ICT-Karte Deutschland: Was Arbeitgeber zur Einhaltung der Vorschriften nachweisen müssen (2026)

Ein vollständiger Antrag auf eine ICT-Karte wird dennoch abgelehnt, wenn die Verbindung zur Unternehmensgruppe nur schwach ist oder das Entsendeschreiben wie ein Stellenangebot formuliert ist. Bei den Anforderungen für die ICT-Karte in Deutschland liegt die Beweislast beim Arbeitgeber, nicht beim entsandten Mitarbeiter. Dieser Leitfaden erläutert die praktischen Anforderungen an Arbeitgeber im Zusammenhang mit der ICT-Karte in Deutschland: Welche Nachweise müssen Sie hinsichtlich der Unternehmensgruppe, der vorherigen Beschäftigung, der Vergütung und der Entsendungsunterlagen erbringen, die die Ausländerbehörde tatsächlich prüft? Eine vollständige Übersicht über die Genehmigungen finden Sie in unserem Leitfaden zur ICT-Karte in Deutschland.

Nachweis einer unternehmensinternen Versetzung: Voraussetzungen für den Unternehmensverbund (ICT-Karte – Nachweis des Unternehmensverbunds)

Das übermittelnde Unternehmen außerhalb der EU und Ihr deutscher Host müssen zum selben Unternehmen oder Unternehmensverbund gehören. Diese Verbindung müssen Sie nachweisen. Die Behörde geht nicht automatisch davon aus, und eine unzureichende Dokumentation des Unternehmensverbunds ist der häufigste Grund dafür, dass eine qualifizierte Datenübermittlung ins Stocken gerät. Nach Angaben des BAMF muss die deutsche Niederlassung nachweislich zum selben Unternehmen oder Unternehmensverbund gehören.

Anrechenbare Konzernbeziehungen nach deutschem Zuwanderungsrecht

Erforderliche Unterlagen für Verbindungen zwischen Mutter-, Tochter- und Zweigniederlassungen

• Handelsregisterauszug für beide Unternehmen
• Organigramm der Unternehmensgruppe mit Darstellung der Eigentumsverhältnisse
• Nachweise über Beteiligungen oder Kontrollverhältnisse, wie beispielsweise ein Aktienregister oder ein Jahresbericht
• Nachweis, dass das deutsche Unternehmen registriert ist und geschäftlich tätig ist

Häufige Fallstricke beim Nachweis der Konzernbeziehung

• Einen Kunden oder ein Partnerunternehmen als die Gruppe zu betrachten; es handelt sich nicht um einen Unternehmensverbund
• Ein Organigramm, das nicht bis zur gemeinsamen Muttergesellschaft reicht
• Rechtliche Bezeichnungen, die in Verträgen, Registern und Abtretungsschreiben voneinander abweichen
• Es gibt keine Hinweise darauf, dass die deutsche Niederlassung operativ tätig ist

Gestaltung der Übertragungsunterlagen: Übertragungsschreiben und Vertragsvorlagen

Zwei Dokumente regeln die Entsendung: der Arbeitsvertrag im Heimatland und das Entsendeschreiben. Deutsche Auslandsvertretungen erwarten, dass im Entsendeschreiben die Art der Entsendung, der Ort, die Dauer, die Vergütung und die Rückkehrmöglichkeit angegeben sind, wie in der offiziellen ICT-Visum-Checkliste dargelegt. (Wenn eine Entsendungsvorlage aus einem anderen Land wiederverwendet wird, schleichen sich in der Regel Lücken ein.)

Wesentliche Inhalte des Abordnungsschreibens (Muster für ein Abordnungsschreiben zur ICT-Karte)

Obligatorische Klauseln: Rücktrittsgarantie, Stellenbeschreibung und Gehalt

• Rückzahlungsgarantie gegenüber einem Konzernunternehmen außerhalb der EU; fehlt diese, wird der Antrag häufig abgelehnt
• Genaue Position und Dienstalter entsprechend der Stellenkategorie
• Das Gehalt wird brutto angegeben und entspricht den deutschen Marktstandards
• Der Auftrag wurde mindestens 6 Monate vor dem Starttermin abgeschlossen

Anpassung des Nicht-EU-Arbeitsvertrags an die deutschen Arbeitsvorschriften

• Der Vertrag verbleibt bei der sendenden Stelle und muss für die gesamte Dauer der Übermittlung gültig bleiben.
• Während der Entsendung gelten die wesentlichen deutschen Arbeitsbedingungen: Arbeitszeit, Urlaub und gleiche Bezahlung
• Wenn die Übertragung nicht im Vertrag festgehalten ist, muss sie im Abtretungsschreiben geregelt werden
• Ab Januar 2026 muss jedem neuen Mitarbeiter aus einem Nicht-EU-Land bis zu seinem ersten Arbeitstag die Mitteilung gemäß § 45c zur fairen Integration ausgehändigt werden.

