Warum verzögert sich die Ausstellung meines CoS? Häufige Ursachen und Lösungen für Arbeitgeber in Großbritannien

Sie haben das Angebot unterbreitet. Der Bewerber hat zugestimmt. Die Stellenbeschreibung ist genehmigt, das Gehalt ist vereinbart, und Ihr neuer Mitarbeiter ist bereit, bei seinem derzeitigen Arbeitgeber zu kündigen. Doch dann stockt die Ausstellung der Arbeitserlaubnis, und plötzlich gerät der auf zwölf Wochen angelegte Einarbeitungsplan ins Wanken.

Dies ist eine der frustrierendsten Situationen bei der internationalen Personalbeschaffung. Eine Verzögerung bei der CoS-Genehmigung verlangsamt nicht nur eine einzelne Einstellung; sie kann dazu führen, dass Sie den Kandidaten komplett verlieren, eine Produkteinführung verzögert wird oder eine wichtige klinische Stelle unbesetzt bleibt. Und im Jahr 2026 kommt dies immer häufiger vor. UKVI hat sein CoS-Zuteilungsverfahren ab Mitte 2025 erheblich verschärft, strengere Anforderungen an die Unterlagen eingeführt und Engpässe geschaffen, die selbst erfahrene HR-Teams überrascht haben.

Häufige Gründe für Verzögerungen bei der CoS-Beantragung für Arbeitgeber

Definierte CoS-Anwendungsrückstände

• Das hohe Volumen an internationalen Einstellungsverfahren und der Personalmangel bei UKVI haben zu erheblichen Verzögerungen in allen Bereichen geführt.
• Während die Ausstellung eines „Defined CoS“ (für Bewerber außerhalb des Vereinigten Königreichs) technisch gesehen einen Werktag dauert, können Entscheidungen über die Zuteilung eines „Undefined CoS“ (für im Inland eingestellte Mitarbeiter) nun 8 bis 16 Wochen in Anspruch nehmen.
• Der April bleibt aufgrund einer Kombination aus der jährlichen Neufestsetzung der CoS-Kontingente und einem saisonalen Anstieg der weltweiten Einstellungen ein erheblicher Engpass.
• Die Verzögerungen werden durch laufende Systemaktualisierungen der UKVI im Zusammenhang mit dem jüngsten Weißbuch zur Einwanderung noch verstärkt.
• Ein Termin im Rahmen des Priority Service kostet 350 £, doch täglich werden um 7:00 Uhr nur 100 Termine freigegeben, die innerhalb weniger Minuten ausgebucht sind. Zudem garantiert ein Termin keine schnelle Bearbeitung, falls die UKVI den Antrag aussetzt, um zusätzliche Unterlagen anzufordern.

Fehler oder unvollständige Angaben im Antrag

Dies ist die am besten beeinflussbare Ursache für Verzögerungen bei der CoS-Bearbeitung und eine der häufigsten. Zu den Fehlern, die typischerweise zu einer Ablehnung oder einer Rückfrage durch die UKVI führen, gehören:

• Falsche SOC-Codes (Standard Occupational Classification), insbesondere nach den Aktualisierungen der SOC-2020-Klassifikationen und Qualifikationsanforderungen im Jahr 2025
• Gehalt unterhalb der erforderlichen Schwelle (allgemeine Schwelle von 41.700 £ ab April 2026 oder das branchenübliche Gehalt, je nachdem, welcher Wert höher ist)
• Fehlende oder widersprüchliche Belege
• Abweichungen zwischen den Angaben in der Arbeitsbescheinigung und den Angaben im Angebotsschreiben oder im Arbeitsvertrag.
• Schon eine einzige Unstimmigkeit bei der Passnummer, der Schreibweise des Namens oder der Gehaltsangabe kann dazu führen, dass der gesamte Antrag verworfen wird.

UKVI korrigiert Fehler nicht in Ihrem Namen, sondern lehnt die CoS-Bescheinigung einfach ab oder stellt Rückfragen, und Sie müssen von vorne beginnen. Um Ihnen einen Überblick über die Unterlagen zu geben, die Ihr Team im Voraus vorbereiten muss, listet die CoS-Checkliste von Jobbatical alle Felder auf, die UKVI überprüft.

