Nachprüfung der „Right-to-Work“-Regelung nach dem ILR: Leitfaden für die Personalabteilung für das Jahr 2026

Ja. Und noch ein paar andere Dinge.

Sobald der ILR-Status erteilt wird, ändert sich der Einwanderungsstatus des Mitarbeiters von „gesponsert“ zu „niedergelassen“. Ihre alte „Right-to-Work“-Akte ist an ein Visum gebunden, das nicht mehr existiert. Ihre Verpflichtungen als Sponsor für diese Person enden damit faktisch. Die Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, das HRIS und die Berichterstattung an das Home Office müssen alle entsprechend angepasst werden, und die meisten Personalabteilungen übersehen bei der Umstellung mindestens einen dieser Punkte.

Hier erfahren Sie genau, was Sie in welcher Reihenfolge aktualisieren müssen, wenn Ihr Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet.

Was ändert sich, wenn die ILR erteilt wird?

Eine unbefristete Aufenthaltsgenehmigung bedeutet eine dauerhafte Niederlassung. Damit entfallen zeitliche Begrenzungen, Visabedingungen werden aufgehoben und die Verpflichtung zur fortlaufenden Bürgschaft entfällt. Für die Personalabteilung hat dies vier Veränderungen am selben Tag zur Folge.

• Akte „Recht auf Arbeit“: Der alte Scheck ist an ein abgelaufenes Visum gebunden. Bitte erstellen Sie ihn erneut gemäß Liste A.
• Sponsorenlizenz: Dieser Mitarbeiter wird nicht mehr auf Ihre Sponsoren-Kopfzahl angerechnet. Beenden Sie die SMS-Berichterstattung für diesen Mitarbeiter.
• Gesetzliche Ausnahmeregelung: Umstellung von zeitlich begrenzt auf fortlaufend; keine Kalendererinnerungen mehr für Nachuntersuchungen.
• Dokumentation: Das physische BRP ist nicht mehr vorhanden. Der Mitarbeiter verfügt über ein eVisa, das mit seinem UKVI-Konto verknüpft ist.

Erledigen Sie diese vier Punkte innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt des ILR-Zuschusses. Sollte es zu einer Kontrollbesichtigung kommen und Sie einen bereits festangestellten Mitarbeiter weiterhin als von Ihnen gesponsert führen, wirft dies Fragen hinsichtlich der Richtigkeit Ihrer übrigen Unterlagen auf.

Die erneute Überprüfung des Rechts auf Arbeit: Was ist eigentlich erforderlich?

Inhaber eines ILR-Ausweises fallen unter Liste A: unbefristetes Recht auf Arbeit im Vereinigten Königreich. Eine ordnungsgemäße Überprüfung gemäß Liste A verschafft Ihnen eine fortlaufende gesetzliche Entlastung für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses. Nach dieser Überprüfung sind keine weiteren Überprüfungen erforderlich.

Die praktische Variante

1. Bitten Sie den Mitarbeiter, über sein UKVI-Konto mithilfe des Home-Office-Dienstes „View and prove your immigration status“ einen neuen eVisa-Freigabecode zu generieren.
2. Geben Sie den Freigabecode sowie das Geburtsdatum der betreffenden Person im Online-Dienst des Innenministeriums zur Überprüfung der Arbeitsberechtigung ein.
3. Vergewissern Sie sich, dass auf der Profilseite der Status „abgeschlossen“ oder „unbefristete Aufenthaltserlaubnis“ angezeigt wird, ohne Ablaufdatum und ohne Arbeitsbeschränkungen.
4. Speichern Sie die Profilseite als PDF-Datei mit Datumsangabe. Vermerken Sie das Prüfdatum direkt auf der Datei. Ein Eintrag in einer Tabellenkalkulation ohne Datumsangabe ist bei einer Prüfung nicht stichhaltig.
5. Legen Sie den alten „Right-to-Work“-Check für Fachkräfte mit folgendem Vermerk zu den Akten: „Durch den Check gemäß Liste A am [Datum] nach Erteilung der Genehmigung durch das ILR ersetzt.“