Nachweis der wesentlichen Arbeitgeberpflichten (Einhaltung der ICT-Karten-Vorschriften durch Arbeitgeber in Deutschland)

Nachweis des vorangegangenen Beschäftigungszeitraums von 6 Monaten (ICT-Karte „Vorbeschäftigungszeitraum“)

• Der Mitarbeiter muss unmittelbar vor der Versetzung mindestens sechs Monate lang in der Unternehmensgruppe außerhalb der EU tätig gewesen sein.
• Weisen Sie dies anhand des Arbeitsvertrags, der Gehaltsabrechnungen und der Beschäftigungszeiträume nach.
• Der Zeitraum muss lückenlos sein und innerhalb derselben Gruppe liegen.
• Dies ist die Mindestbeschäftigungsdauer, die für die ICT-Karte vorgeschrieben ist, und Lücken werfen Fragen auf

Nachweis des Gehalts-Benchmarkings und der Zulagen zur Angleichung an das marktübliche Gehaltsniveau

• Für die ICT-Karte gibt es kein gesetzlich festgelegtes Mindestgehalt.
• Die Vergütung muss dem deutschen Marktniveau für die jeweilige Position und Region entsprechen.
• Den Vergleichsmaßstab dokumentieren: vergleichbare Gehaltsdaten oder einen Verweis auf einen Tarifvertrag
• Geben Sie in dem Einsatzschreiben die staatlichen Wohn- und Lebenshaltungskostenzuschüsse an; diese fließen in das Gesamtpaket ein
• Die Sozialversicherungshöchstgrenzen für 2026 verändern die Definition des Marktpreises – prüfen Sie dies daher, bevor Sie unterschreiben.

Nachweis fachlicher Qualifikationen und Einstufung von Funktionen

• Führungskräfte: Nachweis der Weisungsbefugnis über die Einheit oder Abteilung
• Fachkräfte: Nachweis von Kenntnissen, die für das deutsche Unternehmen unerlässlich sind; kein Hochschulabschluss erforderlich
• Auszubildende: Nachweis eines strukturierten, bezahlten Ausbildungsprogramms
• Eine falsche Einstufung ist ein häufiger Auslöser; Ausbildungen für Auszubildende und Fachkräfte sind nicht austauschbar. Wenn eine langfristige Anstellung besser geeignet ist, ziehen Sie die EU-Blue-Card in Betracht.

Zu vermeidende Ablehnungsgründe im Zusammenhang mit Nachweisen (ICT-Karte – Ablehnungsgründe der Ausländerbehörde)

Die meisten Ablehnungen sind auf fehlende Nachweise zurückzuführen, nicht auf mangelnde Anspruchsberechtigung. Betrachten Sie die Akte vom ersten Tag an als eine Aufgabe, bei der es darum geht, die erforderlichen Nachweise zu erbringen.

Fehlende oder unzureichende Nachweise für die Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe

Es besteht keine eindeutige Eigentumsverbindung zu einer gemeinsamen Muttergesellschaft oder eine als Konzern getarnte Kundenbeziehung. Reichen Sie Handelsregisterauszüge und einen Organigramm ein, der bis zur Muttergesellschaft reicht.

Unzureichender Nachweis früherer Beschäftigungsverhältnisse oder fachlicher Qualifikationen

Beschäftigungsdauer von weniger als 6 Monaten, eine Lücke in den Unterlagen oder die Angabe einer Fachkompetenz ohne entsprechende Nachweise. Legen Sie neben den Gehaltsabrechnungen eine Begründung für die Fachkompetenz vor.

Gehalt ohne Vergleichswert oder ohne Belege

Zahlen Sie weniger als den ortsüblichen Tarif oder einen Betrag, für den es keinen Referenzwert gibt. Selbst ohne festgelegte Untergrenze wird ein nicht begründetes Gehalt als auffällig eingestuft.

Wie Arbeitgeber das Risiko einer ICT-Anmeldung in Deutschland minimieren können

Durchführung einer Dokumentenprüfung vor der Einreichung

Überprüfen Sie die Unterlagen, bevor Sie den Termin vereinbaren, nicht erst danach. Gehen Sie die Checkliste für die „Germany ICT Card“ durch und vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Nachweise vorliegen.

• Nachweis der Unternehmensgruppe, zurückgeführt auf die gemeinsame Muttergesellschaft
• Abtretungserklärung mit allen sechs Elementen und der Rückgabegarantie
• Beschäftigungsnachweise der letzten 6 Monate
• Gehaltsvergleich und Einzelheiten zu Zulagen
• Stellenklassifizierung und Qualifikationsnachweis

Die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist optional, kann jedoch die Bearbeitungszeit im Konsulat auf etwa 10 Tage verkürzen, sofern die Unterlagen vollständig sind.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.