schreibt eine Bescheinigung über die Versicherungszugehörigkeit vor, die den Arbeitnehmer im mexikanischen System versichert, und diese Bescheinigung ist in der Regel der Schritt, der im gesamten Verfahren am längsten dauert.
- Die Schengen-Aufenthaltsdauer des Mitarbeiters (90/180-Tage-Regel) muss unabhängig vom Aufenthaltsstatus erfasst werden, da die Erteilung einer Aufenthaltsgenehmigung den Schengen-Zähler weder zurücksetzt noch aussetzt.
Frage: Wir müssen einen mexikanischen Mitarbeiter für zwei bis drei Monate von unserem Büro in Mexiko-Stadt nach Madrid versetzen. Er befindet sich bereits in Spanien. Wie geht das am schnellsten und unter Einhaltung aller Vorschriften?
Antwort:
- Für diesen Auftrag ist eine IKT-Genehmigung möglich, und die Tatsache, dass sich der Mitarbeiter als mexikanischer Staatsangehöriger in Spanien aufhält, vereinfacht das Verfahren sogar.
- Inhaber eines mexikanischen Reisepasses können visumfrei nach Spanien einreisen und den ICT-Antrag vor Ort stellen, wodurch sie den Schritt der konsularischen Visumserteilung nach der Genehmigung umgehen, der in den meisten Fällen erforderlich ist.
- UGE genehmigt derzeit Kurzzeit-Einsätze von weniger als drei Monaten.
- Entscheidend ist nicht die Arbeitserlaubnis selbst, sondern die Sozialversicherungsbescheinigung, die gemäß dem bilateralen Abkommen zwischen Spanien und Mexiko vorgeschrieben ist und deren Ausstellung häufig länger dauert als die der Arbeitserlaubnis.
- Die Personalabteilung sollte beide Prozesse parallel einleiten und die Schengen-Tage des Mitarbeiters eigenständig überwachen.
Spanische IKT-Arbeitserlaubnis: Kurzzeitentsendung aus Mexiko
Was die Personalabteilung wissen muss, bevor sie den ICT-Antrag für einen kurzen Einsatz von Mexiko nach Madrid einreicht
Die rechtliche Lage
Die spanische IKT-Aufenthaltsgenehmigung ( Autorización de residencia inicial para traslado intraempresarial) wird über die UGE-CE bearbeitet, die für Großunternehmen und strategische Konzerne zuständige Stelle.
Bei Entsendungen von weniger als drei Monaten wendet die UGE denselben Rechtsrahmen an wie bei längeren Entsendungen. In der Praxis stellen die Einwanderungsbehörden im Jahr 2026 fest, dass Genehmigungen für kurzfristige Entsendungen ohne die zusätzliche Prüfung erteilt werden, der diese Fälle in der Vergangenheit oft unterzogen wurden.
Um sich zu qualifizieren, muss der Mitarbeiter:
- Sie müssen seit mindestens drei Monaten ununterbrochen bei dem entsendenden Unternehmen beschäftigt sein
- Als Manager, Spezialist oder Praktikant eingesetzt werden.
UGE prüft die Stellenbeschreibung sorgfältig anhand des Ernennungsschreibens und der Begleitunterlagen. Bezeichnungen, Aufgabenbereiche, Gehaltsangaben und Berichtswege sollten im gesamten Antrag einheitlich sein.
Schon kleine Unstimmigkeiten können zu Nachfragen nach weiteren Unterlagen führen.
In diesem Szenario kommt die ICT-EU-Genehmigung zum Tragen, nicht die nationale ICT-Genehmigung; lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen der ICT-EU- und der nationalen ICT-Genehmigung.
Der Vorteil der Ansässigkeit für mexikanische Staatsangehörige
Mexikanische Staatsangehörige können im Rahmen des Schengen-Abkommens visumfrei nach Spanien einreisen und den ICT-Antrag direkt von Spanien aus stellen.
