Leitfaden für Sponsoren im Vereinigten Königreich – Anhang D: Vollständiger Leitfaden zur Aufbewahrung von Arbeitgeberunterlagen

Was versteht man in Großbritannien unter der Einhaltung von Anhang D?

Anhang D ist ein zentraler Anhang zu den Leitlinien des Innenministeriums für Sponsoren. Darin sind die genauen Dokumentenkategorien, zulässigen Formate und Nachweisdokumente aufgeführt, die Arbeitgeber aufbewahren müssen, um ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Die Einhaltung der Vorgaben von Anhang D im Vereinigten Königreich belegt, dass Ihr Unternehmen echte Arbeitnehmer sponsert, angemessene Gehälter zahlt und die Beschäftigungsverhältnisse gesetzeskonform nachverfolgt.  

Warum die britische Einwanderungsbehörde (UKVI) die Unterlagen der Sponsoren überprüft

Die UKVI führt sowohl angekündigte als auch unangekündigte Prüfungen durch, um sicherzustellen, dass Sponsoren das Einwanderungssystem nicht missbrauchen. Während einer Prüfung überprüfen die Kontrollbeamten die Unterlagen gemäß Anhang D, um sicherzustellen, dass:

• Der gesponserte Mitarbeiter verfügt über einen gültigen Arbeitsberechtigungsstatus.  
• Die besetzte Stelle entspricht einem echten betrieblichen Bedarf.
• Das gezahlte Gehalt entspricht dem in der Sponsorenbescheinigung (CoS) festgelegten Mindestbetrag oder liegt darüber.

Wesentliche Pflichten von Visumsponsoren im Vereinigten Königreich gemäß den aktuellen Leitlinien

Der Besitz einer Sponsorenlizenz ist mit vier vom Innenministerium festgelegten Hauptpflichten verbunden:

1. Aufbewahrung von Unterlagen: Aufbewahrung der gemäß Anhang D vorgeschriebenen Identifikations-, Einstellungs- und Gehaltsunterlagen.  
2. Meldepflichten: Meldung wesentlicher Änderungen (z. B. Gehaltsänderungen, Standortwechsel oder unentschuldigte Abwesenheiten) an die UKVI über das Sponsor Management System (SMS) innerhalb von 10 Arbeitstagen.  
3. Überwachung und Einhaltung von Vorschriften: Sicherstellung, dass die von uns unterstützten Arbeitnehmer einen gültigen Aufenthaltsstatus besitzen, sowie Erfassung der Anwesenheit.  
4. Allgemeine Einhaltung der Vorschriften: Einhaltung der allgemeinen arbeitsrechtlichen Bestimmungen des Vereinigten Königreichs, einschließlich der Vorschriften zum nationalen Mindestlohn und der Arbeitszeitverordnung.  

Die Aufbewahrung von Unterlagen ist nur eine von vier Pflichten; einen umfassenden Überblick über die Berichterstattung, Überwachung und Durchsetzung finden Sie in unserem Leitfaden zu den Compliance-Pflichten und Sanktionen im Zusammenhang mit der britischen Sponsorenlizenz.

Welche Unterlagen sind gemäß Anhang D erforderlich? (Die verbindliche Checkliste)

1. Nachweis der Arbeitsberechtigung und Identitätsunterlagen

Jede Akte eines gesponserten Mitarbeiters muss mit einem eindeutigen Identitätsnachweis und einem Nachweis der Arbeitserlaubnis beginnen.  

Leitfaden für britische Arbeitgeber zum Übergang zum eVisa-Verfahren

Im Zuge der Umstellung des Innenministeriums auf ein vollständig digitales Einwanderungssystem werden physische biometrische Aufenthaltsgenehmigungen (BRPs) und Einreisevignetten vollständig abgeschafft. Sponsoren müssen die Überprüfung der Arbeitsberechtigung digital über den Online-Dienst des Innenministeriums durchführen:  

• Erstellen Sie einen Freigabecode und fordern Sie diesen vom Antragsteller an.
• Führen Sie die Überprüfung mit dem offiziellen GOV.UK-Tool „Check a job applicant’s right to work“ durch.  
• Bewahren Sie eine lesbare PDF-Datei oder einen Ausdruck des Online-Prüfergebnisses auf, aus dem das Foto des Arbeitnehmers und das Ablaufdatum hervorgehen.

Erfassung von Sozialversicherungsnummern und Reisepasskopien

• Kopien des Reisepasses: Bewahren Sie Kopien der Seiten Ihres aktuellen Reisepasses auf, auf denen die persönlichen Angaben, das Foto und das Ablaufdatum zu sehen sind.  
• Sozialversicherungsnummer (NI-Nummer): Bewahren Sie einen dokumentierten Nachweis der NI-Nummer des Arbeitnehmers in Form offizieller Unterlagen wie eines P45-/P60-Formulars, eines Schreibens der HMRC oder einer detaillierten Gehaltsabrechnung auf.  

