ECS-Prüfung 2026: Wann die Personalabteilung den Arbeitgeber-Prüfdienst nutzen muss

Genau für solche Fälle gibt es den „Employer Checking Service“, und wenn Sie den richtigen Zeitpunkt verpassen, kann Sie das bis zu 45.000 £ pro Arbeitnehmer kosten.

Was ist eine ECS-Prüfung?

Eine ECS-Prüfung ist ein Antrag beim Innenministerium, mit dem bestätigt werden soll, ob eine namentlich genannte Person das Recht hat, im Vereinigten Königreich zu arbeiten, wenn sie dies nicht auf dem üblichen Weg nachweisen kann. ECS steht für „Employer Checking Service“ (Arbeitgeberprüfungsdienst) und wird von der britischen Visums- und Einwanderungsbehörde (UK Visas and Immigration) betrieben.

Es ergänzt die drei üblichen Überprüfungen der Arbeitsberechtigung, steht aber nicht über ihnen:

• Online-Code-Prüfung: für alle mit digitalem Status oder einem eVisa
• Manuelle Dokumentenprüfung: Dokumente der Liste A oder Liste B
• Digitale Identitätsprüfung: über einen zertifizierten Anbieter, für Inhaber britischer und irischer Reisepässe

Das ECS ist ein vierter Weg. Man greift nur dann darauf zurück, wenn keine der drei Standardprüfungen möglich ist. Da die biometrischen Aufenthaltsgenehmigungen am 31. Dezember 2024 ihre Gültigkeit verloren haben, weisen die meisten Arbeitnehmer ihren Status nun mit einem Share-Code nach, sodass echte ECS-Fälle seltener sind, als viele Personalabteilungen annehmen.

Wann Sie den Arbeitgeber-Prüfdienst nutzen müssen

In einer kleinen Anzahl festgelegter Situationen ist eine ECS-Prüfung erforderlich. In einigen dieser Fälle ist die Verwendung von ECS zwingend vorgeschrieben und keine Option.

Nutzen Sie den Arbeitgeber-Prüfungsservice, wenn Ihr Mitarbeiter oder Bewerber:

• Es liegt ein fristgerecht eingereichter Antrag, ein Einspruch oder ein Verwaltungsverfahren vor, und der aktuelle Status kann nicht angezeigt werden
• Besitzt eine Antragsbestätigung im Rahmen des EU-Settlement-Scheme, in der Sie aufgefordert werden, sich beim Innenministerium zu verifizieren
• Ist im Besitz einer Antragsregistrierungskarte; in der Regel handelt es sich dabei um Asylbewerber, denen eine Beschäftigung in bestimmten, eingeschränkten Bereichen gestattet ist
• Ist vor 1988 nach Großbritannien eingereist und verfügt nur über begrenzte Nachweise für seinen Aufenthaltsstatus
• Ich kann die Online-Prüfung aufgrund eines Systemfehlers beim Innenministerium oder einer technischen Störung wirklich nicht abschließen

In der Praxis ist das Szenario eines anhängigen Antrags dasjenige, mit dem Personalabteilungen am häufigsten konfrontiert sind. Jemand hat vor Ablauf seines Visums einen Antrag auf Verlängerung gestellt; sein alter Status ist im System bereits erloschen, doch gemäß Abschnitt 3C des Einwanderungsgesetzes von 1971 bleibt seine Aufenthaltsgenehmigung so lange gültig, bis über den Antrag entschieden wurde.

Kurzübersicht: ECS verwenden oder nicht

Wann ECS nicht verwendet werden sollte

Genau hier geraten Arbeitgeber in Schwierigkeiten. ECS ist kein Allzweckmittel für jeden heiklen Fall. Jede Anfrage wird vom Innenministerium protokolliert, und die Nutzung außerhalb der festgelegten Szenarien kann zu einer Überprüfung führen, die Sie nicht wollen.

Verwenden Sie ECS nicht, wenn:

• Die Person kann einen Freigabecode erstellen. Nutzen Sie stattdessen die Online-Prüfung.
• Sie empfinden Handbücher einfach als lästig. Das ist kein triftiger Grund für eine Eskalation.
• Das Visum ist abgelaufen, und es wurde kein fristgerechter Antrag gestellt. Ein verspäteter Antrag stellt das Arbeitsrecht nicht wieder her, und ein irrtümlich ausgestellter Bescheid bietet Ihnen keinen Schutz.
• Sie überprüfen einen britischen oder irischen Staatsbürger. Diese Personen können keinen Aktiencode erhalten, überprüfen Sie daher bitte deren Reisepass.