Sponsorlizenzfragen

Ein CoS kann nicht ausgestellt werden, wenn Ihre Sponsorenlizenz nicht gültig ist. Drei Probleme stellen Arbeitgebern in diesem Zusammenhang häufig ein Hindernis dar:

• Die Lizenz befindet sich noch in der Prüfung (neue Antragsteller sollten mit einer Bearbeitungszeit von 2–3 Monaten zwischen Antragstellung und Erteilung rechnen)
• Die Lizenz wurde aufgrund eines Verstoßes gegen die Vorschriften ausgesetzt oder auf die Stufe B herabgestuft; in diesem Fall können keine neuen CoS vergeben werden, bis ein Aktionsplan umgesetzt wurde (Gebühr: 1.476 £) und die A-Stufe wiederhergestellt ist
• Der SMS-Benutzerzugriff der Stufe 1 oder 2 ist nicht ordnungsgemäß konfiguriert, sodass die berechtigten Personen nicht auf das Sponsor Management System zugreifen können, um CoS-Anfragen einzureichen oder zu verwalten.

Ein Lizenzentzug stellt ein Risiko für die Geschäftskontinuität dar. Neue internationale Einstellungen werden blockiert, und Ihre derzeitigen, von Ihnen gesponserten Mitarbeiter sind mit Unsicherheit konfrontiert. Regelmäßige interne Compliance-Prüfungen sind der einzige zuverlässige Schutz. Die Unterstützung von Jobbatical im Bereich der britischen Sponsorenlizenzen umfasst die Überwachung der Compliance, damit Ihre Lizenz das ganze Jahr über gültig bleibt.

Jährliche CoS-Zuteilungsgrenzen

• Ihre Einstellungsquote: Jede Sponsorenlizenz verfügt über eine jährliche CoS-Quote. Sollte diese bereits im Laufe des Jahres ausgeschöpft sein, werden alle Einstellungen von ausländischen Arbeitskräften ausgesetzt, bis UKVI eine Erhöhung genehmigt.
• Neuer bürokratischer Aufwand: Die Beantragung einer Quotenerhöhung ist nicht mehr Routine. UKVI verlangt nun umfangreiche Nachweise, darunter PAYE-Abrechnungen, Organigramme, Angaben zu den Bewerbern und Kontoauszüge, was den Prozess um Wochen verzögern kann.
• Die Lösung: Warten Sie nicht, bis eine dringende Stellenbesetzung ansteht, um Ihre Zahlen zu überprüfen. Überprüfen und prognostizieren Sie Ihren internationalen Personalbedarf zu Beginn jedes Geschäftsjahres, um zu vermeiden, dass die Pipeline ins Stocken gerät.

Bedenken hinsichtlich der Eignung für die Rolle und der Authentizität

UKVI kann eine CoS beanstanden oder ablehnen, wenn Zweifel bestehen, ob die Stelle tatsächlich wie beschrieben existiert oder ob die Stellenbeschreibung tatsächlich dem zugewiesenen SOC-Code entspricht. Diese Prüfung wurde im Rahmen des aktualisierten Weißbuchs zur Einwanderung verschärft. Häufige Auslöser sind unter anderem:

• Aufgabenbereiche, die mehrere SOC-Codes umfassen, ohne dass hierfür eine klare Begründung vorliegt
• Ein Gehalt, das im Widerspruch zu den angegebenen Aufgaben steht
• Stellenbeschreibungen, die vage sind oder aus einer allgemeinen Vorlage kopiert wurden, anstatt die tatsächliche Position widerzuspiegeln

Falls UKVI zusätzliche Nachweise anfordert, haben Sie in der Regel nur ein begrenztes Zeitfenster, um darauf zu reagieren. Wenn Sie dieses Zeitfenster verpassen, müssen Sie das Verfahren von vorne beginnen.

Eingeschränkte CoS und die monatliche Obergrenze

• Das Risiko einer monatlichen Obergrenze: Für bestimmte Rollen, die einer monatlichen Kontingentzuweisung unterliegen, gelten eingeschränkte CoS. Übersteigt die Nachfrage in einem bestimmten Monat die Obergrenze, werden Anträge mit niedrigerer Priorität automatisch auf den nächsten Monat verschoben, wodurch sich Ihr Zeitplan um 4 bis 8 Wochen verlängert.
• Wie die Stellen priorisiert werden: UKVI stuft diese Anträge nach der Art der Tätigkeit und der Höhe des angebotenen Gehalts ein; besser bezahlte, systemrelevante Stellen werden zuerst genehmigt.
• Die Lösung: Wenn Ihr Einstellungsplan Stellen in Kategorien mit Einstellungsbeschränkungen umfasst, müssen Sie diese Pufferzeit von 4 bis 8 Wochen ausdrücklich einplanen. Eine Bewerbung in letzter Minute kann eine Einstellungsbeschränkung für einen bestimmten Monat nicht umgehen oder außer Kraft setzen.