2. Nachweise zur Personalbeschaffung: Qualifizierte Stelle vs. tatsächliche Stellenvakanz – britische Standards

Um Schwarzarbeit und eine Überlastung des Arbeitsmarktes zu verhindern, müssen die Sponsoren nachweisen, dass jede gesponserte Stelle tatsächlich existiert.  

Nachweis der Qualifikationsstufen und Stellenbeschreibungen

Sie müssen formelle Nachweise darüber aufbewahren, dass der Mitarbeiter über die für den zugewiesenen SOC-Code erforderlichen Qualifikationen oder Erfahrungen verfügt. Dazu gehören Abschlusszeugnisse, Berufszulassungen (z. B. die Registrierung bei der GMC/GDC für medizinisches Personal) oder schriftliche Referenzen früherer Arbeitgeber.  

Standardisierte Nachweise für Werbung und Auswahl

Selbst wenn eine formelle Prüfung des Arbeitsmarktes für Einheimische (RLMT) nicht vorgeschrieben ist, belegt die Aufbewahrung von Unterlagen zur Personalbeschaffung, dass eine echte Auswahl stattgefunden hat. Aufbewahren:

• Kopien oder Screenshots der veröffentlichten Stellenanzeigen, aus denen der Standort und die Laufzeit hervorgehen.  
• Auswahllisten, Bewertungsrubriken für Vorstellungsgespräche und Notizen zur Erläuterung der Kandidatenauswahl.

Die Umstellung im März 2026 vom Kriterium der „echten Stellenvakanz“ auf das weiter gefasste Kriterium der „berechtigten Stelle“ wird in unserem Leitfaden „UK Certificate of Sponsorship: Der vollständige Leitfaden für die Personalabteilung für 2026“ erläutert.

3. Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsschwelle

Die Einhaltung der Gehaltsvorschriften wird pro Abrechnungszeitraum überprüft. Die Sponsoren müssen sicherstellen, dass die Bezüge den Vorgaben des CoS entsprechen und keine unzulässigen Abzüge vorgenommen werden.  

Lohnabrechnungen, Verträge und Überweisungsbelege

• Arbeitsverträge: Unterzeichnete Arbeitsverträge, in denen die Berufsbezeichnung, die Arbeitszeiten und das Bruttogehalt festgelegt sind.  
• Detaillierte Gehaltsabrechnungen: Monatliche oder wöchentliche Gehaltsabrechnungen mit Angabe der Sozialversicherungsnummern, Steuerabzüge und des Bruttolohns.
• Zahlungsnachweis: Kontoauszüge des Firmenkontos, aus denen hervorgeht, dass das Nettogehalt direkt an den Arbeitnehmer überwiesen wurde.

4. Kontaktdaten der Mitarbeiter und Anwesenheitsprotokolle

• Aktuelle Kontaktdaten: Übersicht über die aktuelle Wohnadresse des Arbeitnehmers im Vereinigten Königreich, seine private Handynummer und seine private E-Mail-Adresse.  
• Abwesenheitsmanagement: Abwesenheiten müssen erfasst werden. Bewahren Sie Aufzeichnungen über Jahresurlaub, Krankmeldungen sowie Aufzeichnungen über alle unberechtigten Abwesenheiten von mehr als 10 aufeinanderfolgenden Arbeitstagen auf.  

Zusammenfassung der vier Pflichten des Sponsors, der vier Dokumentenkategorien, der Aufbewahrungsvorschriften und der Warnsignale, die Maßnahmen seitens der Zulassungsbehörde auslösen

Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen: Wie lange müssen Unterlagen zum Arbeitsrecht im Vereinigten Königreich aufbewahrt werden?

Die Standardregel: Dauer der Förderung plus ein Jahr

Die wichtigste Vorschrift bezüglich der Aufbewahrungsfrist für Dokumente im Zusammenhang mit dem Recht auf Arbeit im Vereinigten Königreich gemäß Anhang D lautet:

• Dauer der Förderung PLUS mindestens ein Jahr; ODER
• Bis ein UKVI-Prüfer die Unterlagen geprüft und genehmigt hat (sofern dies früher nach Ablauf der Bürgschaft geschieht).  

