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Das Sponsorship Management System (SMS) ist das zentrale Portal des Innenministeriums, über das britische Arbeitgeber Sponsorship Certificates (CoS) ausstellen, Änderungen bei gesponserten Arbeitnehmern melden und die vollständige Einhaltung der britischen Visabestimmungen sicherstellen.
Bitte stellen Sie uns diese Daten zu Beginn der Zusammenarbeit einmalig zur Verfügung, damit wir Ihr SMS-Portal übernehmen können.
Informieren Sie Jobbatical, sobald diese Ereignisse eintreten. Die gesetzlichen Meldefristen sind knapp bemessen; eine verspätete Meldung kann zu Verstößen gegen die Vorschriften führen.
Laden Sie sich ein übersichtliches PDF mit allen 12 Bezeichnungen herunter – ideal für die Einweisung Ihres HR-Teams oder zur Weitergabe an neue Kollegen.
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Umfassende Portalverwaltung · CoS · Berichterstellung · Compliance
Das britische Sponsorship Management System schreibt vor, dass Personalabteilungen Änderungen im Personalbestand, Abwesenheiten und Austritte innerhalb einer strengen Frist von 10 Arbeitstagen melden müssen, ohne dass eine Nachfrist gewährt wird. Schon eine einzige versäumte Meldung kann eine Compliance-Prüfung, eine Herabstufung der Lizenz oder eine Aussetzung nach sich ziehen. Jobbatical übernimmt die gesamte Portalverwaltung, sodass Ihre Personalabteilung nie wieder gesetzliche Fristen im Auge behalten muss.
1. Ihre Personalabteilung steht vor der ständigen Anforderung, meldepflichtige Ereignisse (Gehaltsänderungen, Abwesenheiten, Änderungen der Funktion) innerhalb einer knappen Frist von 10 Arbeitstagen über das SMS-Portal zu erfassen.
2. Versäumte Fristen, falsche SOC-Codes oder Lücken bei der Überprüfung der Arbeitserlaubnis können einen Compliance-Besuch der UKVI auslösen, was zu einer Herabstufung oder Aussetzung der Sponsorenlizenz führen kann.
3. Jobbatical übernimmt die gesamte Portalverwaltung und gewährleistet eine 100-prozentige Einhaltung der UKVI-Anforderungen, ohne dass sich Ihr Team jemals einloggen muss.
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| Schweregrad | Compliance-Risiko | Wie das funktioniert | Wie Jobbatical dies verhindert |
|---|---|---|---|
| 🔴 Hoch | Das Zeitfenster für die Meldung des Ereignisses wurde verpasst | Personalabteilungen wissen nicht, dass Gehaltsänderungen, Funktionswechsel oder Abwesenheiten von Mitarbeitern innerhalb von 10 Arbeitstagen über das SMS-Portal gemeldet werden müssen. | Jobbatical erhält Benachrichtigungen direkt und bearbeitet alle meldepflichtigen Ereignisse innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist, ohne dass ein Eingreifen der Personalabteilung erforderlich ist. |
| 🔴 Hoch | Falscher SOC-Berufsschlüssel | Eine falsche Berufsklassifizierung im CoS führt zu Visumsablehnungen und Nachfragen seitens der UKVI. | Jobbatical gleicht vor jedem CoS-Einsatz den SOC-Code mit der Stellenbeschreibung ab. |
