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Zusammenfassung
- Die Schengen-Vorschriften verbieten den Besitz von zwei gültigen Visa für einen kurzfristigen Aufenthalt, die denselben Zeitraum abdecken, unabhängig vom Ausstellungsland oder der Anzahl der Einreisen.
- Die Konsulate überprüfen den aktuellen Visastatus im VIS bei der Erfassung der biometrischen Daten, sodass eine Verschleierung nicht möglich ist und Ablehnungen protokolliert werden.
- Es gibt zwei gangbare Möglichkeiten: die freiwillige Aufhebung des bestehenden Visums gemäß Artikel 34 oder die Festlegung des Beginns der Gültigkeit des neuen Visums nach Ablauf des bestehenden.
- Verlangen Sie Ablehnungen durch das Konsulat stets schriftlich; mündliche Ablehnungen führen zu Reibereien bei der Grenzkontrolle und lassen eine im VIS überprüfbare Begründung vermissen.
Frage: Kann unser Mitarbeiter ein Schengen-Geschäftsvisum beantragen, solange sein bestehendes Schengen-Touristenvisum noch gültig ist und noch Einreisen und Tage übrig sind?
Antwort: Kurz gesagt: Nein. Die Vorschriften der Europäischen Kommission verbieten strengstens den gleichzeitigen Besitz sich überschneidender Schengen-Kurzaufenthaltsvisa, unabhängig vom Zweck oder vom ausstellenden Land. Wenn Ihr Mitarbeiter ein neues Geschäftsvisum beantragt, während er bereits im Besitz eines gültigen Touristenvisums ist, wird das Konsulat die Überschneidung in der VIS-Datenbank feststellen und den Antrag wahrscheinlich automatisch ablehnen.
Die zwei Möglichkeiten, damit umzugehen:
- Option 1: Das alte Visum annullieren lassen: Beantragen Sie beim Konsulat, das Ihr aktuelles Touristenvisum ausgestellt hat, eine freiwillige Annullierung, bevor Sie das Geschäftsvisum beantragen.
- Option 2: Zeitliche Abfolge: Legen Sie das Startdatum Ihres neuen Geschäftsvisums so fest, dass es genau am Tag nach Ablauf Ihres aktuellen Visums beginnt.
⚠️ Wichtig: Wenn Ihr Antrag abgelehnt wird, verlangen Sie stets eine schriftliche Entscheidung. Bei mündlichen Ablehnungen haben Sie keine Unterlagen, was bei zukünftigen Reisen zu erheblichen Schwierigkeiten bei der Grenzkontrolle am Flughafen führen kann.
Wichtige Informationen: Beantragung eines Schengen-Geschäftsvisums mit einem gültigen Schengen-Visum
| Reiseziel | Einzelheiten |
|---|---|
| Reiseziel | Schengen-Raum (alle 27 Mitgliedstaaten) |
| Genehmigungsart | Schengen-Visum für einen kurzfristigen Aufenthalt (Typ C, Geschäftsreise) |
| Szenario | Der Mitarbeiter besitzt bereits ein teilweise genutztes Schengen-Visum für einen Kurzaufenthalt und benötigt für eine bevorstehende Reise ein neues Geschäftsvisum. |
| Arbeitserlaubnis | Typ C berechtigt nicht zu einer bezahlten Beschäftigung; er erlaubt jedoch Treffen, Konferenzen und Verhandlungen im Rahmen der „Nicht-Beschäftigungs-Fiktion“. |
| Wesentliche Einschränkungen | Das EU-Visumhandbuch verbietet zwei gültige Schengen-Kurzaufenthaltsvisa, die denselben Zeitraum abdecken |
| Komplexität | Mittel. Die Rechtslage ist eindeutig, doch die unterschiedlichen Vorgehensweisen der Konsulate und die Abfolge der Schritte bergen operative Risiken. |
| Risiken bei der Einarbeitung | Gering bis mittel. Die Teilnahme an Geschäftstreffen ist gefährdet, nicht jedoch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. |
| Zeitplanrisiko | Mittel. Die Aufhebung sowie der neue Antrag dauern in der Regel insgesamt 3 bis 5 Wochen. |
| Typischer Zeitplan | 2 bis 5 Werktage für die Annullierung bei den meisten Konsulaten, 10 bis 15 Werktage für die Bearbeitung eines neuen Schengen-Visums |
