Verwendung des Sponsor Management Systems (SMS): HR Best Practices

Einführung

Für Einwanderungsbeamte und Compliance-Teams ist das Sponsor Management System (SMS) der Eckpfeiler für die Verwaltung einer britischen Sponsorlizenz, die es Arbeitgebern ermöglicht, ausländische Staatsangehörige im Rahmen von Visa wie dem Skilled Worker oder Global Business Mobility zu sponsern. Die effektive Nutzung des SMS gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften des Innenministeriums, insbesondere im Hinblick auf strengere Prüfungen und die Umstellung auf eVisa bis zum 31. Dezember 2026, wie im Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025 ( Restoring Control over the Immigration System) dargelegt. In diesem Leitfaden werden bewährte Verfahren für die Nutzung des SMS beschrieben, die die Einrichtung, Berichterstattung, Einhaltung der Vorschriften und Strategien zur Vermeidung von Strafen im Jahr 2025 umfassen.

Was ist das Sponsor Management System (SMS)?

Das SMS ist eine Online-Plattform, die von UK Visas and Immigration (UKVI) für lizenzierte Sponsoren zur Verwaltung von Sponsoring-Aktivitäten bereitgestellt wird. Es wird verwendet, um Sponsorenzertifikate (CoS) auszustellen, Änderungen zu melden, Lizenzen zu erneuern und die Einhaltung der Vorschriften des Innenministeriums zu gewährleisten. Eine ordnungsgemäße SMS-Verwaltung ist von entscheidender Bedeutung, um Sanktionen wie die Aussetzung der Lizenz oder Geldstrafen von bis zu 20.000 £ pro Verstoß zu vermeiden.

Einrichten und Verwalten des SMS

Eine effektive Nutzung von SMS beginnt mit der richtigen Einrichtung und Rollenzuweisung:

1. Ernennung von Schlüsselpersonal:
   
   • Anweisungsbefugter (AO): Ein leitender Angestellter, der für die Einhaltung der Sponsoringbestimmungen verantwortlich ist.
   • Hauptansprechpartner: Hauptansprechpartner für die Kommunikation mit dem UKVI.
   • Stufe 1-Benutzer: Verwaltet die täglichen SMS-Aufgaben (z. B. Ausgabe von CoS, Meldung von Änderungen).
   • Stufe-2-Benutzer (optional): Führt begrenzte SMS-Aufgaben unter Aufsicht der Stufe 1 durch.
   • Erfordernis: Alle Mitarbeiter müssen im Vereinigten Königreich ansässig sein und dürfen keine einschlägigen Vorstrafen oder Verstöße gegen die Einwanderungsbestimmungen aufweisen.
2. Zugriff auf die SMS:
   
   • Nach der Genehmigung der Sponsorlizenz stellt das UKVI die Anmeldedaten zur Verfügung (in der Regel innerhalb von 5 Arbeitstagen).
   • Sichern Sie Ihre Anmeldedaten mit sicheren Passwörtern und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
3. Zugpersonal:
   
   • Durchführung von Schulungen zur SMS-Funktionalität, zu den Meldepflichten und zu den Anforderungen für die Einhaltung von 2025 (z. B. Rollen der RQR-Stufe 6, eVisa-Überprüfung).
   • Budget 500 bis 1.000 £ für externe Schulungen oder Unterstützung durch Einwanderungsberater.

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Überprüfung des Personals in Schlüsselpositionen auf Einhaltung der Vorschriften und jährliche SMS-Schulungen, um die Befähigung sicherzustellen.

Zentrale SMS-Funktionen

Das SMS unterstützt kritische Sponsoring-Aufgaben mit jeweils spezifischen Anforderungen:

1. Ausstellung von Patenschaftsbescheinigungen (CoS)

• Zweck: Zuweisung von CoS zu gesponserten Arbeitnehmern mit Angabe der Funktion, des Gehalts und der Visumdauer.
• Kosten: 525 £ pro CoS (Erhöhung im April 2025).
• Prozess:
  
  • Melden Sie sich bei SMS an und wählen Sie "CoS erstellen".
  • Geben Sie die Daten des Arbeitnehmers, die Funktion (entsprechend der RQF-Stufe 6 oder der Liste des vorübergehenden Arbeitskräftemangels) und das Gehalt ein (£41.700 für Facharbeiter, £48.500 für GBM Senior/Spezialist).
  • Zur Genehmigung einreichen (in der Regel sofort für definierte CoS, 1-2 Tage für undefinierte).
• Bewährte Praxis: Überprüfen Sie die Auftragsdetails anhand der Kriterien des Innenministeriums, um eine nicht konforme CoS-Ausstellung zu vermeiden.

