Rationalisierung der Zuweisung von Sponsorenzertifikaten (CoS): Best Practices für UK HR-Teams

Überblick über den CoS-Prozess

Eine Sponsoring-Bescheinigung ist ein elektronischer Nachweis, der von lizenzierten Sponsoren über das Sponsor Management System (SMS) ausgestellt wird. Es gibt zwei Arten:

• Definierte CoS: Für Fachkräfte, die sich von außerhalb des Vereinigten Königreichs bewerben, wobei jede Zuteilung der Zustimmung des Innenministeriums bedarf.
  
• Unbestimmte CoS: Für Anwendungen im Land (z. B. Visumsverlängerungen) oder Rollen, die keine vorherige Genehmigung erfordern.
  

Der Zuweisungsprozess umfasst die Prognose des jährlichen Einstellungsbedarfs, die Beantragung der richtigen Art und Menge von CoS und deren genaue Zuweisung über das SMS.

Schritt-für-Schritt-Zuordnung und -Zuweisung

• Einschätzung des jährlichen Einstellungsbedarfs auf der Grundlage von Einstellungsprognosen, Visastrecken, voraussichtlichen Eintrittsterminen und Fluktuation der Belegschaft.
  
• Beantragen Sie bei UK Visas & Immigration (UKVI) per SMS eine ausreichende Anzahl von CoS-Zuweisungen und geben Sie dabei an, ob es sich um definierte oder nicht definierte CoS handelt.
  
• Für definierte CoS sind detaillierte Auftragsinformationen und Begründungen vorzulegen; die Bearbeitung kann bis zu zwei Wochen dauern.
  
• Weisen Sie die CoS zu, indem Sie die Beschäftigungsdaten korrekt in SMS eingeben und die Informationen vor der endgültigen Übermittlung bestätigen.
  
• Austausch des zugewiesenen CoS mit dem potenziellen Mitarbeiter für dessen Visumantrag; laufende Überwachung und Meldung aller Änderungen an UKVI.
  

Gemeinsame HR-Herausforderungen

HR-Teams werden regelmäßig mit Fragen wie diesen konfrontiert:

• Verzögerungen bei der CoS-Zuweisung, insbesondere in Spitzenzeiten oder bei Last-Minute-Anfragen.
  
• Strenge Prüfung durch die UKVI, die genaue und echte Begründungen für den Einstellungsbedarf und die Eignung für eine Stelle verlangt.
  
• Unzureichende Prognosen, die zu Dringlichkeitsanträgen oder Unterschreitungen der zugewiesenen CoS im Laufe des Jahres führen.
  
• Unfähigkeit, auf dringenden oder unvorhergesehenen Einstellungsbedarf aufgrund starrer jährlicher Zuweisungszeiträume schnell zu reagieren.
  

Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften und die Aufbewahrung von Unterlagen

Die Arbeitgeber müssen die Vorschriften des Innenministeriums strikt einhalten, um ihre Sponsorlizenz zu behalten und Strafen zu vermeiden:

• Sicherstellen, dass alle Rollen echt sind, den Qualifikations- und Gehaltsanforderungen entsprechen und an geeignete Kandidaten vergeben werden.
  
• Führen Sie ausführliche Aufzeichnungen, die die Zuweisung belegen, einschließlich Anzeigen, Gesprächsnotizen, Gehaltsbegründungen und Überprüfungen des Rechts auf Arbeit, wie in Anhang D vorgeschrieben.
  
• Überwachen Sie das Ablaufdatum von Visa, halten Sie die Informationen auf dem neuesten Stand und melden Sie dem UKVI unverzüglich jede Änderung der Beschäftigung oder der Umstände.
  

Missbräuchliche oder fehlerhafte CoS-Zuweisungen können schwerwiegende Folgen haben, darunter die Verweigerung von Visa, Compliance Audits, die Herabstufung von Lizenzen oder die Aussetzung.

Bewährte Praktiken zur Rationalisierung der CoS-Zuweisung

• Prognostizieren Sie proaktiv den Einstellungsbedarf und bilden Sie eine Reserve (Puffer) von unbestimmtem CoS für unerwarteten Bedarf.
  
• Koordinierung der Einstellungs- und Visaplanung zwischen HR-, Rekrutierungs- und Compliance-Teams zur Vermeidung von Doppelarbeit oder verpassten Zuweisungen.
  
• Regelmäßige Überprüfung der Nutzung und Kontrolle der zugewiesenen und ungenutzten CoS, um die Zuweisung zu optimieren und Verschwendung zu vermeiden.
  
• Nutzen Sie die Dienste der Prioritätszuteilung, wenn es wirklich notwendig ist, aber versuchen Sie, Anträge in letzter Minute zu minimieren.
  

Schlussfolgerung

• Reagieren Sie zügig auf Informationsanfragen des UKVI, um Verzögerungen zu vermeiden.
  
• Achten Sie bei der Zuweisung eines definierten CoS darauf, dass bei der Beantragung vertragsgenaue Angaben (einschließlich Wochenstunden) gemacht werden.
  
• Überwachen Sie sorgfältig den Bedarf an Erneuerungen und Verlängerungen für bestehende Sponsoren, um kostspielige Lücken in der Förderung zu vermeiden.
  

Durch die Befolgung dieser Best Practices können HR-Teams den CoS-Prozess rationalisieren, das Geschäftsrisiko minimieren und die rechtzeitige Aufnahme internationaler Talente sicherstellen. Investieren Sie in laufende Compliance-Schulungen für HR-Anwender, die für die Zuweisung und Zuweisung zuständig sind, und halten Sie sich über die neuesten UKVI-Richtlinien und -Änderungen auf dem Laufenden.

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