| Einreichungsbefugnis | Konsulat des Hauptziellandes der Geschäftsreise |
| Zentrale Herausforderungen | Sichtbarkeit des bestehenden Visums im VIS; Erfassung der Ablehnung gemäß Artikel 32; Koordinierung der Annullierung zwischen zwei Konsulaten; Probleme bei der Grenzkontrolle ohne schriftliche Ablehnung |
| Beispiel-Szenarien | Ein indischer Ingenieur, dessen von Griechenland ausgestelltes Touristenvisum noch 4 Tage gültig ist und eine Einreise zulässt, muss eine 14-tägige Geschäftsreise nach Deutschland unternehmen; ein philippinischer Mobilitätsmanager mit einem gültigen spanischen Touristenvisum muss Geschäftstermine in Frankreich wahrnehmen, die über die verbleibende Gültigkeitsdauer hinausgehen. |
| Erwartetes Ergebnis | Entweder Annullierung plus neues Visum (insgesamt 3 bis 5 Wochen) oder planmäßiger, überlappungsfreier Gültigkeitsbeginn des neuen Visums oder eine schriftliche Ablehnung gemäß Artikel 32, die künftige Anträge stützt |
Wie die Personalabteilung mit Überschneidungen bei Schengen-Visa bei der Beantragung eines Geschäftsvisums umgehen sollte
Die rechtliche Lage: Die Überlappungsregel – jeweils nur ein Schengen-Visum
Gemäß den Vorschriften der Europäischen Kommission dürfen Sie nicht zwei gültige Schengen-Visa für denselben Zeitraum besitzen. Dies gilt unabhängig vom Ausstellungsland und vom Zweck des Visums (Tourismus oder Geschäftsreise).
Wenn Sie ein neues Geschäftsvisum beantragen, überprüft das Konsulat die zentrale Datenbank (VIS). Falls sich Ihr bestehendes Touristenvisum mit den Daten Ihrer neuen Reise überschneidet, gehen die Konsulate unterschiedlich vor:
- Automatische Ablehnung: Die deutschen und französischen Vertretungen setzen diese Regelung strikt durch und werden den neuen Antrag wahrscheinlich sofort ablehnen.
- Freiwillige Aufhebung: Die spanischen, italienischen und portugiesischen Konsulate sind hier flexibler. In der Regel weisen sie auf die Überschneidung hin und bitten Sie, Ihr aktuelles Touristenvisum aufzuheben, bevor sie das Geschäftsvisum erteilen.
Zwei Lösungsansätze bei sich überschneidenden Visa
Falls sich Ihre Geschäftsreise mit einem gültigen Schengen-Touristenvisum überschneidet, wenden Sie eine der beiden folgenden Strategien an, um eine automatische Ablehnung zu vermeiden:
Möglichkeit 1: Beantragung einer freiwilligen Stornierung (Aufhebung)
Bitten Sie das Konsulat, das Ihr aktuelles Visum ausgestellt hat, dieses gemäß Artikel 34 zu annullieren. Sobald es aus der zentralen Datenbank (VIS) gelöscht wurde, können Sie problemlos Ihr neues Geschäftsvisum beantragen.
- Expressversand (2–5 Werktage): Griechenland, Spanien, Portugal.
- Langsamer Weg (1–2 Wochen): Deutschland, Frankreich.
Möglichkeit 2: Die Visa nacheinander beantragen
Beantragen Sie das neue Geschäftsvisum mit einem Gültigkeitsbeginn, der genau am Tag nach dem Ablauf Ihres aktuellen Visums beginnt. Ihre Belege (Reisebuchungen, Termine für Besprechungen und Einladungsschreiben) müssen sich streng an diesen Zeitraum nach Ablauf Ihres aktuellen Visums halten.
💡 Notfalllösung: Falls keine der beiden Optionen in Frage kommt und die Reise dringend ist, reichen Sie den Antrag trotzdem ein. Sollte das Konsulat den Antrag ablehnen, lassen Sie sich die Ablehnungsentscheidung unbedingt schriftlich aushändigen.
HR-Aktionsplan: Sich überschneidende Schengen-Visa
- 1. Überprüfen Sie zunächst den Visastatus: Prüfen Sie vor der Buchung einer Reise das aktuelle Visum des Mitarbeiters (Ablaufdatum und bereits in Anspruch genommene Tage). Diese Angaben bestimmen Ihre nächsten Schritte.