Für Arbeitgeber entfällt dadurch ein wichtiger Schritt im Prozess:
- Kein Termin für ein Konsularvisum
- Keine Rückreise nach Mexiko nach der Genehmigung
- In vielen Fällen verkürzte Einarbeitungszeit
Sobald die UGE die Genehmigung erteilt hat, erledigt der Mitarbeiter den letzten Schritt, indem er die TIE-Aufenthaltskarte bei der örtlichen Polizeidienststelle abholt.
Ein Punkt, den Personalabteilungen oft übersehen: Die Einreichung des ICT-Antrags innerhalb Spaniens führt weder zu einer Unterbrechung noch zu einer Verlängerung der 90/180-Tage-Frist im Schengen-Raum.
Der Arbeitnehmer muss noch über genügend verbleibende Schengen-Tage verfügen, um Folgendes abzudecken:
- Zeitraum zwischen Antragstellung und Erteilung der Genehmigung
- Zusätzlicher Zeitpuffer für den Fall von Verzögerungen
Vor der Bestätigung einer Reise sollten die Mobilitätsteams die Schengen-Aufenthaltsdauer des Mitarbeiters mithilfe eines Rechners wie visa-calculator.com überprüfen.
HR-Leitfaden
1. Beantragen Sie die mexikanische Sozialversicherungsbescheinigung frühzeitig
Gemäß dem Sozialversicherungsabkommen zwischen Spanien und Mexiko muss der Arbeitnehmer während seines Auslandseinsatzes weiterhin im mexikanischen System versichert bleiben.
Dazu ist eine Versicherungsbescheinigung des IMSS erforderlich. Lesen Sie:Welches Sozialversicherungssystem gilt während eines ICT-Einsatzes?
Hinweis: Die A1-Bescheinigung für Spanien ist das EU-Instrument; für Mexiko ist die IMSS-Bescheinigung das entsprechende Dokument.
In vielen Fällen:
- Die Ausstellung der Bescheinigung dauert länger als die Erteilung der IKT-Genehmigung selbst
- Verzögerungen bei der Beschaffung sind das häufigste Problem bei der Personalübernahme in IKT-Fällen von Mexiko nach Spanien
Ein verspäteter Arbeitsantritt kann zu Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Lohnabrechnung führen. Lesen Sie den vollständigen Leitfaden für Arbeitgeber im spanischen IT-Sektor von Jobbatical.
2. Verfassen Sie das Auftragsschreiben sorgfältig
UGE erwartet, dass das Auftragsschreiben folgende Punkte eindeutig enthält:
- Stellenbezeichnung
- Kategorie „Führungskraft“, „Fachkraft“ oder „Auszubildender“
- Termine
- Arbeitsort in Spanien
- Gehaltsbedingungen
- Bestätigung der Rücksendung an den Absender
Die häufigsten Auslöser für eine eingehendere Prüfung sind:
- Unklare Stellenbeschreibungen
- Fehlende Gehaltsangaben
- Uneinheitliche Aufgabenbereiche
3. Beginnen Sie nicht mit der Arbeit, bevor die Genehmigung vorliegt
Im Rahmen des ICT-Verfahrens innerhalb des Landes wird keine vorläufige Arbeitserlaubnis erteilt.
Der Arbeitnehmer darf seine Tätigkeit erst dann rechtmäßig aufnehmen, wenn die ICT-Genehmigung erteilt wurde.
Personal- und Einstellungsteams sollten die Einarbeitung am Datum der Erteilung der Genehmigung ausrichten, nicht am Datum der Antragstellung.
4. Schengen-Tage separat erfassen
Bestimmen Sie innerhalb des Personal- oder Mobilitätsteams eine zuständige Person für die Erfassung der verbleibenden Schengen-Tage des Mitarbeiters.
Der Antrag auf eine Aufenthaltsgenehmigung unterbricht die Berechnung der 90/180-Tage-Frist nicht. Ein Überschreiten der Aufenthaltsdauer führt zu einem eigenständigen Einwanderungsproblem, selbst wenn der Antrag auf eine Aufenthaltsgenehmigung an sich gültig ist.
