I-9 Compliance und Right to Work Checks für UK-geförderte Mitarbeiter

Einführung

Für Rechtsteams und Risikomanagementexperten ist die Einhaltung der I-9-Verifizierung und der britischen Right-to-Work-Prüfungen entscheidend für die Aufrechterhaltung der rechtmäßigen Beschäftigung von gesponserten Mitarbeitern. Während die Einhaltung des I-9-Verfahrens eine US-spezifische Anforderung ist, ist die Überprüfung des Rechts auf Arbeit im Vereinigten Königreich für Arbeitgeber, die ausländische Staatsangehörige im Rahmen von Visa wie dem Skilled Worker- oder dem Global Business Mobility-Visum fördern, obligatorisch. Angesichts der strengeren Durchsetzung im Jahr 2025, die durch das Weißbuch zur Einwanderung vom Mai 2025, Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem, und den Übergang zu eVisas bis zum 31. Dezember 2026 vorangetrieben wird, ist das Verständnis dieser Prozesse von entscheidender Bedeutung, um das Risiko von Strafen und Betriebsstörungen zu mindern. Dieser Leitfaden vergleicht die Anforderungen des I-9 und des britischen Right-to-Work, skizziert die Schritte zur Einhaltung der Vorschriften und bietet Strategien zur Verwaltung von gesponserten Mitarbeitern im Vereinigten Königreich.

Verständnis der I-9-Einhaltung (U.S.-Kontext)

Das Formular I-9, das durch den U.S. Immigration Reform and Control Act von 1986 vorgeschrieben ist, prüft die Identität und die Arbeitsberechtigung aller in den USA eingestellten Mitarbeiter, einschließlich Nicht-Staatsangehöriger. Obwohl es nicht direkt auf britische Betriebe anwendbar ist, ist das Verständnis für die Einhaltung des I-9-Formulars für multinationale Unternehmen mit doppelter Geschäftstätigkeit in Großbritannien und den USA, die gesponserte Arbeitnehmer beschäftigen, von Bedeutung.

• Zweck: Bestätigt, dass die Mitarbeiter berechtigt sind, in den USA zu arbeiten.
• Prozess:
  
  • Die Arbeitnehmer füllen Abschnitt 1 (persönliche Angaben) bis zu ihrem ersten Arbeitstag aus.
  • Die Arbeitgeber überprüfen Abschnitt 2 (Dokumente, z. B. Reisepass, Visum) innerhalb von 3 Arbeitstagen.
  • Bewahren Sie die I-9-Formulare 3 Jahre nach der Einstellung oder 1 Jahr nach der Kündigung auf.
• Dokumente: Akzeptiert werden US-Reisepässe, Arbeitsgenehmigungsdokumente oder Kombinationen wie Führerscheine und Sozialversicherungskarten.
• Strafen: Die Bußgelder liegen zwischen 272-$2.717$ pro Verstoß bei Papierfehlern und zwischen 2.360-$23.607$ bei wissentlicher Beschäftigung von nicht zugelassenen Arbeitnehmern (Sätze von 2025).

Relevanz für Großbritannien: Für Unternehmen mit Sitz in Großbritannien, die in den USA tätig sind, gewährleistet die Einhaltung der I-9-Vorschriften eine einheitliche Überprüfung der Belegschaft auf globaler Ebene und dient als Grundlage für die Prozesse im Vereinigten Königreich zum Schutz der Arbeitnehmer.

UK Right to Work Checks

Nach dem Immigration, Asylum and Nationality Act 2006 sind Überprüfungen des Rechts auf Arbeit im Vereinigten Königreich obligatorisch, um das Recht der Mitarbeiter auf Arbeit zu bestätigen. Für gesponserte Mitarbeiter (z. B. Inhaber eines Facharbeitervisums) sind diese Überprüfungen entscheidend für die Einhaltung der Sponsorlizenz.