| 🔴 Hoch | Gehalt unterhalb der marktüblichen Schwelle | Die Gehaltsgrenzen für April 2026 haben sich geändert; Angebote, die 2024 noch den Anforderungen entsprachen, liegen nun möglicherweise unter dem vorgeschriebenen Marktgehalt. | Jobbatical gleicht jede Neueinstellung und jede Gehaltsänderung vor der Zuweisung mit den aktuellen Marktgehaltsübersichten ab. |
| 🔴 Hoch | Lücke bei der Überprüfung des Rechts auf Arbeit | Die Leitlinien vom April 2026 schreiben nun RTW-Prüfungen für gesponserte Arbeitnehmer vor, die nicht direkt auf der Gehaltsliste stehen – eine Anforderung, die viele Personalabteilungen übersehen haben. | Jobbatical stellt sicher, dass die RTW-Überprüfung (eVisa-Share-Code-Prüfung) für alle gesponserten Arbeitnehmer unabhängig von der Beschäftigungsform durchgeführt und dokumentiert wird. |
| 🟡 Mittel | Benutzer der Stufe 1 wurde nicht aktualisiert | Der als Benutzer der Stufe 1 registrierte Mitarbeiter der Personalabteilung verlässt das Unternehmen, und es wird kein Ersatz eingestellt, was zu Sicherheitslücken führt. | Im Rahmen des laufenden Rahmenvertrags sorgt Jobbatical für einen aktiven Level-1-Zugang und überwacht den Status der Benutzerkonten. |
| 🟡 Mittel | Mitarbeiterdaten wurden nicht aktualisiert | Der Mitarbeiter scheidet aus, doch die CoS-Zulassung wird im SMS-Portal nicht zurückgezogen; der Datensatz bleibt aktiv und löst Compliance-Abfragen aus. | Jobbatical bearbeitet alle Austritte von Mitarbeitern im Portal innerhalb von 10 Werktagen und zieht die Arbeitsbescheinigung nach Benachrichtigung automatisch zurück. |
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Unser Managed-SMS-Service deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer gesponserten Mitarbeiter ab, von der Ersteinrichtung über die Verlängerung von Visa bis hin zur Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Wenn Sie Arbeitnehmer sponsern, benötigen Sie diese wahrscheinlich zusätzlich zu Ihrem SMS-Portal-Verwaltungsdienst.
Haftungsausschluss: Diese Checkliste dient lediglich als allgemeine Orientierungshilfe und stellt keine Rechts- oder Einwanderungsberatung dar; die Anforderungen können sich ohne Vorankündigung ändern. Die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der britischen Sponsorenlizenz, die Gehaltsschwellen für das Certificate of Sponsorship (CoS) sowie die Meldepflichten im Rahmen des Sponsor Management System (SMS) werden vom britischen Innenministerium regelmäßig aktualisiert. Bitte überprüfen Sie die aktuellen offiziellen Leitlinien der britischen Einwanderungsbehörde (UK Visas and Immigration, UKVI), bevor Sie sich bei Entscheidungen zur Einhaltung der Vorschriften auf diese Checkliste stützen. Jobbatical übernimmt keine Haftung für die Aussetzung oder den Entzug von Sponsorenlizenzen, die Verweigerung von Visa oder Compliance-Strafen, die sich aus dem Vertrauen auf diese Checkliste ergeben. Für eine vollständige, fallspezifische Compliance-Prüfung und professionelle Beratung wenden Sie sich bitte an das Einwanderungsteam von Jobbatical.
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Wir werden Ihnen in Kürze weitere Informationen und die Einzelheiten des Treffens mitteilen.
