Verwendung des Sponsor Management Systems (SMS): HR Best Practices

Einführung

Für Einwanderungsbeamte und Compliance-Teams ist das Sponsor Management System (SMS) der Eckpfeiler für die Verwaltung einer britischen Sponsorlizenz, die es Arbeitgebern ermöglicht, ausländische Staatsangehörige im Rahmen von Visa wie dem Skilled Worker oder Global Business Mobility zu sponsern. Die effektive Nutzung des SMS gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften des Innenministeriums, insbesondere im Hinblick auf strengere Prüfungen und die Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026, wie im Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025 ( Restoring Control over the Immigration System) dargelegt. In diesem Leitfaden werden bewährte Verfahren für die Nutzung des SMS beschrieben, die die Einrichtung, Berichterstattung, Einhaltung der Vorschriften und Strategien zur Vermeidung von Strafen im Jahr 2025 umfassen.

Was ist das Sponsor Management System (SMS)?

Das SMS ist eine Online-Plattform, die von UK Visas and Immigration (UKVI) für lizenzierte Sponsoren zur Verwaltung von Sponsoring-Aktivitäten bereitgestellt wird. Es wird verwendet, um Sponsorenzertifikate (CoS) auszustellen, Änderungen zu melden, Lizenzen zu erneuern und die Einhaltung der Vorschriften des Innenministeriums zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße SMS-Verwaltung ist von entscheidender Bedeutung, um Sanktionen wie die Aussetzung der Lizenz oder Geldstrafen von bis zu 20.000 £ pro Verstoß zu vermeiden.

Einrichten und Verwalten des SMS

Eine effektive Nutzung von SMS beginnt mit der richtigen Einrichtung und Rollenzuweisung:

1. Ernennung von Schlüsselpersonal:
   
   • Anweisungsbefugter (AO): Ein leitender Angestellter, der für die Einhaltung der Sponsoringbestimmungen verantwortlich ist.
   • Hauptansprechpartner: Hauptansprechpartner für die Kommunikation mit dem UKVI.
   • Stufe 1-Benutzer: Verwaltet die täglichen SMS-Aufgaben (z. B. Ausgabe von CoS, Meldung von Änderungen).
   • Stufe-2-Benutzer (optional): Führt begrenzte SMS-Aufgaben unter Aufsicht der Stufe 1 durch.
   • Erfordernis: Alle Mitarbeiter müssen im Vereinigten Königreich ansässig sein und dürfen keine einschlägigen Vorstrafen oder Verstöße gegen die Einwanderungsbestimmungen aufweisen.
2. Zugriff auf die SMS:
   
   • Nach der Genehmigung der Sponsorlizenz stellt das UKVI die Anmeldedaten zur Verfügung (in der Regel innerhalb von 5 Arbeitstagen).
   • Sichern Sie Ihre Anmeldedaten mit sicheren Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
3. Zugpersonal:
   
   • Durchführung von Schulungen zur SMS-Funktionalität, zu den Meldepflichten und zu den Anforderungen für die Einhaltung von 2025 (z. B. Rollen der RQR-Stufe 6, eVisa-Überprüfung).
   • Budget 500 bis 1.000 £ für externe Schulungen oder Unterstützung durch Einwanderungsberater.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Überprüfung des Personals in Schlüsselpositionen auf Einhaltung der Vorschriften und jährliche SMS-Schulungen, um die Befähigung sicherzustellen.