2. Änderungen in der Berichterstattung

• Wechsel des Arbeitnehmers (10 Arbeitstage):
  
  • Änderungen der Rolle, des Gehalts oder des Standorts (z. B. Anpassungen an Hybridarbeit).
  • Abwesenheiten von mehr als 4 Wochen (außer Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub).
  • Rücktritt, Kündigung oder Nichtantritt der Arbeit.
• Organisatorische Änderungen (20 Arbeitstage):
  
  • Veränderung der Unternehmensgröße (z. B. kleiner Sponsor: 15 Mio. £ Umsatz, ≤50 Mitarbeiter).
  • Änderungen der Geschäftsadresse, der Struktur oder der Eigentumsverhältnisse.
  • Aktualisierungen bei wichtigen Mitarbeitern (z. B. neuer Anweisungsbefugter).
• Bewährte Praxis: Verwenden Sie automatische Erinnerungsfunktionen in der HR-Software, um die Meldefristen einzuhalten.

3. Erneuerung der Sponsorlizenz

• Erfordernis: Die Lizenzen sind 4 Jahre lang gültig und müssen 90 Tage vor Ablauf erneuert werden.
• Kosten: 574 £ (kleine Sponsoren) oder 1.579 £ (große Sponsoren).
• Verfahren: Reichen Sie die Verlängerung per SMS ein, einschließlich aktualisierter Dokumente (z. B. Jahresabschlüsse, Personalpolitik).
• Bewährte Praxis: Stellen Sie 6 Monate vor Ablauf der Geltungsdauer Kalenderwarnungen ein, um Dokumente vorzubereiten und Unterbrechungen zu vermeiden.

4. Verwaltung von Compliance-Aufzeichnungen

• Erfordernis: Führen Sie Aufzeichnungen über CoS, Right-to-Work-Checks, Lohnabrechnungen und Verträge für den Förderzeitraum plus 1 Jahr.
• Bewährte Praxis: Speichern Sie die Aufzeichnungen digital im SMS oder in integrierten HR-Systemen, um einen einfachen Prüfungszugang zu ermöglichen.

Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften: Beauftragen Sie einen speziellen Stufe-1-Benutzer mit der Verwaltung der CoS-Vergabe und -Berichterstattung, um Genauigkeit und Pünktlichkeit zu gewährleisten.

Bewährte HR-Praktiken für das SMS-Management

Optimierung der SMS-Nutzung und Gewährleistung der Einhaltung der Vorschriften bis 2025:

1. Technologie nutzen:
   
   • Integrieren Sie SMS mit HR-Software (z. B. Workday, BambooHR), um die CoS-Verfolgung, Meldefristen und Right-to-Work-Prüfungen zu automatisieren.
   • Nutzen Sie Cloud-basierten Speicher für eine sichere, revisionssichere Aufbewahrung von Unterlagen.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   
   • Führen Sie vierteljährliche interne Audits durch, um die Richtigkeit der CoS, die Einhaltung der Gehaltsvorgaben (£41.700 oder £48.500) und die Einhaltung der Berichterstattung zu überprüfen.
   • Simulieren Sie Besuche des Innenministeriums, um Lücken zu ermitteln.
3. Schulung und Aktualisierung der Mitarbeiter:
   
   • Jährliche Schulungen zu Aktualisierungen des SMS, zu den Regeln von 2025 (z. B. RQR Stufe 6, eVisa-Umstellung) und zur Vorbereitung auf Audits.
   • Budget 500 bis 1.000 £ für externe Schulungen oder 2.000 bis 5.000 £ für die Unterstützung durch Einwanderungsberater.
4. Vorbereitung auf die eVisa-Umstellung:
   