Interne Personal- und Prozessverzögerungen

Ehrlich gesagt liegt ein erheblicher Teil der Verzögerungen bei der CoS-Prüfung in der einstellenden Organisation selbst begründet und nicht beim Innenministerium. Zu den häufigsten internen Ursachen zählen:

• Anträge auf eine CoS, die erst Wochen nach dem Angebotsschreiben eingereicht werden, wenn der Bewerber bereits ungeduldig ist
• Mangelhafte Abstimmung zwischen Personalverantwortlichen, der Personalabteilung und den Einwanderungsbehörden, was zu unvollständigen oder widersprüchlichen Informationen führt
• Ein Mangel an Bewusstsein bei den Personalverantwortlichen darüber, wie lange der gesamte Prozess tatsächlich dauert

Die Leitlinien des Innenministeriums zu „Sponsor Part 2“ schreiben vor, dass ein CoS innerhalb von drei Monaten nach der Entsendung vorliegen muss, was bedeutet, dass interne Verzögerungen ebenfalls die Gültigkeitsdauer Ihres Kandidaten verkürzen. Für einen praktischen Überblick über den Prozess der CoS-Zuteilung und -Entsendung beschreibt der HR-Leitfaden von Jobbatical den gesamten Arbeitsablauf und zeigt auf, wo es am häufigsten zu Verzögerungen kommt.

Fragen auf Seiten der Bewerber

Selbst wenn Ihr CoS rechtzeitig bearbeitet wird, kann es auf Seiten des Bewerbers zu Verzögerungen kommen

• Verzögerungen bei der Einreichung persönlicher Unterlagen; Passdaten, Qualifikationsnachweise oder Nachweise über die Arbeitserlaubnis
• Unstimmigkeiten zwischen dem von ihnen angegebenen Namen oder der Passnummer und den Angaben in ihren Dokumenten
• Frühere Visumsablehnungen oder eine komplexe Einwanderungsgeschichte, die zusätzliche Überprüfungen erfordern, bevor die CoS ausgestellt werden kann

Integrieren Sie die Sammlung von Bewerbungsunterlagen bereits ab dem Zeitpunkt der Annahme des Angebots in Ihren Onboarding-Prozess – und nicht erst, nachdem die CoS-Anfrage eingereicht wurde.

Auswirkungen von Verzögerungen bei der CoS auf Unternehmen und Bewerber

Eine Verzögerung bei der CoS-Bearbeitung ist nicht nur ein administratives Problem. Die daraus resultierenden Folgen sind real und oft kostspielig:

Zusammenfassung der Auswirkungen auf Unternehmen und Bewerber

Wie man Verzögerungen bei der CoS-Beantragung mithilfe von Einwanderungsberatungsdiensten minimiert oder überwindet

1. Planen Sie im Voraus und stimmen Sie sich auf die Zeitpläne der Personalbeschaffung ab

Warten Sie nicht, bis ein Arbeitsvertrag unterzeichnet ist, um sich Gedanken über das Visumverfahren zu machen, sondern beginnen Sie mit der Planung, sobald Sie die Stelle ausschreiben.

• Planen Sie einen Puffer ein: Rechnen Sie stets mit einem Zeitraum von 8 bis 12 Wochen zwischen der Annahme des Angebots durch den Bewerber und seinem angestrebten Arbeitsbeginn.
• Verwalten Sie Ihr Kontingent: Überprüfen Sie zu Beginn jedes Geschäftsjahres Ihr jährliches Kontingent an Sponsoring-Zertifikaten (CoS). Beantragen Sie eine Aufstockung, bevor Ihr Kontingent aufgebraucht ist.
• Vermeiden Sie den Ansturm im April: Der April ist der geschäftigste Monat und birgt das höchste Risiko für Verzögerungen beim Innenministerium. Reichen Sie Ihre CoS-Anträge daher rechtzeitig ein.

