Wie „ Jobbatical “ 18 chinesische Mitarbeiter innerhalb Spaniens und Großbritanniens versetzte, ohne auch nur einen einzigen Verstoß gegen die Vorschriften zu begehen

Die Situation

Ein Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Shenzhen baute seine Geschäftstätigkeit in ganz Europa aus. Innerhalb eines Zeitraums von 14 Monaten musste das Unternehmen Führungskräfte, Forschungs- und Entwicklungsingenieure sowie spezialisierte Projektteams in seine neu gegründeten Niederlassungen in Madrid und London entsenden.

Jeder Fall hatte einen anderen rechtlichen Hintergrund: kurze Geschäftsreisen, langfristige Aufenthaltsgenehmigungen für Fachkräfte, Visumswechsel während des Aufenthalts, dringende Projekteinsätze und die Aufrechterhaltung des Aufenthaltsstatus während der Verlängerung von Genehmigungen. Das HR-Team verwaltete die Gehaltsabrechnung über drei Zeitzonen hinweg und benötigte einen Partner, der die gesamte Einwanderungsangelegenheit von Anfang bis Ende betreute.

Geschäftsvisum für Vorbereitungsarbeiten zur Unternehmensgründung – Spanien

Bevor auch nur ein einziger Antrag auf eine Arbeitserlaubnis gestellt werden konnte, mussten der Regionalleiter des Unternehmens und zwei leitende Juristen vor Ort in Madrid an Gründungssitzungen teilnehmen, Mietverträge unterzeichnen und Kontakte zu lokalen Banken knüpfen. Keiner von ihnen verfügte über eine gültige Schengen-Einreisegenehmigung. Der Zeitdruck war enorm: Der Termin beim Notar war bereits in drei Wochen angesetzt.

Jobbatical Wir haben die Anträge auf ein spanisches Geschäftsvisum (Schengen C) für alle drei Führungskräfte gleichzeitig koordiniert. Wir haben die erforderlichen Unterlagen, Einladungsschreiben, Nachweise über die geschäftlichen Absichten, Reiseversicherungen und Reisepläne zusammengestellt und so sichergestellt, dass die Anträge bei der ersten Einreichung beim Konsulat vollständig waren. Alle drei Visa wurden innerhalb von 12 Werktagen ausgestellt, sodass die notarielle Frist mit einem Vorsprung von fünf Tagen eingehalten werden konnte.

Visum für hochqualifizierte Fachkräfte für chinesische Führungskräfte – Spanien

Spanisches HQP-Visum

Nach der Gründung der spanischen Niederlassung musste das Unternehmen seinen VP of Engineering und den Head of Product – beides chinesische Staatsangehörige mit einem Jahreseinkommen von über 40.000 € – dauerhaft umziehen lassen, damit sie die Leitung des Büros in Madrid übernehmen konnten. Der übliche Weg über eine Arbeitserlaubnis hätte Monate gedauert. Das spanische Visum für hochqualifizierte Fachkräfte (HQP) war die richtige Lösung: schnellere Bearbeitung, weniger Beschränkungen hinsichtlich des Arbeitsmarktes und ein klarer Weg zu einer langfristigen Aufenthaltsgenehmigung.

Jobbatical betreute den gesamten HQP-Antragsprozess – von der Bestätigung der Arbeitgeberberechtigung und dem Gehaltsvergleich anhand spanischer Tabellen bis hin zur Bewertung der Qualifikationen und den Einreichungen bei UIE und SEPE. Beide Führungskräfte erhielten ihre Genehmigungen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen 20-tägigen Schnellverfahren-Frist, sodass der Umzug noch vor der offiziellen Eröffnung der Niederlassung in Madrid erfolgen konnte.

Durch den HQP-Weg entfiel zudem die Notwendigkeit eines positiven Arbeitsmarkt-Tests – eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zum Standardverfahren für ein spanisches Arbeitsvisum für Fachkräfte, das den Zeitplan um 4 bis 8 Wochen verlängert hätte.

Kurzfristiger Notfalleinsatz chinesischer Fachkräfte – Spanien

Arbeitserlaubnis für einen kurzfristigen Aufenthalt

Sechs Monate nach Beginn des Madrider Projekts geriet ein wichtiges Projekt zur Integration der Infrastruktur ins Stocken. Der Kunde benötigte innerhalb von zehn Tagen drei chinesische Backend-Entwickler mit Kenntnissen des proprietären Systems vor Ort. Keiner von ihnen verfügte über eine spanische Arbeitserlaubnis, und die Vertragsstrafen gemäß SLA beliefen sich auf 15.000 € pro Woche Verzögerung.

Jobbatical Innerhalb von weniger als 24 Stunden haben wir die rechtlichen Möglichkeiten geprüft: eine Genehmigung für einen kurzfristigen unternehmensinternen Arbeitseinsatz gemäß den spanischen Einwanderungsbestimmungen für Fachkräfteentsendungen mit einer Dauer von weniger als 90 Tagen. Wir haben uns mit dem Rechtsvertreter der spanischen Gesellschaft abgestimmt, die dringenden Unterlagen eingereicht und innerhalb von 48 Stunden nach Beauftragung Termine beim Konsulat in Shanghai vereinbart. Alle drei Ingenieure landeten am 9. Tag in Madrid.

