Wie kann man im Vereinigten Königreich eine Sponsorenbescheinigung (CoS) zurückziehen? Leitfaden für Personalverantwortliche

Was bedeutet es, eine CoS zurückzuziehen?

Das Zurückziehen einer CoS bedeutet, diese im Sponsor Management System (SMS) zu stornieren, bevor sie zur Erteilung eines Visums führt. Dies gilt in zwei Fällen:

• CoS wurde zugewiesen, Visum wurde noch nicht beantragt; der Arbeitnehmer verfügt über eine CoS-Referenznummer, hat seinen Visumantrag jedoch noch nicht bei UKVI eingereicht.
• CoS zugewiesen, Visumantrag bereits eingereicht, der Arbeitnehmer hat die CoS-Referenz in einem laufenden Antrag verwendet. Dies ist wesentlich komplexer und erfordert eine Benachrichtigung der UKVI.

Sobald CoS zurückgezogen wird,

• Die CoS-Referenznummer ist ungültig und kann nicht erneut verwendet werden.
• Die Abhebung wird auf Ihr Jahreskontingent angerechnet, und die Gebühr in Höhe von 525 £ wird nicht erstattet.

Der Widerruf einer CoS in einem Fall, in dem die CoS bereits erteilt und der Visumantrag bereits gestellt wurde, birgt ein echtes Risiko für den Aufenthaltsstatus des Arbeitnehmers und sollte nicht ohne fachkundige Beratung vorgenommen werden.

Zeitleiste mit dem Lebenszyklus einer CoS und dem Zeitpunkt, ab dem ein Widerruf nicht mehr möglich ist

7 triftige Gründe für den Widerruf einer CoS

Eine Sponsorenbescheinigung (CoS) kann nur zurückgezogen werden, bevor der Arbeitnehmer seinen Visumantrag einreicht. Sollte einer der folgenden Fälle eintreten, stornieren Sie die CoS unverzüglich im SMS-Portal.

• Zurückgezogenes Stellenangebot: Die Stelle wurde gestrichen oder das Angebot wurde zurückgezogen, bevor sich der Bewerber beworben hat.
• Redundancy or Restructure: A company re-org eliminates the position. Ensure you document the business reason internally for your files.
• Kandidat hat abgesagt: Der Bewerber lehnt die Stelle ab oder widerruft seine Zusage, nachdem das CoS erstellt wurde.
• Unfixable CoS Errors: Major mistakes (such as an incorrect SOC code or salary tier) that cannot be fixed with a sponsor note. You must withdraw the CoS and issue a fresh one.
• Nicht bestandene Hintergrundüberprüfungen: Der Bewerber hat die vorgeschriebenen Überprüfungen vor der Einstellung, die Referenzprüfungen oder die Hintergrundüberprüfungen nicht bestanden. Bewahren Sie diese negativen Ergebnisse in Ihren Compliance-Unterlagen gemäß Anhang D auf.
• Versäumte Frist: Der Bewerber reicht seinen Visumantrag nicht innerhalb der strengen dreimonatigen Frist nach der CoS-Zuweisung ein.
• Interner Einstellungsstopp: Ein unternehmensweiter Einstellungsstopp macht die Einstellung unmöglich. Das Innenministerium erwartet bei Prüfungen eine klare, dokumentierte geschäftliche Begründung hierfür.

Kritische Situationen, in denen eine CoS nicht zurückgezogen werden kann

Wann Sie ein CoS NICHT abheben können

Ein CoS kann nur vor einer Entscheidung über das Visum widerrufen werden. Sie können ein CoS nicht widerrufen, wenn:

• Das Visum wurde bereits erteilt.
• Der Arbeitnehmer ist nach Großbritannien eingereist.
• Der Mitarbeiter hat seine Arbeit aufgenommen.

Jegliche Änderungen ihres Beschäftigungsstatus müssen über den SMS-Meldeweg erfolgen.

Was die Personalabteilung stattdessen tun muss

• SMS-Meldung nutzen: Wenn ein Arbeitsverhältnis nach der Visumgenehmigung endet, benachrichtigen Sie das Innenministerium über den Bereich „Neue Aktivität melden“ im SMS-Portal. Dadurch wird das korrekte Verfahren zur Verkürzung der Visumlaufzeit eingeleitet.
• Halten Sie die 10-Tage-Frist ein: Sie müssen ein Ausscheiden oder eine Vertragskündigung innerhalb von 10 Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters melden.  

⚠️ Das Compliance-Risiko: Der Versuch, eine CoS für einen aktiven oder ausgeschiedenen Mitarbeiter „zurückzuziehen“, führt zu einer erheblichen Lücke in Ihren SMS-Aufzeichnungen. Die Inspektoren des Innenministeriums achten bei Prüfungen gezielt auf solche Unstimmigkeiten in der Berichterstattung.

