A: Jobbatical übernimmt den täglichen Betrieb Ihres Portals für das Sponsorship-Management-System des Home Office auf Basis eines Managed-Retainer-Vertrags. Dies umfasst die Zuweisung von Sponsorship Certificates (CoS) für jeden neuen gesponserten Mitarbeiter, die Meldung aller gesetzlich vorgeschriebenen Ereignisse innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 10 Arbeitstagen (Personalwechsel, Abwesenheiten, Austritte), die Pflege der Aufzeichnungen gemäß Anhang D, die Überwachung von Visumablaufdaten und die Auslösung von Verlängerungsbenachrichtigungen sowie die Bearbeitung jeglicher Korrespondenz mit dem Home Office in Ihrem Namen. Ihr HR-Team sendet Benachrichtigungen, wenn Ereignisse eintreten – Jobbatical kümmert sich um alles innerhalb des Portals.

A: Die Sponsorenlizenz ist die vom Innenministerium erteilte Genehmigung, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, ausländische Arbeitskräfte einzustellen, die ein Visum benötigen. Das SMS (Sponsorship Management System) ist das Online-Portal, über das Sie diese Genehmigung nutzen – durch die Ausstellung von CoS, das Einreichen von Berichten und die Führung von Aufzeichnungen. Der Besitz einer Sponsorenlizenz bei gleichzeitiger unsachgemäßer Verwaltung des SMS-Portals ist einer der häufigsten Gründe für die Aussetzung oder den Entzug von Lizenzen. Der SMS-Portal-Management-Service von Jobbatical übernimmt die operative Verantwortung für das Portal, während Sie Eigentümer der Lizenz selbst bleiben.

A: Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel 3–5 Werktage, sobald alle erforderlichen Unterlagen vorliegen – darunter der Zugang zum SMS-Portal als Benutzer der Stufe 1, Ihr Genehmigungsschreiben für die Sponsorenlizenz, das vollständige Verzeichnis der gesponserten Arbeitnehmer sowie die Erfüllung aller noch ausstehenden Meldepflichten. Jobbatical führt während des Onboardings eine umfassende Compliance-Prüfung des Portals durch, um etwaige noch ausstehende Verpflichtungen zu ermitteln und zu klären, bevor der Managed Service offiziell beginnt. Bei Unternehmen mit komplexen Unterlagen oder überfälligen Meldepflichten kann die Einarbeitung bis zu 10 Werktage dauern.

A: Die häufigsten Ursachen sind versäumte Meldefristen (die Nichtmeldung von Personaländerungen, Abwesenheiten oder Austritten innerhalb von 10 Werktagen), falsche Berufscodes bei CoS-Zuweisungen, Gehaltsniveaus, die unter die aktuelle Schwelle für marktübliche Vergütungen fallen, sowie Level-1-Benutzerkonten, die nach Personaländerungen nicht gepflegt werden. Der Managed Service von Jobbatical beseitigt all diese Probleme, indem er die gesamte Aktivität im SMS-Portal übernimmt: Jedes meldepflichtige Ereignis wird innerhalb der gesetzlichen Frist bearbeitet, jede CoS-Zuweisung wird anhand der aktuellen SOC-Codes und Gehaltsschwellenwerte überprüft, und die Benutzerkonten im Portal werden aktiv gepflegt. Unternehmen, die bereits einem Risiko ausgesetzt sind, sollten eine Compliance-Prüfung bei Jobbatical buchen, bevor das Innenministerium Maßnahmen ergreift.

A: Ja – Für die Verwaltung Ihres Portals durch Jobbatical ist ein Level-1-Zugriff erforderlich. Ein Level-1-Benutzer verfügt über die höchste Zugriffsstufe im SMS-Portal und ist der einzige Benutzer, der CoS zuweisen, andere Benutzerkonten verwalten und Maßnahmen im Zusammenhang mit Compliance-Aufgaben ergreifen kann. Während des Onboardings gewähren Sie dem benannten Administrator von Jobbatical Level-1-Zugriff. Ihre bestehenden Benutzer der Stufe 1 bleiben im Konto und behalten den Überblick über alle Aktivitäten – Jobbatical fungiert als zusätzlicher autorisierter Betreiber, nicht als Ersatz für Ihre internen Ansprechpartner.

A: Ja – jede Änderung des Gehalts, der Berufsbezeichnung, des Arbeitsortes oder der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit eines gesponserten Arbeitnehmers, die nicht bereits in seiner Sponsoringbescheinigung vermerkt war, muss dem UKVI über das SMS-Portal innerhalb von 10 Werktagen nach Inkrafttreten der Änderung gemeldet werden. Dies gilt auch für Gehaltserhöhungen. Gemäß den aktualisierten Leitlinien vom April 2026 wurden die Gehaltsschwellenwerte für die meisten Positionen angehoben, sodass bei einer Gehaltsänderung möglicherweise auch geprüft werden muss, ob der Arbeitnehmer die Mindestschwelle weiterhin erfüllt. Bei der Verwaltung Ihres SMS-Portals bewertet Jobbatical jede gemeldete Änderung und ermittelt, ob ein SMS-Bericht, eine neue Sponsoring-Bescheinigung oder beides erforderlich ist.

A: „Anhang D“ ist die Bezeichnung des Innenministeriums für die Unterlagen, die jeder zugelassene Sponsor für jeden von ihm geförderten Arbeitnehmer führen muss – darunter Passdaten, CoS-Referenznummer, Nachweis der Arbeitserlaubnis, Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen sowie Aufzeichnungen über etwaige Änderungen während des Beschäftigungsverhältnisses. Diese Unterlagen werden nicht proaktiv beim Innenministerium eingereicht, müssen jedoch unverzüglich vorgelegt werden, falls UKVI eine Compliance-Kontrolle oder ein Audit durchführt. Sponsoren, die bei einer Kontrolle keine vollständigen Anhang-D-Unterlagen vorlegen können, riskieren eine Herabstufung ihrer Lizenz. Jobbatical verwaltet alle Anhang-D-Unterlagen im Rahmen des SMS-Portal-Management-Services, sodass Ihr Unternehmen jederzeit für eine Prüfung bereit ist.

A: Ja – der Managed Service von Jobbatical ist darauf ausgelegt, sich in Ihr bestehendes HR-Team zu integrieren, nicht es zu ersetzen. In der Praxis kümmert sich Ihr HR-Team weiterhin um Einstellungsentscheidungen, die Gehaltsabrechnung und die logistischen Aspekte des Onboardings. Jobbatical übernimmt den Bereich der Einhaltung von Einwanderungsvorschriften: CoS-Zuweisungen, SMS-Meldungen, Dokumentation und die Zusammenarbeit mit dem Innenministerium. Ihr HR-Team benachrichtigt Jobbatical, wenn wichtige Ereignisse eintreten (Neueinstellungen, Änderungen, Austritte), und Jobbatical kümmert sich um alles innerhalb des Portals. Viele Kunden beginnen mit einer vollständigen Übergabe und bauen nach und nach internes Wissen auf, indem sie den SMS-Compliance-Schulungsservice von Jobbatical als ergänzendes Angebot nutzen.