Eine gültig aussehende Aufenthaltserlaubnis ist kein Nachweis für das Recht auf Arbeit. Seit 2026 ist die Überprüfung der Echtheit jeder Nicht-EU-Aufenthaltserlaubnis mittels eines QR-Code-Scans eine sanktionierbare Verpflichtung, und das Unterlassen dieser Überprüfung stellt bereits für sich genommen einen Verstoß gegen die Vorschriften dar. Die „autorisation de travail“ liegt in der rechtlichen Verantwortung Ihres Unternehmens, sodass die Geldstrafe dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer auferlegt wird.
Hier erfahren Sie genau, wie Sie die Arbeitserlaubnis eines Mitarbeiters in Frankreich überprüfen und welche Unterlagen anschließend einzureichen sind.
Welche Mitarbeiter müssen Sie überprüfen?
Staatsangehörige der EU, des EWR und der Schweiz können in Frankreich uneingeschränkt arbeiten. Bei ihnen reicht es aus, einen Ausweis zu überprüfen.
Alle anderen benötigen eine Arbeitserlaubnis. Das betrifft Nicht-EU-Bürger, die im Besitz einer VLS-TS, einer „Arbeitnehmer“- oder „Zeitarbeitskräfte“-Karte, eines Talent-Passes oder einer Arbeitserlaubnisbescheinigung sind. Jedes dieser Dokumente ist mit einem QR-Code versehen, den Sie verifizieren müssen.
Der 3-Stufen-Prozess
Nutzen Sie unsere OFII-Checkliste zur Überprüfung nach der Einreise, um sich über die wichtigsten Schritte, Fristen und behördlichen Auflagen nach der Einreise in Frankreich zu informieren.
Schritt 1: Scannen Sie den QR-Code
In Frankreich stehen nun zwei offizielle Tools zur digitalen Überprüfung von Genehmigungen zur Verfügung. Beide lesen den Code aus und gleichen das Dokument innerhalb von Sekunden mit den behördlichen Daten ab.
- Portal „Contrôle Travail “: Der Desktop-Weg, der auch für die Meldung vor der Einstellung an die Präfektur genutzt wird.
- France-Auth-App: Scannen Sie den QR-Code auf der Genehmigung oder der Arbeitserlaubnis direkt mit Ihrem Smartphone.
Das Scan-Ergebnis lesen
Der Scan liefert eines von drei Ergebnissen. Informieren Sie sich über die jeweilige Bedeutung, bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt.
| Ergebnis |
Was das bedeutet |
Ihre Maßnahme |
| Gültig |
Das Dokument ist echt und gültig. Das Ergebnis zeigt den Namen des Inhabers, die Art der Genehmigung und die Gültigkeitsdaten, die mit denen auf der physischen Karte übereinstimmen. |
Fahren Sie fort. Speichern Sie die Bestätigung. |
| Abgelaufen oder widerrufen |
Die Genehmigung existiert zwar, ist jedoch nicht mehr gültig oder wurde von den Behörden widerrufen. |
Nehmen Sie die Person nicht an Bord. Verlangen Sie ein aktuelles Dokument oder eine Verlängerungsbescheinigung. |
| Nicht gefunden / Nicht übereinstimmend |
Der Code liefert keine Ergebnisse, oder die Angaben auf dem Bildschirm stimmen nicht mit der Karte überein, die Sie vor sich haben. |
Stopp. Als unbestätigt behandeln und weiterleiten. |
Sollte der Scan fehlschlagen, lassen Sie die Person nicht mit der Arbeit beginnen und klären Sie den Status über die Präfektur ab, bevor Sie fortfahren. Die Einstellung einer Person bei einem fehlgeschlagenen oder nicht übereinstimmenden Ergebnis ist genau das Szenario, das die unten aufgeführten Bußgelder nach sich zieht.
Was ist, wenn das Dokument keinen QR-Code enthält?