Wesentliche Risiken
1. Verzögerungen bei der Ausstellung von IMSS-Bescheinigungen
Sollte die mexikanische Sozialversicherungsbescheinigung vor Beginn des Auslandseinsatzes noch nicht vorliegen, drohen dem Unternehmen möglicherweise doppelte Sozialversicherungsbeiträge sowohl in Spanien als auch in Mexiko.
In der Praxis ist dies einer der häufigsten Gründe für Verzögerungen bei der Einführung von IKT.
2. Falsche Einstufung von Funktionen
UGE kann die Bewerbung ablehnen, wenn die Stelle die Kriterien für eine Führungs- oder Fachkraftposition nicht eindeutig erfüllt.
Dies kann dazu führen, dass:
- Anfragen nach weiteren Unterlagen
- Verzögerte Genehmigung
- Mögliche Ablehnung
In diesem Zeitraum kann der Arbeitnehmer noch nicht mit der Arbeit beginnen. Siehe auch: Häufige Gründe für die Ablehnung eines UGE-Antrags.
3. Zu wenige Schengen-Tage
Dieses Problem tritt häufig auf, wenn der Mitarbeiter bereits nach Spanien eingereist ist, bevor der Einsatzvertrag endgültig abgeschlossen wurde.
Falls das verbleibende Schengen-Guthaben nicht ausreicht, um die Bearbeitungszeit abzudecken:
- Möglicherweise muss der Mitarbeiter Spanien verlassen und wieder einreisen
- Möglicherweise muss der Beginn des Einsatzes verschoben werden, bis die Schengen-Tage zurückgesetzt werden
Bei kurzen Einsätzen von zwei bis drei Monaten kann dies den Projektzeitplan und die Personalplanung erheblich beeinträchtigen.
Häufig gestellte Fragen: Kurzzeit-IKT-Aufenthalt in Spanien für mexikanische Staatsangehörige, die sich im Land bewerben
Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:
- Wie kann ich einen mexikanischen Mitarbeiter für einen Zeitraum von weniger als drei Monaten im Rahmen einer ICT-Genehmigung nach Spanien entsenden?
- Kann ein mexikanischer Staatsangehöriger eine spanische ICT-Genehmigung beantragen, ohne zum Konsulat zu gehen?
- Wie läuft das Verfahren für einen Antrag auf eine ICT-Aufenthaltsgenehmigung in Spanien für einen lateinamerikanischen Staatsangehörigen ab?
- Wie wirkt sich das Sozialversicherungsabkommen zwischen Spanien und Mexiko auf eine kurzfristige unternehmensinterne Entsendung aus?
- Welche Unterlagen benötigt UGE für einen zweimonatigen ICT-Einsatz in Madrid?
- Kann ein kolumbianischer Staatsangehöriger den spanischen ICT-Aufenthaltsstatus auch im Land selbst beantragen?
- Wie lange dauert es, bis man die IMSS-Versicherungsbescheinigung für einen Auslandseinsatz in Spanien erhält?
- Was passiert, wenn die Schengen-Tage meines Mitarbeiters ablaufen, bevor die ICT-Genehmigung erteilt wird?
- Kann der Mitarbeiter bei einem kurzfristigen ICT-Einsatz seine Arbeit aufnehmen, bevor die UGE eine Entscheidung getroffen hat?
- Sind für die IKT-Genehmigung für einen dreimonatigen Einsatz dieselben Unterlagen erforderlich wie für eine zweijährige Entsendung?
- Unser Mitarbeiter hält sich als Tourist in Madrid auf. Können wir seinen Status in einen ICT-Status umwandeln, ohne dass er das Land verlassen muss?
- Wie sieht der realistische Gesamtzeitplan für einen ICT-Transfer von Mexiko nach Madrid im Jahr 2026 aus?
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