2. Überprüfen Sie jedes Detail auf seine Richtigkeit

Das Innenministerium verzögert oder lehnt Anträge schon wegen kleinster Fehler ab. Ein einziger Tippfehler kann Ihren Zeitplan um Wochen zurückwerfen.

• Überprüfen Sie die Jobcodes: Vergewissern Sie sich, dass Sie die richtigen SOC-2020-Codes verwenden (das System wurde 2025 aktualisiert, und viele Arbeitgeber verwenden immer noch veraltete Codes).
• Lohnsätze bestätigen: Stellen Sie sicher, dass das angebotene Gehalt sowohl die allgemeine britische Visumsschwelle als auch den spezifischen „ marktüblichen Lohn“ für genau diesen Berufscode erfüllt.
• Dokumente abgleichen: Stellen Sie sicher, dass die Angaben auf dem CoS genau mit denen im Reisepass, im Angebotsschreiben und im Vertrag des Bewerbers übereinstimmen.

💡 Tipp: Verwenden Sie eine spezielle Checkliste für CoS-Dokumente, um jedes Feld vor dem Absenden zu überprüfen.

3. Halten Sie den Gesundheitscheck Ihrer Sponsorenlizenz auf dem neuesten Stand

Ob Sie Mitarbeiter aus dem Ausland einstellen können, hängt vollständig vom Status Ihrer Sponsorenlizenz ab. Wenn Ihre Lizenz ausgesetzt wird, kommt der gesamte Einstellungsprozess zum Stillstand.

• Regelmäßige Überprüfung: Führen Sie routinemäßige interne Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass Ihre Unterlagen korrekt sind.
• Systemzugriff verwalten: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer der Stufe 1 Ihres Sponsoring-Management-Systems (SMS) korrekt eingerichtet sind und dass die richtigen Teammitglieder Zugriff haben.
• Änderungen umgehend melden: Informieren Sie das Innenministerium innerhalb der strengen Frist von 10 bis 20 Tagen über alle organisatorischen oder personellen Änderungen.

4. Wenden Sie sich an einen Einwanderungsspezialisten

Der einfachste Weg, Verzögerungen und Fehler zu vermeiden, besteht darin, die schwere Arbeit Experten zu überlassen.

Die Zusammenarbeit mit einem Spezialisten wie Jobbatical macht Schluss mit dem Rätselraten bei der internationalen Personalbeschaffung. Wir übernehmen für britische Arbeitgeber die gesamte Abwicklung – von der Überprüfung der Jobcodes über die Vorbereitung der Bewerbungen bis hin zur Einreichung per SMS und der Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Mit über 16.000 erfolgreich abgewickelten Umzügen ist unsere Plattform speziell auf Personalabteilungen und Global-Mobility-Teams zugeschnitten. Wir kümmern uns um die bürokratischen Formalitäten, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: die Suche nach Spitzenkräften.

Vereinbaren Sie eine Demo mit Jobbatical, um zu erfahren, wie Ihr Team Verzögerungen bei den Einreisekosten reduzieren und den Ablauf Ihrer internationalen Personalbeschaffung am Laufen halten kann.

Schlussfolgerung

Verzögerungen bei der CoS-Genehmigung sind selten auf einen einzigen Grund zurückzuführen. In den meisten Fällen handelt es sich um eine Kombination mehrerer Faktoren – eine Zuweisung, die nicht früh genug beantragt wurde, ein Gehaltsbetrag, der die aktuellen Marktbedingungen nicht berücksichtigte, und eine interne Übergabe, durch die zwei Wochen verloren gingen. Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Ursachen mit den richtigen Prozessen und der richtigen Unterstützung vermieden werden können.

Wenn Ihr Team im Jahr 2026 internationale Einstellungen in beliebigem Umfang durchführt, stellt sich nicht die Frage, ob es zu Verzögerungen bei der CoS-Zuteilung kommen wird – sondern ob Sie über die notwendigen Systeme verfügen, um diese zu erkennen und zu beheben, bevor sie Sie einen Kandidaten kosten. Erfahren Sie, wie Jobbatical die CoS-Zuteilung für britische Sponsoren verwaltet, oder lesen Sie unseren Leitfaden zu Best Practices bei der CoS-Zuteilung, um Ihr Planungsgerüst noch vor Ihrer nächsten Einstellung aufzustellen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.