- 2. Nicht dringende Reisen (Ablaufplanung): Verschieben Sie den Beginn der Gültigkeitsdauer des neuen Geschäftsvisums auf den Tag nach Ablauf des aktuellen Visums. Passen Sie alle Reisepläne, Hotelbuchungen und Einladungsschreiben an diesen Zeitraum nach Ablauf des Visums an.
- 3. Dringende Reisen (Annullierung): Der Mitarbeiter muss sein aktuelles Visum vor Einreichung des neuen Antrags offiziell bei dem Konsulat, das es ursprünglich ausgestellt hat, annullieren lassen. Stellen Sie sicher, dass diese Annullierung in der zentralen Datenbank (VIS) vermerkt ist, bevor der Mitarbeiter seine biometrischen Daten abgibt.
- 4. Bestehen Sie auf schriftlichen Entscheidungen: Sollte der Antrag abgelehnt werden, verlangen Sie stets eine schriftliche Ablehnungsmitteilung des Konsulats. Bei mündlichen Ablehnungen kann der Mitarbeiter die Unstimmigkeit bei künftigen Grenzkontrollen oder Visumanträgen nicht erklären.
Wesentliche Risiken bei der unsachgemäßen Handhabung sich überschneidender Visa
- Dauerhafte VIS-Warnmeldungen: Eine automatische Ablehnung wird dauerhaft im Schengen-Visuminformationssystem (VIS) gespeichert. Zukünftige Konsulate sehen diesen Eintrag und könnten eine einfache Terminüberschneidung fälschlicherweise für einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Vorschriften halten.
- Grenzkontrollen: Zwei Visa oder eine kürzlich erfolgte Einreiseverweigerung lassen den Reisepass bei der Sicherheitskontrolle am Flughafen auffallen. Ohne eine schriftliche Erklärung des Konsulats riskieren Reisende, bei ihrer Ankunft stundenlang in einer zweiten Befragung festgehalten zu werden.
- Die „Total Loss Gap“: Wenn Sie das bestehende Touristenvisum zu früh kündigen und das neue Geschäftsvisum anschließend abgelehnt wird, verfügt der Mitarbeiter über keinerlei gültiges Visum mehr, wodurch die Reise vollständig ins Stocken gerät.
Über Jobbatical – Fachkompetenz bei der Abfolge von Schengen-Geschäftsvisa
Jobbatical hat bereits über 17.000 internationale Versetzungen in mehr als 45 Länder begleitet und Personalabteilungen dabei unterstützt, Einwanderungsangelegenheiten, die Kontinuität beim Onboarding, die Nachverfolgung von Genehmigungen und die Koordination der Compliance-Anforderungen zu verwalten – einschließlich komplexer Abläufe bei der Beantragung von Schengen-Kurzzeitvisa und Überschneidungsszenarien.
Häufig gestellte Fragen: Überschneidung eines Schengen-Geschäftsvisums mit einem bestehenden Schengen-Visum
Das Konsulat erkennt das gültige Visum bei der biometrischen Überprüfung im VIS und lehnt den Antrag in den meisten Fällen gemäß Artikel 32 des Visakodex unter Berufung auf eine Überschneidung ab. Die Ablehnung wird im VIS protokolliert und ist für alle künftigen Schengen-Konsulate sichtbar, bei denen der Antragsteller einen Antrag stellt. Aus diesem Grund ist der Kontext des Antrags ebenso wichtig wie das Ergebnis.
Ja. Gemäß Artikel 34 des Visakodexes kann der Inhaber beim ursprünglich ausstellenden Konsulat eine freiwillige Annullierung beantragen. Die Bearbeitung dauert in Griechenland, Spanien und Portugal in der Regel 2 bis 5 Werktage und in Deutschland und Frankreich 1 bis 2 Wochen. Sobald die Annullierung abgeschlossen ist, wird sie im VIS vermerkt, wodurch der Weg für den neuen Antrag frei wird.
Grundsätzlich nicht. Im EU-Visumhandbuch wird jedes gültige Visum für einen kurzfristigen Aufenthalt als Überschneidung gewertet, unabhängig von der Anzahl der verbleibenden Einreisen oder Tage. Ein Visum für eine einmalige Einreise, bei dem noch vier Tage verbleiben, führt bei den meisten Konsulaten nach wie vor zu einer Ablehnung gemäß Artikel 32. Bei Mehrfachvisa werden Einwände wegen Überschneidungen in der Regel stärker geltend gemacht, doch die Regel gilt für beide Arten von Visa.