| Einarbeitungszeit | 3–5 Werktage, sobald alle für die Einarbeitung erforderlichen Unterlagen vorliegen. Bis zu 10 Werktage bei Unternehmen mit komplexen Unterlagen oder ausstehenden Meldepflichten, die vor Beginn des Managed Service geklärt werden müssen. |
| Gesetzlich vorgeschriebenes Meldezeitfenster | Bei den meisten meldepflichtigen Ereignissen (Personalwechsel, Abwesenheiten, Austritte) gelten 10 Werktage ab dem Datum des Ereignisses. Korrespondenz der Personalabteilung muss noch am Tag des Eingangs an Jobbatical weitergeleitet werden. |
| Bearbeitungszeit für CoS-Aufträge | Bei Standardaufträgen, bei denen alle erforderlichen Informationen vorliegen, dauert es weniger als 24 Stunden. Anträge auf die Einstellung neuer Mitarbeiter sollten mindestens 10 Werktage vor dem Arbeitsbeginn des Mitarbeiters eingereicht werden, damit genügend Zeit für die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung und die Vorbereitung des Visumantrags bleibt. |
| Änderungen der Gehaltsgrenzen im April 2026 | Die Schwellenwerte für die marktüblichen Gehälter der meisten Fachkräftepositionen wurden im April 2026 angehoben. Jobbatical überprüft jede neue CoS anhand der aktuellen Schwellenwerte und benachrichtigt Sie, falls das Gehalt eines bereits gesponserten Mitarbeiters die aktualisierten Anforderungen nicht mehr erfüllt. |
| Pflicht zur Überprüfung des Arbeitsrechts (2026) | Die im April 2026 aktualisierten UKVI-Richtlinien schreiben nun vor, dass bei gesponserten Arbeitskräften, die nicht direkt auf der Gehaltsliste stehen (z. B. über eine Agentur vermittelte Auftragnehmer), eine Überprüfung der Arbeitsberechtigung durchgeführt werden muss. Jobbatical stellt sicher, dass dies für alle Arbeitskräfte im Rahmen des Registers für gesponserte Arbeitskräfte abgedeckt ist. |
| Abgedeckte Lizenztypen | Arbeitserlaubnis (für Fachkräfte, leitende Angestellte oder Spezialisten sowie verwandte Bereiche) und befristete Arbeitserlaubnis. Jobbatical verwaltet beide Arten gegebenenfalls im Rahmen desselben Rahmenvertrags. |
| Verwaltung der CoS-Zuweisungen | Jobbatical überwacht Ihr verbleibendes CoS-Kontingent und beantragt rechtzeitig vor dessen Ausschöpfung eine Aufstockung bei der UKVI, sodass es nie dazu kommt, dass sich die Einstellung eines neuen Mitarbeiters verzögert, weil kein CoS mehr verfügbar ist. |
| Möchten Sie Ihre aktuellen Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Sponsorenlizenz besprechen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an [email protected] oder vereinbaren Sie ein kostenloses 20-minütiges Telefonat → | |
Die wichtigsten Fakten wurden im Mai 2026 überprüft. Gehaltsgrenzen, Anforderungen an den SOC-Code und die Leitlinien der UKVI können sich ändern. Bitte überprüfen Sie die aktuellen Leitlinien des Innenministeriums, bevor Sie Entscheidungen zur Einhaltung der Vorschriften treffen.
Benötigen Sie Unterstützung, die über diesen Rechner hinausgeht? Unsere Experten kümmern sich um den gesamten Prozess – von der Prüfung der Förderfähigkeit über die Antragstellung bis hin zur Einhaltung der Vorschriften.
Entdecken Sie den Service zum Sponsorenmanagement in GroßbritannienA: Um mit der Einarbeitung zu beginnen, sollten Arbeitgeber das Genehmigungsschreiben für die Sponsorenlizenz, die Nummer der Sponsorenlizenz, die Zugangsdaten zum SMS-Portal für den benannten Level-1-Benutzer, das aktuelle Verzeichnis der gesponserten Arbeitnehmer, die vorhandenen Aufzeichnungen zu Sponsorship Certificates (CoS) sowie alle Unterlagen im Zusammenhang mit der jüngsten Korrespondenz mit der UKVI oder Compliance-Maßnahmen vorlegen. Durch die frühzeitige Bereitstellung dieser Dokumente kann Jobbatical eine umfassende Compliance-Prüfung durchführen, bevor die Verwaltung des SMS-Portals übernommen wird.
A: Ja. Das Genehmigungsschreiben für die Sponsorenlizenz ist eines der wichtigsten Compliance-Dokumente, da es die Lizenzstufe, die Lizenznummer und die bei UKVI registrierten Schlüsselpersonen bestätigt. Jobbatical nutzt dieses Dokument, um die Angaben zur Sponsorenlizenz mit den im SMS-Portal gespeicherten Informationen abzugleichen und etwaige Unstimmigkeiten zu identifizieren, die eine Aktualisierung erfordern könnten.
