Wie Jobbatical 18 chinesische Mitarbeiter nach Spanien und Großbritannien entsandte, ohne auch nur einen einzigen Verstoß gegen die Vorschriften zu begehen

Die Situation

Ein Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Shenzhen baute seine Geschäftstätigkeit in ganz Europa aus. Innerhalb eines Zeitraums von 14 Monaten musste das Unternehmen Führungskräfte, Forschungs- und Entwicklungsingenieure sowie spezialisierte Projektteams in seine neu gegründeten Niederlassungen in Madrid und London entsenden.

Jeder Fall hatte einen anderen rechtlichen Hintergrund: kurze Geschäftsreisen, langfristige Aufenthaltsgenehmigungen für Fachkräfte, Visumswechsel während des Aufenthalts, dringende Projekteinsätze und die Aufrechterhaltung des Aufenthaltsstatus während der Verlängerung von Genehmigungen. Das HR-Team verwaltete die Gehaltsabrechnung über drei Zeitzonen hinweg und benötigte einen Partner, der die gesamte Einwanderungsangelegenheit von Anfang bis Ende betreute.

Geschäftsvisum für Vorbereitungsarbeiten zur Unternehmensgründung – Spanien

Bevor auch nur ein einziger Antrag auf eine Arbeitserlaubnis gestellt werden konnte, mussten der Regionalleiter des Unternehmens und zwei leitende Juristen vor Ort in Madrid an Gründungssitzungen teilnehmen, Mietverträge unterzeichnen und Kontakte zu lokalen Banken knüpfen. Keiner von ihnen verfügte über eine gültige Schengen-Einreisegenehmigung. Der Zeitdruck war enorm: Der Termin beim Notar war bereits in drei Wochen angesetzt.

Jobbatical koordinierte die Anträge auf ein Geschäftsvisum für Spanien (Schengen C) für alle drei Führungskräfte gleichzeitig. Wir stellten die erforderlichen Unterlagen, Einladungsschreiben, Nachweise über die geschäftlichen Absichten, Reiseversicherungen und Reisepläne zusammen, um sicherzustellen, dass die Anträge beim Konsulat bereits beim ersten Einreichen vollständig waren. Alle drei Visa wurden innerhalb von 12 Werktagen ausgestellt, sodass die notarielle Frist mit fünf Tagen Vorsprung eingehalten werden konnte.

Visum für hochqualifizierte Fachkräfte für chinesische Führungskräfte – Spanien

Spanisches HQP-Visum

Nach der Gründung der spanischen Niederlassung musste das Unternehmen seinen VP of Engineering und den Head of Product – beides chinesische Staatsangehörige mit einem Jahreseinkommen von über 40.000 € – dauerhaft umziehen lassen, damit sie die Leitung des Büros in Madrid übernehmen konnten. Der übliche Weg über eine Arbeitserlaubnis hätte Monate gedauert. Das spanische Visum für hochqualifizierte Fachkräfte (HQP) war die richtige Lösung: schnellere Bearbeitung, weniger Beschränkungen hinsichtlich des Arbeitsmarktes und ein klarer Weg zu einer langfristigen Aufenthaltsgenehmigung.

Jobbatical kümmerte sich um den gesamten HQP-Antrag, von der Überprüfung der Arbeitgeberberechtigung und dem Gehaltsvergleich anhand spanischer Tabellen bis hin zur Bewertung der Qualifikationen und der Einreichung der Unterlagen bei UIE und SEPE. Beide Führungskräfte erhielten ihre Genehmigungen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen 20-tägigen Schnellbearbeitungsfrist, sodass der Umzug noch vor der offiziellen Eröffnung des Büros in Madrid erfolgen konnte.

Durch den HQP-Weg entfiel zudem die Notwendigkeit eines positiven Arbeitsmarkt-Tests – eine erhebliche Zeitersparnis im Vergleich zum Standardverfahren für ein spanisches Arbeitsvisum für Fachkräfte, das den Zeitplan um 4 bis 8 Wochen verlängert hätte.

Kurzfristiger Notfalleinsatz chinesischer Fachkräfte – Spanien

Arbeitserlaubnis für einen kurzfristigen Aufenthalt

Sechs Monate nach Beginn des Madrider Projekts geriet ein wichtiges Projekt zur Integration der Infrastruktur ins Stocken. Der Kunde benötigte innerhalb von zehn Tagen drei chinesische Backend-Entwickler mit Kenntnissen des proprietären Systems vor Ort. Keiner von ihnen verfügte über eine spanische Arbeitserlaubnis, und die Vertragsstrafen gemäß SLA beliefen sich auf 15.000 € pro Woche Verzögerung.

Jobbatical prüfte die rechtlichen Möglichkeiten innerhalb von weniger als 24 Stunden: eine Arbeitsgenehmigung für einen kurzfristigen unternehmensinternen Einsatz gemäß den spanischen Einwanderungsbestimmungen für Fachkräfteentsendungen von weniger als 90 Tagen. Wir stimmten uns mit dem Rechtsvertreter der spanischen Niederlassung ab, reichten die erforderlichen Unterlagen ein und sicherten innerhalb von 48 Stunden nach Beauftragung Termine beim Konsulat in Shanghai. Alle drei Ingenieure landeten am 9. Tag in Madrid.