Akzeptieren Sie nicht allein das alte BRP, den alten Share-Code oder das ILR-Bewilligungsschreiben. Die Überprüfung des neuen Share-Codes ist der Nachweis, den das Innenministerium erwartet. Ausführlichere Hintergrundinformationen zu den Vorschriften der Liste A und den Mechanismen der gesetzlichen Entschuldigungsgründe finden Sie in unserem Leitfaden zur Einhaltung der Arbeitserlaubnispflicht im Vereinigten Königreich.

Status als „Right-to-Work“-Unternehmen: vor vs. nach der ILR

E-Visa und der Freigabecode: die rein digitale Realität

Ab dem 31. Dezember 2026 sind physische BRPs für die Überprüfung der Arbeitserlaubnis nicht mehr gültig. Dies gilt sowohl für gesponserte Arbeitnehmer als auch für Inhaber einer unbefristeten Aufenthaltsgenehmigung (ILR). Speziell für Arbeitnehmer mit einer unbefristeten Aufenthaltsgenehmigung (ILR) gilt:

• Das ILR-eVisa befindet sich in demselben UKVI-Konto, das sie als Fachkräfte genutzt haben.
• Nach der Erteilung der ILR muss ein neuer Aktiencode generiert werden; alte Aktiencodes, die mit dem vorherigen Visum verknüpft sind, sind nicht mehr gültig.
•  Codes für das „Right-to-Work“-Verfahren beginnen mit „W“; Codes, die mit „R“ oder „S“ beginnen, funktionieren nicht.
•  Der Freigabecode ist 90 Tage lang gültig; die Überprüfung selbst muss innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen werden.

In der Praxis richten einige Inhaber einer dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung (ILR) ihr UKVI-Konto nie ein, da die Aufenthaltskarte (BRP) an den Grenzen und bei Bankgeschäften stets funktioniert hat. Klären Sie dies am ersten Tag, sonst kommt es bei der Nachprüfung zu Verzögerungen. Unsere Gegenüberstellung von ILR und „Settled Status“ behandelt die Unterschiede beim digitalen Status ausführlicher, falls Sie beide Gruppen in Ihrem Team haben.

Sponsorenlizenz: Was endet, was bleibt bestehen

Sobald die ILR erteilt wurde, endet die Bürgschaft für diesen konkreten Mitarbeiter. Konkret bedeutet dies:

• Es werden keine weiteren SMS-Benachrichtigungen zu ihrer Funktion, ihrem Gehalt oder Änderungen ihres Arbeitsortes versendet.
• Bei künftigen Verlängerungen fällt keine Einwanderungsgebühr für Fachkräfte an; es gibt nichts zu verlängern.
• Der CoS-Eintrag ist zwar nicht mehr aktiv, muss jedoch gemäß Anhang D für die Dauer der Förderung plus ein Jahr aufbewahrt werden.
• Berücksichtigen Sie den Mitarbeiter bei der Ermittlung der Anzahl der von Ihnen geförderten Arbeitnehmer im Rahmen von Compliance-Kontrollen nicht.
• Die Erfassung von Abwesenheiten im Rahmen der 180-Tage-Regelung zur Erlangung der ILR-Berechtigung wird eingestellt; da die ILR selbst jedoch nach zwei Jahren im Ausland erlischt, gilt nun eine andere Abwesenheitsregelung.

Für alle anderen bleibt Ihre Lizenz unverändert. Wenn Sie zehn gesponserte Mitarbeiter hatten und einer davon sich niederlässt, haben Sie nun neun. Passen Sie den Tracker Ihrer Level-1-Benutzer entsprechend an; in unserem Leitfaden zu bewährten SMS-Verfahren finden Sie Hinweise dazu, wie Sie die Liste der gesponserten Mitarbeiter auf dem neuesten Stand halten können.