Ausnahmen bei Compliance-Prüfungen und historischen Aufzeichnungen

Für bestimmte Dokumente gelten abweichende Aufbewahrungsfristen:

• Werbeverträge mit internationalen Sportlern: Werden nach Ablauf des Vertrags noch zwei Jahre lang aufbewahrt.  
• Allgemeine gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeitnachweise: Nach dem allgemeinen Arbeitsrecht müssen grundlegende Arbeitszeitnachweise nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zwei Jahre lang aufbewahrt werden, um den gesetzlichen Schutz vor zivilrechtlichen Sanktionen zu gewährleisten.

Sichere digitale Speicherung im Vergleich zur Archivierung physischer Dokumente (Einhaltung der britischen DSGVO)

UKVI akzeptiert sowohl digitale als auch physische Dateiformate, sofern die Unterlagen lesbar und schnell zugänglich sind. Die Sponsoren müssen jedoch die Anforderungen aus Anhang D hinsichtlich der Zugänglichkeit mit den Vorgaben der britischen DSGVO und des Datenschutzgesetzes von 2018 in Einklang bringen:  

• Verwenden Sie verschlüsselte, rollenbasierte digitale HR-Laufwerke.
• Vermeiden Sie es, personenbezogene Daten länger als die gesetzlich vorgeschriebene Frist aufzubewahren, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Vorbereitung auf das Audit: Ihre Checkliste für das UKVI-Compliance-Audit

Schritt-für-Schritt-Lehrsimulation für Personalabteilungen

Durch die Durchführung regelmäßiger interner Überprüfungen stellen Sie sicher, dass Ihr Team stets für Audits gerüstet ist:

1. CoS-Übereinstimmung prüfen: Aktive CoS-Einträge mit den tatsächlich ausgeübten Aufgaben abgleichen.
2. RTW-Status überprüfen: Stellen Sie sicher, dass die Online-Überprüfung der Freigabecodes vor dem jeweiligen Beschäftigungsbeginn abgeschlossen wurde.  
3. Gehaltsabgleich: Überprüfen Sie anhand der Gehaltsabrechnungen, ob die Einkünfte die CoS-Satzschwellenwerte erfüllen.  
4. Prüfungsprotokolle: Fehlende Adressen oder Telefonnummern umgehend ergänzen.  

Meldung von Änderungen über das Sponsor-Management-System (SMS)

Erfassen und melden Sie die folgenden Änderungen stets innerhalb von 10 Arbeitstagen im SMS:  

• Änderungen des Arbeitsortes oder hybride Arbeitsmodelle.
• Gehaltsanpassungen (z. B. unbezahlter Urlaub oder Aktualisierungen im Zusammenhang mit Mutterschaftsurlaub).  
• Vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Nichtantritt der Stelle.

Jede meldepflichtige Änderung muss im britischen Sponsor Licence Management Service (SMS) erfasst werden, und es ist wichtig zu wissen, wer dazu befugt ist.

Häufige Warnsignale gemäß Anhang D, die zur Aussetzung oder zum Entzug der Fahrerlaubnis führen

• Versäumnis, bei einer unangekündigten UKVI-Kontrolle die angeforderten Unterlagen vorzulegen.  
• Fehlender Nachweis der Einstellung oder Unfähigkeit, eine tatsächliche freie Stelle nachzuweisen.
• Die RTW-Prüfungen wurden nach Arbeitsantritt des Mitarbeiters durchgeführt.
• Veraltete Kontaktdaten oder nicht erfasste Abwesenheiten von Mitarbeitern.  

Bewährte Verfahren zur Einhaltung der Anforderungen aus Anhang D

Checklisten für die Einarbeitung und automatisierte HR-Workflows

• Die obligatorische Erfassung der Dokumente gemäß Anhang D in die Standard-Onboarding-Workflows integrieren.
• Stellen Sie formelle Erklärungen zu den Arbeitnehmerrechten aus und bewahren Sie die unterzeichneten Bestätigungen der Arbeitnehmer auf.
• Richten Sie automatische Kalenderbenachrichtigungen für das Ablaufdatum von Visa und geplante Überprüfungen der Arbeitsberechtigung ein.

So beheben Sie fehlende Unterlagen vor einer Prüfung

Sollte bei einer internen Prüfung festgestellt werden, dass Dokumente fehlen:

• Führen Sie umgehend eine neue Online-Prüfung des Arbeitsrechts durch.  
• Beziehen Sie historische Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Überweisungsbelege von den Buchhaltungsabteilungen.
• Dokumentieren Sie die Abweichung intern und fügen Sie eine Aktennotiz bei, in der die ergriffenen Korrekturmaßnahmen erläutert werden.

Für Teams, die sich intern in den Berichtspflichten und der Dokumentationspflicht schulen lassen möchten, bieten wir SMS-Management- und Compliance-Schulungen für Unternehmen in Großbritannien an .

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.