Wichtige Anforderungen

• Wer: Alle Arbeitnehmer, einschließlich gesponserter nichtbritischer Staatsangehöriger, müssen sich vor Arbeitsantritt und jährlich einer Überprüfung unterziehen.
• Wann: Vor Beginn der Beschäftigung und während der Gültigkeitsdauer des Visums (insbesondere bei eVisa-Übergängen bis 2026).
• Wie:
  
  • Manuelle Überprüfungen (vor 2026): Überprüfen Sie physische Dokumente (z. B. BRP, Reisepass mit Visumvignette) und bewahren Sie Kopien auf.
  • Online-Prüfungen: Nutzen Sie den Online-Dienst des Innenministeriums, um eVisas oder BRPs anhand der von den Arbeitnehmern bereitgestellten Aktiencodes zu überprüfen.
  • Dienst zur Überprüfung des Arbeitgebers: In komplexen Fällen (z. B. bei anhängigen Anträgen) überprüfen Sie den Status per E-Mail vom Innenministerium.
• Dokumente:
  
  • Gültige BRP (bis 31. Dezember 2026).
  • eVisa-Aktiencode, der mit einem UKVI-Konto verknüpft ist.
  • Reisepass mit Visumvignette oder Einreisegenehmigung.
  • Referenznummer der Sponsoring-Bescheinigung (CoS) für gesponserte Arbeitnehmer.
• Aufbewahrung: Bewahren Sie die Unterlagen für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre auf.

2025 Aktualisierungen

• Übergang zum eVisum: Bis zum 31. Dezember 2026 werden BRPs durch eVisas ersetzt, die eine Online-Verifizierung über UKVI-Konten erfordern.
• Strengere Durchsetzung: Vermehrte Prüfungen des Innenministeriums im Jahr 2025 zielen auf die Einhaltung des Rechts auf Arbeit ab, wobei gesponserte Arbeitskräfte einer genaueren Prüfung unterzogen werden.
• RQR Stufe 6 Regeln: Gesponserte Rollen müssen die Standards für das Abschlussniveau oder die Kriterien der Temporary Shortage List erfüllen, was sich auf die Überprüfung auswirkt.

Rechtliche Schritte: Aktualisierung der Überprüfungsverfahren, um eVisa-Prüfungen Vorrang einzuräumen, und Schulung des Personals im Umgang mit digitalen Aktiencodesystemen.

Vergleich von I-9 und UK Right to Work Checks

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Die Nichteinhaltung der britischen Arbeitsrechtskontrollen hat schwerwiegende Folgen, die sich im Jahr 2025 noch verstärken werden:

• Zivilrechtliche Bußgelder: Bis zu 20.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer bei Nichtdurchführung von Kontrollen oder Dokumentenprüfungen (Erhöhung um 10 % im April 2025).
• Sanktionen für Sponsorenlizenzen:
  
  • Herabstufung: B-Rating mit einem Aktionsplan von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS untersagt.
  • Aussetzung: Setzt die Sponsoring-Aktivitäten aus und riskiert Visumskürzungen.
  • Aufhebung: Beendet alle gesponserten Visa, mit einem 12-monatigen Verbot der Wiederbeantragung.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 7 Jahre Haft für die wissentliche Beschäftigung von Schwarzarbeitern.
• Schädigung des Rufs: Öffentliche Auflistung im Register der nicht konformen Sponsoren des Innenministeriums.

Rechtliche Schritte: Quantifizieren Sie das Risiko von Strafen (z. B. £100.000+ für 5 Verstöße) in Risikobewertungen und setzen Sie Prioritäten bei der Einhaltung der Vorschriften, um finanzielle und betriebliche Auswirkungen zu vermeiden.

