I-9 Compliance und Right to Work Checks für UK-geförderte Mitarbeiter

Einführung

Für Rechtsabteilungen und Risikomanagement-Experten ist die Einhaltung der I-9-Verifizierungsvorschriften und der britischen Arbeitsberechtigungsprüfungen von entscheidender Bedeutung, um die rechtmäßige Beschäftigung von gesponserten Mitarbeitern aufrechtzuerhalten. Während die Einhaltung der I-9-Vorschriften eine spezifische Anforderung der USA ist, sind Arbeitsberechtigungsprüfungen im Vereinigten Königreich für Arbeitgeber obligatorisch, die Nicht-Briten im Rahmen von Programmen wie dem Skilled Worker Visa oder dem Global Business Mobility Visa sponsern. Angesichts der vollständigen Durchsetzung im Jahr 2026 nach Abschluss der eVisa-Umstellung bis zum 31. Dezember 2026 und der laufenden strengeren Maßnahmen aus dem Einwanderungsweißbuch „Restoring Control over the Immigration System” (Wiederherstellung der Kontrolle über das Einwanderungssystem) ist es unerlässlich, diese Prozesse zu verstehen, um das Risiko von Strafen und Betriebsstörungen zu mindern. Dieser Leitfaden vergleicht die Anforderungen von I-9 und dem britischen Recht auf Arbeit, skizziert Compliance-Schritte und bietet Strategien für die Verwaltung gesponserter Mitarbeiter im Vereinigten Königreich.

Verständnis der I-9-Einhaltung (U.S.-Kontext)

Das Formular I-9, das durch den U.S. Immigration Reform and Control Act von 1986 vorgeschrieben ist, prüft die Identität und die Arbeitsberechtigung aller in den USA eingestellten Mitarbeiter, einschließlich Nicht-Staatsangehöriger. Obwohl es nicht direkt auf britische Betriebe anwendbar ist, ist das Verständnis für die Einhaltung des I-9-Formulars für multinationale Unternehmen mit doppelter Geschäftstätigkeit in Großbritannien und den USA, die gesponserte Arbeitnehmer beschäftigen, von Bedeutung.

• Zweck: Bestätigt, dass die Mitarbeiter berechtigt sind, in den USA zu arbeiten.
• Prozess:
  • Die Arbeitnehmer füllen Abschnitt 1 (persönliche Angaben) bis zu ihrem ersten Arbeitstag aus.
  • Die Arbeitgeber überprüfen Abschnitt 2 (Dokumente, z. B. Reisepass, Visum) innerhalb von 3 Arbeitstagen.
  • Bewahren Sie die I-9-Formulare 3 Jahre nach der Einstellung oder 1 Jahr nach der Kündigung auf.
• Dokumente: Akzeptiert werden US-Reisepässe, Arbeitsgenehmigungsdokumente oder Kombinationen wie Führerscheine und Sozialversicherungskarten.
• Strafen: Die Geldstrafen liegen zwischen 288 und 2.841 US-Dollar pro Verstoß für Fehler in den Unterlagen und zwischen 2.507 und 25.008 US-Dollar für die wissentliche Beschäftigung nicht autorisierter Arbeitnehmer (Sätze von 2026).

Relevanz für Großbritannien: Für Unternehmen mit Sitz in Großbritannien, die in den USA tätig sind, gewährleistet die Einhaltung der I-9-Vorschriften eine einheitliche Überprüfung der Belegschaft auf globaler Ebene und dient als Grundlage für die Prozesse im Vereinigten Königreich zum Schutz der Arbeitnehmer.

UK Right to Work Checks

Nach dem Immigration, Asylum and Nationality Act 2006 sind Überprüfungen des Rechts auf Arbeit im Vereinigten Königreich obligatorisch, um das Recht der Mitarbeiter auf Arbeit zu bestätigen. Für gesponserte Mitarbeiter (z. B. Inhaber eines Facharbeitervisums) sind diese Überprüfungen entscheidend für die Einhaltung der Sponsorlizenz.