Die Checkliste für Personalaktualisierungen: Über das Recht auf Arbeit hinaus

Die erneute Überprüfung des „Right-to-Work“-Gesetzes ist die auffälligste Aufgabe, aber nicht die einzige. Innerhalb von zwei Wochen nach der ILR:

• Lohnabrechnung und HRIS: Feld „Visastatus“ aktualisieren. Der Buchstabe für die Sozialversicherungskategorie ändert sich bei ILR nicht, dennoch ist eine Überprüfung erforderlich.
• Leistungen: Einige Leistungen sind an Visabedingungen geknüpft (Rückzahlungsverpflichtungen bei Umzug, Zusatzkrankenversicherungsleistungen für gesponserte Arbeitnehmer, Steuerausgleichskennzeichen). Leiten Sie die Überprüfung ein.
• Arbeitsvertrag: Es besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Neuausstellung, jedoch sollten Klauseln überprüft werden, die sich auf die „Visumsdauer“ oder die „Sponsoring-Verpflichtung“ beziehen und nicht mehr zutreffen.
• Benachrichtigung des Vorgesetzten: Der direkte Vorgesetzte sollte darüber informiert sein, dass der Mitarbeiter nicht mehr an ein Visum gebunden ist. Dies hat Auswirkungen auf die Personalbindungsplanung und die Eignung für internationale Entsendungen.
• Regelung zu Abwesenheiten: Weisen Sie auf die zweijährige Abwesenheitsfrist hin, durch die die ILR-Gültigkeit aufrechterhalten bleibt. Dies stellt für Mitarbeiter bei langen Auslandsprojekten und Entsendungen oft ein Problem dar.
• Aktenarchiv: Bewahren Sie alte CoS-Unterlagen, Nachweise zur Arbeitsberechtigung und Gehaltsnachweise gemäß den Bestimmungen in Anhang D auf. In unserem Leitfaden zur Aufbewahrung von Unterlagen für Sponsoren ist detailliert aufgeführt, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen.

Die Fehler, die bei Prüfungen zutage treten

Drei Verstöße stehen im Mittelpunkt der Compliance-Ergebnisse, nachdem sich ein Mitarbeiter auf einen Vergleich geeinigt hat:

1. Die Überprüfung darf niemals wiederholt werden. Die Personalabteilung stuft ILR als „keine Maßnahmen erforderlich“ ein, da die Person uneingeschränkt arbeiten kann. Das ist falsch; Sie benötigen weiterhin einen vorschriftsmäßigen Eintrag in Liste A, um Ihre gesetzliche Entschuldigung geltend machen zu können.
2. Die alte „Sponsored-Worker“-Datei wurde zu früh gelöscht. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten noch Jahre nach dem Abschluss des Vertrags.
3. Melden Sie den Mitarbeiter weiterhin in SMS. Die Meldung eines bereits abgemeldeten Arbeitnehmers als „gesponsert“ führt zu Unstimmigkeiten, die das Innenministerium bei Prüfungen feststellt.
4. Anforderung eines Share-Codes von einem eingebürgerten Bürger. Sobald ein Mitarbeiter die britische Staatsbürgerschaft erhält, sind seine Daten nicht mehr im Online-Prüfungsdienst gespeichert. Die Anforderung eines Share-Codes verzögert den Prozess und signalisiert den Prüfern, dass Ihr Team nicht zwischen verschiedenen Statusarten unterscheidet.

Ehrlich gesagt unterschätzen die meisten Teams den zweiten Punkt. Eine Einigung wirkt wie ein klarer Schlussstrich, sodass Dateien auf privaten Laufwerken archiviert oder ganz gelöscht werden. Wenn dann sechs Monate später bei einer Compliance-Prüfung nach den alten CoS-Unterlagen gefragt wird, sind diese nicht mehr auffindbar.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.