Nicht jedes Dokument, das Sie zu Gesicht bekommen, enthält einen scanbaren QR-Code. Genehmigungen, die vor der Einführung im Jahr 2026 ausgestellt wurden, sowie einige ANEF-Dokumente sehen anders aus. Hier finden Sie die jeweiligen Ausweichmöglichkeiten.
- Physische Karten im älteren Format: Wenn die Karte aus der Zeit vor der Einführung des QR-Codes stammt, ist der Antrag auf Echtheitsprüfung bei der Präfektur (Schritt 2) Ihr primärer Überprüfungsweg. Senden Sie den Antrag ab und bewahren Sie die Empfangsbestätigung auf.
- Digitale Dokumente der ANEF: Der QR-Code befindet sich häufig auf der „Attestation de prolongation d'instruction“ oder der „Décision favorable“ der ANEF, nicht auf der Plastikkarte. Scannen Sie den Code auf der Bescheinigung selbst.
- Nirgendwo ist ein Code angegeben: Überprüfen Sie alles anhand des Antrags der Präfektur. Die 2-Werktage-Regel bietet Ihnen weiterhin einen vorschriftsmäßigen Weg.
Dies tritt vor allem dann auf, wenn Sie bestehende Mitarbeiter oder einen kürzlich eingestellten Mitarbeiter überprüfen, dessen Ausweis noch im alten Format ausgestellt wurde. Das Fehlen eines QR-Codes hebt die Verpflichtung nicht auf, sondern bestimmt lediglich, auf welchem Weg dies nachgewiesen wird.
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Schritt 2: Antrag auf Echtheitsbestätigung bei der Präfektur einreichen
Das Scannen des QR-Codes ersetzt nicht die bisherige gesetzliche Verpflichtung bei Neueinstellungen. Sie müssen weiterhin eine Echtheitsbestätigung bei der Präfektur des Arbeitsortes einholen.
Regeln zum Zeitpunkt der Überprüfung durch die Präfektur
| Regel |
Was das für Sie bedeutet |
| Frühzeitig einreichen |
Senden Sie den Antrag auf Überprüfung der Arbeitserlaubnis an die Präfektur,
und zwar mindestens zwei Werktage vor dem geplanten
Arbeitsbeginn des Mitarbeiters.
|
| Keine Antwort von der Präfektur |
Wenn die Präfektur nicht innerhalb von zwei Arbeitstagen antwortet,
gilt die Überprüfungspflicht des Arbeitgebers als erfüllt.
|
| Ausnahme für Arbeitssuchende |
Eine Überprüfungsanfrage ist nicht erforderlich, wenn der Arbeitnehmer
bei France Travail als Arbeitssuchender gemeldet ist.
|
Schritt 3: Die Quittung einreichen und aufbewahren
Die „Quittung“ ist Ihr Nachweis dafür, dass die Überprüfung stattgefunden hat. Es handelt sich um die Bestätigung, die das Tool oder die Präfektur ausstellt, und sie ist das Erste, wonach ein Inspektor fragt.
Was man aufbewahren sollte
- Bestätigung der Überprüfung: Das Scanergebnis oder die Antwort der Präfektur (oder der Nachweis Ihrer Anfrage sowie der Ablauf der Frist von zwei Werktagen).
- Eine Kopie der Genehmigung: Vorder- und Rückseite oder das beglaubigte ANEF-Dokument.
- Zeitstempel des Scans: Datum und Uhrzeit, zu denen Sie die Überprüfung durchgeführt haben.
- Referenznummer der Präfektur: Die Antragsnummer oder die Empfangsbestätigung, sofern Sie diesen Weg gewählt haben.
Bewahren Sie alle Unterlagen mindestens fünf Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses in der Personalakte des Mitarbeiters auf.