Wichtige Anforderungen

• Wer: Alle Mitarbeiter, einschließlich gesponserter Nicht-Briten, müssen sich vor Arbeitsbeginn und regelmäßig während ihrer Beschäftigung einer Überprüfung unterziehen.
• Wann: Vor Beginn der Beschäftigung und während der Gültigkeitsdauer des Visums, mit jährlichen Überprüfungen bei befristeten Genehmigungen.
• Wie:
  • Digitale Überprüfungen (nach 2026): Nutzen Sie den Online-Service des Innenministeriums, um eVisas anhand der von Mitarbeitern bereitgestellten Freigabecodes zu überprüfen.
  • Dienst zur Überprüfung des Arbeitgebers: In komplexen Fällen (z. B. bei anhängigen Anträgen) überprüfen Sie den Status per E-Mail vom Innenministerium.
• Dokumente:
  • eVisa-Freigabecode, der mit einem UKVI-Konto verknüpft ist (BRPs werden zum 31. Dezember 2026 vollständig abgeschafft).
  • Reisepass mit Einreisegenehmigung (keine physischen Vignetten nach dem Übergang).
  • Referenznummer der Sponsoring-Bescheinigung (CoS) für gesponserte Arbeitnehmer.
• Aufbewahrung: Bewahren Sie die Unterlagen für die Dauer der Beschäftigung plus 2 Jahre auf.

Aktualisierungen für 2026

• Vollständige Einführung von eVisa: Ab dem 31. Dezember 2026 werden alle physischen Dokumente wie BRPs und Visumaufkleber durch eVisa ersetzt, wodurch die ausschließliche Verwendung der Online-Überprüfung über UKVI-Konten vorgeschrieben wird.
• Erweiterte Durchsetzung: Die Kontrollen durch das Innenministerium werden 2026 weiter intensiviert, wobei die Überprüfung des Arbeitsrechts auf weitere Sektoren ausgeweitet und die Zahl der unangekündigten Besuche bei Sponsoren erhöht wird.
• B2-Anforderungen an die Englischkenntnisse: Ab dem 8. Januar 2026 erfordern die Einwanderungsprogramme „Skilled Worker”, „Scale-up” und „High Potential Individual” Englischkenntnisse auf B2-Niveau, was sich auf die Förderungsberechtigung und -überprüfung auswirkt.
• Obligatorische ETA: Ab dem 25. Februar 2026 müssen visumbefreite Reisende aus 85 Ländern vor Reiseantritt eine elektronische Reisegenehmigung (ETA) einholen, was sich auf die Kontrollen von Kurzzeitbeschäftigten auswirkt.

Rechtliche Maßnahmen: Vollständige Umstellung der Überprüfungsprozesse auf eVisa-Freigabecodes und Integration von ETA-Prüfungen für relevante Mitarbeiter; Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Systemen, um den gestiegenen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden.

Vergleich von I-9 und UK Right to Work Checks

Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorschriften

Die Nichteinhaltung der britischen Arbeitsberechtigungsprüfungen hat schwerwiegende Konsequenzen, die sich 2026 noch weiter verschärfen werden:

• Zivilrechtliche Strafen: Bis zu 45.000 £ pro illegalem Arbeitnehmer bei einem erstmaligen Verstoß und 60.000 £ bei wiederholten Verstößen (gültig seit Februar 2024, mit fortlaufender Durchsetzung).
• Sanktionen für Sponsorenlizenzen:
  • Herabstufung: B-Rating mit einem Aktionsplan von 1.476 £, der die Ausgabe neuer CoS untersagt.
  • Aussetzung: Setzt die Sponsoring-Aktivitäten aus und riskiert Visumskürzungen.
  • Aufhebung: Beendet alle gesponserten Visa, mit einem 12-monatigen Verbot der Wiederbeantragung.
• Strafrechtliche Sanktionen: Bis zu 5 Jahre Freiheitsstrafe und unbegrenzte Geldstrafen für die wissentliche Beschäftigung illegaler Arbeitnehmer.
• Schädigung des Rufs: Öffentliche Auflistung im Register der nicht konformen Sponsoren des Innenministeriums.

Rechtliche Maßnahmen: Quantifizieren Sie Strafrisiken (z. B. 300.000 £+ für 5 Verstöße) in Risikobewertungen und priorisieren Sie die digitale Compliance, um finanzielle und betriebliche Auswirkungen zu vermeiden.

Compliance-Strategien für 2026

Sicherstellung der Einhaltung von I-9 und des britischen Rechts auf Arbeit:

1. Digitale Systeme einführen:
   • Verwenden Sie HR-Software, um den Status von eVisa zu verfolgen, Codes zu teilen und Fristen zu überprüfen.
   • Automatisieren Sie Erinnerungen für regelmäßige Überprüfungen des Arbeitsrechts und ETA-Verifizierungen.
2. Regelmäßige Audits durchführen:
   • Führen Sie vierteljährliche interne Audits der eVisa-Aufzeichnungen, CoS-Details und der Einhaltung von Arbeitsauflagen durch (z. B. aktualisierte Gehaltsgrenzen für Fachkräfte).
   • Bereiten Sie sich auf unangekündigte Besuche des Innenministeriums vor und stellen Sie sicher, dass digitale Aufzeichnungen sofort zugänglich sind.
3. Zugpersonal:
   • Schulen Sie Rechts- und Personalabteilungen in Bezug auf I-9- und UK-Prüfungsverfahren, wobei der Schwerpunkt auf der Überprüfung von eVisa und ETA liegt.
   • Schulungen zu den Aktualisierungen für 2026 anbieten, einschließlich der Anforderungen für B2-Englisch und erweiterter Sektorprüfungen.
4. Verwaltung von eVisa- und ETA-Übergängen:
   • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter über aktive UKVI-Konten und gültige Freigabecodes verfügen; überwachen Sie die Einhaltung der ETA-Vorschriften für befristete Stellen.
   • Aktualisieren Sie die Prozesse, sodass sie vollständig auf Online-Prüfungen basieren und nicht mehr auf physische Dokumente zurückgreifen müssen.
5. Experten für Einwanderung engagieren:
   • Konsultieren Sie Berater für komplexe Fälle (z. B. ETA-Streitigkeiten) und planen Sie angesichts steigender Gebühren 2.500 bis 6.000 £ für Unterstützung ein.
6. Rigoros dokumentieren:
   • Bewahren Sie digitale Kopien von eVisa-Freigabecodes, Reisepässen und CoS-Aufzeichnungen auf.
   • Verwenden Sie standardisierte Vorlagen, um die Überprüfung und Vorbereitung von Audits zu rationalisieren.

Risikomanagementmaßnahme: Erstellen Sie eine Compliance-Checkliste und beauftragen Sie ein spezielles Team mit der Überwachung der Prozesse im Zusammenhang mit dem Recht auf Arbeit und dem Formular I-9, um das Risiko von Strafen in einer vollständig digitalen Umgebung zu verringern.

Herausforderungen und Abhilfestrategien

• eVisa Digital Reliance: Technische Probleme mit UKVI-Konten können die Überprüfung unterbrechen. Beugen Sie dem vor, indem Sie fortlaufenden IT-Support, Backup-Prüfdienste und Mitarbeiterhilfsprogramme anbieten.
• Erweiterte Kontrollen und Arbeitsbelastung: Die breitere Anwendung der Vorschriften zum Recht auf Arbeit erhöht den Aufwand für die Personalabteilung. Investieren Sie in automatisierte Tools, um die Einhaltung der ETA- und B2-Vorschriften ohne manuelle Überlastung zu gewährleisten.
• Ressourcenbeschränkungen: Kleine Unternehmen haben möglicherweise Schwierigkeiten mit der Häufigkeit von Audits. Entscheiden Sie sich für erschwingliche SaaS-HR-Plattformen, um die Nachverfolgung und Berichterstattung von eVisa zu automatisieren.
• Fehler von Mitarbeitern: Probleme mit Freigabecodes oder ETAs bergen das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften. Stellen Sie Ihren Mitarbeitern detaillierte digitale Checklisten, Einrichtungsanleitungen und Hotlines zur Überprüfung zur Verfügung.

Rechtliche Maßnahmen: Schaffen Sie eine zentrale Compliance-Plattform mit Ressourcen, Schulungsmodulen und FAQs, um Herausforderungen nach der Umstellung zu bewältigen und die Audit-Bereitschaft sicherzustellen.

Schlussfolgerung

Die Einhaltung der I-9-Vorschriften und die Überprüfung der Arbeitsberechtigung im Vereinigten Königreich sind für Rechtsabteilungen und Risikomanagement-Experten, die 2026 für gesponserte Mitarbeiter zuständig sind, von entscheidender Bedeutung. Angesichts der vollständigen Einführung von eVisa, der erweiterten Durchsetzung und Strafen von bis zu 60.000 £ pro Arbeitnehmer sind robuste digitale Systeme und proaktive Strategien unerlässlich, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und Bußgelder zu vermeiden. Durch die Abstimmung von Prozessen, den Einsatz von Technologie und die Schulung der Mitarbeiter zu Neuerungen wie B2 English und obligatorischen ETAs können Teams den Betrieb sichern und eine rechtmäßige Belegschaft unterstützen.

-Haftungsausschluss

Einwanderungsgesetze und -richtlinien ändern sich häufig und können je nach Land oder Staatsangehörigkeit variieren. Obwohl wir uns bemühen, genaue und aktuelle Informationen bereitzustellen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene Sorgfaltspflicht zu erfüllen oder offizielle Quellen zu konsultieren. Sie können sich auch gerne direkt an uns wenden, um aktuelle Informationen zu erhalten. Jobbatical ist nicht verantwortlich für Entscheidungen, die auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen getroffen werden.

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