Compliance-Strategien für 2025

Sicherstellung der Einhaltung von I-9 und des britischen Rechts auf Arbeit:

1. Digitale Systeme einführen:
   
   • Nutzen Sie die HR-Software, um Visastatus und BRP/eVisa-Details zu verfolgen und Fristen zu prüfen.
   • Automatisierte Erinnerungen an die jährliche Überprüfung des Rechts auf Arbeit und die Umstellung auf eVisa bis 2026.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   
   • Durchführung vierteljährlicher interner Audits von Right-to-Work-Aufzeichnungen, CoS-Details und der Einhaltung von Arbeitsplätzen (z.B. £41.700 Gehalt für Facharbeiterrollen).
   • Vorbereitung auf unangekündigte Besuche des Innenministeriums, um sicherzustellen, dass die Unterlagen zugänglich sind.
3. Zugpersonal:
   
   • Aufklärung der Rechts- und HR-Teams über I-9- und UK-Check-Prozesse mit Schwerpunkt auf eVisa-Verifizierung.
   • Schulungen zu den Aktualisierungen des Jahres 2025, einschließlich der RQR-Stufe 6 und der Prüfungsanforderungen.
4. Überprüfen von eVisa-Übergängen:
   
   • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Einrichtung von UKVI-Konten für eVisa-Share-Codes bis Q1 2026.
   • Aktualisierung der Prozesse für das Recht auf Arbeit, um sich auf Online-Prüfungen zu stützen und die Abhängigkeit von BRP abzuschaffen.
5. Experten für Einwanderung engagieren:
   
   • Konsultieren Sie Berater für komplexe Fälle (z. B. ausstehende Visa) und planen Sie 2.000 bis 5.000 £ für die Unterstützung ein.
6. Rigoros dokumentieren:
   
   • Bewahren Sie digitale Kopien von BRP, eVisa-Share-Codes, Pässen und CoS-Aufzeichnungen auf.
   • Verwenden Sie standardisierte Vorlagen, um die Überprüfung und Vorbereitung von Audits zu rationalisieren.

Risikomanagement-Aktion: Entwickeln Sie eine Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften und beauftragen Sie ein spezielles Team mit der Überwachung von Right-to-Work- und I-9-Prozessen, um das Risiko von Sanktionen zu verringern.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• Komplexität des eVisa-Übergangs: Technische Probleme mit UKVI-Konten können die Überprüfung stören. Abhilfe durch IT-Unterstützung und frühzeitige Anleitung zur Einrichtung des Kontos.
• Einhaltung der Vorschriften für hybride Arbeit: Fernarbeitsplätze müssen mit den CoS-Aufzeichnungen übereinstimmen. Dokumentieren Sie Arbeitsmuster in Verträgen und melden Sie Änderungen innerhalb von 10 Tagen.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleinen Unternehmen fehlen möglicherweise Audit-Ressourcen. Investieren Sie in kostengünstige HR-Software, um die Einhaltung der Vorschriften zu automatisieren.
• Fehler der Mitarbeiter: Unvollständige Dokumentation birgt die Gefahr von Ablehnungen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Checklisten und Unterstützung bei der Überprüfung.

Rechtliche Maßnahmen: Einrichtung einer zentralen Compliance-Drehscheibe mit Ressourcen, Schulungen und häufig gestellten Fragen (FAQs) zur Bewältigung von Herausforderungen und zur Sicherstellung der Prüfungsbereitschaft.

Schlussfolgerung

Die Einhaltung des I-9-Formulars und die Überprüfung des britischen Arbeitsrechts sind für Rechtsteams und Risikomanagementexperten, die gesponserte Mitarbeiter im Jahr 2025 beaufsichtigen, von entscheidender Bedeutung. Angesichts der eVisa-Umstellung, strengerer Prüfungen und steigender Strafen sind robuste Systeme und proaktive Strategien unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Geldstrafen von bis zu 20.000 Pfund pro Arbeitnehmer zu vermeiden. Durch die Angleichung von Prozessen, die Nutzung von Technologien und die Schulung von Mitarbeitern können Teams ihre Abläufe schützen und eine gesetzeskonforme Belegschaft unterstützen.

Haftungsausschluss‍

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

‍