Deutsche Arbeitsvisa und das Fachkräftegesetz: 7 kostspielige Fehler, die Personalabteilungen begehen

Das deutsche Fachkräfteeinwanderungsgesetz wurde zwischen 2023 und 2024 reformiert. Dennoch gehen viele Personalabteilungen nach wie vor von veralteten Annahmen aus. Fünf Genehmigungswege, drei Reformsäulen, neue Gehaltsschwellen für 2026 und eine Compliance-Verpflichtung ab Januar 2026, von der die meisten Unternehmen noch nicht einmal gehört haben, lassen viel Raum für Fehler. Die meisten der unten aufgeführten Fehler fallen erst auf, wenn ein Antrag ins Stocken gerät, ein Arbeitsbeginn verschoben wird oder ein Audit auf Ihrem Schreibtisch landet. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Fehler 1: Wahl des falschen Genehmigungsverfahrens

In Deutschland gibt es nun im Rahmen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes fünf Hauptgenehmigungswege:

• Die EU-Blue-Card (§ 18g),
• Die qualifizierte Arbeitserlaubnis (§ 18b),
• Das Fachkräftevisum für berufliche Qualifikationen (§ 18a),
• Der auf Erfahrung basierende Weg (§ 19c Abs. 2),
• Der „Recognition Partnership“-Weg.

Jedes Programm hat unterschiedliche Gehaltsvoraussetzungen, Anerkennungsregeln und Fristen für die Erteilung einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung. Die Wahl des falschen Programms ist der kostspieligste Fehler, den ein Arbeitgeber begehen kann.

• Ein Antragsteller, der die Voraussetzungen für die EU-Blue-Card erfüllt, dessen Antrag jedoch gemäß § 18b bearbeitet wird, verliert mehr als 12 Monate bei der Berechnung seiner Aufenthaltsdauer für eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung.
• Inhaber einer Blue Card können nach 21 Monaten einen Antrag stellen (mit Deutschkenntnissen auf B1-Niveau), während der Standardweg 4 bis 5 Jahre dauert.

Führen Sie eine Prüfung der Berechtigung zum Erhalt einer Arbeitserlaubnis durch, bevor Sie ein Einstellungsangebot unterbreiten. Jobbaticals Jobbatical-Prüfung zur Visum- und Arbeitserlaubnisvoraussetzung vor der Einstellung in Deutschland macht diesen Schritt völlig unkompliziert.

Fehler 2: Zu späte Einleitung des Verfahrens zur Anerkennung von Qualifikationen

Die Anerkennung von Qualifikationen ist der zeitaufwändigste Schritt im Verfahren zur Erteilung eines Arbeitsvisums für Deutschland.

• Die Anerkennung von akademischen Abschlüssen über die ZAB- oder Anabin-Datenbank dauert 3 bis 6 Monate.
• Die Ausbildung zur Erlangung eines Berufsabschlusses über die IHK oder die HWK dauert bis zu vier Monate.
• Bei reglementierten Berufen wie Medizin, Rechtswesen oder Ingenieurwesen kommt noch die Überprüfung durch die Berufsverbände hinzu.

Die meisten Teams beginnen damit erst, nachdem ein Bewerber ein Angebot angenommen hat. Das ist bereits zu spät. Wenn Ihr angestrebter Einstiegstermin im 3. Quartal liegt, muss die Einarbeitung bereits im 1. Quartal beginnen.

Besuchen Sie unsere Seite zu unserem Service für das Visum für Fachkräfte in Deutschland , um die vollständigen Zulassungskriterien einzusehen.

Fehler 3: Unterbreitung von Gehaltsangeboten ohne Überprüfung der Schwellenwerte für 2026

Die Gehaltsgrenzen für Arbeitserlaubnisse in Deutschland sind nicht festgeschrieben. Sie werden jährlich aktualisiert, und die Werte für 2026 liegen über denen von 2025.

Gehaltgrenzen für Arbeitserlaubnisse in Deutschland 2026

Falls ein Angebotsschreiben vor Januar 2026 erstellt und seitdem nicht mehr überprüft wurde, sollten Sie es jetzt überprüfen. Ein Gehalt, das im letzten Jahr noch den Anforderungen entsprach, erfüllt diese möglicherweise in diesem Jahr nicht mehr.