Ein Hinweis zum Datenschutz
Gemäß der DSGVO gelten Einwanderungsdokumente als personenbezogene Daten. Bewahren Sie daher nur das auf, was zur Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist, und nicht länger, als es die 5-Jahres-Regel rechtfertigt. Bewahren Sie Kopien sicher auf, beschränken Sie den Zugriff auf die Personalabteilung und löschen Sie sie, sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Das unbefristete Aufbewahren von Kopien von Aufenthaltsgenehmigungen „für alle Fälle“ stellt an sich bereits ein Datenschutzrisiko dar und ist keine sichere Standardvorgehensweise.
Warum das wichtig ist: Die Kosten, wenn man es falsch macht
Die Bußgelder liegen zwischen 20.750 € und 62.250 € pro nicht genehmigtem Arbeitnehmer, wobei strafrechtliche Sanktionen bis zu 30.000 € betragen können. Beide Beträge gelten pro Person, nicht pro Vorfall. Wiederholungstätern kann für bis zu fünf Jahre untersagt werden, ausländische Arbeitnehmer einzustellen.
Ehrlich gesagt dauert die Überprüfung selbst nur wenige Minuten. Das Risiko entsteht dadurch, dass sie in einem wachsenden Team nicht einheitlich durchgeführt wird oder dass bei Vertragsverlängerungen vergessen wird, die Überprüfung erneut durchzuführen. (Der zweite Punkt bereitet mehr Personalabteilungen Probleme als die Erstüberprüfung bei der Einstellung.) Eine vollständige Übersicht über das Sanktionssystem finden Sie in unserem Leitfaden zu Bußgeldern für Arbeitgeber im Zusammenhang mit Einwanderungsrecht in Frankreich.
Was ist zu tun, wenn Sie feststellen, dass ein Mitarbeiter nicht befugt ist?
Sollte bei einer bereits beschäftigten Person ein negativer Befund vorliegen, handeln Sie zügig und dokumentieren Sie jeden Schritt. Panik und Untätigkeit verschlimmern die Situation nur.
- Arbeit einstellen: Den Mitarbeiter bis zur Klärung der Situation vom Dienst suspendieren.
- Lassen Sie sich rechtlich beraten: Bevor Sie kündigen oder Anzeige erstatten, sollten Sie sich hinsichtlich Ihrer Situation im Einwanderungsrecht beraten lassen.
- Regulierung prüfen: In manchen Fällen kann eine anstehende Verlängerung oder ein Neuantrag die Genehmigung wiederherstellen.
- Mit den Aufsichtsbehörden kooperieren: Die Zusammenarbeit mit der Arbeitsaufsichtsbehörde wird weitaus positiver bewertet als das Verschweigen von Sachverhalten.
- Korrekturmaßnahmen dokumentieren: Halten Sie fest, was Sie festgestellt haben, wann dies geschah und welche Maßnahmen ergriffen wurden.
Die Folgen gehen über Geldstrafen hinaus. Arbeitgeber müssen mit strafrechtlicher Haftung, Einstellungsverboten für ausländische Arbeitskräfte von bis zu fünf Jahren und einem Reputationsschaden rechnen, der jede Strafe überdauert. Der Nachweis, dass Sie systematische Überprüfungen durchführen und sofort gehandelt haben, sobald Sie ein Problem festgestellt haben, ist Ihr wirksamstes Mittel zur Risikominderung.
Lesen Sie unseren Leitfaden zur Einhaltung der Arbeitgeberpflichten im Rahmen der Reformen der Arbeitsgenehmigungen in Frankreich für 2026, in dem erläutert wird, wie Arbeitgeber bei der Beantragung von Arbeitsgenehmigungen in Frankreich vorgehen können.
In Ihren Prozess integrieren
Die Überprüfung ist keine einmalige Aufgabe. Sie muss bei jeder Verlängerung der Genehmigung sowie bei jeder Änderung der Funktion, des Gehalts oder des Arbeitsortes wiederholt werden. Verknüpfen Sie jede Überprüfung mit Ihren Einarbeitungs- und Verlängerungsabläufen, damit nichts übersehen wird.
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Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.
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