Ehrlich gesagt führen die meisten Teams die Standardprüfungen korrekt durch und benötigen ECS überhaupt nicht. Betrachten Sie es als festgelegten Eskalationsschritt und nicht als Standardeinstellung.

Der ECS-Prozess, der Zeitplan und die 28-tägige Nachfrist

Das richtige Timing entscheidet über Erfolg oder Misserfolg bei der Einhaltung der Vorschriften. Für einen ECS-Antrag benötigen Sie keinen Freigabecode von der betreffenden Person. Sie übermitteln deren Daten direkt online an das Innenministerium.

Wichtige Termine, die bei der Planung zu berücksichtigen sind:

• Warten Sie 14 Tage, nachdem die Person ihren Antrag oder ihren Widerspruch eingereicht hat, bevor Sie ECS beantragen. Das Innenministerium benötigt Zeit, um den Antrag zu registrieren.
• Sie erhalten innerhalb von 5 Werktagen eine Antwort.
• Eine positive Bestätigungsmitteilung gewährt Ihnen eine gesetzliche Entschuldigung für einen Zeitraum von 6 Monaten.
• Bestehende Mitarbeiter behalten eine gesetzliche Frist für 28 Tage nach Ablauf ihres Visums, was Ihnen ein Zeitfenster für die Zustellung einer Mitteilung verschafft. Diese Nachfrist gilt nicht für neue Mitarbeiter.

Tatsächlich überschneiden sich diese Fristen auf unangenehme Weise. Wenn Sie die vollen 14 Tage abwarten und die Antwort 5 Werktage dauert, sind Sie bereits fast am Ende der 28-tägigen Nachfrist angelangt. Beginnen Sie frühzeitig und betrachten Sie die Nachfrist nicht als Zeitreserve.

Was positive und negative Prüfungsbescheide für Sie bedeuten

PVN versus NVN: Ergebnis und Ihr nächster Schritt

Ein PVN ist zeitlich begrenzt. Tragen Sie daher das Ablaufdatum am Tag des Eingangs in Ihr Nachverfolgungssystem ein. Wird das Visum innerhalb dieser sechs Monate erteilt, wechseln Sie zu einer standardmäßigen Online-Prüfung des Share-Codes. Ist dies nicht der Fall, benötigen Sie eine neue ECS-Prüfung für die nächsten sechs Monate.

Wie sich ECS in Ihre allgemeinen Compliance-Verpflichtungen einfügt

Eine ECS-Prüfung ist nur ein Teil einer umfassenderen Verpflichtung. Wenn Sie Inhaber einer britischen Sponsorenlizenz sind, wirken sich Verstöße gegen die Arbeitserlaubnis direkt auf das Lizenzrisiko aus, und das Innenministerium kann die Lizenz genau wegen solcher Lücken aussetzen oder entziehen. Die Melde- und Prüfpflichten sind auch Teil Ihrer Aufgaben im Rahmen des Sponsor-Management-Systems, sodass eine versäumte Nachverfolgung selten ohne Folgen bleibt.

Sie müssen Belege für jede Überprüfung, einschließlich ECS-Anfragen und Bestätigungsmitteilungen, für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie zwei Jahre nach dessen Beendigung aufbewahren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo bei Ihnen Lücken bestehen, ist eine Überprüfung der Einhaltung der Sponsorenlizenzbestimmungen ein schneller Weg, diese noch vor einer Prüfung aufzudecken.

Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge stimmt, bevor das Angebot versendet wird

Bevor Ihr nächstes Angebotsschreiben bei einer Person mit einer noch offenen Bewerbung eintrifft, stellen Sie eine Frage: Kann die Person ihren Arbeitsanspruch bereits heute nachweisen, oder benötigen Sie zunächst eine positive Überprüfungsbescheinigung? Die richtige Abfolge dieser Schritte entscheidet darüber, ob die Einstellung den Vorschriften entspricht oder ob Ihnen pro Mitarbeiter ein Risiko in Höhe von 45.000 £ droht.

Haftungsausschluss: Die Einreisebestimmungen ändern sich häufig; bitte informieren Sie sich bei offiziellen Stellen oder kontaktieren Sie uns, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, bevor Sie Entscheidungen treffen.