Zentrale SMS-Funktionen

Das SMS unterstützt kritische Sponsoring-Aufgaben mit jeweils spezifischen Anforderungen:

1. Ausstellung von Patenschaftsbescheinigungen (CoS)

• Zweck: Zuweisung von CoS zu gesponserten Arbeitnehmern mit Angabe der Funktion, des Gehalts und der Visumdauer.
• Kosten: 525 £ pro CoS (Erhöhung im April 2025).
• Prozess:
  
  • Melden Sie sich bei SMS an und wählen Sie "CoS erstellen".
  • Geben Sie die Daten des Arbeitnehmers, die Funktion (entsprechend der RQF-Stufe 6 oder der Liste des vorübergehenden Arbeitskräftemangels) und das Gehalt ein (£41.700 für Facharbeiter, £48.500 für GBM Senior/Spezialist).
  • Zur Genehmigung einreichen (in der Regel sofort für definierte CoS, 1-2 Tage für undefinierte).
• Bewährte Praxis: Überprüfen Sie die Auftragsdetails anhand der Kriterien des Innenministeriums, um eine nicht konforme CoS-Ausstellung zu vermeiden.

2. Änderungen in der Berichterstattung

• Wechsel des Arbeitnehmers (10 Arbeitstage):
  
  • Änderungen der Rolle, des Gehalts oder des Standorts (z. B. Anpassungen an Hybridarbeit).
  • Abwesenheiten von mehr als 4 Wochen (außer Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub).
  • Rücktritt, Kündigung oder Nichtantritt der Arbeit.
• Organisatorische Änderungen (20 Arbeitstage):
  
  • Veränderung der Unternehmensgröße (z. B. kleiner Sponsor: 15 Mio. £ Umsatz, ≤50 Mitarbeiter).
  • Änderungen der Geschäftsadresse, der Struktur oder der Eigentumsverhältnisse.
  • Aktualisierungen bei wichtigen Mitarbeitern (z. B. neuer Anweisungsbefugter).
• Bewährte Praxis: Verwenden Sie automatische Erinnerungsfunktionen in der HR-Software, um die Meldefristen einzuhalten.

3. Erneuerung der Sponsorlizenz

• Erfordernis: Die Lizenzen sind 4 Jahre lang gültig und müssen 90 Tage vor Ablauf erneuert werden.
• Kosten: 574 £ (kleine Sponsoren) oder 1.579 £ (große Sponsoren).
• Verfahren: Reichen Sie die Verlängerung per SMS ein, einschließlich aktualisierter Dokumente (z. B. Jahresabschlüsse, Personalpolitik).
• Bewährte Praxis: Stellen Sie 6 Monate vor Ablauf der Geltungsdauer Kalenderwarnungen ein, um Dokumente vorzubereiten und Unterbrechungen zu vermeiden.

4. Verwaltung von Compliance-Aufzeichnungen

• Erfordernis: Führen Sie Aufzeichnungen über CoS, Right-to-Work-Checks, Lohnabrechnungen und Verträge für den Förderzeitraum plus 1 Jahr.
• Bewährte Praxis: Speichern Sie die Aufzeichnungen digital im SMS oder in integrierten HR-Systemen, um einen einfachen Prüfungszugang zu ermöglichen.

Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Beauftragen Sie einen speziellen Stufe-1-Benutzer mit der Verwaltung der CoS-Vergabe und -Berichterstattung, um Genauigkeit und Pünktlichkeit zu gewährleisten.

Überprüfen Sie die Details zu den Dienstleistungen im Bereich Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen für HR.

HR-Best Practices für das SMS-Management‍

Zur Optimierung der SMS-Nutzung und zur Gewährleistung der Compliance im Jahr 2026:

1. Technologie nutzen:
   • Integrieren Sie SMS in HR-Software (z. B. Workday, BambooHR), um die Nachverfolgung von Sponsoring-Bescheinigungen (CoS), die Meldung von Fristen (z. B. 10 Werktage für wichtige Änderungen), die Überprüfung der Arbeitsberechtigung über eVisa-Freigabecodes und das Hinzufügen von PAYE-Referenzen zu automatisieren.
   • Verwenden Sie einen cloudbasierten, sicheren Speicher für revisionsfähige Aufzeichnungen (Aufbewahrungsfrist mindestens 2 Jahre nach Ablauf der Lizenz). Bereiten Sie sich auf die bevorstehende digitale Plattform „Sponsor UK“ vor, indem Sie die Benutzer auf mögliche Änderungen der Benutzeroberfläche schulen.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   • Führen Sie vierteljährliche interne Audits durch, um die Genauigkeit des CoS, die Einhaltung der Gehaltsvorschriften (Standardschwelle von 41.700 £ oder marktüblicher Satz), die Anforderungen an die Qualifikationen der Stufe 6 des RQF (mit begrenzten Übergangsbestimmungen), die Englischkenntnisse der Stufe B2 (für neue Bewerber nach dem 8. Januar 2026) und die Einhaltung der Meldepflichten zu überprüfen.
   • Simulieren Sie Compliance-Besuche/Probeaudits im Homeoffice, um Lücken zu identifizieren, insbesondere im Zusammenhang mit der Überprüfung von eVisa und der Berichterstattung über hybrides Arbeiten.
3. Schulung und Aktualisierung der Mitarbeiter:
   • Bieten Sie jährliche (oder häufigere) Schulungen zu SMS-Aktualisierungen, den Regeln für 2026 (z. B. B2 English ab Januar 2026, ausschließlich eVisa-Ausstellungen, Übergangsregelungen, die am 1. Dezember 2026 auslaufen) und der Vorbereitung auf Audits an.
   • Planen Sie 500 bis 1.000 £ für externe Schulungen oder 2.000 bis 5.000 £+ für die Unterstützung durch einen Einwanderungsberater ein, wobei Sie mögliche Erhöhungen der ISC/CoS-Gebühren berücksichtigen sollten.
4. Bereiten Sie sich auf die vollständige Umstellung auf eVisa vor:
   • Überprüfen Sie den Status aller gesponserten Arbeitnehmer anhand der eVisa-Freigabecodes in den UKVI-Konten (obligatorisch für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung; physische BRPs werden auslaufen).
   • Schulung von Benutzern der Stufe 1 zu Online-Arbeitsberechtigungsprüfungen und zur Verwaltung von UKVI-Konten. Sicherstellung einer frühzeitigen Einrichtung für Arbeitnehmer/Angehörige, da bei neuen Anträgen (z. B. ab Januar/Februar 2026) zunehmend nur noch eVisas ohne Aufkleber ausgestellt werden.
   • Erstellen Sie Onboarding-Checklisten für die Erstellung eines UKVI-Kontos und die Statusfreigabe.
5. Dokument-Prozesse:
   • Führen Sie ein aktuelles Compliance-Handbuch, in dem SMS-Workflows, Meldefristen (z. B. 10 Werktage für Änderungen), eVisa-Protokolle und Auditverfahren detailliert beschrieben sind.
   • Verwenden Sie standardisierte Vorlagen für CoS-Aufträge, Berichterstattung und Gehaltsberechnungen (einschließlich Mindeststundenlöhnen wie 17,13 £, sofern zutreffend).
6. Regulatorische Änderungen überwachen:
   • Überprüfen Sie regelmäßig die Leitlinien des Innenministeriums (gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers und die Abschnitte mit Leitlinien für Sponsoren, zuletzt aktualisiert im Dezember 2025/Januar 2026) auf aktuelle Änderungen, wie z. B. Gebührenerhöhungen, Anhebung des Englisch-Niveaus auf B2 oder die Umstellung auf SMS-to-Sponsor UK.
   • Abonnieren Sie Benachrichtigungen zu Änderungsmitteilungen und Registrierungsaktualisierungen.