Wechsel vom Absolventenvisum zum Fachkräftevisum – Vereinigtes Königreich

Wechsel des britischen Visums

Die Londoner Niederlassung identifizierte einen vielversprechenden chinesischen Staatsangehörigen – einen frischgebackenen Hochschulabsolventen aus Großbritannien, der mit einem „Graduate“-Visum in einer Einstiegsposition im Datenbereich tätig war – als Kandidaten für eine leitende Ingenieursstelle. Das „Graduate“-Visum bietet keinen Weg zur dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung und ist befristet. Der Kunde musste für diese Person noch vor Ablauf des „Graduate“-Visums auf ein britisches Fachkräftevisum umstellen, ohne dass es zu einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses kam.

Jobbatical Wir haben bestätigt, dass die Stelle den Anforderungen des SOC-Codes und der Gehaltsschwelle im Rahmen des britischen punktebasierten Systems entsprach. Wir haben die Beantragung der Sponsorenbescheinigung abgewickelt, die Begründung des Antragstellers verfasst und den Antrag auf einen Wechsel innerhalb des Landes eingereicht. Das Visum für Fachkräfte wurde innerhalb von 8 Werktagen erteilt, also deutlich vor Ablauf der verbleibenden Gültigkeitsdauer des Absolventenvisums, und der Mitarbeiter konnte ohne auch nur einen Tag Arbeitsunterbrechung in die neue Position wechseln.

Verzögerungen bei der Zuteilung von Sponsorenbescheinigungen – Vereinigtes Königreich

CoS-Management

Als das Londoner Team wuchs, stieß der Kunde auf ein häufiges, aber kostspieliges Problem: Die ihm zugeteilten Quoten für die „Certificate of Sponsorship“ (CoS)- en waren aufgebraucht. Da vier chinesische Mitarbeiter bereits mitten im Einstellungsprozess waren und die Arbeitsbeginntermine bereits mitgeteilt worden waren, stand das HR-Team vor einer unangenehmen Entscheidung: entweder die Einarbeitung verzögern oder zusätzliche CoS-Quoten bei der UKVI beantragen – ein Prozess, der ohne Fachwissen darüber, wie der Antrag zu formulieren ist, Wochen dauern kann.

Jobbatical Jobbatical n im Auftrag des Kunden einen Antrag auf eine pauschale CoS-Zuteilung ein, zusammen mit einer detaillierten Begründung zur Personalplanung und den entsprechenden Unterlagen zum Business Case. Innerhalb von 7 Arbeitstagen wurden zusätzliche CoS zugeteilt. Bei keiner der vier anstehenden Neueinstellungen kam es zu einer Änderung des Eintrittsdatums. n zudem einen Prozess zur Überwachung der CoS-Nutzung ein, um eine Wiederholung zu verhindern, und benachrichtigte den Kunden, sobald die verbleibende Zuteilung unter einen sicheren Schwellenwert fiel.

UKVI Priority und Super Priority für chinesische Staatsangehörige – Vereinigtes Königreich

Vorzugsleistungen

Zwei der nach London entsandten chinesischen Mitarbeiter hatten Verpflichtungen im Rahmen des Onboarding-Prozesses auf Vorstandsebene; einer von ihnen wurde öffentlich als wichtige Führungskraft vorgestellt. Die üblichen Bearbeitungszeiten für qualifizierte Arbeitskräfte (bis zu 8 Wochen) waren mit dem Zeitplan des Unternehmens nicht vereinbar. „ Jobbatical “ prüfte beide Bewerber auf ihre Eignung für den UKVI Priority Service ( 5 Werktage) und den Super Priority Service (Entscheidung am nächsten Werktag).

Ein Antragsteller qualifizierte sich für den „Super Priority“-Service und erhielt seine Visumsentscheidung am nächsten Werktag nach der Erfassung seiner biometrischen Daten. Der zweite nutzte den „Priority“-Service mit einer Bearbeitungszeit von drei Werktagen. Beide waren bereits vor dem Bekanntgabetermin in London, ohne dass Änderungen an der internen Kommunikation erforderlich waren.

Abschnitt 3C Urlaubsschutz für chinesische Arbeitnehmer – Vereinigtes Königreich

Einwanderungsgesetz von 1971

Während der Dauer der Sponsoring-Vereinbarung lief das Fachkräftevisum eines chinesischen Mitarbeiters ab, während dessen Verlängerungsantrag noch bei der UKVI anhängig war. Ohne fachkundige Beratung waren sich der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter nicht sicher, ob die Weiterbeschäftigung rechtmäßig war – eine Situation, die zu unbeabsichtigter illegaler Beschäftigung und einem erheblichen Risiko für die Sponsorenlizenz führen kann.

Jobbatical Wir stellten umgehend schriftliche Leitlinien zum Urlaub gemäß Abschnitt 3C zur Verfügung und bestätigten, dass das Aufenthalts- und Arbeitsrecht des Mitarbeiters gemäß dem Einwanderungsgesetz von 1971 automatisch verlängert wurde, sofern der Antrag auf Verlängerung vor Ablauf des Visums gestellt wurde (was der Fall war). Wir erstellten ein maßgeschneidertes Compliance-Memo für die Personal- und Rechtsabteilungen des Kunden und hielten während der gesamten Wartezeit bis zur Erteilung des neuen Visums einen Überwachungsbericht vor.