A: Arbeitgeber sollten für jeden von ihnen gesponserten Arbeitnehmer eine vollständige Akte anlegen, die Kopien des Reisepasses, Nachweise über die BRP oder das eVisa, Unterlagen zur Überprüfung der Arbeitserlaubnis, Arbeitsverträge, Angaben zur CoS, Gehaltsunterlagen, Kontaktdaten sowie alle Dokumente enthält, die sich auf Änderungen der Berufsbezeichnung, des Gehalts oder des Arbeitsortes beziehen. Diese Unterlagen sind Teil der Nachweise, die UKVI im Rahmen einer Compliance-Prüfung anfordern kann.
A: Arbeitgeber müssen Nachweise über alle vor Arbeitsantritt durchgeführten Überprüfungen der Arbeitsberechtigung sowie gegebenenfalls über Folgeüberprüfungen aufbewahren. Dazu gehören in der Regel Kopien von Reisepässen, Nachweise über den Einwanderungsstatus, Ergebnisse von Online-Überprüfungen der Arbeitsberechtigung, mit Datumsstempel versehene Überprüfungsunterlagen sowie Nachweise über die fortbestehende Arbeitserlaubnis der betreffenden Person im Vereinigten Königreich. Fehlende Unterlagen zur Arbeitsberechtigung sind ein häufiges Compliance-Problem, das bei Prüfungen durch die UKVI festgestellt wird.
A: Ja. Arbeitgeber sollten für alle gesponserten Arbeitnehmer die unterzeichneten Arbeitsverträge sowie etwaige Vertragsänderungen aufbewahren. Der Vertrag sollte die Funktion, das Gehalt, die Arbeitszeiten und die Beschäftigungsbedingungen klar widerspiegeln, die mit den Angaben auf der Sponsorship Certificate des Arbeitnehmers übereinstimmen. UKVI kann diese Dokumente im Rahmen einer Konformitätsprüfung gegenprüfen.
A: Arbeitgeber sollten Lohnunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Banküberweisungsbelege, Unterlagen zu Gehaltsanpassungen sowie Nachweise darüber aufbewahren, dass gesponserte Arbeitnehmer mindestens das in ihrem CoS angegebene Gehaltsniveau erhalten. Diese Unterlagen dienen als Nachweis für die Einhaltung der Gehaltsanforderungen der Sponsorenlizenz und werden bei Kontrollbesuchen der UKVI häufig angefordert.
A: Arbeitgeber sollten für jede meldepflichtige Änderung Belege aufbewahren, darunter Gehaltsanpassungsschreiben, Unterlagen zu Beförderungen oder Änderungen der Berufsbezeichnung, aktualisierte Arbeitsverträge, Unterlagen zu Umzügen, Abwesenheitsaufzeichnungen, Kündigungsschreiben und Unterlagen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Die Aufbewahrung dieser Belege ist unerlässlich, da die UKVI Nachweise dafür verlangen kann, dass die gemeldeten Änderungen korrekt waren und innerhalb der vorgeschriebenen Frist eingereicht wurden.
A: Die Unterlagen gemäß Anhang D sollten in einem sicheren und leicht zugänglichen Format aufbewahrt werden, entweder in digitaler Form oder in physischen Akten. Für jeden gesponserten Arbeitnehmer sollte eine eigene Akte angelegt werden, die seine Ausweisdokumente, den Nachweis der Arbeitserlaubnis, den Arbeitsvertrag, die CoS-Unterlagen, Gehaltsabrechnungen, Kontaktdaten sowie alle Unterlagen zu meldepflichtigen Änderungen enthält. Arbeitgeber sollten in der Lage sein, diese Unterlagen auf Verlangen bei einer UKVI-Konformitätsprüfung oder einem Vor-Ort-Besuch unverzüglich vorzulegen.
Umfassende Checkliste für die Übergabe des britischen Sponsorship-Management-Systems für 2026, 12 Punkte für die Einarbeitung und laufende Aufgaben, gesetzliche Meldepflichten sowie Anforderungen des CoS. Kostenloser Download für Personalabteilungen und Arbeitgeberteams in Großbritannien.
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