Wechsel vom Absolventenvisum zum Fachkräftevisum – Vereinigtes Königreich

Wechsel des britischen Visums

Die Londoner Niederlassung identifizierte einen vielversprechenden chinesischen Staatsangehörigen – einen frischgebackenen Hochschulabsolventen aus Großbritannien, der mit einem „Graduate“-Visum in einer Einstiegsposition im Datenbereich tätig war – als Kandidaten für eine leitende Ingenieursstelle. Das „Graduate“-Visum bietet keinen Weg zur dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung und ist befristet. Der Kunde musste für diese Person noch vor Ablauf des „Graduate“-Visums auf ein britisches Fachkräftevisum umstellen, ohne dass es zu einer Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses kam.

Jobbatical bestätigte, dass die Stelle die Anforderungen des SOC-Codes und die Gehaltsschwellenwerte im Rahmen des britischen punktebasierten Systems erfüllte. Wir kümmerten uns um die Beantragung der Sponsorenbescheinigung, verfassten die Begründung des Antragstellers und reichten den Antrag auf Wechsel innerhalb des Landes ein. Das Visum für Fachkräfte wurde innerhalb von acht Arbeitstagen erteilt, also deutlich vor Ablauf der verbleibenden Gültigkeitsdauer des Absolventenvisums, sodass der Mitarbeiter ohne auch nur einen einzigen Tag Arbeitsunterbrechung wechseln konnte.

Verzögerungen bei der Zuteilung von Sponsorenbescheinigungen – Vereinigtes Königreich

CoS-Management

Als das Londoner Team wuchs, stieß der Kunde auf ein häufiges, aber kostspieliges Problem: Die ihm zugeteilten Quoten für die „Certificate of Sponsorship“ (CoS)- en waren aufgebraucht. Da vier chinesische Mitarbeiter bereits mitten im Einstellungsprozess waren und die Arbeitsbeginntermine bereits mitgeteilt worden waren, stand das HR-Team vor einer unangenehmen Entscheidung: entweder die Einarbeitung verzögern oder zusätzliche CoS-Quoten bei der UKVI beantragen – ein Prozess, der ohne Fachwissen darüber, wie der Antrag zu formulieren ist, Wochen dauern kann.

Jobbatical reichte im Namen des Kunden einen Sammelantrag auf Zuteilung von CoS ein, zusammen mit einer detaillierten Begründung zur Personalplanung und den entsprechenden Unterlagen zum Business Case. Die zusätzlichen CoS wurden innerhalb von 7 Werktagen zugeteilt. Bei keinem der vier ausstehenden Neueinstellungen kam es zu einer Änderung des Eintrittsdatums. Jobbatical führte zudem einen Prozess zur Überwachung der CoS-Nutzung ein, um eine Wiederholung zu verhindern, und benachrichtigte den Kunden, sobald die verbleibende Zuteilung unter einen sicheren Schwellenwert fiel.

UKVI Priority und Super Priority für chinesische Staatsangehörige – Vereinigtes Königreich

Vorzugsleistungen

Zwei der für London eingestellten chinesischen Mitarbeiter hatten Verpflichtungen im Rahmen des Onboarding-Prozesses auf Vorstandsebene; einer von ihnen wurde öffentlich als wichtige Führungskraft vorgestellt. Die regulären Bearbeitungszeiten für Fachkräfte (bis zu 8 Wochen) waren mit dem Zeitplan des Unternehmens nicht vereinbar. Jobbatical prüfte beide Bewerber auf ihre Eignung für den UKVI Priority Service ( 5 Werktage) und den Super Priority Service (Entscheidung am nächsten Werktag).

Ein Antragsteller qualifizierte sich für den „Super Priority“-Service und erhielt seine Visumsentscheidung am nächsten Werktag nach der Erfassung seiner biometrischen Daten. Der zweite nutzte den „Priority“-Service mit einer Bearbeitungszeit von drei Werktagen. Beide waren bereits vor dem Bekanntgabetermin in London, ohne dass Änderungen an der internen Kommunikation erforderlich waren.

Abschnitt 3C Urlaubsschutz für chinesische Arbeitnehmer – Vereinigtes Königreich

Einwanderungsgesetz von 1971

Während der Dauer der Sponsoring-Vereinbarung lief das Fachkräftevisum eines chinesischen Mitarbeiters ab, während dessen Verlängerungsantrag noch bei der UKVI anhängig war. Ohne fachkundige Beratung waren sich der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter nicht sicher, ob die Weiterbeschäftigung rechtmäßig war – eine Situation, die zu unbeabsichtigter illegaler Beschäftigung und einem erheblichen Risiko für die Sponsorenlizenz führen kann.

Jobbatical stellte umgehend schriftliche Leitlinien zum Urlaub gemäß Abschnitt 3C zur Verfügung und bestätigte, dass das Aufenthalts- und Arbeitsrecht des Mitarbeiters gemäß dem Einwanderungsgesetz von 1971 automatisch verlängert wurde, sofern der Verlängerungsantrag vor Ablauf des Visums gestellt wurde (was der Fall war). Wir erstellten ein maßgeschneidertes Compliance-Memo für die Personal- und Rechtsabteilungen des Kunden und hielten während der gesamten Wartezeit bis zur Erteilung des neuen Visums einen Überwachungsbericht vor.