Grenzbeamte und künftige Konsulate können eine mündliche Ablehnung nicht nachprüfen. Eine schriftliche Ablehnung gemäß Artikel 32 liefert einen nachvollziehbaren Nachweis über die Kooperationsbereitschaft des Antragstellers und verringert das Risiko einer Nachkontrolle bei der Einreise in den Schengen-Raum. Ohne diesen Nachweis muss der Mitarbeiter bei seiner Ankunft möglicherweise mit einer Befragung rechnen, ohne über Unterlagen zu verfügen, die den Sachverhalt erläutern.
Die Personalabteilung sollte vor der Buchung von Flügen oder Terminen den aktuellen Status des Schengen-Visums des Mitarbeiters überprüfen. Falls ein teilweise genutztes Visum vorliegt, sollten Termine entweder innerhalb der verbleibenden Tage und Einreisen angesetzt werden oder es sollten 3 bis 5 Wochen für die Annullierung und die Beantragung eines neuen Visums eingeplant werden. Eine Terminplanung innerhalb derselben Woche funktioniert selten und birgt Risiken für den Einarbeitungsprozess.
Ein Touristenvisum vom Typ C berechtigt nicht zur Ausübung einer bezahlten Beschäftigung, erlaubt jedoch im Rahmen der Schengen-Regelung zur „Nichtbeschäftigungsfiktion“ die Teilnahme an Geschäftstreffen, Konferenzen und kurzen Verhandlungen. Sofern die verbleibenden Tage und Einreisen für die Reise ausreichen, ist dies in der Praxis einfacher als ein erneuter Antrag. Die Personalabteilung sollte sich vergewissern, dass die Terminaktivitäten innerhalb der für den Typ C geltenden Grenzen liegen.
Dies ist der schlimmste Fall: Der Mitarbeiter verfügt während des Geschäftszeitraums über kein gültiges Schengen-Visum. Um dies zu vermeiden, sollte die Aufhebung erst dann erfolgen, wenn der neue Antrag positive Anzeichen aufweist (biometrische Daten vollständig eingereicht, keine vorläufigen Einwände erhoben). Einige Konsulate gestatten es zudem, den neuen Antrag parallel zur beantragten Aufhebung einzureichen, wodurch sich die Lücke verkürzt.
Dies betrifft die folgenden Anwendungsfälle:
- Kann ein indischer Staatsangehöriger ein Geschäftsvisum für Deutschland beantragen, solange sein in Griechenland ausgestelltes Touristenvisum noch gültig ist?
- Verhindert ein teilweise genutztes Schengen-Touristenvisum die Beantragung eines neuen Geschäftsvisums bei einem anderen Konsulat?
- Wie kann man ein bestehendes Schengen-Visum annullieren, bevor man ein neues Visum in Frankreich, Spanien oder Italien beantragt?
- Was passiert bei der Grenzkontrolle, wenn ein Mitarbeiter zwei Schengen-Visa im selben Reisepass besitzt?
- Kann ein philippinischer Arbeitnehmer sein spanisches Touristenvisum zurückgeben, um ein deutsches Geschäftsvisum zu beantragen?
- Ist eine schriftliche Ablehnung gemäß Artikel 32 im Hinblick auf künftige Schengen-Anträge besser als eine mündliche Ablehnung?
- Wie lautet die Regelung im EU-Visumhandbuch bezüglich sich überschneidender Schengen-Kurzaufenthaltsvisa?
- Wie lange dauert die freiwillige Aufhebung eines Schengen-Visums bei den Konsulaten in Griechenland, Spanien, Frankreich und Deutschland?
- Kann die Personalabteilung einen Antrag auf ein Schengen-Geschäftsvisum mit einem zukünftigen Beginn stellen, um Überschneidungen zu vermeiden?
- Führt ein Schengen-Touristenvisum für eine einmalige Einreise, dessen Gültigkeit noch 4 Tage beträgt, dennoch zu einer Ablehnung wegen Überschneidung?
- Wie gehen Personalabteilungen bei der Aufhebung und erneuten Beantragung eines Schengen-Visums vor, um eine Lücke in der Arbeitserlaubnis zu vermeiden?
- Kann ein chinesischer Staatsangehöriger ein niederländisches Geschäftsvisum beantragen, während er im Besitz eines gültigen spanischen Touristenvisums ist?
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