So widerrufen Sie eine CoS: Schritt für Schritt

Schritt 1: Melden Sie sich bei der SMS an

Nur Benutzer der Stufen 1 und 2 können eine CoS-Entziehung veranlassen. Benutzer der Stufe 1 verfügen über uneingeschränkten Zugriff auf die Lizenzdaten; Benutzer der Stufe 2 können CoS-Aufgaben verwalten, jedoch keine Lizenzeinstellungen. Melden Sie sich mit Ihren individuellen Zugangsdaten beim SMS-Portal des Innenministeriums an; die gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten stellt einen Verstoß gegen die Compliance-Vorschriften dar.

Schritt 2: Überprüfen Sie den CoS-Status, bevor Sie Maßnahmen ergreifen

Suchen Sie das CoS unter „Live-CoS verwalten“ im SMS-Dashboard. Überprüfen Sie den Status: zugewiesen (noch nicht in einem Antrag verwendet), verwendet (mit einem Visumantrag eingereicht) oder abgelaufen. Wenn Sie handeln, ohne zuvor den Status zu überprüfen, kann dies zu irreversiblen Compliance-Problemen führen, insbesondere wenn der Antrag bereits bei UKVI eingereicht wurde.

Schritt 3: Die Auszahlung veranlassen

Suchen Sie unter „Sponsoring-Pflichten“ → „Live-CoS verwalten“ den entsprechenden CoS-Eintrag. Wählen Sie „CoS zurückziehen“ und bestätigen Sie die Auswahl. Das SMS-System generiert eine Bestätigung. Speichern Sie einen Screenshot oder notieren Sie sich den Zeitstempel der Bestätigung für Ihre Anlage D.

Schritt 4: Den Mitarbeiter benachrichtigen

Sie sind rechtlich und ethisch verpflichtet, den Arbeitnehmer unverzüglich zu informieren. Erläutern Sie ihm klar und deutlich, was geschehen ist, warum dies geschehen ist und welche Auswirkungen dies auf sein Visumverfahren hat. Falls er bereits einen Antrag unter Verwendung dieser CoS gestellt hat, raten Sie ihm, unverzüglich Einwanderungsberatung in Anspruch zu nehmen; möglicherweise muss er seinen Antrag zurückziehen oder aussetzen. Dokumentieren Sie Ihre Benachrichtigung schriftlich und bewahren Sie diese in Ihren Compliance-Unterlagen gemäß Anhang D auf.

Schritt 5: Aktualisieren Sie Ihre internen Unterlagen

Entfernen Sie den CoS aus Ihrem aktiven Sponsoring-Nachverfolgungsprotokoll, aktualisieren Sie Ihr Personalverwaltungssystem und bewahren Sie alle Unterlagen zum Rücktritt auf. Das Innenministerium empfiehlt, die Unterlagen zum Rücktritt mindestens ein Jahr nach dem Ereignis aufzubewahren, bei entsprechenden Compliance-Anfragen auch länger.

Schritt 6: Prüfen, ob ein neues CoS erforderlich ist

Wird dieselbe Stelle erneut ausgeschrieben – sei es für denselben Arbeitnehmer oder einen neuen Bewerber –, muss eine neue Sponsoringbescheinigung (Certificate of Sponsorship, CoS ) ausgestellt werden. Die zurückgezogene CoS kann nicht wiederverwendet werden. Planen Sie die Gebühr in Höhe von 525 £ erneut ein; für eine zuvor zurückgezogene CoS gibt es weder eine Befreiung noch eine Gutschrift.

Auswirkungen der Rücknahme der CoS auf den Arbeitnehmer

Ein CoS-Widerruf wirkt sich je nach Stand des Visumverfahrens unterschiedlich auf den Antragsteller aus:

• Visum noch nicht beantragt: Die CoS-Referenznummer verliert sofort ihre Gültigkeit. Der Bewerber kann erst fortfahren, wenn Sie eine neue Nummer vergeben haben.
• Visumantrag in Bearbeitung: UKVI muss benachrichtigt werden. Der Antrag wird abgelehnt, sofern der Antragsteller ihn nicht zuvor offiziell zurückzieht.
• Arbeitnehmer, der sich bereits im Vereinigten Königreich aufhält: Gehen Sie mit äußerster Vorsicht vor. Wenn sich der Arbeitnehmer auf eine Aufenthaltsgenehmigung gemäß Abschnitt 3C stützt (rechtmäßiger Aufenthalt während der Wartezeit auf eine Visumsentscheidung), kann der Entzug der CoS seinen rechtmäßigen Aufenthalt im Vereinigten Königreich sofort beenden. Holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie Maßnahmen ergreifen.