   • Bis zum 31. Dezember 2026 Überprüfung des Arbeitnehmerstatus über eVisa-Share-Codes in UKVI-Konten.
   • Schulung von Nutzern der Stufe 1 für Online-Überprüfungen des Rechts auf Arbeit, schrittweise Abschaffung der Abhängigkeit von biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen (BRP).
5. Dokument-Prozesse:
   
   • Erstellen Sie ein Handbuch zur Einhaltung der Vorschriften, in dem die SMS-Arbeitsabläufe, die Fristen für die Berichterstattung und die Prüfprotokolle im Einzelnen aufgeführt sind.
   • Verwenden Sie standardisierte Vorlagen für CoS- und Berichtsübermittlungen.
6. Regulatorische Änderungen überwachen:
   
   • Informieren Sie sich über die Leitlinien des Innenministeriums (z. B. gov.uk/uk-visa-sponsorship-employers) für Änderungen im Jahr 2025, z. B. Gebührenerhöhungen (7 % im April 2025) oder Prüfungsprotokolle.

Aktion für Einwanderungsbeamte: Entwicklung einer zentralen SMS-Verwaltungszentrale mit Schulungsressourcen, Vorlagen und Trackern zur Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, um die Abläufe zu optimieren.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Versäumte Meldefristen: Wer nicht innerhalb von 10-20 Arbeitstagen meldet, riskiert Lizenzsanktionen. Abhilfe durch automatische Warnmeldungen und spezielle SMS-Mitarbeiter.
• Versäumnisse bei der Prüfung: Ungenaue Aufzeichnungen oder nicht konforme Rollen (z. B. unter RQR-Stufe 6) können zur Aussetzung führen. Führen Sie vierteljährlich Probe-Audits durch.
• Komplexität des eVisa-Übergangs: Technische Probleme mit UKVI-Konten können die Überprüfung stören. Bereitstellung von IT-Unterstützung und frühzeitige Anleitung zur Kontoeinrichtung.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleinen Sponsoren fehlt es möglicherweise an SMS-Fachwissen. Investieren Sie in kostengünstige Software oder beauftragen Sie Berater (£2.000-£5.000).

Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften: Priorisierung von Automatisierung und Schulung, um Ressourcenbeschränkungen auszugleichen und die Prüfungsbereitschaft zu gewährleisten.

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Wird das SMS nicht wirksam eingesetzt, kann dies im Jahr 2025 schwerwiegende Folgen haben:

• Herabstufung der Lizenz: B-Rating mit einem Aktionsplan in Höhe von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS stoppt.
• Aussetzung der Lizenz: Vorübergehende Einstellung der Sponsorentätigkeit mit dem Risiko von Visumskürzungen.
• Lizenzentzug: Dauerhafter Verlust, der ein 12-monatiges Wiederbewerbungsverbot erfordert und 525 £ pro CoS an Verlusten verursacht.
• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 20.000 Pfund pro illegalem Arbeitnehmer bei Nichteinhaltung der Arbeitsrechtskontrollen.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.

Aktion der Einwanderungsbeauftragten: Quantifizierung der Strafrisiken (z. B. £ 50.000+ bei mehrfachen Verstößen) in den Compliance-Rahmenwerken, um Investitionen in Systeme und Schulungen zu rechtfertigen.

Schlussfolgerung

Das Sponsor Management System ist ein wichtiges Instrument für Einwanderungsbeamte und Compliance-Teams, die im Jahr 2025 britische Sponsorlizenzen verwalten. Durch die Implementierung von Best Practices - Nutzung von Technologien, Durchführung von Audits, Schulung von Mitarbeitern und Vorbereitung auf die Umstellung auf eVisa - können Teams die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, Strafen vermeiden und eine nahtlose internationale Personalbeschaffung unterstützen. Ein proaktives SMS-Management passt sich den strengeren Vorschriften für 2025 an, sichert den Betrieb und ermöglicht die Mobilität der Mitarbeiter.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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