Maßnahme des Einwanderungsbeamten:

Entwickeln (oder aktualisieren) Sie eine zentrale SMS-/Sponsor UK-Verwaltungsplattform mit Schulungsressourcen, Vorlagen, eVisa-Trackern, Compliance-Dashboards und Warnmeldungen, um die Abläufe während der digitalen Umstellung zu optimieren.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Versäumte Meldefristen: Werden Meldungen nicht innerhalb von 10 Werktagen vorgenommen, drohen Sanktionen. Beugen Sie dem mit automatisierten Benachrichtigungen, eigens dafür zuständigen SMS-Mitarbeitern und Integrations-Tools vor.
• Audit-Fehler: Ungenaue Aufzeichnungen, nicht konforme Rollen (z. B. unter RQF 6 oder Gehaltsgrenzen) oder Probleme mit eVisa können zu einer Aussetzung/Entziehung führen (fast 2.000 Lizenzen wurden 2025 entzogen). Beugen Sie dem vor, indem Sie vierteljährliche Schein-Audits durchführen und eine solide Buchführung gewährleisten.
• Komplexität der Umstellung auf eVisa: Technische Probleme mit UKVI-Konten oder der Überprüfung von Freigabecodes können zu Störungen bei der Überprüfung/Einführung führen. Beugen Sie dem mit IT-Support, frühzeitiger Beratung für Mitarbeiter und schrittweisen Tests vor.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleineren Sponsoren mangelt es möglicherweise an Fachwissen angesichts von Gebührenerhöhungen und Systemänderungen. Beheben Sie dieses Problem, indem Sie in kostengünstige Software investieren, Berater beauftragen (2.000 bis 5.000+ £) oder der Automatisierung Vorrang einräumen.

Compliance-Maßnahme:

Priorisieren Sie Automatisierung, kontinuierliche Schulungen und die Bereitschaft für elektronische Visa, um Ressourcenbeschränkungen zu bewältigen und die Audit-Bereitschaft in einem strengeren Durchsetzungsumfeld aufrechtzuerhalten.

Strafen bei Nichteinhaltung‍

Eine unzureichende Verwaltung von SMS im Jahr 2026 kann schwerwiegende Folgen haben:

• Lizenzherabstufung: B-Rating mit Aktionsplan (z. B. 1.476 £ + Kosten), Aussetzung der Ausstellung neuer CoS.
• Lizenzentzug: Vorübergehende Einstellung der Sponsoring-Aktivitäten, wodurch Arbeitnehmern die Verkürzung ihrer Aufenthaltsgenehmigung droht.
• Lizenzentzug: Dauerhafter Verlust, 12-monatiges Verbot der erneuten Beantragung und erhebliche Verluste im Zusammenhang mit CoS (z. B. laut einigen Berichten über 525 £ pro CoS).
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer bei Verstößen gegen das Recht auf Arbeit.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.

Maßnahme des Einwanderungsbeamten:

Quantifizieren Sie Strafrisiken (z. B. 50.000 £+ für mehrere Verstöße oder Widerrufe) in Compliance-Rahmenwerken, um die Akzeptanz für Investitionen in Systeme, Schulungen und digitale Tools sicherzustellen.

Diese Vorgehensweisen stehen im Einklang mit den aktuellen Richtlinien des Innenministeriums (z. B. den ab November 2025 gültigen Richtlinien für Sponsoren von Fachkräften, mit Änderungen in englischer Sprache ab Januar 2026) und betonen die proaktive Anpassung an den Übergang zu digitalen/elektronischen Visa. Konsultieren Sie offizielle GOV.UK-Quellen oder einen qualifizierten Einwanderungsberater für organisationsspezifische Anträge.

Schlussfolgerung

Das Sponsor Management System ist ein wichtiges Instrument für Einwanderungsbeamte und Compliance-Teams, die im Jahr 2025 britische Sponsorlizenzen verwalten. Durch die Implementierung von Best Practices - Nutzung von Technologien, Durchführung von Audits, Schulung von Mitarbeitern und Vorbereitung auf die Umstellung auf eVisa - können Teams die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, Strafen vermeiden und eine nahtlose internationale Personalbeschaffung unterstützen. Ein proaktives SMS-Management passt sich den strengeren Vorschriften für 2025 an, sichert den Betrieb und ermöglicht die Mobilität der Mitarbeiter.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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