HR-Best-Practice: Kommunizieren Sie Änderungen umgehend. Bewerber gehen mit einem Umzug nach Großbritannien erhebliche finanzielle und persönliche Risiken ein. Transparenz und eine lückenlose Dokumentation schützen Ihren Ruf als internationaler Arbeitgeber.

Auswirkungen auf Ihre Sponsorenlizenz

• Eine einzelne Auszahlung mit einem nachgewiesenen geschäftlichen Grund wird wahrscheinlich keine Compliance-Prüfung auslösen.
• Wiederholte Abhebungen, insbesondere ohne eindeutige Belege, können bei einer Prüfung durch das Innenministerium Verdacht erregen. Die UKVI achtet auf Muster, die auf eine spekulative Zuweisung von CoS hindeuten.
• Dokumentieren Sie stets den Grund für jede Rücknahme in Ihren Aufzeichnungen gemäß Anhang D. „Stelle wurde gestrichen“ oder „Arbeitnehmer hat seine Zustimmung zurückgezogen“ sind vertretbare Gründe. Eine undokumentierte Rücknahme ist es nicht.
• Wenn der Austritt einen Mitarbeiter betrifft, der bereits einen Visumantrag gestellt hat, sind die Anforderungen an die Einhaltung der Vorschriften höher; lassen Sie sich daher von einem CoS-Management-Spezialisten beraten, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.

Um sich einen umfassenden Überblick über Ihre laufenden Compliance-Verpflichtungen zu verschaffen, führen Sie die „UK Sponsor Licence Compliance Assessment“-Prüfung von Jobbatical durch, um etwaige Lücken aufzudecken, bevor sie zu einem Problem werden.

Bewährte Vorgehensweisen zur Vermeidung unnötiger CoS-Abhebungen

• Überprüfen Sie die wesentlichen Angaben noch einmal: Vergleichen Sie den SOC-Code, die Gehaltsschwelle und die Stellenbeschreibung mit den UKVI-Vorschriften, bevor Sie auf „Absenden“ klicken. Überprüfen Sie die Angaben anhand der Checkliste für das CoS-Dokument.
• Passen Sie die Passdaten genau ab: Überprüfen Sie den Namen, das Geburtsdatum und die Staatsangehörigkeit des Bewerbers. Tippfehler in diesen Feldern lassen sich oft nicht durch einen Vermerk des Sponsors korrigieren und erfordern einen kompletten Neustart des Verfahrens.
• Holen Sie sich eine schriftliche Zusage: Legen Sie einen festgelegten CoS niemals auf der Grundlage einer mündlichen Vereinbarung fest. Holen Sie sich zunächst eine schriftliche Bestätigung vom Kandidaten ein, um sicherzustellen, dass er sich verpflichtet hat.
• Interne Freigaben einrichten: Vor der Erstellung einer CoS ist eine doppelte Genehmigung durch die Personalabteilung und den einstellenden Vorgesetzten erforderlich, um kurzfristige Änderungen an der Position oder dem Gehalt zu erfassen.
• Gültigkeitsdauer verfolgen: Richten Sie automatische Benachrichtigungen für das dreimonatige Gültigkeitsfenster des festgelegten CoS ein. Wenn Sie ein CoS verfallen lassen, fallen neue Gebühren an und Ihre Anmietung verzögert sich.
• Wenden Sie sich bei komplexen Fällen an Experten: Holen Sie unverzüglich fachlichen Rat ein, wenn ein Bewerber seinen Visumantrag bereits eingereicht hat oder wenn die Ablehnung auf Entlassung, Fehlverhalten oder nicht bestandene Hintergrundüberprüfungen zurückzuführen ist.

Nutzen Sie globale Mobilitäts-Technologie: Vermeiden Sie manuelle Fehler vollständig, indem Sie einen Managed Service wie Jobbatical nutzen. Wir führen bei jeder CoS vor der Einreichung Compliance-Prüfungen durch, um Fehler zu erkennen, bevor sie das SMS-Portal erreichen. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie das funktioniert.

Zusammenfassung

• Der Rückzug des CoS ist einfach, solange der Arbeitnehmer noch keinen Visumantrag gestellt hat; sobald jedoch ein Visumantrag gestellt wurde, wird die Sache kompliziert und hat weitreichende Folgen.
• Es ist wichtig, den Unterschied zwischen der Meldung eines Rücktritts und der Meldung einer Kündigung zu verstehen, da dies Verstöße gegen geltende Vorschriften und das Risiko schwerwiegender Beeinträchtigungen des Aufenthaltsstatus Ihrer Mitarbeiter mit sich bringen kann.
• Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Rückzug der richtige Schritt ist, oder wenn Sie gerade einen laufenden Visumantrag bearbeiten, wenden Sie sich bitte an das Einwanderungsteam von Jobbatical in Großbritannien, bevor Sie die in der SMS beschriebenen Maßnahmen ergreifen.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.