Fehler 4: Die Annahme, dass keine Arbeitgeberpflichten bestehen (da keine Sponsorenlizenz vorliegt)

Bei jeder Einstellung von Nicht-EU-Bürgern muss Ihr Team Folgendes tun:

• Überprüfen Sie, ob die Qualifikation des Bewerbers anerkannt ist (oder leiten Sie die Anerkennung ein);
• Überprüfen Sie, ob das Gehalt den Schwellenwert für den richtigen Genehmigungsweg erfüllt;
• Prüfen Sie, ob eine Genehmigung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist;
• Stellen Sie einen rechtskonformen Arbeitsvertrag zur Verfügung;
• Übermitteln Sie die Beratungsmitteilung gemäß § 45c am ersten Tag schriftlich.

Bei Anträgen im Rahmen des beschleunigten Fachkräfteverfahrens koordinieren Sie zudem die Einreichung bei der örtlichen Ausländerbehörde und entrichten im Namen des Bewerbers eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 411 €.

Unser Leitfaden für Arbeitgeber zum deutschen Fachkräftevisum 2026 enthält die vollständige Checkliste der Arbeitgeberpflichten.

Fehler 5: Die neue Beratungspflicht gemäß § 45c wird nicht beachtet

Das ist die Verpflichtung, von der die meisten Unternehmen noch nichts wissen.

• Seit dem 1. Januar 2026 ist jeder Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, allen neu eingestellten Nicht-EU-Bürgern spätestens an ihrem ersten Arbeitstag schriftliche Informationen über kostenlose, unabhängige Beratungsangebote zum Arbeits- und Sozialrecht (Fair Integration) zur Verfügung zu stellen.
• Dies gilt für alle Personen, die im Ausland mit einem deutschen Arbeitsvertrag eingestellt wurden, unabhängig von der Art der Aufenthaltserlaubnis.
• Sie sind verpflichtet, die Kontaktdaten der dem Arbeitsplatz nächstgelegenen Beratungsstelle anzugeben.

Einen praktischen Überblick darüber, wie sich dies auf Szenarien eines Arbeitgeberwechsels auswirkt, finden Sie in unserem HR-Leitfaden „QEP-Wechsel des Arbeitgebers in Deutschland“.

Fehler 6: Die Überprüfung durch die Bundesagentur für Arbeit nicht berücksichtigen

• Anforderung einer doppelten Genehmigung: Für viele Stellen ist eine Genehmigung sowohl der Ausländerbehörde als auch der Bundesagentur für Arbeit (BA) erforderlich, wobei diese Verfahren häufig separat parallel oder nacheinander ablaufen.
• Zusätzlicher Zeitaufwand: Die BA-Prüfung verlängert den Gesamtprozess in der Regel um weitere 4 bis 8 Wochen.
• Regionale Engpässe: In Berlin, Hamburg und Frankfurt sind die Wartezeiten für Termine am längsten und die Warteschlangen am dichtesten.
• Realistischer Zeitrahmen: Die Gesamtbearbeitungszeit beträgt tatsächlich 8 bis 16 Wochen ab Einreichung der Unterlagen, entgegen den in allgemeinen Leitfäden oft genannten 4 bis 8 Wochen.

Stellen, die auf der deutschen Liste der Mangelberufe aufgeführt sind, sind häufig von der Prüfung durch die Bundesagentur für Arbeit (BA) ausgenommen. Prüfen Sie, ob Ihre Stellenausschreibung die Voraussetzungen erfüllt, bevor Sie davon ausgehen, dass Sie diesen zusätzlichen Schritt einkalkulieren müssen. Unser HR-Leitfaden zu den deutschen Mangelberufen enthält die aktuelle Liste und erklärt, was dies für Ihre Bewerbungen bedeutet.

Fehler 7: Die Anmeldung als Nebensache betrachten

Die Anmeldung ist kein Schritt im Einwanderungsverfahren, und genau deshalb überlassen Personalabteilungen diese Aufgabe den Mitarbeitern und gehen davon aus, dass sie erledigt wird. Ohne Anmeldung kann Ihr neuer Mitarbeiter kein Bankkonto eröffnen, sich nicht bei der Krankenkasse anmelden und keine Steuernummer erhalten.

• Die Anmeldung muss innerhalb von zwei Wochen nach der Ankunft erfolgen.
• In einigen Städten sind Terminvereinbarungen im Voraus erforderlich, die kurzfristig oft schwer zu bekommen sind.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.